会计电算化管理办法（电算化制度）.doc

GP-FN-571-A会计电算化管理办法版次：A页码：14XXXXX有限公司程序PROCEDURE OF XXXXXXXXGP-FN-571-A会计电算化管理办法Financial Computerization Management 编码(Code)SDNPGPFN571A版次(Rev.)A文件状态(Status)正文页数 (Text Pages)12附件页数 (App. Pages)2(1+1)编写(Prepared by)校核(Checked by)审 查(Reviewed by)批准(Approved by)姓名(Name)签字及日期(Sig. & Date)纸质分发(Paper Copy)总经理、副总经理、总会计师、综合部、人力资源部、财务部、计划合同部、工程部、存档(1)电子分发(E-Copy)+文档室(1)此文件产权属XXXXX所有, 未经书面许可, 不得以任何方式复制.This document is the property of XXXXXXXXXX, no part of this document may be reproduced by any means, nor transmitted without the written permission of theXXXX.文 件 修 改 跟 踪 页版次作 者文 件 修 改 原 因日 期修 改 页 码目 录1 目的 42 适用范围 43 责任 44 规定 45 记录 96 定义和缩略语 97 参考文件 107.1 编制中参考文件 107.2 执行中参考文件 108 附录 10附录01：系统维护登记表 11附录02：上机故障记录表 121 目的本办法制定的目的是为了提高公司财务管理的工作效率，保证会计电算化工作的顺利进行，适应XXXXX有限公司建设期间财务信息的采集、整理以及提供及时准确的控制和预测信息的需要，实现核电建设过程财务管理的信息化。2 适用范围本办法适用于XXXX工程建设期间。3 责任3.1总会计师负责决定公司财务信息化发展规划及重大硬件、软件配置，批准会计电算化管理制度。3.2财务部负责拟定公司财务信息化发展规划及会计电算化管理制度，合理设置会计电算化系统管理专责岗位，配备相应人员。负责日常电算化操作、管理及维护，合理配置软硬件，负责完成对全公司会计电算化工作的推广、指导、监督和考核。4 规定4.1 根据公司财务工作实际，会计电算化系统管理和系统维护岗可由财务部自行安排在岗会计人员兼任。具体工作内容如下。4.1.1会计电算化操作岗位：4.1.1.1会计电算化操作人员，应是在岗会计人员并经过会计电算化知识培训。 4.1.1.2电算化操作人员应经过财务负责人授权，按照会计电算化管理人员分配的会计软件操作内容和工作权限进行工作，严禁未经授权人员操作会计软件。对于个人的登录、操作等各级密码及网络设置参数要严格保密。4.1.1.3电算化操作人员必须严格执行企业会计制度和公司会计电算化管理的各项规定，遵照会计软件操作规程进行工作，切实保护系统和会计数据的安全完整。4.1.1.4电算化操作人员在生成会计凭证和记帐过程中，发现会计差错的，应按照会计制度和会计工作规范要求予以更正。如发现非正常的疑问或错误时，应及时向电算化系统管理人员反映，不得自行打开系统数据库文件操作。 4.1.1.5要根据复核后的会计凭证，汇总、打印会计凭证汇总表并及时进行对帐、记账、结账以及账页打印等工作。 4.1.1.6要及时将与个人岗位工作相关的会计资料进行备份，备份数据的存储介质及其他书面会计档案资料，要按照档案管理要求，办理档案移交手续，由会计档案管理人员归档保存。4.1.2会计电算化审核岗位： 4.1.2.l负责审核计算机凭证编号的连续性，摘要的规范性，内容的合法性，数据及科目代码的正确、完整性。对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证，退还有关会计人员予以更正、补充。4.1.2.2对输出的会计凭证、账簿报表进行审核并签章确认。对发现的会计凭证错误，应及时通知有关会计人员按会计制度和规范进行修改。4.1.3 会计电算化系统管理岗位：4.1.3 会计电算化系统管理岗位：4.1.3.1负责会计电算化工作的具体开展及会计电算化管理办法的制订和落实工作，在精通财会业务知识的基础上，刻苦学习掌握计算机技术知识和网络技术知识。4.1.3.2负责依据每位电算化操作人员的工作内容，确定各电算化工作人员在会计软件中的操作内容和权限。负责设置和管理系统运行、维护、控制等各种安全密码，对已设定的密码建立定期更换制度，确保密码的安全。4.1.3.3负责通过会计电算化系统提供的平衡校验、主辅账户余额检验、清理账户余额检验等技术手段检查输入、输出数据准确性、有效性和可靠性，及时进行系统操作平台和会计数据的备份工作。 4.1.3.4负责定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况，建立系统管理运行日志制度，确保会计电算化系统的安全、稳定、高效运行。4.1.4 会计电算化维护岗位：4.1.4.1负责本单位会计电算化系统的建设工作。在系统建成运行后，负责系统软、硬件的日常维护和安全运行，逐步完善会计电算化系统软硬件基础平台的安全性和稳定性，切实保障系统内会计数据的安全、完整。 4.1.4.2负责建立健全会计电算化系统病毒防护机制和网络安全机制。4.1.4.3认真观察系统运行状况，定期开展系统维护，积极消除系统运行隐患。进行系统维护工作时，应填写系统维护登记表，内容包括采用的维护方法、维护的效果及发现的异常现象等。系统维护中发现故障的要及时处理，并根据故障发生时间、原因及处理情况填写上机故障记录表。4.1.4.4负责制定本单位灾难性事故恢复方案，防止灾难事故的发生。一旦发生系统崩溃等重大的系统运行故障时，应及时向财务部负责人进行问题汇报，争取多方支援，将损失减少到最小。4.2 会计电算化软、硬件配置4.2.1 电子计算机和会计软件是实现会计电算化的重要条件。公司电算化系统硬件的配置应考虑的因素包括高效稳定的系统运行要求、公司财务数据总量大小、未来年度数据量膨胀的限度、财务信息化发展规划等。会计软件的选用应考虑公司建设期会计核算的需要及集团公司财务管理的需要。所用的会计软件必须由经财政部评审通过，符合会计核算软件基本功能规范要求的会计软件，公司执行中电投集团公司规定的财务软件。电子计算机和会计软件的购置方案由财务部提出建议，依据公司固定资产的购置程序进行采购。4.2.2 会计软件的全套文档资料和安装程序由财务部电算化管理专责岗位人员妥善保管，非经授权，不得对会计软件程序进行修改和编译操作。4.2.3会计电算化系统应逐步实现数据服务器的双机运行，要配置硬盘同步机、磁带机或CDRW等先进数据备份设备，建立完善的备份工作机制，实现对财务数据的每天备份（原则上不超过24小时），保证财务数据安全完整。4.2.4 会计电算化系统使用计算机，必须配备在线式不间断电源，后备时间应在2小时以上，避免因意外断电造成会计数据的丢失和系统损坏。4.2.5 会计电算化系统使用计算机，必须安装防病毒软件（单机版和网络版），并经常对防病毒软件进行系统程序和病毒库文件的更新，实时监控、杀灭系统中的病毒，以确保会计软件运行环境的安全。4.2.6 公司财务网络，应做到专网专用，要采用网络交换机等先进的网络连接设备，实现网络的高速、稳定连接。财务专网与本单位MIS系统及Internet相连的，必须采用防火墙、VPN等网络安全措施，并对网络设置参数及各级登录口令严格保密，防止非经授权的计算机登录财务专网。4.2.7 财务服务器及网络连接设备应安装在专用机房内，机房内各项安全技术指标必须达到计算机机房建设标准要求。公司会计电算化系统硬件设备和网络通讯设备在系统建设初期可由财务部门或信息、技术管理部门负责管理，随着公司财务信息化进程的不断拓展，应对会计电算化系统硬件设备和网络通讯设备逐步实现专业化管理，可由公司信息或技术管理部门全面负责系统硬件和网络的安全、维护和建设工作。4.3 会计电算化操作的具体要求4.3.1 会计电算化会计科目及核算体系应按照公司制定的有关制度并结合本单位实际进行设置。会计科目在每年年初账务初始化时，进行一次性改动，原则上年度内不得随意改动、增删会计科目，确需变动的，需经财务部负责人批准。4.3.2 记账凭证的类别，采用一种记账凭证形式，按照经济业务和财务软件功能划分制作凭证，以便会计凭证的输入和保存。4.3.3 会计电算化操作人员对每日发生的经济业务要及时入账，期末按期结账并打印输出会计报表。运用计算机对数据进行综合分析，定期不定期的向部门主管领导报告主要财务指标和分析结果。4.3.4 采用计算机打印输出的书面会计凭证、账簿、报表应符合会计制度的要求。 4.4 会计电算化上机要求会计电算化系统上机人员要依照会计软件操作规程完成预定任务，避免非法舞弊行为的发生，保障系统内各类资源信息的安全完整和系统的正常运行。4.4.1会计电算化操作人员、审核人员、系统管理、维护人员及经财务负责人批准的经过培训的其他人员，方可上机操作。4.4.2上机操作人员在系统中使用操作姓名必须为真实姓名，对系统内需要设置的各级密码，必须设置，不能采用省略方式，要采用大小写字符和数字相混合的样式，避免使用出生日期、电话号码等容易被猜中的密码，确保密码的随机性和长度。操作密码要注意保密，一旦泄露，操作人员应该及时修改，否则，出现问题时，操作人员和系统管理人员均负有相关责任。4.4.3上机人员必须按照各自分配的权限操作，不得越权。操作人员在开机后不能擅自离开工作现场，离开机房前，应执行相应命令及时退出系统。4.4.4不得上机制作处理和使用安装与会计业务无关软件，确因工作需要，使用外来软盘、光盘及其他存储介质时，必须首先进行病毒检查。严禁各种非法拷贝，切实防止病毒的入侵。4.4.5不得随意修改、删除系统文件和随意打开数据库进行操作。系统文件目录不应存放任何非系统文件，会计数据文件存放的子目录必须加设密码。个人文件应存放在个人文件夹中，因系统正常维护而发生个人文件丢失，责任自负。 4.4.6上机人员对应确保个人所用计算机、打印机等硬件设备的安全，在设备使用中严格遵守设备操作的各项安全规程。上机过程中，若发现问题或不正常情况，应及时登记上机故障记录表，并向系统管理人员反映。 4.5 会计电算化系统维护与管理4.5.1 会计电算化系统是由各类系统管理操作人员、计算机硬件系统、机房、会计软件及各类会计信息组成的一个有机整体。为保证已建立的会计电算化系统的安全、可靠和稳定运行，并在运行过程中不断提高运行效率，增强系统的运行效果，有必要对系统进行科学、严密的管理。4.5.2 会计电算化系统投入运行后，为及时发现和解决存在的问题，进一步增强系统功能，满足财务工作的发展要求，必须加强对系统的维护。系统的维护包括：维护任务、人员配备、维护人员的权限及硬件和软件的维护。4.5.3 系统维护的任务包括：4.5.3.1 实施对系统的日常检查和维护，保证系统的正常运行。4.5.3.2在系统发生故障时，应及时排除故障和恢复运行。需进行数据恢复工作时，需报经财务负责人同意，防止利用系统恢复修改系统及数据。4.5.3.3根据会计电算化工作实际需要提出系统扩展报告，上报财务负责人，并在系统扩展时，负责安装、调试、直至运行正常。在系统环境发生变化时，还要随时做好适应性的维护工作。4.5.3.4要切实保证会计电算化系统的稳定运行，时刻关注系统的运行状态，在发现系统出现问题时，应及时予以处理，将问题消灭在萌芽状态。要制定灾难性事故恢复方案，防止灾难事故的发生。4.5.4 系统维护人员的权限：4.5.4.1系统维护只能由系统维护人员或指定的专人负责，其他人员不得实施。4.5.4.2必须按规定的程序进行软件的维护操作。对其他操作人员的违规操作，维护人员有权指正。 4.5.5 硬件系统的维护：4.5.5.1硬件设备是指专门用于运行会计电算化的计算机及其配套设备，包括计算机主机、显示器、打印机等。4.5.5.2会计电算化硬件设备的维护工作由系统维护人员负责进行。一般维护工作需登记系统维护登记表，大的硬件维护工作需编写系统维护报告，报财务负责人及系统管理人员。4.5.6 会计软件的维护是指为保证会计软件设计功能的正常实现，所实施的程序修正、软件参数调整、会计数据的更正与恢复等工作。4.5.6.1会计软件的维护和升级，要保证会计数据的连续和安全。4.5.6.2会计软件的升级工作应书面报财务部负责人审核，经公司主管领导批准后，由财务部系统管理人员组织，维护人员具体实施，并将升级材料归档。4.5.7 机房管理要求：4.5.7.1机房由系统管理人员和系统维护人员负责管理，随时保持机房环境和硬件设备的卫生整洁，非工作人员严禁入内。4.5.7.2机房内严禁杜绝水源和火源，并配备灭火设备。机房内所有电器设备安装须经机房管理人员同意后方可进行，下班前应认真检查电源的关闭情况，以免引起短路、火灾。机房原则上应安装防盗门、防护窗，确保硬件系统的整体安全。4.6 会计电算化档案管理4.6.1 会计电算化档案是指存储在硬盘、磁带、光盘或其他存储介质上的会计数据和程序， 以及打印输出的各种账簿、报表、凭证等书面资料和系统开发运行中的全套文档资料。4.6.2 加强会计电算化档案管理，严格按照公司制定的会计档案管理规定的要求进行会计电算化档案管理工作，保证会计电算化系统的安全完整。4.6.3 会计电算化档案管理的任务：收集和整理应入档的会计电算化资料；保管和利用好会计电算化档案；遵守会计档案保存期限的有关规定。4.6.4 会计电算化系统开发文档资料由系统开发人员根据系统开发进程统一收集、整理并在系统验收运行后移交财务部档案管理员存档。4.6.5 会计电算化系统存储在硬盘上的会计数据必须建立备份。账务数据和报表数据的备份由系统管理人员统一负责，备份次数每月不得少于一次。备份的存储介质可选择硬盘、软盘、光盘等，要同时保存三份拷贝，编号存放在不同地点。备份存储介质应存放在远离潮湿、磁性、辐射性的安全环境，并定期转储，确保备份数据的可恢复性。要建立起备份文件档案及档案库，详细记录备份数据的信息，包括编号、运行环境、备份日期、备份内容、备份人等。4.6.6 会计软件，也要作为会计档案妥善保管。财务部门必须妥善保管会计软件光碟和授权码，并分别存放在档案室、机房和财务人员办公室，存放在档案室的备份由档案管理员管理，存放在其他两处的备份软件由系统管理人员负责。 4.6.7 会计电算化档案的保管和利用：4.6.7.1 会计电算化系统形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等资料，经