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会计实务操作 主讲 王建章 主要内容 第一章建账准备工作第二章原始凭证的取得与审核第三章记账凭证的填制与审核第四章明细账的登记第五章总账的登记第六章对账与结账第七章财产清查第八章会计档案的整理 装订与保管 第一章建账准备工作 一 建账的涵义二 相关单据展示三 建账的具体流程 一 建账的涵义 建账就是根据 中华人民共和国会计法 和国家统一会计制度的规定 企业具体行业要求以及将来可能发生的会计业务情况 确定账簿种类 格式 内容 购置所需账簿 然后根据企业日常发生的业务情况和会计处理程序登记账簿 新建单位初始和原有单位年度开始时 会计人员均应根据核算工作的需要设置应用账簿 建账一般为手工建账 但现在随着财务软件的广泛推广 电算化建账也成为财务人员应该掌握的一项专业技能 建账工作大体分为两个流程 1 建账前准备工作 选择会计软件 购买会计账簿 记账凭证等建账素材 2 建账操作工作 选择适合企业的会计准则 账簿及日常经济业务涉及到的会计科目 进行账簿的填制 二 相关单据展示 一 账簿启用及交接表账簿启用及交接表是为了保证会计账簿记录的合法性和资料的完整性 明确记账责任 而填写的一个表格 一般应当由专人负责登记 主要内容有 单位名称 账簿名称 账簿编号 账簿页数 启用日期和经管人员及会计负责人签章 并加盖单位公章 二 日记账 日记账亦称序时账簿 是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿 一般分为库存现金日记账和银行存款日记账 采用订本式账簿 现金日记账主要是企业经济业务活动中涉及现金收入及现金支出的相关记录 即企业的现金流水账 现金日记账的主要填写内容包括 页码 日期 凭证字号 摘要 借方金额 贷方金额及余额 银行存款日记账主要是企业经济活动中涉及银行存款账户收支的相关记录 即企业的银行存款流水账 银行存款日记账的主要填写内容与现金日记账相同 三 明细分类账 明细分类账是按照二级或明细科目设置的账簿 一般采用活页式账簿 明细分类账按账页格式不同可分为三栏式 数量金额式和多栏式 三栏式 适用于只需进行金额核算的明细核算 如 应收账款 长期股权投资 材料成本差异 等账户的明细账 数量金额式 适用于既进行金额核算 又进行数量核算的明细账 如原材料和库存商品明细账 多栏式 适用于费用 成本 收入和成果的明细核算 如管理费用和销售费用等明细账 四 总分类账 总分类账为一级账目 统驭明细账 通常按每一总分类账户开设账页 一般采用 借方 贷方 余额 三栏式账页 内容主要包括 账户编号 名称 账页页次 日期 记账依据 借方 贷方金额 期初 期末余额等 三 建账的具体流程 一 购买建账素材会计要完成建账工作 第一步就是要准备齐全各类建账素材 建账需要准备的素材主要有 1 基本素材 通用记账凭证10本 数量金额式明细账2本 多栏式明细账2本 三栏式明细账1本 现金 银行存款日记账各1本 总账1本 2 辅助素材 记账凭证封面 包角 原始凭证粘贴单各2本 档案盒5个 胶水2瓶 订书机1个 回形针2盒 剪刀1把 签字笔2支 大夹子10个 订装器1台 记账凭证装订线 装订工具1套 口取纸1本 二 选择适用准则 应根据企业经营的行业 规模及内部财务核算的特点 选择适用 企业会计准则 或 小企业会计准则 三 准备账簿 企业究竟应设计和使用何种账簿 要视企业规模大小 经济业务的繁简 采用的核算形式等因素而定 四 科目选择 可参照选定会计准则中会计科目及主要账务处理 结合自己单位所属行业及企业管理需要 依次从资产类 负债类 所有者权益类 成本类 损益类中选择出应设置的会计科目 五 填制账簿 1 封皮 在账簿封面上写明单位名称和账簿名称 2 扉页 主要包括 账簿启用交接表 和 账户目录 填写账簿启用交接表时应注意 经管人员 需加盖相关人员人名章 记账人员更换时 应在交接记录中填写交接人员姓名 经管及移交时间和监交人员职务 姓名 粘贴印花税票并划双横线 除实收资本 资本公积按万分之五贴花外 其他账簿均按5元每本贴花 如明细账分若干本的话 还需在表中填列账簿名称 对于活页式的明细账 一般在最后装订成册后再填写 账簿启用交接表 山东蓝天海岸股份有限公司 银行存款日记账 第003号 100 20140701 20140701 王云 张海丰 杨致远 20140701 3 日记账账页的填列 1 2014 0101 上年结转 585000 4 明细分类账的填列 数量金额式 适用于既进行金额核算 又进行数量核算的明细账 如原材料和库存商品明细账 原材料明细分类账 A材料 第一仓库 千克 001 2014 0101 上年结转 借 6000 50 20 30120000 多栏式明细分类账 一般成本费用类账户设置多栏式明细账 期初一般没有余额 只需要把成本项目填上 本月有发生额时直接填列即可 财务费用 借 利息支出 手续费 汇兑损益 其他 填写明细账时的注意事项 明细账账页按资产 负债 所有者权益 成本 收入 费用的顺序把所需会计科目名称写在左 右 上角或中间的横线上 或直接加盖科目章 成本 收入 费用类明细账因年底结转入本年利润科目 故年初建账时无余额 只需把二级科目分项目列示 如 管理费用 借方要分成 办公费 交通费 电话费 水电费 工资等项列示 为了查找 登记方便 在设置明细账账页时 每一账户的第一张账页外侧粘贴口取纸 并各个账户错开粘贴 5 总分类账的填列 填写总账账簿时应注意 因采用订本式 在每页的右上角已印好页码 填写时根据情况应给每个账户留足空间 并要把科目名称及其页次填在账户目录中 按资产 负债 所有者权益 成本 收入 费用的顺序把所需会计科目名称写在右上角的横线上 或直接加盖科目章 应收账款1131 2014 0101 上年结转 借 19500 第二章原始凭证的取得与审核 一 原始凭证的概念和分类二 各类原始凭证的取得三 原始凭证的整理四 原始凭证的审核 一 原始凭证的概念和分类 一 原始凭证的概念原始凭证是企业在经济业务发生或完成时取得或填制的 用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据 二 原始凭证的分类 1 按照来源不同原始凭证可分为外来原始凭证与自制原始凭证 外来原始凭证 是指在经济业务发生时从其他单位或个人直接取得的原始凭证 如购买材料时由销货方开来的发票 委托运输企业运送货物时由运输企业开来的运费收据 对外支付款项时从收款单位取得的收据等 都属于外来原始凭证 自制原始凭证 是指本单位内部具体经办业务的部门或人员在执行或完成某项经济业务时填制的原始凭证 如 收料单 领料单 等 2 按照填制手续及内容不同分为一次凭证 累计凭证 汇总凭证 一次凭证 是指在一张凭证上只记载一项经济业务 或同时记载若干项经济业务 但是手续一次完成的原始凭证 如现金收据 领料单 收料单 借款单 发货票等 外来原始凭证一般都属于一次凭证 累计凭证 是指在一张凭证上连续记载一定时期内不断重复发生的同类经济业务 需要分次完成填制手续 可多次使用的原始凭证 其特点是 在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务 随时结出累计数及结余数 以便于与计划或定额数进行比较 达到费用控制的目的 它主要适用于某些经常重复发生的经济业务 最具代表性的是限额领料单 汇总凭证 是指根据一定时期内若干张反映同类经济业务的原始凭证汇总编制而成的一种原始凭证 对于一些经常重复发生的同类经济业务 可以编制汇总凭证 并以此作为记账的原始依据 汇总凭证合并了同类型经济业务 简化了记账工作量 常见的有发出材料汇总表 工资结算汇总表 差旅费报销单等 3 按照格式不同可以分为通用凭证与专用凭证 通用凭证 是指由有关部门统一印制 在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证 其使用范围可以是某一地区某一行业 也可以全国通用 如由人民银行制作的银行转账结算凭证 在全国通用 专用凭证 是指由单位自行印制 仅在本单位内部使用的原始凭证 如领料单 差旅费报销单 工资费用分配表等 4 按照经济业务类别不同 原始凭证可以分为与款项收付业务相关的原始凭证 与成本费用相关的原始凭证 与购货业务相关的原始凭证以及与销货业务相关的原始凭证 原始凭证是企业账务处理的依据 通常由会计负责保管 取得和填制原始凭证是会计工作的基本内容之一 二 各类原始凭证的取得 一 与款项收付业务相关的原始凭证与款项收付业务相关的原始凭证是企业发生的与资金 收款付款业务相关的原始凭证 主要是用来记录企业的现金和银行存款收付增减等业务 此类原始凭证企业使用非常频繁 与款项收付相关的原始凭证一般为一次性的凭证 如现金借款单 现金缴存单 现金收据 银行支票存根 付款申请单等 可以由企业自行印制 也可以统一购买 由相关人员在业务发生时领用填制 我们以企业收款收据为例 向大家具体讲解与款项收付业务相关的原始凭证 收据是企事业单位在经济活动中经常使用的原始凭证 它用于证明收了某笔款项 收据一般为三联式 第一联为存根联 出纳自己收存备查 第二联收据联 盖上企业公章或财务专用章后 交给对方作为收款证明 第三联为财务联 出纳开具加盖公章或财务专用章后交由对应的会计人员进行账务处理 收据的主要内容包括 单位名称 业务日期 品名及规格 数量 单位 单价及大小写金额 下图为出纳为员工办理完还款 向员工开具收据后送交会计人员的收据财务联 二 与成本费用相关的原始凭证的取得 与成本费用相关的原始凭证是指企业在经济活动中发生的与成本 费用相关的原始凭证 用来记录生产产品 发生费用的情况 可以是外来原始凭证也可以是自制原始凭证 企业员工报销的差旅费 培训费等都是外来原始凭证 工资表 固定资产折旧表 产品成本计算单等 都是企业自制的原始凭证 我们以企业取得的差旅费发票与自制的固定资产折旧表为例 向大家具体讲解与企业成本费用相关的原始凭证的取得 1 从企业外部取得的差旅费发票出纳为员工办理完借款报销业务后会将报销单 报销发票等相关原始单据传递给相对应的会计人员进行账务处理 下图为企业销售部员工报销的差旅费发票 2 企业自制的固定资产折旧表固定资产折旧表是企业反映固定资产折旧情况的表格 企业应该有专门的会计人员在固定资产的使用寿命内每月末按确定的方法对应计折旧额进行系统的分摊 并反映到固定资产折旧表中 作为企业进行账务处理的原始凭证 固定资产折旧表的主要内容有固定资产名称 使用部门 购入日期 数量 单位 固定资产原值 折旧方法 折旧年限 预计残值 月折旧额 累计折旧额 净值等项目 三 与购货业务相关的原始凭证 与购货有关的原始凭证是指企业发生的与采购及入库业务有关的原始凭证 购货业务相关的原始凭证记录的是材料采购或者劳务的供应情况 在实务中 与采购业务相关的原始凭证通常包括从采购单位取得的发票 企业的入库单以及从运输单位取得的运费发票等 我们以企业购进货物收到增值税发票为例 向大家具体讲解与企业购货业务相关的原始凭证 企业购进货物应向销货单位取得增值税发票 如取得的是专用发票的还应索取增值税专用发票抵扣联 增值税专用发票是由国家税务总局监制设计印制的 只限于增值税一般纳税人领购使用的原始凭证 它是反映纳税人经济活动的重要会计凭证 也是记录销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明 增值税普通发票的基本联次为两联 发票联和记账联 增值税专用发票的基本联次为三联 第一联是记账联 是销货方发票联 销货方作为销售货物的原始凭证 第二联是抵扣联 购货方用来抵扣进项税额的凭证 第三联是发票联 购货方用来记账的原始凭证 四 与销货业务相关的原始凭证 与销货业务相关的原始凭证是指企业发生的与销货及出库业务相关的原始凭证 如增值税发票 记账联 发货单 交款单 运费单据等 企业存货发出的原始凭证为出库单 一般由仓库工作人员负责填写 企业销售商品或劳务开具发票后应将发票记账联留存企业 作为会计记账的原始凭证 并将对应联次交送客户 作为对方进行账务处理的原始单据 注意 收据能否作为费用入账 普通收据不能作为费用凭证入账 只有行政事业单位开具的财政收据可以作为原始凭证入账 普通收据即使加盖财务章 也不能作为费用报销 企业一般规定不允许以普通收据作为费用的原始凭证报销 行政事业单位的收据会列明 财政 字样 它可以直接作为原始凭证入账 三 原始凭证的整理 一 原始凭证整理的涵义 二 原始凭证整理业务的具体流程 一 原始凭证整理的涵义 在实务工作中 会计在编制记账凭证之前 必须对原始凭证进行适当的整理 即按照发生的时间顺序 把原始凭证进行归类整理 以便于后面的账务处理 原始凭证的归类整理是会计应该掌握的基本技能之一 二 原始凭证整理业务具体流程 实务中 会计人员会收到不同类别与大小的原始凭证 会计人员需要对原始凭证进行整理 一般需要按照一定顺序将原始凭证排列整齐并根据情况进行折叠或粘贴 1 原始凭证的归类排序 会计收到原始凭证时 首先应将原始凭证进行整理排序 会计应将原始凭证按时间顺序排序 根据经济业务发生的日期先后顺序逐日排列 对于同一天经济业务较多时 可按照原始凭证的类别分类保管 可以按照与款项收付业务相关的原始凭证 与成本费用相关的原始凭证 与购货业务相关的原始凭证以及与销货业务相关的原始凭证分别归类 对于每一类原始凭证 用回形针夹起 等到装订时将回形针抽去即可 企业的各种合同可以单独登记保管 并在有关的记账凭证和原始凭证上注明日期和编号 原始凭证的尺寸大于记账凭证时 会计人员应按照记账凭证的尺寸 将原始凭证先自右向左 再自下向上两次折叠 折叠时应注意将凭证的左上角或左侧面空出 以便于装订后的展开查阅 2 原始凭证的折叠 3 原始凭证的粘贴 对于纸张面积过小的原始凭证 要采用粘贴的方法 即按一定次序和类别将原始凭证粘贴在原始凭证粘贴单上 粘贴时要注意 应尽量将同类的凭证单据粘在一起 粘贴原始凭证时应注意事项 1 原始凭证必须贴在粘贴单的装订线内 装订线在一般粘贴单内2公分处 2 粘贴原始凭证时要按不同的类别分类粘贴在一张粘贴单上 大票贴在下面 小票贴在上面 一般要错层粘贴 间隔不小于5毫米 呈鱼鳞状均匀排列 不能罗列在一起 3 同类原始凭证如果数量较多 大小不一 应按凭证规格的大小进行分类 同一张粘贴单上所粘贴的凭证尽量保持大小一致 4 每张原始凭证粘贴单所粘贴的凭证不得过多 规格较大的凭证可粘贴2 6张 规格较小的凭证 如停车费 过路过桥费 定额餐饮发票等 可粘贴8 10张 一张粘贴单不够时 可使用多张 5 员工报销差旅费时 对于住宿费 过路过桥费 车船票等报销凭证 一般应使用差旅费报销单做封面 车船费按乘车时间顺序粘贴整齐 6 原始凭证粘贴完毕 需将凭证张数 合计金额在粘贴单上填写完整 四 原始凭证的审核 一 原始凭证审核的重要性 二 原始凭证审核的要点 三 对不符合要求的原始凭证的处理 一 原始凭证审核的重要性 原始凭证的审核是指会计在进行账务处理前对原始凭证的合法性 真实性 合理性等内容进行审核 以保证会计核算的质量 防止贪污 舞弊等违法现象的发生 为了正确地反映和监督企业各项经济业务 确保会计资料真实 正确和合法 必须对原始凭证进行严格认真地审核 会计法 规定 会计人员担负着审核原始凭证的职责 会计人员收到原始凭证审核无误后才可以进行账务处理 二 原始凭证审核的要点 会计人员应对会计凭证的合法性 真实性 完整性与准确性进行审核 具体审核要点如下 1 审核原始凭证的合法性审核原始凭证反映的经济业务是否符合现行法令及财务制度的规定 费用开支是否符合企业相关要求 审核原始凭证本身是否合法 如企业购进库存商品 必须取得对方开具税务局规定的统一发票 2 审核原始凭证的真实性 审核原始凭证所反映的经济业务是否与实际情况相符 如企业购进货物的数量 品种 规格是否和验收单一致 销售货物的数量 品种 规格等是否和出库单一致等 有无伪造 变造凭证等情况 3 审核原始凭证的完整性 对于外来发票和收据 应注意凭证上单位名称 发票抬头 品名 计量单位 数量 单价 总金额等各项内容是否齐全 是否有单位财务专用章或发票专用章 是否有税务机关的发票监制章 对于外来的原始凭证还要审核在本单位办理手续是否齐备 比如发票 收据等是否经过有关人员复核 货物是否经过验收 报销时有关经办人员是否签章 是否经过领导批准等 对于自制的原始凭证 同样应审查填写是否齐全 有关人员是否签章 是否经有权批准人员批准 4 审核原始凭证的准确性 会计人员应认真审核原始凭证所填列的数字是否符合要求 包括数量 单价 金额以及小计 合计等项目填写是否清晰 原始凭证联次是否对应 计算是否准确 有无涂改 刮擦挖补等弄虚作假行为 三 对不符合要求的原始凭证的处理 原始凭证的审核是一项十分重要的工作 会计人员必须坚持原则 遇到有问题的原始凭证应按照如下方法处理 1 对内容不完整 手续不齐全 书写不清楚 计算不准确的原始凭证 应退回有关部门和人员及时补办或更正 2 对违反国家财经政策和制度的不合法的原始凭证 会计人员应拒绝受理 并及时报告管理部门予以处理 3 原始凭证记载的各项内容均不得涂改 原始凭证有错误的 应当由出具单位重开或者更正 更正处应当加盖出具单位印章 原始凭证金额有错误的 应当由出具单位重开 不得在原始凭证上更正 会计人员应对原始凭证进行严格审核 对于有问题的原始凭证应补办更正或重新开具 只有审核无误的原始凭证才能作为填制记账凭证的依据 第三章记账凭证的填制与审核 一 记账凭证的概念二 记账凭证的主要内容三 记账凭证的分类四 记账凭证的填制五 记账凭证的审核六 记账凭证相关内容的补充 一 记账凭证的概念 记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证 按照经济业务的内容进行归类 编制会计分录的凭证 它是登记账簿的依据 二 记账凭证的主要内容 1 填制凭证的日期 2 凭证编号 3 经济业务内容摘要 4 借贷方会计科目及其金额 5 所附原始凭证的张数 6 记账符号 7 制单 出纳 稽核 记账 审核等相关人员的签名或盖章 三 记账凭证的分类 一 按照其所反映的经济内容不同 可以分为收款凭证 付款凭证和转账凭证 1 收款凭证 收款凭证是用来记录库存现金和银行存款等货币资金收款业务的记账凭证 是根据有关库存现金和银行存款收入业务的原始凭证填制的 2 付款凭证 付款凭证是用来记录库存现金和银行存款等货币资金付款业务的记账凭证 它是根据库存现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的 3 转账凭证 转账凭证是用来记录与库存现金 银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务 即在经济业务发生时不需要收付现金和银行存款的各项业务 的凭证 它是根据有关转账业务的原始凭证填制的 二 按照填制方法分类 按填制方法不同 可以分为复式记账凭证和单式记账凭证两类 1 复式记账凭证是指在一张记账凭证上完整地反映一项经济业务所涉及的全部会计科目及其金额 我们前面所讲的收款凭证 付款凭证和转账凭证都属于复式记账凭证 2 单式记账凭证 所谓单式记账凭证是指在每一张记账凭证上只填列经济业务所涉及的一个会计科目及其金额 一项经济业务涉及几个会计科目 就分别填制几张记账凭证 填列借方科目的记账凭证称为借项凭证 填列贷方科目的记账凭证称为贷项凭证 单式记账凭证反映内容比较单一 便于分工记账 便于汇总每个会计科目的发生额 但是填制工作量大 不能在一张凭证上反映出经济业务的全貌和会计科目之间的对应关系 不便于检验会计分录的正确性 因此实际工作中很少采用单式记账凭证 四 记账凭证的填制 一 收到并审核原始单据会计人员记账时收到出纳交来的原始单据后应对单据及其附件进行审核 确保原始凭证的正确性 真实性 合法性和准确性 审核后处理情况 1 对于完全符合要求的原始凭证 应及时编制记账凭证入账 2 对于真实 合法 合理但内容不够完整 填写有错误的原始凭证 应退回给有关经办人员 由其负责将有关凭证补充完整 更正错误或重开后 再办理会计手续 3 对于不真实 不合法的原始凭证 会计人员有权不予接受并向企业负责人报告 二 编制记账凭证 出纳根据审核无误的原始凭证编制记账凭证 我们以下题为例 向大家讲解记账凭证的填写方法 例 2013年3月5日 品宣部李婷婷报销业务招待费2036元 203600 201335 203600 品宣部报销招待费 销售费用 业务招待费 库存现金 203600 孟飞 2 203600 编制记账凭证时的注意事项 1 记账凭证必须连续编号 各项内容必须完整 规范 2 会计科目的使用必须正确 应借 应贷账户的对应关系必须清晰 3 编制完记账凭证后要检查对应账户是否平衡 4 编制记账凭证时若发生错误 应当重新填制 5 记账凭证填制完后应由填制人员签名盖章 制单人员在填制完记账凭证后在凭证下 制单 栏签章 出纳员在办理款项收付后在凭证下 出纳 栏签章等 以便明确各自的责任 五 记账凭证的审核 会计人员编制完记账凭证后应将记账凭证交给相关权限人审核 一般是由会计主管或财务经理负责审核 在审核人审核过程中如发现记账凭证填写有误应当及时按规定方法更正 只有审核无误的记账凭证才能作为登记账簿的依据 审核人要对记账凭证的合规性与完整性进行审核 具体包括以下几个方面 1 按照原始凭证相关要求对所附原始凭证进行审核 审核记账凭证所附原始凭证是否齐全 填写的原始凭证张数及其内容是否与原始凭证相一致 2 审核记账凭证的摘要是否简明扼要地反映经济业务的基本内容 3 审核会计科目是否符合企业会计制度或会计准则的要求 会计分录是否正确 合规 金额是否计算无误 4 审核记账凭证有关项目是否填写齐全 相关人员是否已经签名或盖章 5 会计主管人员对凭证进行复核后在凭证下 会计主管人员 或 审核人 栏签章 六 记账凭证相关内容补充 一 记账凭证的编号1 如果企业用的是通用记账凭证 按日期顺序连续编号 2 如果企业用的是专用记账凭证 可以根据自身情况采用以下方法 如果凭证数量较少 可以不分种类 按日期顺序编号 如果凭证数量较多时 可以分成三类 即收款凭证 付款凭证 转账凭证 每一类按自己的顺序连续编号 3 分数编号法 无论采用上述哪种方法 都要对记账凭证连续编号 不能缺号或重号 当一项经济业务需要填制两张以上的记账凭证时 要采用 分数编号法 如果一个凭证号里边有几张记账凭证 可以采用分数编号 如第5号凭证里有两张记账凭证 用 51 2 和 52 2 来表示 二 记账凭证附件的处理 1 可以不附原始凭证的是 结账的记账凭证 更正错误的记账凭证 2 一张原始凭证只对应一张记账凭证的 将原始凭证直接附在记账凭证后面 3 一张原始凭证涉及几张记账凭证的 有两种方法可以使用 将原始凭证附在一张主要记账凭证后面 然后在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号 便于查找 将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面 然后在其他记账凭证后面附该原始凭证的复印件 4 一张原始凭证所列支的费用需要几个单位共同负担的 该原始凭证由本单位保留 附在本单位的有关记账凭证后面 给共同负担费用的其他单位开出原始凭证分割单 供其结算使用 5 过宽过长的附件 应进行纵向和横向的折叠 一般是先纵向折叠 后横向折叠 折叠后的附件外形尺寸 不应长于或宽于记账凭证 同时还要便于翻阅 附件本身不必保留的部分可以裁掉 但不得因此影响原始凭证内容的完整 对于过窄过短的附件 不能直接装订时 应进行必要的加工后再粘贴于特制的原始凭证粘贴纸上 然后再装订粘贴纸 粘贴时应横向进行 从右至左 并应粘在原始凭证的左边 逐张左移 后一张右边压位前一张的左边 每张附件只粘左边的0 6 1厘米长 粘牢即可 最后还要在粘贴单的空白处分别写出每一类原始凭证的张数 单价与总金额 第四章明细账的登记 一 明细账的概念与分类二 登记明细分类账的方法三 更正错账的方法 一 明细账的概念与分类 一 明细账的概念明细分类账简称明细账 它按照明细科目开设并分类登记某一类经济业务 提供账户的明细核算资料 明细分类账对企业经济业务详细内容进行核算 是对总分类账的补充反映 设置和登记会计账簿 是重要的会计核算基础工作 是连接会计凭证和会计报表的中间环节 做好这项工作 对于加强经济管理具有十分重要的意义 为了保证账簿记录 成本计算和会计报表不出现差错 登记账簿必须根据审核无误的记账凭证进行 二 明细账的分类实务中我们经常用的明细账主要有三栏式明细分类账 多栏式明细分类账和数量金额式明细分类账 下面分别介绍 1 三栏式明细分类账 三栏式明细分类账是在账页内只设 借方 贷方 余额 三个金额栏的明细账 如 应收账款 应付账款 实收资本等账户的明细分类账 2 多栏式明细分类账 多栏式明细分类账是根据经营管理的需要和经济业务的特点 在借方栏或贷方栏下设置多个栏目用以记录某一会计科目所属的各明细科目的内容 一般适用于成本 费用类的明细账 如 管理费用 生产成本 制造费用 营业外收入 利润分配等账户的明细分类账 3 数量金额式明细分类账 数量金额式明细分类账是在账页的 借方 贷方 余额 各栏中再分别设置 数量 单价 金额 栏目的明细账 如 原材料 库存商品 产成品等账户的明细分类账 在这种明细分类账格式的上端 一般应该根据实际需要 设置一些必要的项目 如材料 产品的类别 名称 规格 计量单位 存放地点 有的还要标明最高和最低储备数量 等等 通过数量金额式明细账的记录 就能了解各种材料 产成品的增加 减少和结存的详细情况 以利于对材料 产成品的管理和日常监督 二 登记明细分类账的方法 一 收到审核无误的记账凭证会计人员应根据相关权限人审核无误的记账凭证登记明细分类账簿 会计人员在登记明细账前 应将已经由专门复核人员审核完毕的记账凭证再复核一遍并确认相关权限人已审核签字 二 登记明细账 登记会计账簿时 应当将记账凭证的日期 编号 业务内容摘要 金额等逐项记入明细分类账 做到数字准确 摘要清楚 登记及时 字迹工整 账簿记录中的日期 应该填写记账凭证上的日期 1 三栏式明细账的登记方法我们以下面的业务为例向大家讲解三栏式明细分类账的登记方法 业务1 2013年06月12日 山东蓝天海岸股份有限公司购进男士羽绒服一批 货款尚未支付 会计根据审核无误的记账凭证登记应付账款明细账 612 记001 购进男式羽绒服 17550000 21918960 2 数量金额式明细账的登记方法我们仍以 业务1 为例向大家讲解数量金额式明细分类账的登记方法 业务1 2013年06月12日 山东蓝天海岸股份有限公司购进男士羽绒服一批 货款尚未支付 会计根据审核无误的记账凭证登记库存商品明细账 612 记001 购进男式羽绒服 300 500 00 15000000 借 400 500 00 20000000 3 多栏式明细账的登记方法我们以下面的业务2为例向大家讲解多栏式明细分类账的登记方法 业务2 2014年3月5 品宣部李婷婷报销业务招待费2036元 35 记001 报销业务招待费 203600 借 703600 203600 三 登记账簿的注意事项 1 登记账簿有依据会计人员按照每月发生的业务的先后顺序编制记账凭证 经相关权限人审核后 依据审核无误的记账凭证登记明细帐 会计人员在登记账簿前 应将已经由专门的复核人员审查过的记账凭证再复核一遍 2 打钩说明已完毕账簿登记完毕后 记账人员要在记账凭证上的 记账 处签名或盖章 并在记账凭证右侧对账栏中用 表示已经记账 避免发生重记或漏记 3 书写内容占半格账簿中书写的文字和数字一般应占格距的1 2 这样在一旦发现登记错误时 比较容易进行更正并便于查账 4 蓝黑记账红改错账簿必须用蓝黑墨水的钢笔或者炭素墨水书写 不得用铅笔或圆珠笔记账 除了结账 改错和销账簿记录外 不得用红色墨水 5 行行相接页页连登记各种账簿时应按页次顺序连续登记 不得跳行 隔页 如果发生跳行 隔页 应当将空行 空页划线注销 或者注明 此行空白 此页空白 字样 并由记账人员签名或者盖章 防止后续无关的填加引起的错弊 6 起转承合定余额 凡需要结出余额的账户 结出余额后 应当在 借或贷 等栏内写明 借 或者 贷 等字样 没有余额的账户 应当在 借或贷 等栏内写 平 字 并在余额栏内用 0 表示 各账户在一张账页记满时 要在该账页的最末一行加计发生额合计数并结出余额 余额合计栏即合计行对应的余额列 填的是最后一笔业务发生后的余额即本户的最终余额 同时应在该行 摘要 栏注明 转次页 字样 然后再抄这个发生额合计数和余额填列到下一页的第一行内 并在 摘要 栏内注明 承前页 以保证账簿记录的连续性 7 登记账簿的时间与频次 登记账簿的间隔时间总的来说是越短越好 一般情况下 总账可以三五天登记一次 明细账的登记时间间隔要短于总账 日记账和债权债务明细账一般一天就要登记一次 现金 银行存款日记账 应根据收 付款记账凭证 随时按照业务发生顺序逐笔登记 每日终了应结出余额 经管现金和银行存款日记账的专门人员 必须每日掌握银行存款和现金的实有数 谨防开出空头支票和影响经营活动的正常用款 8 使用红色墨水记账的情况 依据财政部会计基础工作规范的规定 下列情况 可以用红色墨水记账 1 按照红字冲账的记账凭证 冲销错误记录 2 在不设借贷等栏的多栏式账页中 登记减少数 3 在三栏式账户的余额栏前 如未印明余额方向的 在余额栏内登记负数余额 4 根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录 9 定期打印 实行会计电算化的单位 总账和明细账应当定期打印 发生收款和付款业务的 在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账 并与库存现金核对无误 三 更正错账的方法 登记发生错误时 必须按规定方法更正 严禁刮 擦 挖 补 或使用化学药物清除字迹 发现差错必须根据差错的具体情况采用划线更正法 红字更正法 补充登记法等方法进行更正 二 错账处理方法 1 划线更正法 1 适用范围 记账凭证正确 登记账簿错误 2 更正方法 a 先在错误的文字或数字上划一条红线 b 然后将正确的文字或数字写在被注销的文字上端空白处 c 由记账人员在更正处签章 3 注意问题 对错误的数字要全部划掉 不能只划掉其中的部分数字 划掉的数字必须保持清晰可见 2 红字更正法 1 适用范围 记账凭证错误引发登账错误a 记账之后 发现原记账凭证中的会计科目名称错误 或借贷方向错误 或科目 金额同时错误而造成账簿记录错误 b 记账后发现会计科目及记账方向无误 只是所记金额多于应记的正确金额 2 更正方法a 首先用红字填制一张内容与原错误登记凭证完全相同的记账凭证 并据以入账 然后再用蓝字重新填写一张正确的记账凭证 注明 订正 年 月 日 号凭证 并据以登记入账 b 将多记的金额 用红字填制一张与原错误凭证的记账方向 会计科目完全相同的记账凭证 并据以用红字登记入账 3 补充登记法 1 适用范围记账以后发现记账凭证所列账户对应关系正确无误 只是所记金额少于正确金额 2 更正方法将少记的金额 用蓝字金额填制一张与原记账凭证的记账方向 会计科目相同的记账凭证 在摘要栏注明 补充 月 日 号凭证少记金额 并据以登记入账 第五章总分类账的登记 一 总分类账的概念二 登记总账的流程 一 总分类账的概念 总分类账简称总账 是根据总分类科目开设账户 用来登记全部经济业务 进行总分类核算 提供总括核算资料的分类账簿 总分类账所提供的核算资料 是编制会计报表的主要依据 任何单位都必须设置总分类账 总分类账一般采用订本式账簿 总分类账的账页格式 一般采用 借方 贷方 余额 三栏式 总分类账的账页格式 也可以采用多栏式格式 如把序时记录和总分类记录结合在一起的联合账簿 即日记总账 二 具体流程讲解 确定登记总账的依据和方法 根据登记依据进行总账数据填写 计算余额 记账凭证汇总表打钩标记 总账试算平衡 一 确定登记总账的依据和方法 为了全面 总括地反映经济活动情况 并为编制财务报表提供核算资料 任何单位都应设置总分类账 在总分类账中 应按照一级科目的编码顺序分设账户 并为每个账户预留若干账页 以集中登记属于各账户的经济业务及其增减变动 总分类账核算只运用货币计量 采用三栏式和多栏式账页两种格式记录各账户增减金额 目前大多数以三栏式总账最为常用 总分类账的登记依据和方法 主要取决于各单位所采用的记账程序 它可以直接根据各种记账凭证逐笔登记 也可以先把记账凭证按照一定方式进行汇总 编制成记账凭证汇总表 然后据以登记 1 根据记账凭证直接登记直接根据记账凭证逐笔登记总分类账 它是最基本的方法 这种方法简单明了 便于理解 总分类账可以较详细地反应经济业务的发生情况 但是登记总分类账的工作量较大 一般适用于规模较小 经济业务较少的单位 2 根据记账凭证汇总表登记 1 记账凭证汇总表可以分类编制 即按照收款凭证 付款凭证和转账凭证分别编制 我们以收款凭证为例进行说明 首先 将汇总期内收款凭证中的各项经济业务所涉及的会计科目登记到T型账中 然后 按会计科目分别加总各T型账中的借方发生额和贷方发生额 并将其填列在记账凭证汇总表相应会计科目行的 借方金额 和 贷方金额 栏 最后 将汇总完毕的所有会计科目的借方发生额和贷方发生额汇总 进行发生额的试算平衡 平衡后据以登记总账 2 记账凭证汇总表也可以不分类编制 根据所有记账凭证进行汇总 并登记总分类帐 根据记账凭证汇总表登记总账的优缺点 根据记账凭证汇总表登记总账的优点主要体现在以下几个方面 1 无需逐笔登记 简化登记总账的工作量 2 对所编制的记账凭证起到试算平衡作用 以保证账簿记录的正确性 缺点 不能反映科目及账户之间的对应关系 不便于查对账目 适用范围 这种方法适用于规模较大 经济业务较多的单位 二 根据登记依据进行总账数据填写 1 依据记账凭证登记总账时 应将记账凭证的日期和编号记入总账账户的 年 月 日 和 凭证号数 栏 摘要内容移入 摘要 栏 借贷方金额记入各对应总账账户的 借方 或 贷方 栏 月份终了 应加总全月发生额 并计算出余额 并与所属的明细分类账核对相符 2 依据记账凭证汇总表登记总账时 应将记账凭证汇总表定期已汇总的借方或贷方金额记入各有关总账账户同一方向的 借方 或 贷方 栏 月 日 应填写记账凭证汇总表其汇总期限的最后一天的日期 对于小企业来说 一个月进行一次记账凭证汇总 日期自然是本月最后一天 对于一些大型企业来说 可以根据情况5天或者10天汇总一次 凭证 字 应填 科汇 汇 或 总 凭证 号 应填记账凭证汇总表的号数 摘要 栏应填写汇总表上起止日期 如 1 10日凭证汇总 字样 或 本期发生额 汇总 等 应收账款 2013 上年结转 借 55410000 110 总 1 1 10号凭证汇总 33210000 47980000 借 40660000 123 总 2 11 23号凭证汇总 65890000 44322900 三 计算余额 登记完信息后 应计算出结余金额 其余额计算方法应为 资产类 本行余额 上一行余额 借方发生额 贷方发生额负债 所有者权益类 本行余额 上一行余额 贷方发生额 借方发生额 应收账款 2013 上年结转 借 55410000 110 总 1 1 10号凭证汇总 33210000 47980000 借 40660000 123 总 2 11 23号凭证汇总 65890000 44322900 62227100 借 四 记账凭证汇总表打钩标记 计算完余额后 应在记账凭证汇总表的会计科目后打钩标记 以表示该科目已登记过总账 五 总账试算平衡 根据借贷记账法 有借必有贷 借贷必相等 的记账规则 通过编制试算平衡表的形式 将本期所有账户的发生额 或余额 按照借方和贷方分别进行加总 以确定借贷两方是否相等 从而检查记账 过账过程中是否存在差错 这一过程在会计上称为试算平衡 如果根据记账凭证汇总表登记总账 则不必进行试算平衡 试算平衡表金额栏有六栏 编制时将所有账户的期初余额 本期发生额和期末余额填入该表 并加计各栏合计数 其结果必须是三方平衡 试算平衡表通常通过以下三方面的平衡关系来检查账户记录的正确性 全部账户的期初借方余额合计数等于全部账户的期初贷方余额合计数 全部账户的本期借方发生额合计数等于全部账户的本期贷方发生额合计数 全部账户的期末借方余额合计数等于全部账户的期末贷方余额合计数 若不能达到三平衡 则说明登账肯定有错 按照错误查找方法进行查找 但是 试算平衡有一定的局限性 它不能发现记账过程中的所有错误 如一张完整的记账凭证漏记或重记的 会计分录的借贷方金额相等 同性质类科目记录串户 原始凭证汇总错误造成记账凭证借贷双方同时多计或者少计金额的 科目及数字都正确 红字登记成蓝字的 过账错误但数额恰好互相抵消 第六章对账与结账 一 对账的概念二 对账的流程三 结账 一 对账的概念 对账就是核对账目 是指在会计核算中 为保证账簿记录正确可靠 对账簿中的有关数据进行检查和核对的工作 其中包括账证核对 账账核对 账实核对 账表核对 这里主要介绍前两个方面 账实核对在财产清查中进行介绍 二 对账的流程 准备对账工作所需资料 账证核对 总账试算平衡 账账相符 发现错误查找原因 差错更正 一 准备对账工作所需资料 月末会计人员将各明细分类账和总分类账登记完毕后 要对各账目进行对账 确保账证相符 账账相符 对账工作需准备的资料有 总账 各明细账 现金日记账 银行存款日记账 记账凭证 记账凭证汇总表及空白试算平衡表等 财务账目与财产物资保管部门及相关部门核对账目时 还需各部门配合 提供业务部门的明细账如仓库收发账 固定资产保管账等等 二 账证核对 账证核对就是各种账簿 总分类账 明细分类账以及现金和银行存款日记账 与会计凭证 记账凭证和所有附加的原始凭证 进行核对 做到账证相符 这种核对 一般是在日常工作中进行 月终如果发现有差错 则回头将账簿记录与会计凭证逐一核对 以查明原因 核对账证是否相符的主要方法 1 检查明细账与记账凭证是否相符 一般日常工作进行 主要按照业务发生顺序一笔一笔进行检查 检查项目主要是 核对凭证的编号 检查记账凭证与原始凭证 看两者是否完全相符 查对账证金额与方向的一致性 2 检查记账凭证汇总表与记账凭证是否相符 日常或月底进行 3 检查总账与记账凭证汇总表是否相符 日常或月底进行 三 总账试算平衡 月末总账登记完毕后 应对总账各科目进行试算平衡测试 可通过编制试算平衡表进行 这部分内容在登记总账中已经介绍过了 如果是根据记账凭证汇总表登记总账 记账凭证汇总表本身已经试算平衡了 就不需要再进行试算平衡 如果平衡公式不相等 说明肯定存在错误 应当予以查明纠正 一般地 首先应检查试算平衡表本身有无差错 即借方发生额或余额和贷方发生额或余额的合计数有无漏加或错加 如果试算平衡表本身没有加算错误 就须用下列方法依次进行检查 直至找出错误为止 检查全部账户是否都已列入了试算平衡表 并检查各个账户的发生额和期末余额是否都已正确地抄入试算表 复核各个账户的发生额和期末余额是否计算正确 追查由记账凭证转记分类账的过程 核对后应在已核对数旁作核对记号 追查结束后 再查寻一下记账凭证 分类账上有无未核对的金额 追查记账过程时 不仅要注意金额是否无误 而且要核对过账时借方和贷方有无错置 核实记账凭证编制是否正确 有无记账方向差错 违反 有借必有贷 借贷必相等 的记账规则 排除凭证借贷平衡错误 四 账账相符 总账试算平衡后 就应进行账账核对 所谓账账相符 是指各种账簿之间的核对相符 主要包括本单位各种账簿之间的有关指标应该核对相符 具体方法如下 1 看总账各账与所辖明细账户的各项目之和是否相符 总分类账户与其所属的各个明细分类账户之间本期发生额的合计数应相等 总分类账户与其所属的各个明细分类账户之间的期初 期末余额应相等 2 看会计部门的总账 明细账与有关职能部门的账 卡之间是否相符 会计部门的有关财产物资的明细分类账的余额应该同财产物资保管部门和使用部门经管的明细记录的余额定期核对相符 比如 库存商品明细账与仓库收发账核对 主要核对本月商品各类库存商品收发数量和结存数量 应收账款明细账与销售部门销售业务统计账核对 固定资产明细账与财产物资保管账及固定资产卡片核对等等 现金 银行存款日记账余额应该同总分类账有关账户的余额定期核对相符 对账简化程序 登记完总账后 首先要将总账自身试算平衡 也就是总账借方发生额必须等于贷方发生额 试算正确了 再看明细账与日记账 用各账户的余额或发生额和总账相应科目的余额或发生额进行核对 五 发现错误查找原因 在对账过程中 可能发现各种各样的差错 其主要表现在 记账凭证汇总表不平 总分类账不平 各明细分类账的发生额或余额之和不等于总分类账有关账户的发生额或余额等等 通过对账发现错误 一般从以下几个方面入手查对 1 查找是否有漏记的 总账核对汇总表 明细账核对记账凭证 看是否有遗漏 2 数字是否写错位或写颠倒 3 账户余额是否加错了 计算不准确没有好办法 重新计算 4 会计科目是否记反了方向 借贷方向记反了 差的就是整数倍 比如差1400元 就看有没有借方 或贷方 700元 记到贷方 或借方 700元了 查找错误的常用方法 1 顺查法 又称正查法 是按照账务处理的顺序 从原始凭证 记账凭证 账簿 编制财务报表全部过程进行查找的一种方法 即首先检查记账凭证是否正确 然后将记账凭证 原始凭证同有关账簿记录一笔一笔地进行核对 最后检查有关账户的发生额和余额 这种检查方法 从检验原始凭证人手 然后逐项核对 方法简单 易于查对 可以发现重记 漏记 错记账户 错记金额等 这种方法的优点是查的范围大 不易遗漏 查账结果比较精确 缺点是工作量大 需要的时间比较长 所以在实际工作中 一般是在采用其他方法查找不到错误的情况下采用这种方法 2 逆查法 逆查法又称反查法 这种方法与顺查法相反 是按照账务处理的顺序 从财务报表 账簿 记账凭证 原始凭证的过程进行查找的一种方法 即先检查各有关账户的余额或发生额是否正确 然后将有关账簿按照记录的顺序由后向前同有关记账凭证或原始凭证进行逐笔核对 最后检查有关记账凭证的填制是否正确 这种方法比顺查法不仅取证的范围小 而且有一定的审查重点 能够节约查账的时间和精力 有利于提高查账的工作效率 它是现代查账实务中 较为普遍采用的一种方法 但是由于逆查法不对被查的资料进行全面而有系统的检查 不能进行全面取证 也不能全面地揭露会计上的各种错弊 3 抽查法 抽查法是对整个账簿记账记录抽取其中某部分进行局部检查的一种方法 当出现差错时 可根据具体情况分段 重点查找 将某一部分账簿记录同有关的记账凭证或原始凭证进行核对 还可以根据差错发生的位数有针对性地查找 如果差错是角 分 只要查找元以下的尾数即可 如果差错是整数的千位 万位 只需查找千位 万位数即可 其他的位数就不用逐项或逐笔地查找了 这种方法的优点是范围小 可以节省时间 减少工作量 4 偶合法 偶合法是根据账簿记录差错中经常遇见的规律 推测与差错有关的记录而进行查找的一种方法 这种方法主要适用于漏记 重记 错记的查找 六 差错更正 会计人员在编制记账凭证的过程中往往会因工作疏忽 业务不熟等原因发生工作错误 如会计账户借贷方向相反 使用会计科目不当 写错金额等情况 发生上述错误后 如尚未登记账簿的 应重新填制记账凭证 原错误的记账凭证予以作废或撕毁 对于已登记入账的记账凭证 则应根据错误发生的具体情况 相应地采用规定的方法予以更正 更正方法主要有以下几种 划线更正法 补充登记法 红字更正法