设备档案管理制度 2.doc

目 录第1章 总则.2第2章 设备档案的形成与归档.2第3章 设备档案的归档范围.2第4章 设备档案的保管与借阅管理.5附则：一、目的.6二、职责划分.6三、借阅方式.7四、借阅程序.8台城煤矿设备档案管理制度第1章 总则目的： 为了加强对设备档案资料的管理和整理工作，有效保护和利用设备档案资料，保证全矿设备正常运行，特制定本制度。第1条 含义界定 凡购置的设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、随机材料等均属于设备档案。第2章 设备档案的形成和归档第2条 机运科是设备文件材料的形成、积累、汇总部门，兼职档案人员集中管理本矿机电设备文件材料。从申购设备到验收完毕，安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件，均由设备处部负责收集、积累，此过程结束后移交档案室。 第3条、设备到货后，机运科参与设备开箱验收，以监督、检查、指导设备随机文件材料的清点、验收工作，并在(设备验收记录单)上签章。 设备使用部门的负责人，要做好设备文件材料的形成、积累、管理工作，技术人员和维修人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到“有活动就有完整的记录”，确保设备文件的完整、系统、准确。第3章 设备档案的归档范围 第4条 外购设备归档材料范围1、外购设备计划与选购阶段的归档材料。 (1)设备使用部门的采购申请书及可行性方案论证报告。 (2)购买设备的审批文件。2、外购设备验收阶段的归档材料。 (1)装箱单)、开箱验收单、出厂合格证书及出厂精度检验单。 (2)图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、能机备件图册。1、外购设备安装、阅试阶段的归档材料。 (I)设备安装、调试计划书。 (2)安装基础图、电气接线图、安装工艺规程。 (3)试车、精度检查记录、试验记录及安装验收单)。 (4)安装调试期间存在的问题及处理意见。 (5)安装阅试技术总结报告及验收报告。 (6)计算机和侧量机还包括软件、硬件部分的文件材料等。 (7)设备操作培训材料。2、外购设备运行及维护修理阶段的归档材料。 (I)设备移交使用部门的附件和随机工具清单。 (2)设备维护保养和安全技术操作规程。 (3)设备的运行记录。 (4设备维护保养记录表。 (5）设备检查、普查记录。 (6)设备维修记录单。 (7)大、中修精度检查记录及验收移交单。 (8)设备仪器事故分析、记录及设备事故处理结果报告。第5条 自制设备归档材料范围。1、方案论证及设计阶段的归档材料。 (1)(设备研制任务书)以及研制协议、合同。 (2)设备研制调研报告及可行性方案论证报告。 (3)设备研制有关问题的请示及批复。 (4)计算文件、试验文件、图样。 (5)技术条件、技术说明书及设计技术总结报告。2、自制设备翻造加工阶段的归档材料。 (1)工艺规程、工艺说明书。 (2)重要的工艺装备图纸及说明书。 (3)重要零部件超差单和代料单。 (4)(工艺总结报告书).3、自制设备安装调试及鉴定验收阶段。 (1)设备安装、调试计划书. (2)安装基础图，电气接线图、安装工艺规程。 (3)试车、试验记录、精度检查记录及安装验收单)o (4)设备安装期间存在的问题及处理竞见。 (5)设备安装、调试技术总结报告及(验收报告。 (6)自制设备操作培训材料。 (7)使用维护说明书、操作规程。4、自制设备运行及维护修理阶段的归档材料。 (1)设备移交使用部门的附件和随机工具清单。 (2)设备维护保养和安全技术操作规程。 (3)设备的运行记录。 (4)设备保养情况记录表。 (5)设备检查、普查记录。 (6)设备大、中修记录、总结、鉴定书。 (7)大、中修精度检直记录及验收移交单。 (8)设备仪器事故分析、记录及设备事故处理结果报告。5、自制设备改造、更新阶段的归档材料。 (1)设备改造的合理化建议及处理结果。 (2)设备改装、改造、更新的报告与批复。 (3)改装、改造过程中形成的图样、技术文件。 (4)设备报废技术鉴定书、请示及批复文件。 (5)设备技术鉴定及成果申报奖励文件。第4章 设备档案的保管与借阅管理第6条 设备档案的管理，必须坚持“集中、统一管理”的原则.确保设备档案准确、完整、系统和安全。所有设备档案由矿档案室集中保管一套.其他的交由机运科保管。对于只有一套的设备档案，一律交矿档案室保管。第7条 机运科必须有一定的保管条件，配备档案柜，由兼职保管人负责，如机运科不具备以上条件.设备档案仍由档案室保管。 设备档案应进行系统地整理、分类、编制目录，并根据设备档案的重要程度进行分类管理.第8条 档案的借阅要履行一定的手续。档案室保管的设备档案凭工作证借阅，并且要规定不同的阅读方式.具体如下所示。 1.秘密级及以上的设备档案要经借阅人的部门负责人同惫.且借阅人要持有其部门负责人签名的相关证明，并办理借阅登记手续后，方可在档案室内阅读，不得私自带出档案室阅读。 2.普通级设备档案可以借出，但借阅时间不得超过5天。第9条 借阅的设备档案，不得损坏、丢失，归还时交档案管理员当面点清。第10条 由安全装备部保管的设备档案借阅时.也应办理登记手续，以便管理。附 则 一、目的为了保护本厂设备档案的完整与安全，并根据本厂的相关规定，遵循“既方便工作、又有利于档案的完好”的原则.制定本借阅方案。 二、职资划分本矿档案室的档案管理员具有以下七项基本职责。 1.负责对设备档案进行收集、整理、分类、编制目录，并根据设备档案的重要程度进行分类，以便借阅。 2.拟定并报批设备档案借阅纪律，并监督借阅人执行。 3.认真检查借阅人的相关证件及借阅申请单，并及时做好借阅登记。 4.为借阅人提取所需档案材料，并及时整理借阅人归还的设备档案。 5.对于设备档案逾期不归还，且不办理续借手续者，档案管理员有权追回借阅人所借阅的档案。 6.借阅人归还档案时，必须当面检查档案的完好情况.着在借阅期间发生报坏或丢失.档案工作人员应及时报告相关负贵人并做出处理。 7.对于发生损坏并可以修复的档案，及时进行修复。 三、借阅方式 1.外部组织或个人只可借阅本工厂的普通级设备档案，且需有本工厂相关邵门开具的相关证明。 2.特殊的设备档案借阅只可在档案室借阅，个人不可私自带出档案室.借阅时间为8：00-12：00和14：00 -17：00。 3.借阅人阅读完毕，离开档案室时在设备档案借阅登记表上签字。 4.借阅人对所借的档案应妥善保管，不得私白拆毁、涂改、抽换。 5.借阅的档案应在规定的时间内归还，仍需继续留用时，应重新办理借阅手续.对逾期不还且不办理借阅手续者.档案管理员有停止借阅权并追回其所借设备档案的权利。 6.借阅人归还档案时.应如数交还，且应保证设备档案完好无损.并在(设备档案借阅登记表上签字确认。 四、借阅程序 1.查阅设备档案目录 借阅人根据所需查阅的设备档案内容，查阅相应的设备档案目录(对于秘密级及以上的设备档案，借阅人应首先向相关部门经理提出借阅申请，并填写借阅申请单)。 2.确认设备档案借阅方式 依据档案性质由档案管理员确认相应的借阅方式.特殊的设备档案要有部门负责人签字确认后方可借阅，且只可在档案室借阅。 3.填写设备档案借阅登记表 (1)特殊的设备档案资料。借阅人的借阅申请被批准后，档案管理员需填写(设备档案借阅登记表。 (2)对于一般的设备档案，借阅人不需提出借阅中请，可直接到矿档案室，填写设备档案借阅登记表后借阅。 (3)设备档案借阅登记表的具体形式如下所示。设备档案借阅登记表借阅日期借阅人姓名部门批准人设备档案名称页数归还日期归还状况收档人借阅人签名 4.借阅资料 (1)对于特