酒店之财务付款凭证填写规范.doc

酒店之财务付款凭证填写规范_酒店日常财务工作中会涉及到三种付款凭证，其名称及使用注意事项分别为： 付款申请单Payment Voucher使用对象：用于酒店为所有供应商或需付款公司支付账款之用，即：公司对公司的结算行为。主要用途：a. 向公司实体支付款项，例如：货款、税款、行政交费、合同交费等等；b. 向公司实体预付款项，可支付款项类型同上，区别在于是在酒店没有得到对方货品或服务的基础上的预付款行为；c. 此付款单可以选择电汇、支票、现金形式支付。后附凭证资料要求：a. 公司的正式发票；b. 采购单原件（白色联）；c. 收货单之财务部联（白联）和供应商联（蓝联）；d. 以及其他相关资料（如：工程验收单、服务验收单等证明 ）；e. 所有凭证资料必须按以上次序或时间顺序排列装订（如向公司支付预付款时，只需后附采购单原件（白色联）或合同复印件即可）。填写内容及注意事项：如图示（1）图示（1） 零用现金支出Petty Cash Voucher使用对象：用于支付酒店内部员工以个人身份产生的相关费用，即：非酒店正规采购程序之外的费用产生。主要用途：a. 向酒店内部员工支付（报销）款项，酒店政策允许的可由酒店承担的员工费用，例如：出租车费、体检费、保险费等等；b. 没有采购程序的紧急购物（需有征得财务总监同意），例如：急用的餐饮原材料、不在酒店库存的物资等等；c. 只限于现金交易的发生。后附凭证资料要求：a. 公司的正式发票；b. 收货单之财务部联（白联）和供应商联（蓝联）；c. 以及其他相关资料（如有其他需要），例如出租车票；d. 所有凭证资料必须按以上次序或时间顺序排列装订。填写内容及注意事项：如图示（2）图示（2）特殊业务举例, 酒店员工的出租车费报销填制规范，如图示（3）图示（3）注意：出租车费要求每周一次申报，车票要按凭证所列的时间顺序，同样顺序地粘贴排列，并且票与票之间不能封粘内容。 现金预支Advance Cash使用对象：针对零用现金支出所支付的项目，但需要预先付款的。即：相当于向财务临时借款。主要用途：a. 在征得财务总监及总经理的批准后，需要预先支取的活动经费，例如：出差款、培训费等等；b. 因事务紧急无法执行正常的采购程序的紧急购物；经财务总监及总经理批准后的采购活动，需要预先支取现金前往的业务，例如：为客人代购的物品、需到大市场完成的现金采购等等。c. 注意：一旦现金预支业务发生，事后要及时完成报销手续， 将借款冲回。后附凭证资料要求：a. 采购单原件（白联）；b. 其他相关资料（如：有部门总监或总经理签批的文件。）例如：会议付费通知、出差行程计划等等；c. 所有凭证资料必须按以上次序或时间顺序排列装订。填写内容及注意事项：如图示（4）图示(4)当现金预支所涉及的业务完成后，要及时进行报销手续，即：填写报销凭证，如图示（5）图示（5）此时后附凭证资料要求：a. 公司正式发票；b. 如有预支款项余额，需先将余款退还总出纳后，将还款收据附上；c. 酒店收货单财务部联（白联）和供应商联（蓝联）；d. 所有凭证资料必须按以上次序或时间顺序排列装订。以上所述为酒店财务部标准付款申请凭证的填制原则和方法，即时生效！谨请所有部门严格遵守，正确操作。如有不清楚之处，请及时致电财务部总账，咨询正确的解决办法。随本文本同时传送电子版付款凭证模板以便使用部门填制。谢谢大家的合作！ 撰稿：刘京伟 助理财务总监日期：2007年06月