合同管理制度_20111215(定稿).doc

内蒙古中服实业有限公司合同管理制度第一章 总则第一条 为规范公司合同管理工作，确保公司签订的合同合法、有效，降低或避免因合同风险带来的经济损失，根据国家有关法律、法规，结合公司实际情况，特指定本办法。 第二条 公司对外与法人、其他经济组织和自然人签订的合同，除应当遵守国家有关法律法规外，还应遵守本制度。第三条 本制度所称的“合同”是指以明确当事人之间民事权利义务关系为内容的法律文件，包括：合同、协议、合约、订单等。第四条 本制度所涉及到的全部合同必须采用书面形式。第五条 公司职能部门对外签订各类合同时，必须以“内蒙古中服实业有限公司”的名义订立。第六条 公司订立的各类合同原则上不得订立事后合同。未按照本制度规定而订立、履行的合同，因此产生的法律责任由相关责任人承担。第七条 公司投资性合同及重大合同由法定代表人或授权委托人负责签署，其他经营类合同由法定代表人授权的总经理直接签署，其他人员无权签署合同。第二章 管理职责第八条 公司各部门应确立以总经理总负责、合同部及相关责任人共同监控管理的合同管理机制，明确相应职责，对合同进行归类管理。第九条 公司各业务部门、合同管理人员及法律顾问有权依据各自职责对合同进行审核监督，相关部门应当给予支持配合。第十条 公司合同管理实行承办人责任制，承办人对其职务行为负责并承担相应责任。第十一条 合同部是公司的合同综合管理部门，其职责如下：（一）监督公司合同管理规章制度的执行。（二）协同相关部门参与合同洽谈，并进行条款的拟定与修改，提交合同签署授权人签字生效。（三）审查合同条款的合理性和合法性，通知并配合公司法律顾问进行合同审查。（四）管理合同，建立合同档案备案。（五）配合律师参与合同纠纷的仲裁、诉讼活动。第十二条 合同经办部门的职责公司合同经办部门包括除合同部以外的其他相关业务部门。（一）负责签约前对市场及客户资质、资信进行调查及合同履行能力进行评估。（二）参与合同洽谈、论证合同的可行性。（三）检查合同的履行情况。第十三条 合同审核审批人职责 （一）合同经办部门负责人对合同发生的合理性、真实性负责审核（二）合同经办部门负责人对签约内容与企业经济利益要求的一致性进行审核，同时对资金使用的合理性、真实性负责审核。（三）财务部按照相关财务管理制度及职责进行资金把关审核。（四）公司法定代表人或授权委托的总经理对合同条款及资金使用的合理性进行审核，对合同的订立具有最终决定权。第十四条 在合同履行过程中，各相关部门的监督职责：（一）合同经办部门的监督职责1、各合同经办部门对各自负责的合同履行进行监督、检查，保证合同按照签订的相关条款执行。2、合同履行过程中，如对方发生违约，应立即采取应对措施，并向公司负责人汇报。3、合同履行时如出现纠纷，在处理过程中，未经公司总经理授权，不得向合同对方作出实质性答复或承诺。（二）财务部门的监督职责1、合同款项符合公司统一的资金调度计划。2、按合同条款审核并执行结算业务。凡未按合同条款履约的、审核（含验收）未通过的业务，有权拒绝付款。3、财务部门认为需审核的其他内容。第三章 合同订立、审批程序第十五条 合同订立程序包括：对市场及客户资质资信调查审查审核确定签约方起草合同审核审批正式签订。第十六条 合同经办部门对市场及对方资质资信调查的内容包括：对拟签约对象民事主体的基本情况、运营实力、技术和质量指标保证能力、市场信誉等方面进行调查，以确定其是否具有对合同的履约能力和独立承担民事责任的能力，并查证对方签约主体的合法身份和企业资质（企业营业执照、组织机构代码、税务登记证、企业资质证书、开户许可证等副本原件和授权委托书的原件，并提供加盖公章的复印件）。第十七条 合同经办部门审查审核通过后，由合同部配合相关负责人及专业人员参与起草或修改合同，并由律师进行合同审查。第十八条 对合同条款进行审核的内容包括：签约条款是否完整；文字表述是否准确、合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、金额等内容是否标示准确；合同有关附件是否齐备等。第十九条 对于合同的审核意见各相关部门须签署合同审核审批表（见附件一），作为审查审核过程中的记录和凭证，由合同部留存并及时归档。第二十条 对于经审核确认签订的合同，由总经理正式签订，合同部加盖公司印章及骑缝章并及时整理归档。第四章 合同的履行第二十一条 合同依法成立后，即具有法律约束效力。合同执行部门须积极行使合同所赋予的权利，履行合同所规定的义务。第二十二条 财务部应按照合同约定的数量、期限和付款方式等内容支付合同价款或督促合同经办人催收合同价款。第二十三条 对外付款合同在工程完工后或标的物到货后，合同经办部门组织相关人员进行验收，验收合格的，按合同约定条款进行付款；验收不合格的，及时按合同约定条款或相关法律法规向合同对方提出改进措施或进行退货索赔。第二十四条 合同履行过程中，需要合同部与合同对方协商变更合同条款或订立补充协议的，按合同订立审批程序执行。第二十五条 签订合同后，合同经办部门应当积极、全面履行。如遇合同不能履行或不能完全履行，承办人应当及时将有关情况告知所在部门及上级领导，并采取补救措施，减少损失。第二十六条 遇有不可抗力等因素影响合同履行时，合同执行部门应当及时将有关情况报告至分管领导，并由承办人于不可抗力事件发生当日或3日内以书面形式通知对方，并收集有关证据。第五章 合同的归档第二十七条 合同签订后，合同部对所签订的合同进行收集、归档，并对合同中所涉及到的相关业务部门进行合同送达，相关部门收到合同后签字确认。第二十八条 合同正式签订完成后，由合同部负责对合同进行用友V.35系统合同录入管理，相关部门按照系统流程进行合同审核确认。第二十九条 合同归档时原则上确保档案室及合同部留存原件，各业务部门留存复印件。第三十条 合同部应对合同以工程项目、合同种类及合同编号为索引进行整理归档，统一保存于固定文件柜中。第六章 附则第三十一条 跨部门合同借阅及查阅规定按照内蒙古中服实业有限公司档案管理制度中有关规定执行。第三十二条 合同签订过程中相关印章的使用按照内蒙古中服实业有限公司印章管理制度中有关规定执行。第三十三条 本制度由公司合同部负责解释、补充，由总经理批准后实施。附件一 合同审核审批表 工程类合同名称签订方合 同 部（签字） 完成时间： 年 月 日工程 部（签字） 完成时间： 年 月 日预 算 部（签字） 完成时间： 年 月 日法律顾问（签字） 完成时间： 年 月 日副总经理（签字） 完成时间： 年 月 日总经理（签字） 完成时间： 年 月 日 合同