外勤工作指导.doc

CC)外勤工作本岗位的主要职责是为代理船舶办理进出口手续，负责船舶动态信息的转达，接收办理船方委办的有关事项等。1船舶抵港以前1.1接到单船任务后，应详细了解外勤单船工作记录本的内容，了解船舶来港任务，装卸货是否有特殊要求，船方及委托方委托办理的事项。1.2落实港调和计划员，了解船舶作业的具体安排计划及各事项的安排落实情况。1.3备妥办理进口手续所需的空白表格，并从调度收齐需转船的邮件、电传、传真及货运单证等。2登轮工作2.1进口手续的办理（1）索取或协助船方填报足够份数的单据以便为船方及时办理有关进口手续，核实吨税的有效期。（2）核对船舶抵港信息及船舶规范，尤其要注意船舶吨位，如实际的船舶总吨、净吨与委托方提供的信息不一致，应及时联系计划员。了解船方在本港的装卸货物情况以及上港及下港的有关装卸情况。（3）如船舶装卸危险品或载有过境危险品时，应将从进、出口业务员收到的危险品准单分别交船方和区调或由船方转交作业区，并在外勤本上做好交接记录。接洽船长有否委办事项，将委办事项及要求详细记录在外勤本上。（4）装卸准备就绪通知书通常情况下外勤业务员以代理身份来签署装卸准备就绪通知书。通知书的递接一般须符合下列条件：（1）船舶抵达烟台港检疫锚地；（2）船舶进口检疫已通过；（3）在合约规定的办公时间内。通知书一式五联，签妥后交船长两联，其余交计划员并在外勤本上签收。如船长有批注，对影响不大的一般性批注原则上可以接受，但下列批注不能接受：（1）SUBJECTTOOWNERSAPPROVAL（2）UNDERPROTEST（3）INDISPUTE2.2装卸货的准备工作卸货船(1)如在装卸作业中发生船损，船长提交船损报告，可先在船损报告上签注“仅以代理身份收到并转装卸公司、有关方”，然后及时交装卸公司签收或在外勤本上记录。(2)如发现货损，应及时告计划员通知收货人等有关方及早解决，同时报给委托方，以免耽误开航。装货船（1）从计划员处转来的预装货物清单和其它有关货物资料转交船长、大副凭以配载。如舱容紧张或因卸港吃水限制，应让船长写宣载书取回交计划员并签收。（2） 申请供应材料进行铺垫、加固、绑扎、特殊平舱、隔票等项工作时，应立即通知调度落实费用及早安排，尽量避免影响装货作业。（3）如大副收据被批注，应及时通知计划员联系发货人及早解决，以免问题集到最后影响开船。旅游船（1） 提前办好专用登轮证（2） 准备好船舶进出旅客名单，落实抵港时间、靠泊时间、泊位、旅客人数、下客时间、开航时间等后通知边防，并在外勤本上做好记录。（3） 联系口岸单位及引水及时到锚地办理进口手续。2.3每日登轮工作2.3.1船舶靠泊期间，外勤业务员至少每天登轮两次（船方有特殊要求除外）。2.3.2向船方转达港方的作业计划，联系船长、理货员，了解装卸作业进度、作业与停工时间、停工原因等。2.3.3协助港方船方解决装卸过程中发生的问题。重大问题应及时向值班调度和部门经理汇报，并按其指示办理。2.3.4将邮件、电报等转交船长，在外勤本上做好交接记录。2.4船舶动态报的发送2.4.1船舶动态报包括抵港报、动态报、开航报、紧急突发情况报，拟好电文后，须交值班调度员审核签发后再向外发送。动态报一般应用传真或电子邮件发送，如遇紧急情况需用电话报告，应做好电话记录。2.4.2船舶在港动态报：（1）动态报需发给委托方、货方及代理指定方。（2）锚地等泊报：每天向委托方报一次，说明等泊原因及ETB。（3）靠泊报：船舶靠泊后向委托方发靠泊报。（4）作业间报：每天上午/下午两次向委托发送，内容包括 业情况、作业货量、存在问题、后续计划安排、天气预报等。（5）有突发事件，应及时电报委托方及相关单位。（6）对于香港、国内委托方每日早8点前电话报动态。3装卸事实记录（1） 根据公司的标准格式绘制。记录好船舶到港后的所有时间、坏天气停工、其他停工等。（2） 外勤每天与船方、港方核对事实记录上应记载事实及时间。（3） 事实记录一式五份，签妥后交船长两份，三份交计划员。若船方事实记录与我方差异较大，应拒签。事实记录上一般应避免批注，以下批注不可接受：SUBJECT TO OWNERS APPROVAL, UNDER PROTEST, IN DISPUTE.4. 委办事项（1） 如船方提出委办事项，应在外勤本上记录。落实计划费用问题，如不能办理应向船方解释清楚，如可办理让船长提出书面委托。（2） 转送船长借支：准备好借据一式五份，交款时由船长签字盖章，交船长两份，取回两联交财务。（3） 压舱水排放：作出书面申请由船长签字盖章，到海事局办理。（4） 海事声明签证（5） 船舶供应；（6） 船舶修理；（7） 船员就医、遣返；（8） 邮件的寄送等：由船长签申请并落实付费方，落实计划员后带回发送。5. 船舶开航手续（1） 事先了解船舶作业预计完工时间，落实船长是否所有船舶证书仍齐备有效（特别是吨税），是否有安全检查不合格项目需复查。船方委办的一切事项是否都已办妥，尚未办妥的何时可办妥（特别是供应、加油水及修理等），如无法办到的向船长解释原因。如在装卸作业中发生过船损，应落实是否已修复，如不能修复的应在外勤本上做好记录并向部门经理汇报。（2） 装货船应从出口业务员处拿到缮制好的提单及大副收据，按其要求让船长签署清洁提单，并将大副收据交给船长。外勤应仔细核对正本提单份数、签发日期、签发人是否符合规定，是否已盖了船章。或取得船长签提单授权并取回大副收据。如遇特殊情况应向船长出示船公司、委托方的指示并照此办理。（3） 根据计划要求取配载图回来交计划员在外勤本上签收。将计划员交的出口货有关单证交船长并让其在开船单据交接单上签收。如有货主随船带证则根据要求让船长签收，收据退回计划员，并在开航单据交接单或外勤本上签收。（4） 在预计开航前4小时内收集或协助船方填好开航单据去有关检查机关办理出口手续，完货前驻船联系商检、引水，保证及时开航。若拿到离港证后，船舶24小时内因故未能开航，须联系口岸单位，重新办理开航手续。6船舶开航后的工作 6.1 开航后四小时内将相关单