大连航运职业技术学院纠正和预防措施.docx

大连航运职业技术学院船员教育和培训质量体系程序文件纠正和预防措施1 目的对不符合要求的情况的采集、原因分析、纠正措施的制定，以及纠正措施实施与验证等活动进行控制，以保证不符合要求的情况得到及时纠正。对潜在的不符合要求的情况制定并采取适当和有效的预防措施，防止不符合要求的情况发生。2 适用范围适用于教育和培训质量体系运行过程中不合格纠正和预防措施制定与实施过程的控制。3 职责3.1 各受控部门负责针对本部门意见与建议的接收与处理以及相关纠正与预防措施的制定和实施。3.2 质管办负责质量投诉的接收与处理；负责全院纠正与预防措施的监督和验证。3.3 管理者代表负责跨部门纠正与预防措施的组织与协调。3.4 管理评审会负责重大纠正与预防措施的制定。3.5 各受控部门根据学习成绩、操行成绩和健康状况获得不合格学生（学员）的信息并进行处理。4 工作程序4.1 不合格信息的获取4.1.1 学院设立各级意见箱（电子信箱）接收来自教职工和学生的意见和建议，各受控部门做好针对本部门意见与建议的接收与处理。4.1.2 质管办设立热线电话和质量管理意见箱（电子信箱）接收来自教职工和学生的质量投诉和质量管理建议，并接待来访的质量投诉者。投诉情况要保存记录。4.1.3 各受控部门通过多种渠道获取来自用人单位教职工和学生的意见与建议，并将与船员教育和培训质量有关的信息反馈到质管办。4.1.4 质管办通过内部质量审核和外部质量审核发现不合格项与不合格信息。4.1.5 教务处通过教学检查评估、外部教学质量抽查、学生成绩分析等方法发现存在的和潜在的不合格信息。4.1.6 本院教职工和学生发现不合格信息时，应先向责任部门报告，如责任部门不能及时给予解决，可向质管办投诉。4.1.7 各受控部门通过教学和管理考核获得不合格学生（学员）名单。4.2 投诉信息的评审、核实和反馈4.2.1 质管办对从各渠道获取的意见与建议信息性质及各部门的处理情况进行评审，确定质量投诉事件。4.2.2 质量投诉事件被确定后，质管办在10个工作日内与被投诉部门联系，对情况进行调查核实，并填写“不合格报告”。4.2.3 当投诉内容与事实不一致时，由质管办依据调查结果向投诉方做出说明（匿名投诉除外）。4.2.4 对不合格学生（学员）的调查核实按照大连航运职业技术学院学生手册或海事管理机构的规定处理。4.3 措施的实施与监督4.3.1 责任部门根据不合格情况制订纠正和预防措施并组织实施。4.3.2 质管办对纠正和预防措施实施情况进行监督和验证。4.3.3 对不合格学生（学员）的纠正按照学籍管理程序或海事管理机构的规定处理。4.3.4 质管办负责将投诉的处理结果或纠正措施答复投诉方。4.4 预防措施的制定与实施4.4.1 各部门应充分利用各种信息途径（如内审、外审、期中、期末教学检查、课程总结、学生成绩分析等），及时发现本部门潜在的不合格因素并进行分析。4.4.2 在分析潜在不合格因素的基础上，各部门提出预防措施的初步方案，并确定预防措施实施的步骤、实施的责任部门和完成时限，并将采取的预防措施报质量办验证。4.4.3 对其他受控部门潜在的不合格因素，一方面要提醒该部门及时采取有效的预防措施，另一方面应通知质管办，对其采取的预防措施进行验证。4.4.4 相关责任部门负责对预防措施的实施进行控制。对涉及多个部门的预防措施，由质管办报请管理者代表协调解决。对难以协调解决的问题和因学院资源投入不足而发生的问题，管理者代表应及时向相关主管院长报告或报管理评审会议审定后组织实施，并会同有关部门进行检查和验证。4.5 纠正措施的制定与审批4.5.1 对核准的质量投诉事件及通过内部质量审核和外部质量审核所发现的不合格项与不合格信息，质管办将向责任部门下发“纠正、预防措施及跟踪验证报告”。4.5.2 责任部门依据问题产生的原因，制定纠正与预防措施，并及时将纠正与预防措施报告送交质管办。4.5.3 管理者代表对责任部门提交的纠正与预防措施进行审批。审批的依据至少包括：（1）是否针对消除不合格产生的原因制定纠正与预防措施；（2）纠正与预防措施的完成期限是否符合要求。4.5.4 对涉及多个受控部门的纠正与预防措施，由质管办报请管理者代表协调解决。对难以协调解决的问题和因学院资源投入不足而发生的不合格，管理者代表应及时向主管院长报告。接到报告后，5个工作日内提出处理意见，并责成相关部门协调处理。4.5.5 主管院长对难以解决的问题，应提出处理问题的建议并及时向最高管理者报告，由最高管理者或最高管理层审定。4.5.6 最高管理者或最高管理层一般应在一个月内审定纠正与预防措施。4.6 纠正措施的实施与监督4.6.1 责任部门依据审定的纠正与预防措施，在规定期限内组织实施。4.6.2 在纠正措施完成期限到达后，质管办进行跟踪验证。验证情况要保存记录。4.6.3 质管办将投诉处理结果或纠正措施答复投诉方。（匿名投诉除外）。5 记录保存5.1 不合格报告由相关部门保存3年。5.2 不合格学生（学员）名单由相关部门保存至归档。5.3 纠正、预防措施及跟踪验证报告由质管办保存至归档。6 相关文件6.1 内部质量审核程序6.2 管理评审程序6.3 学籍管理程序6.4 大连航运职业技术学院学生手册6.5 中华人民共和国船员