印信管理、使用办法.doc

天津东泰世纪投资有限公司印信管理制度印信管理制度第一章 总则第一条 为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为发生，特制定本办法，在日常工作中公章的使用和保管必须遵守本制度。第二条 对用以下手段获取公章的使用因而造成公司损失的情况，由该行为人承担相应的法律责任：1、 任何违反本规章制度情况下获取公章的使用。2、 隐瞒真实情况、弄虚作假等欺骗性手段取得公章的使用的。3、 使用任何不正当手段的情况下所获得公章的使用的。第二章 印章的刻制第三条 公司印章刻制须由使用部门向总裁办提出申请并经总裁审核同意后，由总裁办凭公司介绍信到当地公安机关办理申报、审批刻制手续。第四条 印章的形体和规格，按国家有关规定执行。第五条 根据国际、国内的印章材料和现有技术情况，可以选用先进、适用的种类。第六条 公司下属企业和部门可以根据工作需要申请刻制内部用章或对外用章，并按本办法第三条、第四条规定办理。第三章 印章的启用第七条 新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。第八条 印章启用应由总裁办事先颁发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。第四章 印章的保管和使用第九条 印章必须放置在办公室的保险柜或铁柜中，做到随用随开，用毕后立即锁好。第十条 印章保管须有底档记录，注明印章名称、枚数、收授日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等记录。（附表一）第十一条 公司各类印章必须分类保管：1、 公司公章，董事长章，合同专用章及部门专用章等根据公司总裁指示和公司惯例由办公室保管。2、 财务专用章及法定代表人章由财务部负责人保管或指定专人负责保管；第十二条 印章加盖需分类使用：1、 对外签订合同需加盖合同专用章；2、 属于部门内部的事务需加盖部门章；3、 对以公司名义发文的、颁发奖状的、因私出国的、办理延期、国际会议表、出国人员申报表、来华签证表、提供在职证明、办理投资、合作、年检、公司变更登记、注销、涉及使用费或抵押担保等有可能减少公司财产的等事宜须加盖公章；4、 涉及贷款的须加盖财务部专用章及公章；第十三条 印章保管必须建立专人专事制度。规定具体的保管人，由其掌管印章的钥匙，印章的签盖及印章的使用底档，他人不能代替。但印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，并做好移交记录和办理相关的移交手续，以免贻误工作。印章使用应有记录（此记录应根据东泰投资用印申请表内容），注明序号、日期、使用人、批准人、文件名及编号、印章名称、借出日期、归还日期、经手人、专管人、使用人(附表二)第十四条 以下事项须经总裁审核同意，依公章使用审批程序办理:1、 以公司名义发文的；2、 以公司名义对外签订合同、协议；3、 以公司名义颁发的各种奖状；4、 因私出国审批表；5、 有关办理延期，国际会议表，出国人员申报表，来华签证表，因公需要提供在职证明等外事工作；6、 办理投资，合作，年检，公司变更登记，注销等事宜；7、 涉及贷款的；8、 涉及公司财产的抵押担保等有可能减少公司财产的； 第十五条 印章要在办公室使用，不得擅自带出办公室或随身携带。因特殊情况确需携章外出的，应依以下程序办理:1、 承办人应提前三日提出必须携带公章外出的正当理由并经批准。2、 需由公章的专管人陪同承办人一同前往。公章专管人应做到章不离人，人不离章，并对已填写审批表并经核准的文件予以盖章，对未经填表或未获核准的不予盖章。3、 办理完毕后承办人还需填写回执，注明盖章文件及页数，时间，地点，取印时间，交回时间并保证没有在空白纸张和其他非经审核批准的文件上盖章，否则承担相应法律责任。第十六条 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。第十七条 印章保管如有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，并配合保安部门查处。第十八条 印章移交须办理手续，签署移交说明，注明移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等。第十九条 有下列情况时，印章须停用：1、 机构变动或机构名称改变；2、 上级部门通知改变印章图样；3、 印章使用损坏；4、 印章遗失或被盗，且声明作废。第二十条 印章停用要提出办法，并报经总裁批准，及时将停用印章上缴有关机关封存或销毁并建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。第二十一条 印章的使用流程：1、 使用人应提出申请并经审查批准符合条件后才可用印。2、 使用人应如实填写“公章使用审批表”（附表三），并在情况说明栏签字确认后才能进入审批程序。公章的使用部门及使用人应对审批表中各项内容负有如实说明的义务并对需保密的要保守秘密，如果违背此项义务应承担经济赔偿等法律责任。3、 办公室负责人对部门确认后的盖印文件的内容，程序，格式及填写的审批表等认真审核，明确用印的内容和目的。如发现问题应及时调解解决或请示总裁。4、 由法务对此提出法律意见指出利害所在，并签字确认。5、 由财务副总裁对涉及费用的用印文件进行审批，日常行政用印（不涉及费用）不经过此流程。6、 最后由总裁审核通过后，办公室方可盖章。7、 原件一律留存办公室一份存档，并置备用章文件的复印件以备各部门借阅。第二十二条 印章使用人或部门应提前3日提出申请，并说明该事项的紧迫性或有弹性的期间，以免影响该事项的审核或公司业务。印章使用人或部门应对因其不提前提出申请而造成的延期及相关后果负责。第二十三条 使用人负有紧急事项优先审批的义务。第二十四条 任何文件打印完毕应打上“以下空白”。文件如果是多页应盖骑缝章。盖骑缝章时文件右上角应重合。第五章 介绍信的管理第二十五条 介绍信的种类。1、存根介绍信；2、证明信；第二十六条 介绍信一般由总裁办公室负责保管。第二十七条 开具介绍信要严格履行相关手续。涉及到职工履历方面由部门负责人同意后由办公室负责人审批；与公司经济利益及运作相关的须由办公室负责人签署意见后报总裁审批。第二十八条 公司介绍信必须编号（包括存根、主页）不许出现重号缺号等。在存根处的事由、相关单位及日期均不得空白。主页与存根之间必须有公章。 第二十九条 开具介绍信时应填全有关内容，严禁出具空白介绍信。第六章 附则第三十条