物资管理制度及工作流程.docx

内部版*机密* 公司管理制度 物资管理办法（修改版09-010）1 目的为了有利于公司的生产经营活动，适应公司长期发展的需要，结合公司目前实际情况，特对物资采购、入库、出库、退货、待检入库、外卖及内部管理等相关物资管理制度及工作流程在原基础上作进一步完善，使其具有可控性和操作性，特修订物资管理办法。2 物资采购2.1 常用辅料物资请购：由库管员根据实际耗用在能够保证正常生产情况下，结合市场物资价格波动等综合情况下进行填写常用物资采购备货计划，每月一般12次进行集中采购（常用物资集中采购可以降低采购成本及运输成本）。常用辅料物资请购由该库房管理员填写物资采购计划单，并交物资主管核实后交采购员进行采购。2.2 常用辅料物资，库管员必须根据日常实际需求量作好一定的全安库存记录，严防物资积压，并随时查库，以确保正常生产。凡是超过三个月未使用的物资必须书面形式进行上报，对物资安全库存量进行调整。2.3 若常用物资因工艺更新、客户停止使用或因其它原因对此不再使用或变为不常使用，相关部门或车间应书面形式即时通知库房，以便库房作好相应调整；如果因通知不及时或信息不畅通造成物资积压，将直接追究相关责任人，并做出相应的处罚或赔偿。2.4 采购部门对常用物资采购应采用最低采购成本方式在规定的采购周期内灵活安排采购日程，但必须在规定周期内按时、按质、按量采购到位，以确保生产第一位。2.5 不常用物资采购：由各部门或生产线指定相关专业人员（如：班组长、线长、机修、电工）填写相关物资采购申请单并由各自部门主管审核签字后统一交库房，如单件产品金额超过500元的物资申请，必须经公司领导签字才能够生效，库房收到有效请购单后必须根据实际库存进行复核，如果物资库存能够保证正常生产的需用，则此项采购将视为作废，同时通知相关物资请购部门核实该物资库房实际库存情况。原则上（特殊情况除外）请购人员在填写申请单前必须到相关库房亲自核实所需物资有或无。不常用物资请购尽量提供样件以降低采购失误机率。2.6 不常用物资采购回库房后，应立即通知相应部门开领料单领走。如因物资请购单填写有误，将对其相关的责任人或部门进行考核，对已经造成经济损失的将由相关部门或具体责任人承担相应的处罚或赔偿。2.7 急件物资采购：如遇采购员已经外出，可以电话联系等方式告知采购员就近购买，但是必须注说明具体的型号、物资名称（如条件允许可以发彩信）及请购部门，总之急件采购既要保证生产又要尽力降低采购成本。2.8 物资采购申请单的管理：物资采购申请单一般采用三联式，第一联由请购部门留底，第二联交采购员进行物资采购，第三联由库房保管（主要便于核对所采购物资是否与所请购物资实物相符及其他信息）。2.9 物资采购申请单的填写：要求必须填清楚所请购物资的名称、型号、数量、需求日期、请购部门、请购人及物资用途。特急件必须在请购单右上角处注明“特急”字样。否则库房有权拒收物资采购申请单。2.10 所有物资采购单必须在每天上午8：30之前交于库房，否则似为第二天采购计划，需求日期也自然向后顺延一天；因采购申请单未及时送交库房，而造成的损失自己承担。2.11 原材料采购：由生产部根据生产计划计算出实际材料需求明细表，有效需求明细表交库房，由库房核查所需原材料库存，不足需求量部份将直接由物资部重新下达原材料实际采购计划。而采购部根据有效原材料采购单在规定时间内采购到位。2.12 因采购失误或严重超量，造成物资与需求不相符，应立即通知采购员作退货或其它处理，严禁办理入库手续，超量部份特殊情况必须由物资主管或公司主管签字才能够办理入库手续。2.13 所有物资采购入库必须办理相关入库手续，经库管员验收后由库管员填写采购入库单或原材料入库单，并且必须经入库人员和库管员签字才能够生效；物资送货单或发票附在采购入库单（原材料入库单）财务联后面一起上交物资部统计员，再由统计员统一上交财务部，此联作报账或挂账使用。2.14 采购级别划分：2.14.1 特急件，一般指没有此物资便立即影响生产，紧急采购物资必须在当天内26小时采购到位；在此时间内未采购到位必须立即向公司主管直接汇报或请示，否则对其采购员处罚50100元/次罚款；如特急件采购到位后，在24小时之内未使用，将对其请购人或部门处罚30100元/次的罚款。特急物资请购同一部门不允许超过4次/月，否则对其部门主管进行考核。2.14.2 普通件，指日常物资采购，一般采购周期为23天。日常采购物资，库管员必须进行跟踪，在规定采购日期内如果未采购到位，库管员应及时提醒采购员，普通件在规定需求时间内未采购到位因此而造成生产或其它影响，将对相关采购员罚款2050元/次罚款。2.15 常用件，指日常月集中采购物资，一般采购周期为45天。此类物资进行集中采购主要目的降低采购成本，但采购员必须在规定的日期内采购到位。2.16 常用物资采购金额单件物资在200元以下（不含200元）由各部门主管签字即可生效，200元以上（含200元）常用采购物资必须经公司主管（或指定专人）签字才能够生效。2.17 物资采购单价必须低于或等于同行市场价，不允许高于市场价，特殊情况必须先请示并经公司主管同意后才能够进行采购，否则超额部分费用由采购员自己承担。2.18 物资请购流程图：普通物资特急物资使用部门到库房核实数量使用部门填写物资申请单使用部门直接发短信给采购员部门主管审核零件更换或备用部门班组长或维修工填写物资请购单部门主管审核日常物资部门主管审核库管员填写物资请购单库管员查库存库房员采购员采购（物资配套部）库管员核对采购物资是否相符并办理入库手续通知部门请购人员领用库房员查库存3 物资入库制度3.1 辅料采购物资入库，要求实物与票据（送货单或发票）同时到达库房，否则库房有权拒绝办理入库手续。严禁票据先入库实物后到库或实物先到库票据后回库房现象发生。特殊情况必须由物资主管签字，否则罚款50元/次。3.2 库管员在验收物资时必须认真核对采购单及票据上的物资是否与实物相符，包括物资名称、数量、型号及单价，不相符除特殊情况外（特殊情况必须由主管签字），否则不给予办理入库手续。违则罚款20元/次。 3.3 公司内部生产的配件入库：配件生产完工后必须先经检验员检查，合格并签字后才能够把配件送入配件库办理相关入库手续。并且在入库前要求配件必须堆码整齐，采用专用盛具并准确清点数量后才能够入库，否则库房有权拒收；不合格产品或未完工产品严禁入库，否则罚款100元/次。3.4 配件入库票据由入库部门自行填写，入库票必须认真填写清楚（包括：机型、配件名称、入库数量等），如果票据名称不正确或不清楚库管员有权拒收；库管员根据票据再次确认其数量是否正确，要求入库票与实物同步入库，严禁先把产品直接送入库房后再办理票据，违者罚款50元/次；有效入库票可作为入库部门计算工资金额的凭据。3.5 原材料或外协加工件产品入库，原材料或配件物资到达公司后，应自行先通知质检部，对该物资进行检验，检验合格后才能按正常程序办理入库手续，在条件允许的情况下原则上都必须重新确定数量及重量，等量包装物资必须进行抽查数量。如抽查数量不够，将按差额数量的35倍进行处罚。3.6 原材料入库必须由库管员和总经办监督员核实重量收货（能够数量的必须在备注项注明其数量），所有均按实收数量/重量入库及挂账。3.7 配件及半成品收货时必须注意核查所入库产品是否已下达生产计划，如未下达生产计划或超额超过20%的产品将拒绝办理入库手续，否则罚款100元/次。3.8 外协配套产品入库必须分类及等量包装，而且严禁私自更换包装及数量，否则库房拒绝办理入库手续，因此而造成的损失将自行承担。3.9 半成品：指本厂或外协加工后的产品需要再发往外协进行再次加工并回到本厂的产品，此产品只能入半成品库。3.10 成品：指不需要再次加工而直接销售给客户的产品，此类产品只能入成品库。3.11 半成品或成品入库前必须由验检员检查合格后才能入库，所有的半成品或成品必须等量包装，按库房要求堆放在指定位置。则否库房不给予办理入库手续。3.12 所有入库不但要按库管员要求进行堆放，而且双方必须当面确认并签收，严禁在无库管员的的情况下私自把物资放入库房。否则不给予承认其数量。3.13 严禁不合格物资或次品办理入库手续，违者罚款100200元/次，并追究其相关责任。3.14 所有物资必须办理完入库手续后才能够发放，禁止先领用后补票或先使用后办理入库的现象发生，违者罚款50100元/次。3.15 入库流程图：通知检验员检查（并签字）配件入库半成品入库成品入库原材料入库辅料入库库管员查计划（或请购单）外协配件入库（配套员签字）有计划库房收货无计划库房拒收办理入库手续开出门条退货3.16 销售退货入库，销售部把退货产品与退货票一起送到相关库房点数，同时通知质检部门进行鉴定，鉴定后属于本公司产品及责任库房才可接收，不属于本公司及责任的产品库房拒绝收货，由销售人员与客户沟通并处理。特殊情况必须由公司主管签字。严禁销售人员未办理完相关退货手续而直接把货放入库房，违者罚款50100元/次。3.17 公司内部退货入库，在生产过程中发现配件不合格，由车间主管或线长填写退货单，并由车间检验员填写退货原因并签字，再由指定人员直接到领货库房办理退货手续。3.18 质检部门在鉴定后不能作返修处理的产品将由质检部门直接作报废处理，并作相关具体责任统计，可以返修的产品按类别直接分配到相关责任单位及部门进行作进一步处理。3.19 销售产品退货入库流程：退货通知单（客户）通知技质部门产品运回公司（销售部）鉴定是否是本公司产品（销售部）分类处理（库房）鉴定与分析（质检部门）属于公司责任不属于公司责任及产品清点产品（库房）退回销售部处理办理退货入库手续（库房）退回客户或其它处理（销售部）退回相关车间作返修处理（库房）直接报废（技质部）4 物资出库制度4.1 辅料指在生产过程中，不直接用于产品上而辅助产品生产或包装的物资，一般领用使用领料单，在成本核算时作辅助材料计算成本。4.2 配件指完全用产品生产并成为产品的一部分的物资，而且配件一般已经过加工，完全可以直接成为产品的某部分，此类物资一般开配件领用单，在成本核算时作材料计算成本。4.3 原材料指生产产品的第一工序使用的主要材料，原材料一般为产品成本最重要的主成部分。本公司原材料指钢材类。4.4 辅料与配件领用，单据均采用四联式，一联为存根联为库房或部门作留底，二联为财务联上交财务进行成本核算，三联为领用人或领用部门，四联由库房作记账凭据。4.5 辅料领用必须指定专人(如:各车间班组长、电工或机修等)，并须经部门主管审核签字才能够有效，否则库房可以不给予发放物资，因此未按程序领料而造成的损失自行承担。4.6 配件领用必须经部门主管这审核签字，库房必须严格按票据数据发货，绝不允许多发或少发现象发生。违者罚款2050元/次。4.7 领料员必须认真当面确认物资数量，离开库房后不再负责，严禁私自补货或换货，因质量问题经检验确认，可直接开退货单或报废单；否则罚款20100元罚款。4.8 在领用电器、工具或贵重辅料物资时必须以旧换新的方式，凡使用未满三个月的电器配件必须保证完整的退回到库房，以便于采购人员作退货或换货处理。4.9 要求领料人员必须认真填写领料单或配件领用单（包括：领用部门、领用日期、数量、领料人签名、物料名称及型号）。4.10 劳保用品（如：手套、洗衣粉等）定于每月1819日下午13：0017：00进行发放，各部门应指定专人按定额统一一次性领用，如遇当月生产任务少时，劳保用品应按任务量比例进行减少发放数量，其它时间一般不给予发放。4.11 领用劳保用品超标部分应按采购单价在当月工资中直接扣除其相关领用人。4.12 库房在发放超标劳保用品时必须在领用单上注明已超标需直接扣款，并直接单独上交财务部。4.13 工具或量具的领用必须严格按员工的姓名、部门及领用日期单独建账，以便于核查该员工离厂时工具的具体领用情况。4.14 严禁无领料单、领料单填写不规范或不清楚发放物资，违者罚款1020元/次；禁止未入库发放物资，违者罚款2030元/次；严禁无库房人员发料的情况下私自把物料拿走，违者罚款50100元/次。4.15 在库房领用物资严禁打白条现象发生，如因特殊情况必须在当日内补办完相关手续，否则严违反库房管理理制度处理，罚款50100元/次。4.16 领用物资时必须按要求进行领料，发放物资时按先零后整的原则，不得随意拆零等。4.17 领料单填写方法：领料单（配件领用单）领用日期:2009年5月14日领用部门:冲压车间序号物资名称规格及型号单位领用数量实发数量单价金额备注1钻花8支110.90.92钻花6支330.72.1主管签字:李三发料人:张三领料人:李四以上样本为必填项，主要便于核算成本及库房准确下账。4.18 原材料领用，按生产实际需求数量领用，一般原材料领用不分零（分零指一根或一张进行再次分零），领用时必须按要求填写原材料领用单，严禁用后开票，违者罚款2050元/次。4.19 物资出库必须按照先进先出、先急后缓，并按批次发货的原则执行，如因发货造成产品积压生锈等，必须追究其相关责任人。配件领用根据计划开原材料领用或配件领用单（领用人）原材料领用辅料领用开领料单（领用人）部门主管审核签字库房根据有效领用单发放物资4.20 辅料、配件、原材料领用流程：4.21 成品销售出库，销售产品属挂账单位的直接由销售部发出库通知，库房接到有效出库知通后，必须严格按出库通知单所列产品进行逐项发货，严禁漏发、少发、多发现象发生，违者直接罚款50100元/次，并且将产生其他损失由发货人赔偿。4.22 现款销售产品，销售内勤先根据客户需求开出货单，再由客户与销售内勤一起到公司财务部缴纳货款，财务部按货款金额进行收款并签字，客户凭财务部签字有效出货单直接到库房提货，库房必须得到有效票据（有财务部收款签字）后库管员才能发货，否则罚款100500元/次。情节严重的直接送相关司法机关处理。4.23 成品发货流程：挂账发货通知（销售部）现款发货通知（销售部）送样发货通知（销售部）库房查库存（库管）销售出货通知单（销售内勤）送货员签收销售主管签字收款签字（财务部）库房凭有效出货单进行发货（库管员）开出门条（库管）核查实物（门卫）放行（门卫）4.244.25 退货出库管理：4.25.1 目前由于公司库房不集中，退货由各库房单独设立退货账目。4.25.2 退货出库分为公司内部退货、配套厂家及待检物资直接退货。4.25.3 公司内部退货，由各生产车间接到退货通知，即直接到相关库房领取退货产品，退货票由库管员填写，由车间领货人签字确认。4.25.4 配套厂家退货，由库房通知配套部，再由配套部通知相关厂家定期到库房办理相关退货手续。4.25.5 所有退货必须认真填写产品名称、状态、退货数量、退货单位等，办理完毕退货手续后必须立即把退货物资领走，否则过期库房有权自行处理。4.25.6 配套单位退货必须在每月2528日前办理完所有退货，否则按50元/天进行罚款，公司内部退货指定在每周星期六上午11：00钟前办理完毕，否则对相关车间主管按20元/天罚款。5 委外加工5.1 库管员根据委外加工计划及时发货给对应的外协单位进行加工，并随时跟踪其加工进度。超规定时间48小时必须上报。5.2 外协单位接到生产计划后必须在第一时间组织人力进行领货或生产。5.3 外协单位加工后必须严格按程序办理入库手续，而且按要求使用我公司统一印制的待检单入库单。5.4 外协单位送货到公司后必须先经质检部检验后，产品合格才能够办理入库手续，不合格则拒绝办理入库手续，并直接退货。5.5 外协单位的差件必须在当月货款中按产品价值直接扣除，严禁多月累加。5.6 配套单位在本公司上下货物全完由自己负责，本公司原则上一律不提供搬服务，特殊情况必须在由配套单位支付合理的搬运费用（表面处理和热处理搬运费用按总货款的1%3%支付；其他厂家搬运费用按总货款的0.3%0.5%支付），搬运费用由财务部直接在当月货款中扣除。5.7 外协单位领货流程：通知外协单位（配套部）开委托加工单（半成品库）外协单位点收库管员发货（半成品库）外协单位签字开出门条门卫按条清点并放行委托加工单（黄联）传递到加工后收货相关库房库管员5.8 配套单位入库流程：配套单位送货到公司指定位置直接退货按工艺检验（技质部）通知质检部（外协单位）办理相关入库手续（库房）合格签字（技质部）不合格签字（技质部）开出门条（库房）门卫核查并放行清点数量（库房）6 内部退货制度6.1 本公司退货给供货单位或外协单位6.1.1 不合格物资必须由质技术部门出具相关的不合格通知单，并注明原因。6.1.2 因外协加工不合格应及时办理退货手续。6.1.3 与供货单位共同确认退货物资数量，并双方在退料单上签字确认。6.1.4 由库管员开物资放行单，放行单由部门主管签字才能够生效。6.1.5 直接更换的物资必须经部门主管批准。6.1.6 外加工及外卖产品的退货产品必须经技质部门鉴定并签字后才能够办理退货。6.1.7 配件及原材料退货严禁采用换货的方式处理退货，违者罚款100元/次。6.2 报废品及待处理品入库6.2.1 报废品：指不能进行返修，无任何再利用价值的产品可直接报废产品。6.2.2 待处理品：指可以进行返修、返工及有再次利用的产品。6.2.3 各车间现场的不合格品及待处理品必须做到每周处理完毕，而且须按以上两类进行办理入库手续。6.2.4 库管收货时必须见有效报废单或待处理品单才能收货，否则不给予办理入库手续。6.2.5 报废单必须能够直接落实到具体的责任人，未落实到责任人的必须经车间主管签字认可，而且要注明机废、料废、工废。6.2.6 入库的报废品数量将冲减该车间或库房物资的库存数量。7 公司正常物资放行流程图：客户与库管员共同清点数量库管员开物资放行单库管员开送货单或退货单送货单及退货单客户签字确认部门主管签字审核放行单客户签字确认门卫收放行单并清点物资数量是否与单据相符物资放行门卫一周上交一次物资放行条登记物资放行单发现异常拒绝放行上报同时退回库房8 物资外卖或外单位调用管理8.1 物资外调或借用，指外协单位或其它单位到本公司领用加工或直接借用物资。8.2 外调原材料或配件进行加工必须经配套部签字同意并由物资主管签字后才能够到库房领取物资，否则库管员不允许私自发放物资，违者罚款2050元/次。8.3 外调原材料或配件加工物资领用流程图：外协单位（开物资领用单）到库房查询物资库存量配套员（签字）物资部主管（签字）库房按有效票据发放物资外协单位确认签字开放行条（库管员）门卫检查核对并放行8.4 外卖物资，指处理废弃物资或废料必须先经物资主管同意，并由财务进行核价，再由库管员和总经办监督员一起核实数量之后，才能够按正常流程进行外卖办理手续。8.5 库房必须见到有效财务收款发票后才能够开物资放行条。8.6 严禁私自外卖物资，违者罚款100500元/次，情况严重的将直接移交司法机关处理。8.7 外卖配件及原材料物资流程图：客户购买公司现有配件及原材料财务核价（签字）买主到财务缴款（财务收款签字）库房凭有效缴款收据发货并开放行单（库房）门卫核查放行（门卫）公司主管批准（签字）实际数量（库房开票）8.8 外卖废料或废弃物资流程图废料或废弃物资存到一定量买主报价（书面形式）通知主管（明确处理意见）财务核价（