行政管理细则.doc

深圳前海鑫欣股权投资基金管理有限公司行政管理制度细则第一章： 总则第一条：目的实现办公室工作规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，建立规范化的行政管理,提高行政管理水平和提高工作效率。第二条：适用范围鑫欣股权投资基金管理有限公司，各项行政工作。第二章： 员工行为准则员工行为准则，是指员工在公司工作过程中必须遵守的规则或秩序。全体员工必须自觉遵守行为准则要求，以保证各项工作秩序的正常、顺利完成。 第一部分 ：员工工作守则第一条：必须严格履行岗位工作职责，自觉遵守工作流程，操作程序和行为规范，出现问题要立即采取果断措施或及时报请上一级领导解决。第二条：员工工作期间，必须集中精力做好本职工作，提高工作效率，不得有意拖延时间或减缓工作速度，不得从事与工作无关的事宜： （1）严禁在上班时间闲聊、串岗、大声喧哗；严禁在办公区域内吸随意抛洒垃圾（果皮、纸屑、烟头等）。如发现以上情形，每次乐捐200元。 （2）未经许可或工作需要，不得随意进入他人办公室或工作岗位，不得随意串岗妨碍、干扰他人工作。 （3）上班时间严禁任何员工使用在线视听软件；严禁任何员工使用第三方软件下载、观看与工作无关的内容（如BT、ppstream、迅雷等等），若工作需要，请下载完毕后及时关闭该软件。如有违反上述规定者，经查实后给予一次警告；再次违犯者，给予停用网络处罚，停用后如果没有收到有关部门负责人通知，公司将不再给予开放。 （4）在会议、培训进行中，请保持肃静，严格遵守会议和培训纪律，不得无故迟到缺席，不随意进出，手机调至无声或关机状态。 （5）在开放办公区办公的人员，拨打电话及通话时不得使用免提，以免影响其他人员工作。 （6）到下班时间，非工作原因，原则上不得逗留公司。第二部分：办公室日常行为规范 （1)）员工在工作时间或代表公司执行公务时，着装应当整洁、得体、美观、庄重。为了您的个人职业形象在工作场所内不得着短裤、拖鞋、超短裙、低领、吊带、花裤、超薄、暴露或样式怪异的服装；如周五遇会议或接待活动，仍需着正装。（由于深圳常遇大雨天气，建议员工可备一双职业鞋在公司。） （2）讲究卫生，保持工作环境的整洁。不得在办公、工作场所吃零食。严格禁止带餐到公司，无论是否在办公区域内食用，均不得将饭菜带到办公区内（放在自己的包里封闭也不可以带入办公区）。一经发现每次乐捐50元。 （3）如订餐，尽量不要在办公区域内食用。 （4）公共卫生由公司请专人打扫，请各位同事自觉维护干净、整洁的办公环境。如发现地上有遗弃的废纸应及时捡起来放入垃圾桶内，保持办公区域内的清洁卫生。 （5）每位员工必须负责所分配文件柜的内外整洁，并保持柜门的关闭。中午及下午下班时要收拾整理好桌子的文件，资料等整齐地摆放在桌上，将文件柜上锁，将当天的垃圾清理掉。员工的工作日记和重要文件等在下班后或人离开办公室后都必须锁进各人的抽屉和文件柜里。备用钥匙必须指定专人保管。 （6）员工离开办公桌或会议室时，需将座椅摆放整齐后离开，禁止将座椅乱摆乱放，一经发现乐捐50元。 （7）提倡勤俭节约，爱护公共财物。注意节约办公用品严禁铺张浪费；爱护办公、工作设施，不得乱刻乱画。损坏公物，照价赔偿。 （8）在使用了传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，该使用者必须马上处理，扔掉或收作草稿纸；传真后的稿件，发传真者必须立即拿走，不能堆放在传真机和复印机上面或附近。 （9）若有接待或客户来访，请在门口洽谈室或会议室里会谈， 但也须注意音量，不允许在办公区域里接待。办公室专门安排人员送茶水等。接待完客户或会谈结束后，由办公室安排人员收拾整理好桌椅、资料及杯子等。 本管理规定是规范公司员工行为准则的规定性文件，作为劳动合同附件，与劳动合同具有同等法律效力。员工劳动纪律中须遵循的具体规定还须包括：国家法律、法规、行政规章、公司章程以及公司内部现行的各项规章制度。公司各部门负责人对所属员工遵守本管理制度的情况进行监督并实施处罚责任。第三章 ：办公用品管理第一条 ：目的加强公司办公用品管理，控制办公费用开支，规范办公用品采购与领用流程。第二条：适用范围公司全体员工。第三条 ：定义办公文具用品分为消耗品和耐用品2种： （1）消耗品包括但不限于：中性笔、圆珠笔、铅笔、便笺本、笔记本、文件袋、胶水、透明胶、双面胶、复印纸、传真纸、标签、便条纸、橡皮擦、夹子、订书针、回形针、涂改液、借款单、费用报销单、报销单据粘贴单、电池、一次性纸杯、盒纸等。 （2）耐用品包括但不限于：剪刀、介子刀、计算器、订书机、直尺、文件夹、档案盒、茶水杯、铅笔刨、打孔机等。第四条：职责由办公室负责办公用品的购买及发放。办公文具用品管理的原则：按需采购、按需领取、节约使用、不可私用、不可浪费。第五条：办公用品申请 填写“办公用品申请表” 由办公室统一采购。第六条：办公用品采购 （1）办公用品：由办公室向文具批发商采购，特殊文具办公室无法采购的，可以经公司领导同意授权各部门自行采购。文具用品中消耗量较大的物品，需进行酌量库存，如打印纸等。办公室文具采购时应采取多方比价，以最低成本进行文具采购。 （2）办公耗材：由办公室采购，根据对比，选定价格、质量合格的供应商，每月月底进行耗材费用的统计，有异常超支部分应严格审核，分析原因。第七条：入库 办公室应将所有购入文具及时入库，更新“办公用品库存表”。文具用品每个月需进行仓库盘点，整理库存，更新 “办公用品库存表”，以进行及时的采购。第八条：办公用品领用（1）设立“办公用品领用登记表”，在文具领用时做记录，以便掌握文具用品的库存；（2）办公用品的领用要坚持“厉行节约、反对浪费”的原则，可不领用或少领用的应尽量不领用；部分办公用品实行以旧换新原则（水笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等以旧换新）；（3）办公用品（耗材）限用于日常办公使用，严禁公物私用。个人离职时，应将所使用的办公用品（耗材）交回；第九条：费用统计 办公室每月月底统计当月办公用品领用清单，对领用数量异常、领用频繁的物品进行统计分析，并严格控制。第十条：附件1、办公用品申请表 2、办公用品领用登记表3、办公用品库存表第四章 ： 会议管理制度第一部分总则第一条：目的 为了规范公司的会议召开程序，确保会议的高质量、高效率，帮助相关部门促进沟通、集思广益、统一思想、协调步伐、实现科学决策，特制定本制度。第二条：适用范围 本制度适用于鑫欣股权投资基金管理有限公司各级、各类会议的组织和管理。第二部分会议分类第三条：根据会议范围分类 根据会议的范围，可以分为以下三种： （1）公司级会议。 （2）培训演讲会议。 （3）部门工作会议。（天例会、周例会、月例会、年会） 第三部分 会议数量及质量控制第四条：会议审批机制 为了控制会议的质量和数量，必须建立严格的会议审批机制，防止会议无准备、无预告、无明确一体，保证会议召开的必要性和有效性。（1）公司级会议由董事长助理或行政办公室组织，行政办公室备案、做好会议记录。（2）培训演讲会议由公司领导批准，行政办公室备案。（3）部门工作会议由部门领导组织，认真做好会议记录，交办公室备案。第五条：会议质量控制 为有效地控制会议质量，应从以下几方面进行考虑： （1）会议目的是否明确 （2）开会时机是否成熟 （3）会议规模、规格是否合适 （4）准备工作是否充分 （5）主持人应具备把握会议的能力，能适时引导会议按既定方案进行，达到预定的目的。 （6）应事先准备会议计划、议程，主要发言人应有发言稿或提纲。第六条：会议礼仪和纪律 为提高会议质量，应注重会议礼仪和纪律（1）与会者应严格遵守开会时间，不得无故缺席、迟到或早退。（2）与会者应在会议开始之前将手机设为静音。（3）禁止在会场打电话或高谈阔论。（4）与会者应带好记录工具，认真记录会议决议。必要时录音或录像保存。（5）与会者应认真聆听发言，不得抢话或中途打断发言人。（6）会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密。第四部分会议准备第七条：会议通知（1）通知的拟定和要素：参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备事项和要求，并应注明经办联系人、电话号码、职务及部门等，需盖公章时加盖公章。（2）通知书写：文字应简洁明了、全面周到。（3）为保证与会人员按时到会，可采用预先通知和正式通知两步进行。对于重要会议进行预先通知后，应督促准备情况，保证各方面准备到位 。第八条：会场布置 会场布置主要包括会场空间、座位、条幅标语、音响、投影、照明、通风等的安排和布置，具体要求如下： （1）会场的选择应根据会议的规模规格进行。会场空间应足够方便与会人员进出和就坐。 （2）会议的座位安排应有利于主要与会人员的沟通、记录和阅读。 （3）会议必须的设备应有质量保证，并进行会前检查。 （4）会议召开前应确认好照明和通风环境。第五部分会议管理第九条：人员签到 应准备好人员签到表，参加会议的人员在上面签到以示列会。第十条：会场服务（1）引导座位：工作人员按事先安排的座位，引导与会人员尽快就坐，特别要注意主要领导人员和主要客人的座次位置。（2）分发会议文件和材料（3）内外联系、并处理会议中发生的临时事项。（4）其他服务：对于会议中可能需要的物品要提前准备充分。第十一条：会议记录（1）则上遵守“谁组织、谁记录”的原则，如有必要，会议组织人可提前向行政办公室申请会议记录员。（2）会议记录应包括会议名称、时间、地点、出席人员情况、会议组织情况、主持人等。重点要做好会议议题、讨论发言情况、所形成的决议等内容的记录。（