用友ERP-U8普及版系统管理使用手册.pdf

用友 ERP-U8 普及版 系 统 管 理 使用手册 用友软件股份有限公司 二零零五年九月 第一章 系统概述 2 第第 1 章章 1 系统主要功能模块概述系统主要功能模块概述 用友 ERP-U8 以“优化资源，提升管理”为核心理念，以快速实施为特点，为中小型企业提 供一套满足中国企业特色的，成熟、高效、低成本的 ERP 全面解决方案。 1.1 财务会计财务会计 财务会计的主要模块包括：财务会计的主要模块包括： ? 总账 ? 应收款管理 ? 应付款管理 ? UFO 报表 ? 工资管理 ? 固定资产 ? 财务分析 总账总账 【总账】适用于各类企业进行凭证处理、账簿管理、个人往来款管理、部门管理、项目核算 和出纳管理等。 主要功能特点：主要功能特点： ? 由用户根据自己的需要建立财务应用环境，设置适合本单位实际需要的专用模块。 ? 自由定义科目代码长度、科目级次。根据需要增加、删除或修改会计科目或 选取行业标准会计科目 ? 用户可选择采用固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额。 ? 可自定义凭证类别、凭证格式。 ? 提供辅助核算功能，包括对部门、个人、客户、供应商和项目的核算。 ? 提供严密的制单控制，保证制单的正确性。制单时提供资金赤字控制、支票控 制、预算控制、外币折算误差控制；制单时提供查看科目最新余额功能，加强 对资金的管理，自动计算借贷方差额。 ? 总账管理中提供细致的权限控制，如：部门辅助核算的制单、查询权限；凭证 类别制单、查询权限；客户、供应商、项目、个人的制单、查询权限；凭证制 单的金额权限等。 第一章 系统概述 3 ? 提供常用凭证和凭证红字对冲功能。 ? 可按凭证摘要查询特定期间内的科目汇总情况 ? 辅助管理提供内部人员往来账管理、部门费用收支核算管理、项目管理及针对 客户供应商的往来账款管理。 ? 提供限制制单和审核不能同为一人的报警功能， 提供批量审核和单张审核功能。 ? 提供凭证审核标错功能，方便制单人快速定位对凭证进行修改。 ? 提供出纳管理平台，加强出纳对现金银行存款的管理。提供现金盘点与银行对 账功能。 ? 提供明细账、总账、凭证、原始单据联查功能，提供查询账簿功能，并可查询 包含未记账凭证的各种账表。 ? 提供对辅助明细账的跨年度查询功能，同时可自定义账表与自定义查询条件。 ? 自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等 业务，灵活的自定义转账功能可满足各类业务的转账需要。 ? 进行试算平衡、对账、结账、自动生成月末工作报告 ? WEB 应用：主要是通过网上传递单据和查询报表，如凭证管理、收付款单、标 准账表与往来账查询 UFO 报表报表 【UFO 报表】是一个灵活的报表生成工具，用户可以自由定义各种财务报表、管理汇总表、 统计分析表。它可以通过取数公式从数据库中挖掘数据，也可以定义表页与表页以及不同表 格之间的数据勾稽运算、制作图文混排的报表。 主要功能特点：主要功能特点： ? UFO 与其他电子表软件的最大区别在于它是真正的三维立体表，在此基础上提 供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。 ? 提供了 21 个行业的财务报表模板，可轻松生成复杂报表，提供自定义模板 的功能。 ? 组合单元给不规则报表的制作提供极大方便。 ? 数据采集、汇总及独有的数据透视功能，可将几百张报表数据按条件取到同一 页面显示，以方便数据对比分析。 ? 强大的二次开发功能，可以开发出本单位的专用报表系统。 ? 支持多个窗口同时显示和处理，可同时打开的文件和图形窗口多达 40 个，并有 拆分窗口的功能，可以将报表拆分为多个窗口，便于同时显示报表的不同部分。 ? 强大的数据处理功能：一个报表能同时容纳 99，999 张表页，每张表页可容纳 9999 行和 255 列。 ? 根据行业可一次生成多张报表，支持联查明细账功能。 ? 采用图文混排，可以很方便的进行图行数据组织。 第一章 系统概述 4 ? UFO 报表系统开放性强，可直接打开和保存成多种格式的文件，如文本、 DBASE、Access 数据库、Excel 和 Lotus 1-2-3 电子表格，并提供同其它财务软 件报表引入和引出的接口。同时提供丰富的打印控制功能。 ? 报表数据接口：提供了对用友 ERP 其他所有业务模块的取数函数与统计函数。 它可以独立运行， 也可以内嵌其它软件中运行， 它按照您定义的指标从用友 ERP 中取数并完成报表的显示、保存、打印。 ? 支持自定义的用户菜单与批命令。用户可以按自己的需要灵活编制自有的报表 菜单，并编写报表的批处理文件，批量完成报表计算。 应收款管理应收款管理 【应收款管理】着重实现企业对应收款所进行的核算与管理，以发票、费用单、其他应收单 等原始单据为依据，记录销售业务以及其他业务所形成的应收款项，处理应收款项的收回与 坏账、转账等业务，同时提供票据处理功能，实现对承兑汇票的管理。 主要功能特点：主要功能特点： ? 发票和应收单的录入、客户信用的控制、客户收款的处理、现金折扣的处理、 单据核销的处理、坏账的处理、客户利息的处理等业务处理功能。 ? 提供应收账龄分析、欠款分析、回款分析等统计分析，提供资金流入预测功能。 ? 提供应收票据的管理，处理应收票据的核算与追踪功能。 ? 提供同一客户既是客户又是供应商的往来单位处理。 ? 提供详细核算和简单核算两种核算模型，满足用户不同管理之需要。 ? 提供了各种预警，帮助您及时进行到期账款的催收，以防止发生坏账，信用额 度的控制有助于您随时了解客户的信用情况。 ? 提供功能权限的控制、数据权限的控制来提高系统应用的准确性和安全性。 ? 提供票据的跟踪管理，你可以随时对票据的计息、背书、贴现、转出等操作进 行监控。 ? 提供结算单的批量审核、自动核销功能，并能与网上银行进行数据的交互。 ? 提供总公司和分销处之间数据的导入、导出及其服务功能，为企业提供完整的 远程数据通讯方案。 应付款管理应付款管理 【应付款管理】着重实现企业对应付款进行的核算与管理，以发票、费用单等原始单据为依 据，记录采购及其他业务所形成的往来款项，处理应付款项的支付、转账等业务，同时提供 票据处理功能，实现对承兑汇票的管理。 主要功能特点：主要功能特点： ? 提供发票和应付单的录入、向供应商付款的处理、及时获取现金折扣的处理、 单据核销处理等业务处理功能。 ? 提供应付账龄分析、欠款分析等统计分析，提供资金流出预算功能。 第一章 系统概述 5 ? 提供应付票据的管理，处理应付票据的核算与追踪功能提供两种汇兑损益的方 式，即外币余额结清时计算和月末计算两种方式。 ? 提供付款单远程应用功能。 ? 系统提供简单核算和详细核算两种模式进行应付账款的核算，满足用户的不同 需求。 ? 系统以功能权限控制、数据权限控制来提高系统应用的准确性和安全性。 ? 提供票据的跟踪管理，可以随时对票据的计息、结算等操作进行监控。 ? 提供结算单的批量审核、自动核销功能，并能与网上银行进行数据的交互。 ? 提供总公司和分销处之间数据的导入、导出及其服务功能，为企业提供完整的 远程数据通讯方案。 工资管理工资管理 【工资管理】适用于各类企业进行工资核算、工资发放、工资费用分摊、工资统计、分析和 个人所得税核算等。与总账系统联合使用，可以将工资凭证传递到总账中；与成本系统联合 使用，可以为成本系统提供人工费用资料。 主要功能特点：主要功能特点： ? 支持“计件工资”核算模式；支持对网上银行。 ? 支持多套工资核算，自定义工资套核算币种。 ? 支持工资数据上报与收集；提供处理个人所得税、银行代发功能。 ? 支持个人所得税自动计算申报功能。 ? 月末自动完成工资分摊、计提、转账业务。 ? 明细的工资统计、分析报表业务处理。 ? 提供工资发放条套打印功能，实现加密信封格式的工资数据打印。 固定资产固定资产 【固定资产】适用于各类企业进行设备管理、折旧计提等。可用于进行固定资产总值、累计 折旧数据的动态管理，协助设备管理部门做好固定资产实体的各项指标的管理、分析工作。 主要功能特点：主要功能特点： ? 提供外币管理资产设备。 ? 用户自定义折旧方法。 ? 可处理各种资产变动业务，包括原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年 限调整、折旧方法调整、净残值（率）调整、工作总量调整、累计折旧调整、 资产类别调整等。 ? 提供对固定资产的评估功能，包括对原值、累计折旧、使用年限、净残值率、 折旧方法等。 ? 提供自动计提折旧功能，并按分配表自动生成记账凭证。 第一章 系统概述 6 ? 提供“固定资产卡片联查图片”功能，在固定资产卡片中能联查扫描或数码相 机生成的的资产图片，以便管理得更具体、更直观。 ? 固定资产多部门使用、分摊的处理功能：一个资产选择多个“使用部门”，并 且当资产为多部门使用时，累计折旧可以在多部门间按设置的比例分摊。 ? 提供“固定资产到期提示表”，用于显示当前期间使用年限已到期的固定资产 信息，以及即将到期的资产信息。 财务分析财务分析 【财务分析】主要对财务数据进行分析处理，为企业的决策提供依据，主要包含指标分析、 报表分析、预算管理、现金收支、因素分析等功能。 主要功能特点：主要功能特点： ? 提供多项指标分析功能，包括基本财务指标分析、产品毛利率分析和项目毛利 率分析。 ? 提供多种报表分析功能，包括绝对数分析、定基分析、对比分析、环比分析、 结构分析和趋势分析。 ? 支持精细预算和粗放预算分析。 ? 提供各种预算分析：科目预算分析、项目预算分析、部门预算分析、收入预算 分析、成本费用预算分析。 ? 支持现金收支分析、现金流量分析。 ? 提供因素趋势分析、部门结构分析、科目结构分析。 ? 支持自定义分析表，提供文字添加功能。 ? 提供多种图形分析功能，方便用户理解和应用。 1.2 供应链供应链 供应链的主要模块包括：供应链的主要模块包括： ? 采购管理 ? 销售管理 ? 库存管理 ? 存货核算 第一章 系统概述 7 采购管理采购管理 【采购管理】根据企业应用的实际需求，对请购单、采购订单、采购到货、采购入库、采购发票、 采购结算进行全程管理，为采购部门和财务部门提供准确及时的信息，并辅助管理决策，从而保 证供应，节约采购成本、缩短采购周期、避免采购风险。 主要功能特点：主要功能特点： ? 灵活的业务处理：采购管理实现请购单、采购订单、采购到货、采购入库、采 购发票、采购结算的全程管理，但根据不同的应用需求和采购模式，可以采用 复杂流程或者简单流程的处理。支持以订单为核心的业务处理，也支持直接办 理入库、采购发票、采购结算的业务处理。 ? 多种采购业务类型：包括普通采购、直运采购、受托代销采购业务，依据不同 的业务类型特点，提供适宜、优化的处理。 ? 采购比价：可以选择适宜的供应商，降低采购成本。可针对请购的数量，结合 供应商存货对照表, 供应商存货价格表， 自动比价给出采购建议。 系统提供最高 进价的控制，对于高于最高进价的采购业务进行审批控制，从而对于采购成本 进行有效控制。 ? 严密的事中控制：依据不同权责划分设置审批采购订单的权限，如：对于业务 员和采购部经理而言，其权限不同，可以设置采购主管审批订单的额度，采购 经理审批订单的额度，从而按照企业应用中实际的权责开展采购业务。 ? 到货业务处理：到货环节是订单执行、检验、入库的中转。到货单可参照采购 订单生成，也可手工输入。一个订单允许多次到货，入库单参照到货单生成。 对于不合格的到货可以执行退货业务处理。 ? 细致的采购结算：采购成本的确认是采购业务的重要一环，U8 采购管理提供了 强大的采购结算功能。包括手工结算、自动结算两种方式，并支持采购费用的 分摊及结算，使操作人员在浩如烟海的单据中快速、准确的确定采购成本，提 高工作效率，将工作重点放在采购成本的合理有效控制上。 ? 全程的业务监控：通过 U8 采购管理实现了采购过程事件的监控和及时的反馈 分析，掌握订单完成状况，并实现采购资金的合理使用。对于采购业务执行中 采购订单销售订单到货单 入库单采购发票 采购结算 检验单 采购计划请购单 比 价 第一章 系统概述 8 的已发生的以及预计将发生的例外情况，可以对供应商进行催货处理，系统支 持催货函的多种输出，从而实现与供应商的信息共享，避免缺货损失。 销售管理销售管理 【销售管理】以销售计划为先导，提供了包括报价、订货、发货、开票的完整销售流程，支 持普通销售、委托代销、分期收款、直运、零售、销售调拨六种类型的销售业务，对销售价 格和信用进行实时监控，支持其他销售辅助业务的处理，在完备的业务处理基础上提供了丰 富、灵活、多维度的销售统计报表和分析，为管理决策提供依据。 主要功能特点：主要功能特点： ? 业务处理的灵活性：支持从报价开始、订单为核心的长流程业务处理过程，也 可以直接开票发货，满足不同业务处理需求，适应性更广。 ? 灵活适用的价格策略，严格的价格执行体系：销售管理中提供按价格政策、最 新成本加成、历次售价三种取价模式。按价格政策制价，可以按客户定价、按 存货定价，按存货定价时还支持按不同自由项定价，支持商品促销价，允许设 置价格的有效期限。同时在实际业务处理过程中，为了满足企业快速报价的需 要，可以方便的进行价格参照，可以是价格历史，也可以是报价。系统提供最 低售价的控制，对于低于最低售价的销售业务需要进行审批方可通过，从而规 范了销售行为，保证价格策略的有效执行。 ? 严格的信用控制体系：建立信用控制机制保证企业有良好资金流的必要保证， 在扩大销售的同时避免产生新的风险。可以设置信用期限和信用额度；信用控 制的对象，既可以针对客户进行信用管理，也可以针对部门、业务员进行信用 管理。可以定制信用控制的单据，自定义信用检查公式。信用控制的方式可以 根据实际引用需要进行设置：1）严格控制；2）按照审批权限，经过特殊审批 授权的情况下通过；3）不控制。 ? 可用量检查和控制机制：销售管理中提供对于交货量进行控制和检查的两种管 理方式，同时可以进行现存量查询，将静态库存的管理和动态库存的管理、有 第一章 系统概述 9 机的结合起来。可以分别设置批次存货、非批次存货是否允许超可用量发货， 出库跟踪入库存货不可超可用量发货。 ? 可用量控制：如果用户不允许超可用量发货，则系统将进行严格的动态控制， 可用量不足不允许发货处理。可用量检查：可用量检查是在制单提示用户，但 不强制控制。 ? 销售费用管理：提供了代垫费用、销售支出的处理功能，使得系统涵盖的范围 更加完整，建立全面的销售管理系统。 ? 多维度的销售分析：提供了多种销售分析报表，从而为决策提供依据。包括： 销售统计表、发货结算勾对表、销售增长分析、销售结构分析、销售毛利分析。 ? 开放集成：提供与防伪税控系统的接口，从而实现了企业多个系统的集成应用。 库存管理库存管理 【库存管理】系统是供应链的核心模块，库存既是企业满足生产、销售需要的缓冲，也是企 业持有成本的主体。有效的配置库存结构，管理库存价值，以有效地信息代替库存，降低企 业库存已经是企业竞争力提升的基础。U8 细致严谨的库存管理系统包括库存业务处理（入 库、出库、调拨、盘点、货位管理、其他特殊业务） 、库存状态控制、库存分析三个方面， 能够有效地跟踪库存的出入库情况，分析库存的异常状态，针对库存的短缺、超储、安全库 存提供了预警机制，提供鲜活的动态库存信息，为企业各个部门进行决策提供依据。 主要功能特点：主要功能特点： ? 灵活的盘点业务，支持周期性盘点：盘点时提供多种盘点方式，如按周期进行 盘点，对负结存的存货盘点、对保质期临近多少天的存货进行盘点等。对周期 盘点的存货可按周期自动报警。具有实用性，盘点期间实际的出入库信息作为 调节数，从而可以按照账面调节数与实际盘点数得出盘盈、盘亏情况。对于部 分存在自然损耗的存货，可以根据直观的反映合理损耗率和实际损耗率，从而 区分不同情况进行账务处理。 第一章 系统概述 10 ? 货位管理：满足对存放地点的货位管理要求。货位可以分级，可以管理固定货 位和动态货位。为了减化操作，提高工作效率，对存放位置相对比较固定的存 货提供批量自动指定货位的功能。在出入库时，根据用户设置的存货存放货位 的优先级自动分配货位。货位允许零出库功能。 ? 不合格品管理：对于在库的不合格品需要转入不合格品库，可以不单独设置不 合格品仓库，通过不合格品记录单记录在库的不合格品，并通过不合格品处理 单记录不合格品处理的情况，随时查询不合格品备查簿从而掌握不合格品的转 入和处理情况。 ? 特殊业务：组装、拆卸业务，形态转换业务的支持，使得库存管理更加完善。 ? 批次管理：满足您批次管理的需求，提供了批次台账、批次汇总表，从而掌握 批次管理存货的收发存状况。实际业务处理时系统可以按照批号先进先出或者 近效期现出的方式自动确定批号。 ? 保质期管理：对存货的失效日期进行监控。对过期的存货进行报警提示，对于即将 到期的存货进行预警，便于企业采取有效的手段，从而避免产品的过期损失。 ? 出库追踪入库：对出库进行跟踪，可实现对存货的质量、供货商进行跟踪。从而满 足业务的追溯需要。例如：可以针对问题产品，进行原因分析，首先可以通过系统 查出对应的产成品入库信息，从而进一步追查原材料的出处，及时解决问题。出库 单跟踪入库单提供两种跟踪方式， 第一种由用户手工跟踪， 如在各种出库单的表体 增加入库单号、供货商两项内容，由用户选择出库对应的入库单。第二种方式由系 统自动跟踪，自动跟踪提供先进先出、先进后出两种方法。 ? 条形码应用：提供了条形码管理功能，对入库、出库、盘点等库存业务，利用 条形码技术进行扫描采集资料，提高库存的准确性、提高企业的作业效率。 ? 存量控制和存量检查：控制和检查的公式分开设置。可以满足您对负出库管理 的控制或者检查提示的要求。控制区分普通存货、批次存货、出入库追踪型公 式设置不同。现存量的可以选择在保存、审核的时候修改，从而使得应用更加 符合应用实际需求。 ? 强大的库存展望：利用库存展望可以提前针对各种存货的库存情况，进行相应 的安排。提供展望日的存货的预计库存情况，以便于提前了解今后某一时点的 结存，此期段内的预计入库、预计出库情况。其中预计入、预计出可以根据业 务需要自行定义。 ? 预警机制：提供了强大、适宜的预警信息，包括：安全库存预警、超储短缺报 警、呆滞积压分析、最高最低库存预警，从而及时掌握库存状况，调整相应的 策略。 ? 灵活多样的账簿和统计报表：库存台账、批次台账、收发存汇总表、存货分布 表、库龄分析、缺料统计表等。 第一章 系统概述 11 存货核算存货核算 【存货核算】主要针对企业存货的收发存业务进行核算，掌握存货的耗用情况，及时准确地 把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上，为企业的成本核算提供信息，并可动态反 映存货资金的增减变动情况，提供存货资金周转和占用的分析，在保证生产经营的前提下， 降低库存量，减少资金积压，加速资金周转，具有及时性、可靠性和准确性。 主要功能特点：主要功能特点： ? 极大地降低计价核算的工作量，提高核算准确性：可按仓库进行核算，也可按 部门（即多个仓库）进行核算，也可按存货进行核算。支持工业和商业各 6 种 计价方式：全月平均、移动平均、先进先出、后进先出、个别计价、计划价核 算/售价核算。系统可对全月平均、移动平均、计划价进行单价、差异率进行控 制，对超过最高最低单价或差异率的存货可自动报警并进行相应处理。同时支 持零成本出入库，实现对赠送存货、随货零配件进行核算。 ? 暂估核算：出现货到票未到的情况时，支持存货暂估入库处理。货物到达时， 对货品价格进行暂估入库处理，此后，用户可按自己的需要进行不同的处理： 月初回冲、单到回冲、单到补差。支持运费的分摊。 ? 特殊业务核算处理：支持分期收款、直运业务、假退料业务的核算处理。 ? 跌价准备：根据新会计制度要求，支持按月、季或年对存货计提跌价准备并进 行相应的财务核算。 ? 存货 ABC 分析：依据 ABC 管理原理，进行存货的 ABC 分析，从而针对不同时 期，存货的不同类别，进行恰当、合理的管理。 ? 库存管理绩效分析：通过存货资金的占用规划以及资金占用分析对库存的价值 进行分析，通过存货周转率分析对存货管理的效率进行分析，确定切实可行的 管理规范、协调运作，从而提高整体的运营效率和资金使用效率。 1.3 企业应用集成企业应用集成 EAI 为了解决 ERP-U8 产品与用友其他产品、外部第三方软件产品之间的数据交换问题，用友 单据记帐 跌价准备 凭证处理 暂估处理 入库单 账簿 统计分析 调整单 期末处理 出库单 业务核算 财务核算 对账 总账 存货明细账 计价辅助账 流水账 收发存汇总表 入库汇总表 出库汇总表 存货周转率分析 ABC分析 第一章 系统概述 12 ERP-U8 采用 XML 数据交换格式，为用户提供企业应用集成(EAI)工具。 企业应用集成 (EAI)可以使企业各个应用系统协同工作，打破信息孤岛的困境。 企业应用集成(EAI)定义了用友 ERP-U8 产品的对外数据交换的标准格式，并提供多种接 口模式，其它的软件产品可以和 U8 产品进行挂接，实现协调工作，数据共享，使软件的价 值最大化。 用友 ERP-U8 产品数据可以通过企业应用集成(EAI)输出符合标准格式的 XML 文件，提 供给外部系统进行数据交换；外部系统的数据制作成符合标准格式的 XML 数据文件后，也 可以通过企业应用集成(EAI)输入到 U8 产品中。 企业应用集成(EAI)利用 XML 标准接口进行数据解析和翻译，并且可由用户灵活设置各 种数据之间的映射关系，因此适用于各种不同行业、企业之间的数据交换。 【产品特点】【产品特点】 ? 满足 ERP-U8 产品内部的数据交换。 ? 满足 ERP-U8 产品与用友其他产品（如 CRM、HR、NC 等）的数据交换。 ? 满足 ERP-U8 产品与第三方软件的数据交换。 ? 提供 U8 产品对外数据交换的标准格式。 ? 技术上采用 XML 数据交换格式，使用 XML 标准接口，可以进行二次开发。 ? 用户可自定义各种档案的数据映射和替换设置，方便不同行业、企业之间进行 数据交换。 ? 支持广域网的数据交换。 ? 可以远程登陆，执行数据交换。 ? 可以执行已定义的交换计划，实现无人值守。 【产品内容】【产品内容】 可以进行数据交换的基础档案、单据、数据包括： ? 基础档案：部门档案、职员档案、地区分类、客户分类、客户档案、供应商分类、 供应商档案、存货分类、存货档案、结算方式、付款条件、开户银行、仓库档案、 收发类别、销售类型、计量单位、计量单位组、产品结构、采购类型、成套件、费 用项目、发运方式、货位档案、自定义项设置、自定义项档案、项目、会计科目、 外币、汇率、凭证类别、常用摘要、集团企业目录。 ? 总账：凭证、银行对账单。 ? 应收款管理：应收单、收款单、销售发票（销售管理未启用时）。 ? 应付款管理：应付单、付款单、采购发票（采购管理未启用时）。 ? 工资管理：人员档案、工资项目数据。 ? 固定资产：固定资产卡片。 ? 采购管理：到货单、采购订单、采购发票、供应商存货价格。 ? 销售管理：销售订单、发货单、销售发票、销售发票_导入到内部结算单。 第一章 系统概述 13 ? 库存管理：入库单、出库单、库存量。库存量只支持从 U8 系统中导出数据， 不支持外部数据导入 U8 系统。 2 环境配置环境配置 硬件环境 最低配置 推荐配置 客户端 内存 256MB 以上、CPU 500MHz 以上、磁盘空间 2GB 以上 内存 512MB 以上、CPU 1GHz 以 上、磁盘空间 4GB 以上 数据服务器 内存 1GB 以上、CPU 频率 1GHz 以上、磁盘空间 10GB 以上 内存 1GB 以上、CPU 1GHz 以上 多 CPU、磁盘空间 20GB 以上 发布服务器 内存 1GB 以上、 CPU 1GHz 以上、 磁盘空间 10GB 以上 内存 1GB 以上、CPU 1GHz 以上 多 CPU、磁盘空间 10GB 以上 广域网 局域网 网络带宽 56KBPS 以上 10MBPS 以上 软件环境 操作系统 服务器端：Win 2000S(SP3)、Win2003S 客户端：Win 98（第二版） 、Win 2000(SP3)、Win XP(SP1)，建议使用 Win 2000、Win XP。 (Win 2000、Win XP 支持简体中/英文版，其它只支持中文版) 数据库 MS SQL 2000(SP3), MSDE 2000(SP3) 网络协议 TCP/IP、Named Pipe IE IE6.0(SP1)以上 关于环境需要注意的事项：关于环境需要注意的事项： 1. 必须先安装 IIS, 然后安装 Windows .NET Framework 1.1。否则将导致 Windows .NET Framework 1.1 不能在 IIS 上成功注册文件映射关系和系统组件, 需要手工完成 IIS 文件映射配置和 aspnet_isapi.dll 的注册。 第一章 系统概述 14 第第 2 章章 2.1 产品安装产品安装 用户购得的用友 ERP-U8 管理软件，包括用友 ERP-U8 管理软件光盘、加密盒、系统管理使 用手册和所购买子系统的用户使用手册等物件。 如果是单机应用模式单机应用模式，那么只要把用友 ERP-U8 管理软件光盘放入光驱内，运行其上的 Setup.EXE 后选择单机版安装即可使用，不需要额外的配置；如果是 C/S 网络应用模式网络应用模式，需 要用同一张光盘在应用服务器、数据库服务器和客户端分别安装（服务器安装基本运行环 境） ，然后在应用服务器端和客户端进行配置即可。 在系统运行过程中， 可根据实际需要随意切换应用模式切换应用模式 （单机 = 网络） ； 在网络应用模式下， 可根据实际需要随意切换远程服务器切换远程服务器，即通过改变服务器名称来访问不同服务器上的业务数 据。 安装步骤安装步骤 我们假定在服务器上有一台共享的光盘驱动器（驱动器在本地亦可） 。 第一步：插加密盒第一步：插加密盒 如果是网络应用模式，用户首先把加密盒插在服务器的并口上。 如果是单机应用模式，则把加密盒插在本地并口上。 第二步：安装用友第二步：安装用友 ERP-U8 管理软件管理软件 1、以 Windows NT 系统管理员注册进入系统，将用友 ERP-U8 管理软件光盘放入 服务器的共享光盘中，打开 Window NT 的资源管理器，打开光盘目录，双击 Setup.exe 文件，显示欢迎界面如图 2-1： 图 2-1 图 2-2 第一章 系统概述 15 2、点击下一步进入安装授权许可证协议界面，如图 2-2，接受协议内容才能继 续安装。 3、在图 2-3 界面输入用户名和公司名称，用户名默认为本机的机器名。 图 2-3 图 2-4 4、选择安装程序安装文件的文件夹，可以点击浏览修改安装路径和文件夹。 如图 2-4： 5、下一步，选择最适合自己的安装类型，有六种选择如图 2-5： ? 安装全部产品：安装应用服务器、数据库服务器和客户端所有文件。 ? 单机版安装：默认安装应用服务器、数据库服务器，客户端产品可以任意选 择，缺省为全部财务及业务的全部产品。 ? 服务器安装：安装应用服务器和数据库服务器的相关文件，用户也可分别选 择进行安装。 ? 数据服务器：只安装数据服务器相关文件，包括演示账套、U8 数据服务。安 装前一定要首先安装 SQLServer 环境，否则 U8 系统将无法正常进行。 ? 应用服务端：只安装应用服务端相关文件，包括服务端的服务和配置程序以 及加密驱动和站点控制等相关程序。 ? 应用客户端：只安装应用客户端相关文件，不使用的产品可以不安装。 ? 自定义：如果上述安装都不能满足用户要求时，用户可自定义选择安装产品。 第一章 系统概述 16 图 2-5 6、无论那种类型的安装完成后，系统会提示已成功安装，是否需要立即启动计算 机，建议您选择“是，立即重新启动计算机”。如图 2-6： 图 2-6 本版产品的安装分数据服务端、 应用服务端和客户服务端三个层次， 下面分别进行描述说明。 2.1.1 数据服务端安装数据服务端安装 1、在图 2-5 安装界面，选择“数据服务器安装”，系统出现如图 27 所示的选项， 根据购买的模块选择需要按照的内容，然后点击下一步，这时系统出现选择程 序文件夹的界面如图 2-8，可以修改安装文件夹名称。 图 2-7 图 2-8 2、点击下一步，显示安装状态界面如图 2-9，用户可以在安装过程中取消 安装。 第一章 系统概述 17 图 2-9 3、 安装完成后， 系统提示已成功安装， 是否需要立即启动计算机， 建议您选择 “是， 立即重新启动计算机”。 4、数据服务端安装配置完成。 2.1.2 应用服务端安装应用服务端安装 在图 2-5 安装界面，选择“应用服务器安装” ，显示图 2-10-1 所示界面，选择需要安装服务。 选择相应的服务器组件后，系统会显示如图 2-8 所示界面，选择程序文件夹即可安装。安装 步骤同数据服务端安装。 图 2-10-1 图 2-10-2 2.1.3 应用客户端安装应用客户端安装 1、在图 2-5 安装界面，选择“应用客户端”，在图 2-10-2 选择客户端产品安装 界面，选择要安装的产品，这里没有选择安装的产品在应用客户端启动后， 将不会显示。 2、点击下一步，在图 2-8 界面选择安装程序文件夹，即可完成安装。 2.1.4 完全安装完全安装 在图 2-5 安装界面，选择“安装全部产品” ，系统直接显示如图 2-8 所示界面，选择安装程序 文件夹，即可完成安装。 2.1.5 自定义安装自定义安装 1、 在图 2-5 安装界面，选择“自定义安装”，在图 2-10-3 中由用户自由选择要安 装的产品，点击下一步，显示图 2-8 界面选择安装程序文件夹，确定后 可安装。 第一章 系统概述 18 图 2-10-3 2、屏幕显示安装状态，如图 2-9。 3、安装完成后，系统会提示已成功安装，是否需要立即启动计算机，建议您选择 “是，立即重新启动计算机”。 2.2 产品启动产品启动 安装产品后重新启动计算机进入 Windows 操作平台，系统提示输入 U8 数据库服务器和数据 库管理员密码， 如图 2-11， 确定后在图 2-12 界面输入服务器名称和用户密码。 如果安装成功， 在右下角任务栏显示表示 SQL Sever 服务管理器安装成功，显示表示 U8 服务管理器 安装成功。 图 2-11 图 2-12 操作说明操作说明 ? 如何更改用户密码 为了保证数据库的安全，一般我们建议数据库管理人员经常修改数据库密码。 修改的方法：在配置 U8 服务界面(如图 2-12 所示)中，点击更改密码，在图 2-13 配置提示界面，选择“是”，在更改密码界面图 2-14 中输入旧密码，输入 并确认新密码。 第一章 系统概述 19 图 2-13 图 2-14 2.2.1 数据库服务器启动数据库服务器启动 在应用服务器启动前，应该首先启动数据库服务器。 2.2.2 应用服务端启动应用服务端启动 在安装完毕后，启动应用服务器时， 【用友 ERP-U8】应用服务自动启动。启动后在状态栏显 示。 2.2.3 应用客户端启动应用客户端启动 进入 Windows 界面后，单击屏幕左下脚的【开始】 ，选择【U8 企业门户】 ，进入企业门户注 册界面如图 2-15，输入服务器、用户名、密码，显示用友 ERP-U8 门户界面，如图 2-16-1 所 示。 图 2-15 图 2-16-1 也可以通过菜单直接启动某一个子系统，如图 2-16-2 所示。 第一章 系统概述 20 图 2-16-2 2.3 安装维护安装维护 安装维护步骤安装维护步骤 1、将用友 ERP-U8 管理软件光盘放入服务器的共享光盘中，打开 Window NT 的资 源管理器，打开光盘目录，双击 Setup.exe 文件，显示提示对话框，如图 2-17： 图 2-17 图 2-18 2、确认后，进入图 2-18。有三种选择： ? 修改：选择要添加的新产品或选择要删除的当前已安装产品。 ? 修复：重新安装以前的已经安装的产品。 ? 删除：删除现在已经安装的产品。 3、修改安装： 第一章 系统概述 21 ? 在图 2-18 界面选择“修改”，下一步进入选择要添加或要删除产品界面， 如图 2-19： ? 选择确定后，点击下一步，显示维护完成界面。 图 2-19 4、修复安装：在图 2-18 界面选择“修复”，确定即可对已安装产品进行修复性质 的安装。 5、删除：删除安装就是卸载产品。参见 2.4 章节产品卸载。 2.4 产品卸载产品卸载 所谓“卸载”就是删除产品，产品的卸载有两条途径。 1、在第 2.3 章节安装维护界面图 2-18 界面中选择“删除”删除所有已安装组 件，即可删除所有已安装产品。 2、 【控制面板】中的“ 添加/删除程序”，在提示界面选择 U8 管理软件，点击更 改/删除，系统开始删除产品，如图 2-20 所示： 第一章 系统概述 22 图 2-20 第一章 系统概述 23 第第 3 章章 3.1 新用户操作流程新用户操作流程 如果您是第一次使用本系统，请按照以下步骤执行操作。 操作流程：安装在数据服务端启动系统管理以系统管理员 Admin 身份登录 新建账套在数据服务端设置用户、角色设置角色和用户权限在应用服务端 配置数据服务器及相关参数在客户端的系统控制台中启动各个模块客户端的业 务处理 3.2 老用户操作流程老用户操作流程 如果您已经使用了本系统，并且需要进行年末结转，以便进入下一年度的处理，请按照如下 所示的流程执行操作。 操作流程：启动系统管理模块以账套主管身份注册登录建立下一年度账结 转上年数据启动其他系统进行新年度操作 3.3 系统操作流程图系统操作流程图 操作流程图步骤说明：操作流程图步骤说明： 1、步骤 1-8 描述的是建账的过程。其中：步骤 1-4 在系统管理中进行，在建账向导 中设置账套，设置用户组和用户，并设置其功能权限；第 5 步登录系统控制台， 第 6 步设置系统的基础信息。步骤 7-8 在各子系统中完成。 2、步骤 9-13 描述的是子系统在一个会计年度内的日常处理工作，由于各子系统的 日常业务处理不相同，故这里只是一个总体流程描述，有关详细的流程描述和 功能描述可参见各子系统的详细说明。 3、步骤 14-16 描述的是建立下一年度账、结转上年数据和调整账套参数、调整基础 信息、调整各子系统期初余额的过程。步骤 14-15 在系统管理里完成。步骤 16 在基础设置和各子系统中完成。 第一章 系统概述 24 1、以系统管理员Admin 身份注册进入系统管理 2、新建账套 设定账套主管 3、增加角色、用户 并设置权限 5、进入企业门户 6、系统启用、基础设置 建立基础档案 4、以账套主管身份登录 设置账套参数 7、启动各子系统 8、录入期初余额 9、日常业务处理 10、月末结账 11、数据备份12、打印各种账簿 13、完成上年各项工作 14、账套主管 建立下一年度账 15、结转上年数据 16、调整账套参数、基 础信息、期初余额 开始下月工作 开始下年工作 第一章 系统概述 25 3.4 用户登录用户登录 用户运行用友 ERP-U8 管理软件产品，登录注册的主要操作步骤如下： 操作步骤操作步骤 1、选择进入企业门户或运行 U8 子系统，系统出现如下的登录界面。 2、选择服务器：在客户端登录，则选择服务端的服务器名称；在服务端或单机用 户则选择本地服务器。 3、输入操作员注册名称和密码。如要修改密码，则选择“改密码“选择钮。 4、选择要进行操作的账套和进行业务处理的会计年度。按可参照会计日历查看 所选定账套指定会计年度与自然时间之间的关系。 5、 在“操作日期“组合框内键入操作时间， 一般是当前时间。 输入格式为 yyyy-mm-dd 或 yyyymmdd。也可点日历参照选择一个自然时间。 操作说明操作说明 如何更改注册密码如何更改注册密码 登录时，在密码栏目中输入正确的密码，然后选中“改密码”栏位“，点击确定按钮。用 户输入新的口令，并进行确认。 第一章 系统概述 26 第第 4 章章 4.1 SQL Sever 服务管理器服务管理器 如果 SQL Sever 数据库服务器安装成功，在屏幕任务栏显示图标，双击图标显示如图 4-1 界面，可修改服务器，或开始、暂停、停止使用服务器。 图 4-1 图 4-2 4.2 U8 服务管理器服务管理器 如果 U8 应用库服务器安装成功，在屏幕任务栏显示图标 ，双击图标显示如图 4-2 界面， 可启动或停止 U8 服务。 4.2.1 U8 应用服务应用服务 U8 应用服务包括：应用服务包括： ? 启动 U8 服务 ? 停止 U8 服务 ? 设置 U8 服务参数 ? 查看 U8 服务日志 ? 查看 U8 调度日志 ? 查看产品登录情况 第一章 系统概述 27 修改修改 U8 服务参数服务参数 如果要修改 U8 服务参数，单击“”可以在如图 4-2 界面中直接点击“设置 U8 服务参数” ， 也可以在“U8 应用服务器图标”的右键菜单中选择“配置 U8 服务” ，选中后系统显示如图 4-3 设置界面，在这里可以修改数据库服务器及相应超级用户用户口令。 图 4-3 图 4-4 同时，为了保证客户端和服务器的有效联系，提高使用中的安全性和高效性，用户可在 U8 服务管理器中设置服务端异常和服务端失效的时间，如果客户端由于网络断线或其他不可预 见的原因非法退出某产品，造成客户端异常时间超过 5 分钟，服务器自动切断与客户端的联 系，客户端要重新注册，才能登录服务器，客户端异常显示在服务器系统管理的状态栏，如 果异常，状态栏显示“异常（5） ” ，如图 4-4。系统会在到达服务端失效时间 20 分钟时，自 动清除异常任务。在等待时间内，用户也可选择系统管理中的【清除异常任务】菜单，手工 删除异常任务。 查看查看 U8 服务日志服务日志 在如图 4-2U8 服务管理器主界面中，直接点击“查看 U8 服务日志” ，可以查看 U8 各子系统 的执行信息以及与服务端的连接情况（如图 4-5 所示） 。 第一章 系统概述 28 图 4-5 查看产品登录情况查看产品登录情况 在如图 4-2U8 服务管理器主界面中，直接点击“查看产品登录情况” ，可以查看 U8 各子系统 的登录情况（如图 4-6 所示） 。 图 4-6 4.2.2 U8 预警平台预警平台 通过预警平台，用户可以设置预警任务，制定执行计划，并将预警信息利用邮件或短信通知 给有关人员。比如，当客户应收账款超过信用额度时可以及时通过邮件或短信通知相关销售 第一章 系统概述 29 及发货人员。 预警平台主界面介绍预警平台主界面介绍 有两种路径可以进入“有两种路径可以进入“U8 预警平台”主界面：预警平台”主界面： ? 程序-用友 ERP-U8-系统服务-预警设置 ? U8 系统服务器主界面配置预警调度 图 4-7 在预警平台主界面，系统显示已有的预警任务列表。可以添加预警任务；可以编辑、删除已 有的预警任务（参见预警任务设置） ；可以启动或停用预警任务。 可以进行预警设置的内容包括：可以进行预警设置的内容包括： ? 应收款管理：应收单据预警、应收信用预警 ? 应付款管理：应付单据预警、应付信用预警 ? 库存管理：库存保质期预警、库存盘点预警、库存最高最低预警 ? 销售管理：销售订单预警 ? 采购管理：采购订单预警、采购订单逾期报警 预警任务设置预警任务设置 在预警平台主界面（参见图 4-7） ，系统显示已经存在的预警任务。按添加 ，系统弹出预 警任务设置窗口，可以设置预警源（图 4-8） 、计划（图 4-9） 、通知（图 4-10） ；按确定 保存添加的预警任务。 第一章 系统概述 30 图 4-8 图 4-9 图 4-10 图 4-11 在图 4-7 所示的预警管理平台主界面，将光标移到要修改的预警任务，按编辑进行修改； 按确定保存修改的预警任务。 预警调度日志预警调度日志 在如图 4-2U8 服务管理器主界面中，直接点击“查看预警调度日志” ，可以查看预警任务在 软件中的执行情况（如图 4-11 所示） 。 4.2.3 其它操作其它操作 其它操作包括：其它操作包括： ? 配置短信服务端口 ? 关闭 U8 服务管理器 第一章 系统概述 31 配置短信服务端口配置短信服务端口 在如图 4-2 所示的服务器管理界面中，单击“配置短信服务端口”可以设置短消息服务的端 口等信息（如图 4-12 所示） 。 图 4-12 第一章 系统概述 32 第第 5 章章 5.1 基本操作基本操作 5.1.1 使用功能按钮使用功能按钮 用户执行某项操作时，只需点击相应功能按钮即可。各系统共用的按钮图标列示如下： 图图 标标 图标名称图标名称 说说 明明 设置 打印设置 打印 批打 预览 打印预览 输出 将单据、账表等存入磁盘文件 增加 用于增加单据、增加基础档案 修改 用于修改单据、修改基础档案 删除 用于删除单据、删除基础档案 增行 在最末一行后新增一行 删行 删除单据的当前行 插行 当前记录行上方插入一行 切换 摘要 复制 复制一张卡片或一张单据 保存 单据的保存，报表格式的保存 另存 将报表另存 放弃 取消操作 作废 不保存当前数据，或作废当前数据 第一章 系统概述 33 审核 销售发票为复核 弃审 取消审核。销售发票为弃复 批审 批量审核 批弃 批量弃审 查审 查询审核审批流设置中规定的审核单据 关闭 单张关闭订单、发货单等 打开 单张打开订单、发货单等 批关 成批关闭订单或发货单等 批开 成批打开订单或发货单等 记账 全消 全选 制单、凭证 编制记账凭证、联查凭证 查询 重新输入查询条件 过滤 定位 按一定条件找到所需的记录，并显示 排序 单据 从当前表中联查对应的单据 上张 下张 首张 末张 刷新 栏目、格式 单据列表和卡片列表的栏目设置，报表的格式设置 计算、分摊 重新计算、采购结算的分摊 核销、结算、现结应收/应付的核销、采购的结算、采购与销售的现结 小计 汇总、累计、合计 帮助 第一章 系统概述 34 退出 退出当前操作界面