职业经理时间管理能力训练.docx

.第二章 职业经理人的时间运筹第一节 浪费时间的常见因素分析1.最常见的150多种浪费时间的因素：1.1计划：没有目标和计划；没有计划性；缺少近期和远期目标；未排列优先次序；把次要工作放在首位；频繁变换优先次序；缺少最后期限；不切实际的最后期限；不严守最后期限；缺乏每日书面计划；为实行目标管理；急于求成；不切实际的时间预算；空想；缺乏细致周密思考；蛮干；急躁情绪，仓促行事或鲁莽行动；消防式管理或忙于应付问题；危机型管理；未预防意外事件；外界活动过频；优先考虑喜好的方案；旅行；等待时机；1.2组织：办公室上杂乱无章；过多的日常文书，信件或官样文章；例行公事货琐事；不合适的阅读习惯；文书整理汇集系统不完善；知识或设备不足；有职无权；涉足别人的职权货滥用职权；不行使职权；推卸或不接受责任；控制跨度过宽或过窄；组织层次过多或过少；组织重叠；多头领导；缺少工作守则；缺少组织图或组织图混乱；重复劳动；迂回的指挥链；1.3人力：选择员工不严格；员工不合格或不胜任；员工未经训练或没有经验；秘书缺乏或不称职；缺少发展方向；提升过快；裙带关系或偏袒或拉帮结派；有报答的忠心但不胜任；员工不足或过多；员工依赖性太强；未充分发挥员工的作用；矿工，迟到或磨洋工1.4指挥：过于独断，不敏感的领导；不一致的领导；冷漠或懒惰；过分明主，过分敏感的领导；工作癖；不好的工作习惯；没有首创精神；缺乏授权；凡事样样插手；无效的授权；不让别人插手；执行例行公事；喜欢插手具体事务；喜欢干琐碎事务；过多的授权；指示过多或过少；互相矛盾的指示；缺少工作动力或不关心员工；千篇一律；没有激励；不平等对待；缺乏通力协作；感到压力或心情紧张或担忧；不满或猜疑；脾气急躁；把过错归咎于别人；组之间的冲突；不能驾驭出现的分歧；怂恿争执；未设法对付变化的情况；反对变通；1.5控制:电话打搅；顺便来访人员；大量未预定的会议；注意力分散；噪音；定时喝咖啡的习惯；慢吞吞的午餐；酗酒或嗜烟；身体状况欠佳；疲劳；自我打扰；未能全神贯注；动辄中断控制的倾向；缺乏自我约束；机械故障；人为的错误或过失；疏忽或粗心大意；无效的行为；宽恕不称职的行为；力量分散使用；致力于毫无成功希望的事；不接受不可避免的事实；搁置未完成的任务；不敢说不字；没有信息资料管理系统；为决策提供的信息资料不全面；资料不足就开始工作；混淆活动与效果；缺少反馈；没有实行例外管理；缺乏连续性；缺乏标准和控制手段；缺少工作进度报告；记忆力差；过度控制；盲目消减费用；1.6信息联系：安排大量会议；缺少信息联系；含糊不清，模棱两可的信息联系；有意挑选的，曲解的，防御性的信息联系；隐晦的，使人误解的，虚假的信息联系；过多的，反复的信息联系；文书癖；谣传，聊天，传闻，推测；没有随时报告情况；职员不能参与讨论；缺少信息资料；不全面，不及时的信息资料；不确定，不可靠的信息资料；不相干，已废弃的信息资料；重复的，过多的信息资料；不倾听意见；1.7决策：优柔寡断；左右摇摆；害怕犯错误；害怕承担义务；拖延；要求得到所有事实；拖延不合意的事；仓促决策；等待决策；未考虑替换方案；未估量消极后果；有效运筹时间的基本原则：1.决定优先次序，订下长期、短期目标。2.专心、改掉心不在焉的习惯，将别人的干扰(例如电话和访客)减到最低限度。3.切实地订下重要计划完成的期限。4.把重要计划分成几部分，好处：1)事情变得比较容易处理；2)每完成一小步，你有成就感；3)更容易追踪自己的进度；4)可避免操之过急(短时间内做完一大堆工作)或到最后一分钟才匆匆赶上。5.列一张与约会的清单。6.说“不”，学会拒绝别人。7.列一张“待办的事”清单，帮助你确实执行每天的计划。8.定期修正长期、短期目标。9.把重心放在目前，不要为未来担忧，也不要因浪费时间为过去懊悔，但是永远要记取过去给你的教训，以及现在努力可以如何改进未来的生活。10.有不明白的事，就请教知道的人。11.尽量避免人潮，挑非高潮时间购物、上餐厅吃饭或去银行存取款，例如邮局在下雨天通常不会大排长龙。12.多存储一些不会坏的家用品，如此可以减少购物的时间。13.找出处理每一件事最好的方式，例如要通知某人一件事情，先考虑究竟打电话、寄信还是亲自拜访最有效率。14.估计做每一件事情所需的时间，例如梳妆打扮、交通等，然后规定自己在一定时间之前出门，以免迟到。15.避免杂乱，定期规划出时间整理东西，丢掉或卖掉多余的东西。16.在接到信或电话的同一天回信或回电。17.先做必须做的事，不要挑最容易或你最喜欢的事下手。18.记住你自己才是生活和时间的主人。有效工作时间运筹：时间的分析：每日时间分析表今日目标时间8：008:309:00-1.2.3.工作项目工作等级行动结果a.工作项目：达到目标的方法；b.工作等级：A.重要紧急；B.重要不紧急；C.紧急不重要；D.日常例行事务；经营者的职位越高，越该有充裕的时间，而其工作更应限于重大的和紧急的工作；真正重要的事情很少是紧急的，最紧急的事情有很少是重要的；崔凯博士的四种工作分析表：1.重要性分析：非常重要（绝对要做）重要（应该做）不很重要（不是必须，但可能有用）不重要（可整个剔除的）2.紧迫性分析：非常重要（现在必须即时做）紧迫（短时间内必须做）不很重要（从长计议）无时间性3.授权分析：必须由本人来做能授权或指定工作的人姓名姓名姓名4.拜访与会议：每日必须接见之人经常而非每日必须接见之人不定时而经常必须接见之人接见不经常往来之人其他个人的联络选择最佳策略：理清了目标，并且分析了在追求目标时所需要从事的各种工作，我们一定要把精神集中于主要工作。1、 把精神集中于主要工作（那些无法授权别人或延缓的工作）；2、把精神集中于机会上，而非问题上（今天努力去达到明天应该达到的目标）；3、把精神集中在机会上的同时，要积极思考有无其他未被发现的机会；4、在所有可能机会中，选择一个最适合自己的目标的机会，最能运用自己的可用资源的机会，最能发挥自己的目前和将来潜力的机会，由此得到最大的效益。运用工作简化流程：问题，分析工作改善1、why：此步骤为什么要做？是否必须剔除或调整2、who：此步骤由谁做最恰当？换人是否更好？调整工作人员3、what：此步骤该做什么？是否多余？时间的功能分配4、where：此步骤哪个部门做的最好？调整工作部门：若工作中某些步骤不适宜由某部门处理时，应设法调整工作部门5、when：此步骤在什么时候做最适宜？提前或挪后做是否更适宜？调整工作时间：若工作中某些步骤耗时太多，则应将工作时间适当的调整6、how：此步骤应如何做？用什么方法做最有效？改进工作方法运用企业管理观念：信任下属，逐级负责。当下属缺乏必要的资料及可运用的资源与权力时，想上级请示固然重要，但事无巨细，一律向上级请示，无形中侵蚀了上级主管大量的宝贵时间。1、创造宁静：a.适当的授权：训练下属独立自主最好的方式，便是让下属自己决定处理事情的先后顺序，应强调工作绩效，而非工作程序。并且为下属提供工作上的所需的全部资料，以免他重新摸索而出现错误。授权给下属可以使他们尽快成长，也可能会出现问题，但以短期尝试错误的轻微代价，却可换