国际商务英语信函书写的格式及结构.pdf

156 学 术 论 坛 现代企业教育 M O D E R N E N T E R P R I S E E D U C A T I O N 在英语课堂教学中适时开展竞赛活动也是提高课堂活力 调动全体学生参与扩大课堂交际教学面的好办法它可以培养 学生合作精神激发主动参与的自主学习要求师生在活动中角 色的转换有利于实现学生是学习的主体的地位以竞赛形式开展 活动更容易调动学生的学习主动性和积极性另外英语教师 还应指导学生开展各种各样的有益的课外活动为学生创造讲英 语的环境和条件形成用英语思维的习惯课外活动的开展可以 增加教学活动中创造性活动成分可以为学生智能的发挥胡春洞 1 9 9 0 3 1 5学生通过参加课外活动去接触丰富的词汇并帮助 他们在实践中提高语言运用的能力胡春洞 1 9 9 0年 总之交际能力实际上是一种在真实情景中创造性的独立运 用外语的能力是一种运用语言的高级能力交际能力是通过运 用语言形式规则和使用规则来实现的语言知识和交际能力两者 是并行不悖相辅相成的统一体语言基础知识只有在语言交际 活动和掌握运用外语能力的过程中才能得到巩固和发展在新形 势下英语教师应改变教学观念克服传统的语言教学只重视语 言知识不注重能力培养的缺陷在教学中重视优化课堂教学 突出使用语言这一教学目标在具有交际目的语言环境中进行教 学将学生的学和生活中的用紧密结合起来注重培养 学生使用英语进行信息交流和社会交际的能力使学生的英语交 际能力得到一定的提高 参考文献 1 H a r m e r J e r e m y H o w t o T e a c h E n g l i s h F o r e i g n L a n g u a g e T e a c h i n g a n d R e s e a r c h P r e s s 2 0 0 0 2 胡春洞 英语教学法 M 高等教育出版社1 9 9 0 年 3 黄国文 交际能力与交际语言教学 J 现代外语 1 9 9 3 3 4 章兼中 外语教学心理学 M 安徽教育出版社1 9 9 5 年 5 陈静 交际法在英语课堂教学中的应用 J 昆明大学学报 2 0 0 3 1 6 何安平 外语教学大纲教材课堂教学设计与评估 M 广东教育出版社2 0 0 3 年 在国际贸易中 一笔交易 除当面洽谈外 通常是采用信函和 电子信函等方式进行洽商 最终达成协议 签订合同 以确立合同 当事人之间的经济关系因此 国际商务英语信函是进行国际贸 易的重要通讯手段 在对外贸易中的位置也越来越重要它有其 自身独特的语言特点目前英美人士都倾向于在函件中用简明 的语言来表达对于即将从事或正在从事的商务人员来说 熟练 掌握国际商务英语书写的格式及结构并加以应用是一项不可或 缺的技能 1 英语信函的格式 S t y l e o f E n g l i s h B u s i n e s s L e t t e r s 国际商务英语信函通常用电脑打字机打出用黑色带打印出 来除非特殊情况要求手写但手写必需用黑色或深蓝色墨水 不得用铅笔或其他彩色笔一封外贸英语信函不得任意涂改信 纸只能用一面 国际商务英语信函打字的格式有一定的要求其格式大体可 以分为下列四种 1 1 缩进式 I n d e n t e d S t y l e 地址和其他需分行的地方后行比前行都向里缩进二至三个 英语字母每段开始向里缩进四至五个英文字母信末发信人签 名在打字时也应比上面的结束语一行向里缩进二至三个英语字 母整封信要显得匀称美观 1 2 齐头式 B l o c k e d S t y l e 分段时包括日期和签名都从左边开始每行对齐成一垂 直线打字时不必考虑左边的留空这样可以节省时间 1 3 折中齐头式 C o m p r o m i s e B l o c k e d S t y l e 折中齐头式大致与齐头式相似所不同的是信头客套结语 和签名放右方故称折中齐头式 1 4 混合式 M o d i f i e d S t y l e 混合式大致与折中齐头式相似所不同的是正文每段开始向 里缩进四至五个英文字母几种格式混合采用故称混合式 以上四种格式缩行式或混合式是英式的信函格式齐头式 或折中齐头式是美式的信函格式缩进式和齐头式现在用得很少 了 而折中齐头式和混头式的使用较为普遍其中又以折中齐头 式更为广泛使用 主要是由于电脑在商务英语函电的写作中的应 用使信函的排版和左右对齐很容易 2 英语信函的结构 S t r u c t u r e o f a n E n g l i s h B u s i n e s s L e t t e r 信函的组成包括下列若干部分在一般情况下前七个部分 是不可缺少的 2 1 信头 H e a d i n g 信头有时也叫发信人的地址在信笺的右上角离开信纸顶 头约一英寸信头表示出一家公司的品格有助于给人们留下该 公司的印象除公司的名称及地址外信头还可包括电话号码 电报挂号使用的电报代码电传号码传真号码电子信箱以 及所经营的业务信函的信头通常印在该公司所使用的信笺上 2 2 日期 D a t e 日期在地址下面以便让收信人知道写信日期日期应按月 日年美式英语或日月年英式英语的顺序全文写出 日既可用基数词 1 2 或3 等又可用序数词 1 s t 2 n d 或3 r d 等 2 3 封内地址 I n s i d e A d d r e s s 封内地址包括收信人的姓名和地址写在左上角沿着左面 页线比右上角的日期约低一到两行如果知道某部门的主管人 员写信时须用他的头衔封内地址的一般规则如下 1 收信人的姓名及头衔 2 商行名称 3 门牌号码和街名 4 城市或镇名 5 州县名及其邮政编码 6 国名如该信寄往国外 2 4 称呼 S a l u t a t i o n 称呼是对收信人的尊称语其位置是在封内地址的下面两行 处并与之平头对一般男子用 M r 对未婚女子用 M i s s 对已 婚女子用 M r s 用丈夫的姓名对一般女子也可用 M s美式英 语在称呼后面必须用逗号但美国也通常用冒号 如果知道收信人的姓名 就应写D e a r M r D e a r M r s D e a r M i s s 或D e a r M s 尊敬的先生 尊敬的夫人 尊敬的小姐或尊敬的女士如果不知道收信人的 姓名就用D e a r S i r 或 D e a r M a d a m 尊敬的先生或尊敬的女士 国际商务英语信函书写的格式及结构 万 益 孝感学院外国语学院 湖北孝感 4 3 2 0 0 0 157 2006 年第 6 期下 学 术 理 论 现代企业教育 M O D E R N E N T E R P R I S E E D U C A T I O N 现代企业 教育 如果信是写给企业或公司的那么就用D e a r S i r s 英式英语后 面跟逗号或 G e n t l e m e n 美式英语后面用冒号尊敬的先生 们现在企业或公司有时由妇女开设或经营业务因此当写 信人不能确切阅信人将是男士还是女士时则越来越习惯用 D e a r M a d a m o r S i r尊敬的女士或先生 以表示敬意 现在也开始用D e a r S i r s o r M m e s 或L a d i e s G e n t l e m e n 这样的称呼 以免有性别歧视之嫌 写信给那些妇女社会地位得到公认的国家里的企业或公司时尤 其要注意这一点 2 5 正文 B o d y o f t h e L e t t e r 正文是信函的核心部分包含有收信人所要得到的信息第 一行须离称呼一个行距或两个行距可齐头或与分段时一样缩进 五个字母写起正文每段之间须离一个行距或两个行距这样显 得清楚 2 6 客套结语 C o m p l i m e n t a r y C l o s e 客套结语写在结尾语下隔一行处从正中或偏右处写起第 一个字母大写后面加逗号敬意结尾最常用的词语如下 1 如 果知道收信人的姓名 可用Y o u r s s i n c e r e l y您忠诚的 2 如果 与收信人不太熟悉 则用Y o u r s f a i t h f u l l y您忠实的 或Y o u r s t r u l y 您真挚的 3 如果信件带有特殊的官方性质那么就用Y o u r s m o s t c o r d i a l l y您最真诚的 或Y o u r s r e s p e c t f u l l y您恭顺的 等 2 7 签名 S i g n a t u r e 签名应用墨水笔写在表示敬意的结尾下面由于外贸英语函 电正式即使函件书写者认识收信人通常也要签上本人全名 亲笔签名往往字迹潦草不易识别因此还需要用打字注明拼 法本人头衔可打在签名下方 2 8 附件 E n c l o s u r e 函件如有附件须离签名一个行距或两个行距在信笺的左 下角写上E n c l 或E n c E n c l o s u r e 的缩写然后写上附件名称 附 件如不止一件应写明件数 2 9 抄送副本 C a r b o n C o p y 如果信函的内容需要送给有关部门或人士知悉时可以在附 件的下方注明C C 或c c C a r b o n C o p y 的缩写后面写上副本收 受人的姓名或部门表示副本抄送某人或某部门如果不希望收 信人知道有抄送副本则可在副本上标明B C C 或b c c B l i n d C a r b o n C o p y 的缩写 2 1 0 附言 P o s t s c r i p t 附言有时也叫又及一般来说除非确系必要最好不用附 言如果在信的本文写完之后又有新的情况必须通知收信人 那么加上附言也是合理的在信笺的左下角离签名一个行距 或两个行距 写上P S 或P SP o s t s c r i p t 的缩写再补写上一到二 行附言然后写上函件书写者姓名的第一个字母 2 1 1 经办人 A t t e n t i o n L i n e 有时写信人希望收信人或公司将该信函迅速交给经办人或 经办部门办理这时可以在封内地址和称呼之间加上经办人的姓 名或职衔 常见的写法如下 A t t e n t i o n M r J o h n S m i t h C h i e f E x e c u t i v e O f f i c e r或C E OA t t e n t i o n o f M r J o h n S m i t h C h i e f E x e c u t i v e O f f i c e r 或C E OA t t e n t i o n o f C h i e f E x e c u t i v e O f f i c e r或C E O 如经办人 姓名不详可只写其职衔 2 1 2 事由 S u b j e c t 事由也称为标题C a p t i o n事由写在称呼下面两行处一般 置与信笺中间写事由的目的是使对方的收发人员看了它就迅速 将信函转递给经办人不必等待读完信中全部内容后才能确定 以便于归档和查阅因此事由须简明扼要说明商品名称数 量信用证或合同号码即可有时前面也加上 R e 旧时信函用 语意思是关于也即事由但不是英语r e g a r d i n g 的缩 写也可前面什么也不加在事由下面加下划线事由的写法一 般如下 S u b j e c t L a p t o p C o m p u t e r R e L a p t o p C o m p u t e r L a p t o p C o m p u t e r 2 1 3 查询号 R e f e r e n c e N u m b e r 查询号也称为参考编号查询号是发信人为了便于归档分类 而遍的号有的商行为了便于查找收到的信与他们哪一封信有 关或使对方能迅速地找到有关信件在信笺上日期附近或封内 地址上印有 O u r R e f 以及Y o u r R e f R e f 为R e f e r e n c e 的缩写 参考文献R e f e r e n c e s 1 凌华配朱佩芳外经贸英语函电与谈判 M 北京中 国对外经济贸易出版社2 0 0 3 年 2 戚云芳英语书信 M 上海 上海外语教育出版社 1 9 8 4 年 3 朱纪伟入世商务英语写作 M 合肥安徽科学技术 出版社2 0 0 2 年 4 庄学艺周耀宗外贸业务与函电 M 上海上海外 语教育出版社2 0 0 0 年 在宪法修正案中保障人权原则和私有财产不受侵犯的原则的 确立是对我国未来社会影响最大最有价值的是两条必定会在 社会主义和谐社会建设中起着举足轻重的作用并使政治文 明具备越来越明确而丰富的内涵 一保护公民的合法的私有财产的内涵 私有财产权是公民的一项基本权利但是长期以来我国理 论上仍然非常严格地将私人个体与由其派生的民众或公民对立了 起来我们总是把公有制同私有制视为势不两立力求建立一 个纯粹的社会主义公有制并且误把国有制当作公有制的高级形 式 1 事实上确立公民的合法的私有财产不受侵犯正是人权 保障的进一步贯彻和具体落实有利于推动社会主义和谐社会的 建设 1 保护公民的合法的私有财产并不违背马克思关于所有制的 理论马克思早已提出重建个人所有制的设想他提出在协作 和对土地及靠劳动本身生产的生产资料的共同占有的基础上重 建个人所有制马克思预测的重建个人所有制就是指社会 主义社会里每个公民都普