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1 重庆首金房地产开发有限公司 公文写作规范 办公室 2 内容 公文管理的目的文书的种类及区别公文格式及式样公文格式设置的基本要求公文用印的基本要求公文会签流程 3 一 公文管理的目的 为实现公司公文处理规范化 制度化 科学化 提高公司公文处理的效率和质量 4 二 文书的种类及区别 请示 报告 决定 批复 通告 通知 通报 函 会议纪要 决议 5 1 请示 用于向上级单位请求指示 批准或需要上级单位答复的公文 2 报告 向上级单位汇报工作 反映情况 提出建议及答复上级单位的询问的公文 3 决定 对公司重要事项或重大活动做出安排 奖惩有关部门及人员 变更或者撤销下级单位不适当的决定公文 4 批复 上级单位答复下级单位请示的公文 5 通告 在公司内部公布应当遵守或周知的公文 6 通知 传达 批转上级 同级 不相属部门的公文 传达要求下级部门协助或需要通知或共同执行的公文 发布规章 任免聘用的公文 7 通报 表彰先进 批评错误 传达重要情况的公文 8 函 同级或不相属部门间相互介绍 商洽 催办 答复某些问题 请有关部门批准的公文 9 会议纪要 记载和表达会议重要精神及议定事项 要求与会部门共同遵守执行的公文 10 决议 经过会议讨论或议定 要求贯彻执行的公文 文书的种类 6 请示 批复 需要上级领导答复的公文 报告 决定不需要上级领导回复 通告 通知 通报 信息传达类的公文 函需要答复或者批准 会议纪要 决议属于要求贯彻执行的公文 文书的区别 7 三 文书的式样 一 请示文书的式样 二 报告文书的式样 三 决定文书的式样 四 决议文书的式样 五 通知 批复 通报 通告文书的式样 六 函文书的式样 七 会议纪要文书的式样 8 一 请示文书式样一 说明 1 适用范围 此种公文格式适用于下级机关向所属上级机关请示的公文 2 向上级机关请求指示 批准或者需要上级机关答复用 请示 请示公文应当做到 1 一般只写一个主送机关 2 除上级机关负责人直接交办的事项并要求直接报送外 下级机关不得向上级机关负责人报送 请示 3 请示公文不得抄送其下级机关 也不得抄送给个人 需要同时抄送给其他机关的 应当用抄送形式 4 请示要一文一事 请示公文应当注明联系人姓名和电话 5 一般不得越级请示 因特殊情况 必须越级请示的 应当抄送被越过的上级机关 9 一 请示文书式样二 说明 1 适用范围 此种公文格式适用于公司内部的请示 报告类公文 2 请示公文要一文一事 不能多头主送和越级请示 3 主送 填写上级主管领导或上级专业主管部门 4 会知和会知意见 即请示 报告的内容如涉及有关部门业务或有关单位工作 应先送有关部门或单位会知 请他们提出明确意见后再转呈上级主管领导或部门签批 5 密级 根据公文内容的秘密程度确定密级 6 标题 标明公文内容的简短语句 7 事由 需要请示 报告的具体内容 8 送出单位 即起草公文单位 并加盖单位印章 9 主管 起草公文单位的主管领导签字 10 经办人员 具体承办人员姓名 11 领导批示 由上级主管领导或上级专业主管部门领导批示 12 办理情况 由承办单位填写 13 编号 起草公文单位登记的公文顺序编号 14 日期 拟文日期 10 二 报告文书式样 说明 1 适用范围 此种公文格式适用于下级机关向所属上级机关报告工作或情况的公文 2 向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问用 报告 3 报告 应与 请示 严格分开 不得在 报告 中夹带请求批示或者批准的事项 4 除上级机关负责人直接交办的事项并要求直接报送外 下级机关不得向上级机关负责人报送 5 需要同时向上级其他机关报告的 可用抄送形式 6 公司内部的报告应填写 首钢总公司请示报告单 7 其他各要素参照 请示文书 说明 11 三 决定文书的式样一 说明 1 此种公文格式适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文 2 标题 决定 类公文的标题中应当有发文机关 3 成文日期和机关印章 有主送单位的 决定 类公文应当有成文日期和机关印章 无主送单位的不加盖机关印章 其成文日期即作出决定的日期 4 式样五 适用于发至范围比较大或者需要公开宣传一类的 决定 这类 决定 不写主送单位 需要登报的则上不印公文眉首 下不印公文版记 也不标附注 12 三 决定文书的式样二 13 四 决议文书式样 说明 1 适用范围 此种公文格式适用于经过会议讨论通过 并要求单位和个人贯彻执行的公文 2 标题 决议 类公文的标题中应当写明 机关 会议的决议 例如 首钢第十四届职工代表大会第二次会议决议 3 发文日期 凡是 决议 类公文 以会议通过日期为准 其日期位置应标在标题之下 正文之上加括号 4 决议 不加盖印章 14 五 批复文书式样 说明 1 适用范围 此种公文格式适用于上级机关向所隶属的下级机关行文 包括 通报 等 的公文 2 公文份数序号 公文印制若干份时每份公文的顺序编号 使用阿拉伯数码 顶格标识在版心左上角第 行 3 秘密等级和保密期限 如需要标识秘密等级 使用 号黑体字 顶格标识在版心右上角第 行 两字之间空 字 如需要标识保密期限 使用 号黑体字 顶格标识在版心右上角第 行 秘密等级和保密期限之间用 或 隔开 4 紧急程度 如需要标识紧急程度 使用 号黑体字 顶格标识在版心右上角第 行 两字之间空 字 如需要同时标识秘密等级和紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第 行 紧急程度顶格标识在版心右上角第 行 5 发文字号 在发文机关名称下空 行 用 号仿宋体字 居中排布 6 其他各要素参照 式样二 说明 15 六 通知文书式样 说明 1 适用范围 此种公文格式适用于上级机关向所隶属的下级机关行文 包括 通报 等 的公文 2 公文份数序号 公文印制若干份时每份公文的顺序编号 使用阿拉伯数码 顶格标识在版心左上角第 行 3 秘密等级和保密期限 如需要标识秘密等级 使用 号黑体字 顶格标识在版心右上角第 行 两字之间空 字 如需要标识保密期限 使用 号黑体字 顶格标识在版心右上角第 行 秘密等级和保密期限之间用 或 隔开 4 紧急程度 如需要标识紧急程度 使用 号黑体字 顶格标识在版心右上角第 行 两字之间空 字 如需要同时标识秘密等级和紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第 行 紧急程度顶格标识在版心右上角第 行 5 发文字号 在发文机关名称下空 行 用 号仿宋体字 居中排布 6 其他各要素参照 式样二 说明 16 七 通报文书式样 17 八 函文书式样 18 函文书式样 说明 1 适用范围 此种公文格式适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项的公文 2 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30毫米 发文机关全称下4毫米处为一条武文线 上粗下细 距下页边20毫米处为一条文武线 上细下粗 两条线长均为170毫米 每行居中排28个字 发文机关名称及双线均印红色 3 其他各要素参照 式样二 说明 19 九 会议纪要文书式样一 说明 1 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项的公文 2 式样十三 式样十四 会议纪要格式适用于定期召开的各种会议 如党委常委会 董事会等 3 式样十五 会议纪要格式适用于非定期召开的各种专题会 此种会议纪要可不编号 4 抄送的单位应是与会议内容有关的单位 5 会议纪要不加盖印章 20 九 会议纪要文书式样二 21 九 会议纪要文书式样三 22 四 公文的格式字体设置的基本要求 字体设置 标题华文中宋小2号字体可加黑 内容仿宋三号 成文时间 用汉字将年 月 日标全 零 写为 23 公文的格式基本要求 页面设置页边距设置 页边距上2CM 下2CM 左页边距2 6 2 8CM 右页边距2 6 2 8CM 24 公文的格式基本要求 页面设置纸张设置 使用默认设置 宽度21CM 高度29 7CM 25 公文的格式基本要求 页面设置页眉页脚 页眉距边界设置为0 页脚距边界设置为1CM 页码格式第X页共Y页 居中 26 正文各级标题式样要求 例如 第一章XXXXXX 第一章 需居中 后所接内容需半角输入状态空两个字符 例如 第一条XXXXXX 第一条 需左顶格 后所接内容需半角输入状态空两个字符 一 XXXXXX 序号编码需左顶格 1 XXXXXX 内容排头需空格两个字半角输入状态 1 XXXXXX 内容排头需空格两个字半角输入状态 1 XXXXXX 内容排头需空格两个字半角输入状态 27 上行文 汇报 式样 上行空14行公司字号仿宋小三号居左顶格 签发人居右顶格 28 平行文 函 式样 代码份号为黑体小四 红头字体为宋体70号字体 主题词为黑体三号字体 29 五 公文的用印要求 公文盖章 应以文件会签表上总经理签发时的签字为依据 经办公室主任校对后用印 总经理未签字的公文 不得用印 除会议纪要和内部情况通报外 其他公文都应加盖印章 30 六 公文会签流程 公文会签流程 1 公文下发必须经过会签流程 各相关部门根据自身的相关工作 对拟定的公文初稿提出意见或建议 2 各相关部门形成的会签意见 拟稿部门应高度重视 并在上报公司经营层会签前进行第一次统一性修改 利于保证制度执行时的可操作性 3 各会签部门收到公文初稿 必须抽出时间对拟定的公文进行认真 仔细阅读 并提出意见和建议 会签时间尽量不超过一个工作日 严