合同管理制度 (3)word范本精选.docx

精品word制度名称合同管理规定审 批 人编 制 人周 涛制度编号行政部-2017- 执行日期2017年11月5日第 1 页 共 4 页一、目的为进一步加强内部管理、提高工作效率，促进公司对外经济活动的开展，规范合作和对外的经济行为，防止不必要的经济损失，根据公司管理要求，特制定本管理办法：二、适用范围本规定适用于承包合同、加盟合同、房屋租赁合同。三、工作职责1、行政部 负责公司合同管理，负责制定、修订公司合同管理制度；负责组织实施合同的管理监督职责；负责合同格式规范，内容的审理工作；做好合同的归档和保管工作，协助处理合同纠纷处理工作等。2、财务部 负责合同经济项目的审查、核实工作；加强与营运部门和相关业务部门联系，及时通报合同履行中的应收应付情况；做好与合同有关的应收应付统计、分析工作，提出处理意见；妥善保管应收、应付凭证；配合做好合同管理工作，协助处理合同纠纷工作。3、营销策划部 负责合同的签定、履行、变更、解除合同；负责审查签订合同当事人的主体资格、资信能力、履约能力；负责拟定合同实质性条款的文本，对合同实质性条款中的内定合法性、真实性、准确性负责，防止合同不完善或不合法的合同出现，确保合同规范和正确；负责和督促合同签定、合同交接管理；协助处理合同纠纷等。4、 总经办 负责合同的审核、签字、用印等工作。四、合同管理原则1、合同管理必须遵守依法办事，预防为主，各级审核，跟踪监督及时调处，维护合同主体的合法权益的原则。2、签订、履行、变更、解除合同，必须遵守中华人民共和国合同法及有关法律法规。3、管理、参与合同工作的一切有关人员，应当保守商业秘密。制度名称合同管理规定审 批 人编 制 人周 涛制度编号行政部-2017- 执行日期2017年11月5日第 2 页 共 4 页五、合同运作程序1、首签合同（承包、加盟）(1)起草 自项目确定之日起，行政部根据经营方式及经营项目在五个工作日内完成主体合同拟定。同时将拟定好的合同交营销策划部补充、审查。(2)补充、审查 营销策划部对拟定的合同的实质性条款内容进行修订、增加、完善，营销策划部须在两个工作日内完成合同的修订、审查并交财务部。(3)审核 撰写好的合同，必须及时送财务部审核，由财务部对送审的合同文体及相关资料进行审核。对于符合预审项目和内容的合同给予办理审批手续；对于不符合预审项目和内容的合同提出书面审核意见。合同审核须在两个工作日内完成。(4)签定 经审核后的合同，由行政部进行文本打印装订并交营销策划部，营销策划部自收到合同之日起1周以内完成合同签定。(5)合同交接 签定好的合同需要在三个工作日内通过电子邮件、钉钉软件或其他网络工具进行合同电子档传送至行政部、财务部。文本档案须在30天内传送至行政部，行政部对完成签定的合同送总经办进行签章、存档及返回工作，同时需要在收到之日起两个工作日内完成合同整理并交财务部，行政部留存复印件一份存档。(6)履行 由相关营运部负责承担合同的履行。合同的履行应当是在书面合同签定之后方可履行，不得先履行或履行完毕后再签定书面合同。(7)监督 由财务部、营销策划部、商品部、行政部和其他职能部门根据公司管理规定监督合同的履行情况。 2、续签合同（承包、加盟） (1)续签合同预审 行政部根据公司对应项目检查合同到期时间，对临期三个月的合同进行提报。形成临期合同续签报表（到期前90天完成）。 (2)业绩数据分析 财务部根据行政部提报的续签合同店铺，提供相应数据包括店铺业绩经营情况、年度盈利情况、门店收款情况以及门店资产折旧情况等供职能部门参考决策（五个工作日内完成数据提报）。制度名称合同管理规定审 批 人编 制 人周 涛制度编号行政部-2017- 执行日期2017年11月5日第 3 页 共 4 页(3)预审资料 营销策划部（市场科）根据门店经营情况、盈利能力、店铺提升空间以及店铺位置对于公司品牌的作用等综合因素给出店铺续签意见；同时对续签合同方进行沟通，确定续签合同意向。（三个工作日内完成预审）。(4)预审审批 行政部对业绩数据和预审资料进行整理，将通过预审的续签报表交总经办审批。(5)合同资料准备 行政部根据预审后的店铺准备续签的合同、资料等，并对合同进行装订，交营销策划部。（预审后三个工作日内完成合同）(6)合同续签 营销策划部将合同发往门店，门店将签定根据项目进行合同签定，或由督导将合同带至门店，与当事人进行合同签定。合同续签须在上一份合同到期前60天前完成签定工作。(7)合同交接 合同签定完成后，合同以发往门店的方式签定的由当事方直接发电子档到行政部，并将文本合同档案发往公司；合同以督导前往门店当面签定的，由督导将电子档发行政部，并将文本合同档案带回公司。督导无巡店计划，则由营销策划部通知承包店铺负责人到公司进行合同续签工作。3、租赁合同(1)起草 自项目确定之日起，行政部根据房屋租赁谈判内容，拟定房屋租赁合同。(2)审查、审核 财务部对拟定好的合同进行审查，对合同内容和涉及费用部分进行核实，对于不符合租赁谈判内容事实的应提出书面审核和修改意见。合同审核须在两个工作日内完成。(3)签定 经审核后的合同，由行政部进行文本打印装订并交拓展部，拓展部自收到合同之日起1周以内完成合同签定。(4)合同交接 签定好的合同需要在三个工作日内通过电子邮件、钉钉软件或其他网络工具进行合同电子档（照片、扫描件）传送至行政部、财务部。文本档案须在10天内传送至行政部，行政部对完成签定的合同送总经办进行签章、存档及返回（房东）工作，同时需要在收到之日起两个工作日内完成合同整理并交财务部，行政部留存复印件一份存档。(5)履行 由行政部、拓展部和财务部负责承担合同的履行。合同的履行应当是在书面合同签定之后方可履行，不得先履行或履行完毕后再签定书面合同。(6)监督 由财务部、营销策划部根据公司管理规定监督合同的履行情况。4、租赁合同续签(1)合同谈判 行政部对通过续签详审的店铺，通知拓展部进行房屋租赁续签谈判。(2)合同起草 行政部根据拓展部谈判的内容和结果拟定房屋租赁合同。(3)审查、审核 财务部对拟定好的合同进行审查，对合同内容和涉及费用部分进行核实，对于不符合租赁谈判内容事实的应提出书面审核和修改意见。合同审核须在两个工作日内完成。(4)签定 经审核后的合同，由行政部进行文本打印装订并交拓展部，拓展部自收到合同之日起1周以内完成合同续签工作。(5)合同交接 签定好的合同需要在三个工作日内通过电子邮件、钉钉软件或其他网络工具进行合同电子档（照片、扫描件）传送至行政部、财务部。文本档案须在10天内传送至行政部，行政部对完成签定的合同送总经办进行签章、存档及返回（房东）工作，同时需要在收到之日起两个工作日内完成合同整理并交财务部，行政部留存复印件一份存档。(6)履行 由行政部、拓展部和财务部负责承担合同的履行。合同的履行应当是在书面合同签定之后方可履行，不得先履行或履行完毕后再签定书面合同。(7)监督 由财务部、营销策划部根据公司管理规定监督合同的履行情况。六、合同审签管理1、公司对外签订合同，应由经营者或经营者授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签定合同。2、需要授权代理人订立合同的，应当依规定进行委托，并对委托代理人的授权事项进行审核备案，经领导审批后加盖印章授权。3、合同及有关书面材料应当语言规范，条款完整，内容具体，用语标准、无歧义。4、订立合同必须完备合同条款。一般包括：当事人的名称、住所、身份证地址，履行合同的期限、地点、方式等内容，以及合同违约责任及解决方法等。5、订立合同时，可以设定担保或者对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。6、合同内容、附件资料。订立合同时需提供的相关材料需一并归档管理，包括但不限于当事人身份证复印件、房产证、抵押资料、保证（金）、担保材料等。制度名称合同管理规定审 批 人编 制 人周 涛制度编号行政部-2017-01执行日期2017年11月5日第 4 页 共 4 页七、合同的履行、变更和解除。1、合同履约管理。(1)法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办的部门、人员具体负责其订立合同的履行。(2)在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履约能力进行跟踪调查，如发现问题应及时汇报公司负责人，并进行实地调查其履约能力，根据实际情况进行处理。(3)合同的结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定期限内进行结算。对未经授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。(4)凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。公司收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。2、合同变更或解除。(1)对方合同当事人作为款(物)接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。(2)公司遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方，同时积极采取补救措施，减少损失。(3)发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同负责部门、人员应当催促对方采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向公司报告。(4)公司因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。八、附则1、本制度的解释、修改、废止权归行政部。2、本制度自2017年11月5日起生效，与之相抵触的规章制度同时废止。审批人： 审核人： 编制人：合同管理模块表单汇总合同管理模块表单项目编号工作流程所需表单使用期间合同签订H承包合同签订承包合同门店承包时门店承包合同明细汇总表门店承包合同签订时（登记）合同跟进时间表签订合同（承包）乙方承担费用明细表承包合同签订时资产移交明细表承包合同签订时职能部门工作职责划分表承包合同签订时承包合同续签承包合同门店承包时门店承包合同明细汇总表承包续签时承包合同续签预审表承包续签时合同跟进时间表签订合同时（续签）乙方承担费用明细表承包合同续签时资产移交明细表承包合同续签时职能部门工作职责划分表承包合同续签时租赁合同签订附件1：承包合同附件2：房屋租赁合同附件3：加盟合同附件4：承包（加盟）续签预审表附件5：合同跟进时间表工作跟进附件6：门店承包合同明细汇总表附件7：门店租赁合同明细汇总表附件8：乙方承担费用明细表附件9：资产移交明细表附件10部门职责明细表分发：电商部： 财务部： 服装部： 仓储科： 商品部： 工程科： 营销策划部 人事行政科： 职能部门行政部：1、承包（加盟）合同拟定、签定要求；2、营业执照办理流程、需要资料；3、通讯录（相关部门负责人通讯录，人事、行政，财务部出纳、会计、账务、主管，商品专员、采购专员、督导专员、营销助理、仓储科等）；4、相关岗位人员分工及工作跟进。财务部：1、合同审核；2、确定账务工作人员；3、税务注册、等记需要资料手续；4、报税工作流程、注意事项；工程科：1、店铺装修图纸设计；（签订合同之日起三天内）2、店铺装修实施跟进。（签订合同之日起一周内开始装修）营销策划部：1、确定督导专员；2、店铺管理手册；3、店铺陈列标准、要求；4、合同签定；5、负责店铺商品陈列6、新店活动宣传；7、店铺试营业管理；8、店铺营业标准、流程和管理要求；9、店铺交付承包（加盟）商。如承包商，需确定资产明细以及商品经营及库存情况。商品部：1、确定商品管理指标（库存、陈列单元）；2、完成采购计划；3、商品部负责下单、配送；4、跟进商品到店情况。仓储课：1、根据商品部配送要求负责商品货物准备，发货；2、跟进商品到店的损耗情况；3、负责商品试营业后商品的退货、返厂情况。流程名称：租赁合同签订流程等级：二级流程编号：YX000001总经办财务部行政部出租方拓展部流程说明1、拓展部确定谈判成功的承包（加盟）商后，行政部即刻开始合同拟定；2、拟定好的合同交由营销策划部对合同条款、内容、进行核实、修定；3、营销策划部修定后的合同交财务部，由财务部对合同设计资产、成本、费用、税收等与之相关的数据进行审核；4、审核完成后，将合同呈交总经办进行合同签批；5、签批后的合同，由营销策划部（督导）与承包（加盟）商进行合同签订；6、合同签订后，合同交行政部，行政部对合同签订的内容进行复查，合同无误，由行政部申请合同用印，如发现重要信息有涂改或签订错误，将进行重新签订；7、由总经办对合同进行加盖印章；8、加盖印章的合同两份，由行政部对合同进行扫描后进行电子存档；一份文本合同交由财务部进行存档；另外一份由行政部快递至承包商。拓展成功拟定合同合同审核合同审秕合同用印申请租赁合同(文本)合同用印合同存档(文本)合同审查合同签定否是流程名称：承包合同续签流程等级：二级流程编号：YX000002行政部总经办承包商财务部营销部流程说明承包合同明细汇总表合同临期检查续签合同预审合同续签预审表预审评定（利润）经营数据预审评定（经营发展）预审评定（综合）承包结束1、 行政部根据承包合同明细汇总表检查合同，对临期合同提起预审，并将预审表交财务提取数据；2、 财务部自收到预审表后在三个工作日将数和预审意见签复，并将营销部。3、 市场科根据对门店的了解提出续签意见，营销策划部根据公司经营和发展对续签合同提出预审意见，将预审结果交总经办（三个工作 日内完成）4、 总经办根据公司发展战略决定是否续签。不续签行政部将提前一月与承包商确定合同结束时间。5、 确定续签，行政部进行合同拟定。6、 拟定好的合同交由营销策划部对合同条款、内容、进行核实、修定；7、 营销策划部修定后的合同交财务部，由财务部对合同设计资产、成本、费用、税收等与之相关的数据进行审核；8、 审核完成后，将合同呈交总经办进行合同签批；9、 签批后的合同，由营销策划部（督导）与