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大连海事大学学校办公室 公文工作交流 2020年1月6日 一 公文概述 二 法定公文简介 三 公文的基本要求 四 学校网上公文的操作规定及技巧 目录 五 学校公文工作的几条原则 六 学校公文格式上的常见错误 一 公文概述 1 公文的含义 国家行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 国家行政机关公文处理办法 2001年1月1日施行 公文是传达 贯彻党和国家的方针政策 发布行政法规和规章 施行行政措施 请示和答复问题 指示和商议工作 以及报告情况 交流经验的重要工具 一 公文概述 2 公文的分类 一 公文概述 2 公文的分类 狭义公文 下级单位报给上级单位 上级单位发给下级单位 平行机关或不相隶属机关之间 发布范围广泛没有确定行文方向 一 公文概述 2 公文的分类 按行文关系分 一 公文概述 3 公文的特点 第一 公文具有法规和准绳的作用 有的公文本身就属于法规文件 有的公文则是法规的具体化 它们对所涉及的对象都具有强制的约束力和规范作用 是个人和单位行动的准绳 一 公文概述 4 法定公文在公务活动中的作用 第二 公文具有领导和指导的作用 通过互行公文 上级机关可传达领导意图 下级机关则可遵照执行 贯彻领导意图 第三 公文具有教育和宣传的作用 国家行政机关可通过公文进行自上而下的宣传 以达到教育 启示 动员 释疑解惑 说明的作用 第四 公文具有联系和知照的作用 通过互行公文 各级行政机关可互相交流 沟通信息 了解情况 掌握实情 从而提高办事效率和领导水平 第五 公文具有依据和证明的作用 公文是发文单位开展公务活动的记载 也是收文单位联系 开展工作的书面凭据 起着公认的 立此存照 的作用 一 公文概述 4 法定公文在公务活动中的作用 公文处理法规文件 依据上述国家规定 学校于2005年4月下发了 大连海事大学公文处理暂行规定 连海大校发 2005 116号 二 法定公文简介 一 公文处理法规文件 二 法定公文简介 二 公文文种的选择 二 法定公文简介 二 公文文种的选择 二 法定公文简介 二 公文文种的选择 二 法定公文简介 三 学校常用文种写作 拟写公文下笔之前 首先要弄清公文的主题和发文的目的 要很好地理解领导的意图 有不清楚的地方 应及时请示 询问明白 请示 例文 二 法定公文简介 三 学校常用文种写作 报告 二 法定公文简介 三 学校常用文种写作 报告 例文 二 法定公文简介 三 学校常用文种写作 请示与报告的主要区别 可以一文数事事中或事后行文上级可以批复 也可以不批复 应当一文一事事前行文要求上级必须批复 二 法定公文简介 三 学校常用文种写作 请示 报告 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关和需要有关单位周知或执行的事项 任免人员 通知 事务性通知 公布性通知 指示性通知 转文性通知 通知的种类 例文 二 法定公文简介 三 学校常用文种写作 决定 例文 二 法定公文简介 决定是一种重要的规范性文件 具有法规性和指令性 下级机关必须坚决执行 一般由决定理由 决定事项 执行要求三部分组成 三 学校常用文种写作 函 二 法定公文简介 三 学校常用文种写作 函 例文 二 法定公文简介 三 学校常用文种写作 会议纪要 例文 二 法定公文简介 三 学校常用文种写作 三 公文的基本要求 一 内容要求 三 公文的基本要求 二 格式要求 眉首 发文字号 发文机关标识 标题 主送机关 主体 正文 下行文版式 主体 版记 附件标识 印章 成文日期 附注 主题词 抄送机关 三 公文的基本要求 二 格式要求 下行文版式 上行文版式 眉首 主体 发文字号 签发人 三 公文的基本要求 二 格式要求 党委文件对外发文行政文件对外发文 学校公文版式分为 上行文版式 下行文版式 平行文版式 党委文件对内发文行政文件对内发文 对外报送公文函 二 格式要求 三 公文的基本要求 学校公文具体格式规定 二 格式要求 版头 版头俗称 红头 格式为 文件名称 发文字号 签发人 文件名称一般由发文机关名称加 文件 两字组成 如 大连海事大学文件 中共大连海事大学委员会文件 三 公文的基本要求 发文字号由 发文机关代字 年号 文件顺序号 组成 用3号仿宋 左侧空1字 如 连海大党 2011 1号 连海大校 2011 2号 连海大学字 2011 3号 连海大函字 2011 4号 注意 年号用 括注 而不是 或 上行文文号中不得加 发 字 如 向交通运输部报送文件 文号应为 连海大校 2011 1号 而不是 连海大校发 2011 1号 学校公文具体格式规定 版头 签发人与发文字号居于一行 右侧空1字 签发人 用3号仿宋体 校领导名字用3号楷体 三 公文的基本要求 学校公文具体格式规定 公文标题字体用小2号宋体 加黑 居中 形式为 关于 内容 文种 标题除法规加书名号外 一般不用标点符号 标题应简要准确地概括公文的主要内容 体现发文主旨 标题字数太多 分行书写时 注意不得将固定词语拆开分写 准确简要 是拟定标题的原则 公文标题 三 公文的基本要求 学校公文具体格式规定 主送机关即负责受理或答复该公文的机关 在公文标题下空1行 左侧顶格 用3号仿宋 主送机关名称要准确 尽量用全称 全称过长时 用规范的简称 上行文只有一个主送机关 即文件责任的直接承担者 下行文可有多个主送机关 书写于左首顶格处 按级别高低顺序排列 主送机关 三 公文的基本要求 学校公文具体格式规定 正文 三 公文的基本要求 公文常用特定用语 学校公文具体格式规定 附件 即附属于正文的材料 用于对公文的补充或参考 附件名称要在正文之后注明 附件本身既可单独成件 也可与文件主体装订一起投送 在正文下空1行 左侧空2字符 用3号仿宋 附件如有序号使用阿拉伯数码标注 附件名称后不加标点符号 正文后所列的附件标题不加书名号 附件 附件左上角第1行顶格标识 附件 二字 有序号时要加上序号 正文最后所列附件标题应与实际附件标题完全一致 附件内的公文格式虽然没有统一要求 但也应当注意内容正确 版面美观 三 公文的基本要求 学校公文具体格式规定 三 公文的基本要求 成文日期在附件下空3 4行 右侧空4字 用3号仿宋 为使文件内容都在一页 空行数可以根据实际情况调整 日期要将年月日标全 零 应写为 在 插入 特殊符号 中可以找到 成文日期 学校公文具体格式规定 成文日期下空1行 左侧空2字 用3号仿宋 加括号标识 请示文种后必须有附注 标识联系人和联系方式 附注 三 公文的基本要求 学校公文具体格式规定 印章即发文机关对公文的效力负责的凭证 盖于发文日期的字面上 印章 三 公文的基本要求 学校公文具体格式规定 主题词用以标示公文的核心内容 便于公文的计算机检索与管理 主题词不同于公文标题 其确定应从公文内容范畴 主题内容 特征和文种这四个方面入手 而不能简单地从公文标题中提取 国务院办公厅的 国务院公文主题词表 和中共中央办公厅秘书局的 公文主题词表 是目前标引主题词的重要依据 交通运输部的 公文主题词表 是交通系统 尤其是我校向交通运输部上报公文编写主题词的主要依据 主题词 三 公文的基本要求 学校公文具体格式规定 主题词一般不超过七个 每个主题词之间要空一格 写于发文日期之后 主题词词目组成应为 类别词 反映文件内容的类属词 反映文件文种的类属词 简单地说 类别词 是标注行业 领域的词 如 交通 教育 工业 农业等 类属词 是标注具体内容的词 如 水上运输 学校 汽车 农村 请示 报告 函等 主题词 三 公文的基本要求 学校公文具体格式规定 主题词应按上级机关主题词表标注 不得生造 如在词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时 可以在类别词中选择适当的词标引 同时 将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面 并在该词的后面加 以便区别 例 关于大连海事大学王祖温校长赴瑞典参加国际会议的请示 如何标注主题词 主题词 三 公文的基本要求 学校公文具体格式规定 主题词与抄送机关在公文最后一页的最下方 向上级机关行文 应当主送一个上级机关 如需其他机关知道的 用抄送 抄送机关之间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 最后一个抄送机关后标句号 抄送机关 如何套用公文模板 三 公文的基本要求 1 做好公文保密 凡涉密公文一律不能在 网上电子公文系统 中办理 例如 涉及军工项目的文件材料 带有密级的报表 学校依据上级规定 密级文件 而制定的规章制度等等 2 做好公文上报计划 要给校领导和办公室留有审签时间 急件至少留出1个工作日 一般件至少留出2个工作日 3 积极沟通协调 行文前应当与上级机关或承办部门汇报或协商 尤其应当避免在上级机关毫不知情的情况下就向上行文 造成事情悬而不决 公文长期积压 四 学校网上公文的操作规定及技巧 4 明确处理意见 呈文部门 单位 领导在签署审稿意见时 一定要将会签部门 单位 列明 在各部门 单位 会签意见后 需校领导审批的文件传到校办 报校领导批示 承办部门 会签部门领导签署意见要观点明确 例如 同意 不同意或其他意见 不能只签署姓名 对于收到的内部批办文所列事项 暂时不能批准或办理的 一定要签署意见后给予办结 待时机成熟之际重新呈文 不要将暂时办不了的公文一直挂在网上 让呈文部门误认为办事拖沓 四 学校网上公文的操作规定及技巧 5 规章制度的制定与审批 详细程序见 质量管理体系程序文件 DMU 2 002规章制度的制定与审批 简言之 制定学校规章制度类文件 均需按照 大连海事大学规章制度的制定与审批 执行 先由职能部门组织制定规章制度 并通过网上内部批办文的形式提交 传送给有关部门会签后 由校办确定该规章制度的分类分级 之后 报有关校领导审批 经校长办公会或党委常委会讨论定稿后 通过网上公文 行政公文 或 党委公文 的形式创建正式公文报校领导签发 下发通知文件并到质量管理处加盖受控文件印章 四 学校网上公文的操作规定及技巧 是否上会 上会审定 主管校领导审定 是 否 校领导签发 会签 并报主管校领导审阅 通过 起草内部批办文 草拟规章制度 起草正式公文 四 学校网上公文的操作规定及技巧 规章制度制定与审批流程 6 准确选择网上公文文种 网上公文类别分为党委公文 行政公文和内部批办文三种 注意选对类别 否则 会造成签批用纸 归类 文号无法给等问题 因此如果类别选错 只能删除重新再传 7 文档格式的附件应合并入正文上传 凡是需要审阅和修改的word文档形式的附件一律并到正文后 以便进行修改并电子留痕 网上公文上的附件主要是上传扫描文件 将没有电子版的重要文件或背景材料扫描后放在附件中 以便领导审阅参考 四 学校网上公文的操作规定及技巧 8 修改网上公文前必须关闭所有文档 在修改网上公文的时候 一定要将其他所有word文档关闭 才能确保修改的内容能够存储 此外 如果在线修改公文时间过长 而网上公文系统的网页很长时间没有刷新 也可能导致公文无法保存 因此 在长时间在线修改公文时要及时刷新 9 收回 功能 对于操作错误的文件 请尽快点 收回 按钮收回公文 注意 在对方没有对公文进行处理前才能将公文收回 且此操作只能撤回一步 10 除涉密的公文一律应进行网上流转 学校办公室不接收纸质公文 保密公文除外 各会签部门也不要再接收纸质公文 四 学校网上公文的操作规定及技巧 11 公文秘书 现在公文系统中孟宪婧既是学校办公室部处秘书 又是校秘书 如果公文需要校领导批示意见一定