亚莱坞9月招商会议方案.doc

2010年婚纱影楼；婚庆行业行业发展趋势论坛 暨第一届婚纱影楼；婚庆行业录影东北三省市场招商会执行文本2010年8月22日一、相关议程一、主办单位：亚莱坞科技公司，沈阳蓝天婚庆广场，长春婚庆协会，中国妇联，二、会议时间：2010年9月1920日三、会议地点：沈阳大酒店宾馆会议室（待定）会议规模设定：100150人左右的会议多功能厅，面积100-200平方米，最好配备有贵宾小会议室，相关设施齐备；四、会议形式：讲演、多媒体演示、揭幕、参观样机、洽谈 五、参会人员：1、 东北三省有实力的意向经销商以及通过报纸、走访确定有意向的重点邀请客户2、 行业、企业领导东三省婚庆协会3、 本企业优秀经销商代表12名4、 部分新闻媒介机构六、参会标准：对招商会后仍有意向的客户提供餐饮费；七、相关事宜：1、 报到时间：2010年9月18日（邀请的嘉宾和客户）2、 报到地点：辽宁大酒店（暂定）3、 报到时统一核发会议议程资料及相关证件4、 参会人员必须凭会务组核发的代表证参会二、筹备分工草案一、会前筹备工作1、会务组设置和分工职责 会议总指挥： 赵军 组长：长春 朱八哥副组长：沈阳蓝天王总；尚总 组员：亚莱坞业务部1.1、会议组（负责人：陈序(沈阳) 成员：蓝天婚庆广场2名营业员 ）1.1. 1负责联系会议地点、参会客商餐饮、住宿及会议室等相关事宜1.1.2负责联系会务人员的餐饮、住宿、车辆、交通1.1.3负责会议费用的审核、签字及结算1.1.4负责协调各组工作及与酒店之间的联系1.1.5负责参会人员接待、登记、餐饮、住宿、会议资料发放1.1.6负责酒店内外、会场的规划、设计、布置、接线、音响、摄影、摄像物品的安全1.1.7负责应对会议期间的临时性、突发性事件1.2、业务组（负责人：东北三省大区经理 成员：相应区域业务人员、工程部及技术部2人）1.2.1负责招商客户的人员数量、质量的控制及相关资料的整理落实1.2.2负责会议期间与客户的业务谈判及签署相关协议1.2.3负责申请接待车辆1.2.4负责对参会客户资格的审查核对1.2.5负责会场人员纪律及会场的组织协调工作1.2.6负责展会现场的接待、讲解，意向客户的邀请、引导1.2.7负责展会现场物品的安全、次序的控制、宣传品的发放1.3、布展组（负责人：* 成员：*、区域业务人员、工程及技术2人、）1.3.1负责展会展台布展、样机的确定、申请、运输、安装、摆放、以及撤展，对物品的数量、安全负责1.3.2负责展会现场宣传品规划、设计、布置1.3.3负责会议期间展区现场促销人员安排，促销活动的设计策划及进度控制1.3.4负责展会现场宣传品的设计及制作、纪念品的发放、登记1.3.5动力伞、艺术团活动的策划、安排、表演以及活动现场效果控制和安全1.4、新闻宣传组（负责人：* 成员：*、） 1.4.1负责招商会前期的广告发布以及效果跟踪 1.4.2 负责招商会现场媒体记者的邀请、接待、公关和新闻通稿撰写、发放 1.4.3负责招商会后新闻、信息的整理撰写和媒体发布 1.4.4负责招商会演讲稿以及领导发言稿的准备、撰写、审核 1.4.5负责优秀经销商代表的邀请和确认2、项目进度控制表：9月18日工作内容小组负责人1、会场布置。（背景板、条幅、音响设备、音乐光盘、广告光盘、桌牌、大厅签到桌、签到本、会场指示牌、桌椅摆放、主席台鲜花、贵宾胸花、茶水等）会议组2、影像设备。包括录像人员、设备、摄影人员、设备等。3、接待事项。包括人员接车、接机，住宿餐饮安排、机动车辆。4、业务洽谈。（经销合同、经销商政策、各种产品介绍）9月16日前1、所有小组物料、产品制作到位并运抵现场会议组2、会议人员到位3、现场施工人员到位4、招商信息落实。（确定经销商名单、经销商详细信息表）业务组5、确定最终发言稿。新闻组9月10日前1、所有物料设计、样机准备完毕（招商会邀请函、论坛邀请函）各小组2、各小组详细执行计划表、人员分工表各小组3、展览会设计方案、现场活动方案、报广设计、招商会会议日程三、会前项目综合筹备工作具体工作事项完成时间责任人一、人员的确认1酒店餐饮、住宿负责人的联系、确定9月3日2公司领导的联系、确定9月3日3摄影师的联系、确定9月3日4媒体、记者事项的确定9月3日 5行业领导、技术专家的联系、确定9月5日 6优秀经销商代表的邀请和确定东北三省大区经理7前期重点有意向客户的邀请（ 东北三省、 ）东北三省大区经理 工作内容1发出会议的通知和经销商的邀请函件2完成对回函及主动报名的经销商统计分类、确认3安排在对经销商的接待细节工作4费用预算和申报二、物料的准备1主讲厅内设备检查，两台投影仪，两台手提电脑、投影仪用，两个无线麦克风、专题片、广告片的准备9.72礼仪小组的着装、工作人员着装9.73资料袋（议程表、宣传单张、招商简章、名片、本子、笔等）200个4茶点、纸巾、茶点盘与酒店联系5展会展板、会议展板6背景板7名片桶8签到薄、笔9新闻通稿9.1310横幅、条幅11酒店需准备好欢迎牌、嘉宾席标示牌、电梯内海报12礼仪小姐所用胸牌、绶带、手举牌9.1513嘉宾胸花9.1714会议证、工作证9.1515样机、样品、道具9.1516促销品、礼品9.1517现场发放的资料9.1518新闻通稿9.1319报纸稿样9.1320展会设计效果图以及预算书9.521合同、单价表9.1522意向邀请函、嘉宾请柬、现场论坛邀请函9.4东北三省大区经理23现场活动方案9.1524领导欢迎词、行业发展演讲稿9.1525招商会幻灯9.1526刀旗、会场吊旗9.1527拱门、横幅、水牌、指示牌9.1531抽奖箱等现场活动道具9.1532礼仪小姐9.1533礼仪小姐手举牌9.1534酒店易拉宝、会场的拉网展架、喷绘9.1535用餐券9.1536会议接待用车、箱货车、服务车9.15379乘车说明、考察日程表9.15四、会议协调会1、议题：会议职责分工确认及负责人为使大会成功圆满举行，请各位负责人集思广益，各司其职，做好会前、会中、会后的各项安排。2、会议需探讨解决以下问题：A、草拟的会议日程是否合理，是否有需要补充的地方？B、个人职责是否明确，能否圆满完成？C、会前工作有否没有想到或不周全的地方？D、会议所用道具是否齐备？有否需要补充之处？E、工作人员配备是否合理？F、经销商洽谈统一口径、职校讲解的统一口径？G、签订合约需要注意的问题？H、签订后需要注意那些方面？I、如何能收到有签约意向经销商的保证金？J、为防止会议意外情况发生，应注意的防范、补救措施有那些？三、会议议程表展位现场流程表序号时间项目负责人备注17:00-8:00最后巡查展位现场，检查物料确保没有遗漏29：00展会现场活动开始演出队长39:00-9:05热舞开场演出队长49:05-9:10主持人介绍今天的活动内容，介绍下午招商会的时间及参与办法演出队长59:10-9:15文艺表演演出队长69:15-9:45主持人介绍*，介绍下午招商会的时间及参与办法并与现场观众进行互动有奖问答环节，发放纪念品演出队长79:00-9:30发放调研问卷，了解消费者需求告知消费者认真填写可参加抽奖和抽奖时间89:45-9:50文艺表演演出队长99:50-10:20休息1010:20-10:30文艺表演演出队长1110:30-11:00主持人介绍*，介绍下午招商会的时间及参与办法并与现场观众进行互动有奖问答环节，发放纪念品演出队长1211:00-11:15文艺表演演出队长1311:15-11:30主持人介绍*，介绍下午招商会的时间及参与办法并与现场观众进行互动有奖问答环节，发放纪念品演出队长1411:00-11:30回收问卷1511:30-11:45抽奖演出队长1611:45上午活动结束171814：00展会现场活动开始1914:00-14:05热舞开场2014:05-14:10主持人介绍今天的活动内容，介绍下午招商会的时间及参与办法演出队长2114:10-14:15文艺表演演出队长2214:15-14:45主持人介绍*，并与现场观众进行互动有奖问答环节，发放纪念品演出队长2314:00-14:30发放调研问卷告知消费者认真填写可参加抽奖和抽奖时间2414:45-14:50文艺表演演出队长2514:50-15:20休息2615:20-15:30文艺表演演出队长2715:30-16:00主持人介绍*，并与现场观众进行互动有奖问答环节，发放纪念品演出队长2816:00-16:15文艺表演演出队长2916:15-16:30主持人介绍*，并与现场观众进行互动有奖问答环节，发放纪念品演出队长3016:00-16:30回收问卷3116:30-16:45抽奖演出队长3216:45上午活动结束第二天可照此流程执行，具体根据实际情况微调招商会流程表序号时间项目负责人备注113:30-14:00参会人员入场所有人员213:50-14:00贵宾到贵宾室就座会务组314:00-14:30会议开幕4致辞5领导讲话6领导退场714:30-15:10行业的基本状况及未来发展815:10-15:50*介绍、“婚纱录影”技术发布915:50-16:00会间休息1016:00-16:40企业的发展规划及合作支持，介绍第二天去沈阳婚庆市场参观的时间及日程1116:40-17:00会议结束1217:00-18:00单独会谈、签订合同第二天招商会流程可照此执行，具体情况根据实际情况微调9第一届婚纱影楼；婚庆行业录影东北三省市场招商会工作进度表格会议总指挥： 组长：赵军副组长：沈阳蓝天婚庆市场王总；尚宗 长春婚庆协会八哥 序号工作分工项目内容内容说明 / 标准规格 / 数量责任人完成时间（日）备注1成立会务组一般可分为：会议组、业务组、布展组、新闻宣传组会务组人员数量视招商会规格确定8月30日2确定会议时间、地点、内容及参会人数明确分工、明确职责附件一8月30日3会议组准备工作酒店预定9月3日4酒店会议室预定容纳150人9月3日5参会贵宾住宿预定120元/天9月3日6参会客商住宿预定意向客户业务组通知9月18日7参会客商餐饮预定意向客户业务组通知9月18日8参会工作人员住宿预定80元/间/天9月16日9参会工作人员餐饮预定盒饭9月16日10参会工作人员使用车辆申请按公司规定执行9月15日11展会会场物料礼仪小姐手举牌8块、礼仪小姐绶带12条、卡通气模4个、现场招商论坛会邀请函1000份、现场答题卡200份、抽奖箱1个、招商会说明X展架1个、企业系统介绍X展架8个（2套）、机器展板8个、机器异型POP、招商会专刊500份、企业形象大画册200本、手提袋500个、三折页300份、客户洽谈登记台帐2本9月15日12招商会物料酒店门口拱门幅1条、升空气球条幅4条、酒店招商会欢迎横幅1条、大厅接待处背景板1块、水牌2张、会议指引牌6张、会议主背景板1块、参会证400个、名片盘、纪念品、会议资料手提袋200套、赴连云港参观车辆的乘车指示牌2块、会议日程200份、参观日程100份、广告片光盘1张、刀旗50面、专题片1张、电梯海报3张、演讲台展牌1块等东北三省大区经理河北大区经理9月15日13样机3台9月15日14会议组酒店外拱门准备20米新款式（电源/沙袋）/安排采购9月2日1个9月14日安排采购15卡通气模/婚纱影楼；婚庆行业气模/升空气球准备9月2日落实4/2/4个9月14日16落实拱门幅尺寸20米1个9月4日17落实升空气球竖幅尺寸向酒店落实责任人4个9月4日18落实刀旗制作尺寸向酒店落实责任人？9月4日19落实楼体竖幅尺寸向酒店落实责任人？9月4日20落实楼体巨幅尺寸向酒店落实责任人19月4日21落实酒店入口横幅尺寸确定向酒店落实责任人19月4日22会议组酒店外拱门幅设计1个9月5日23升空气球竖幅设计4个9月5日24刀旗设计、吊旗9月5日25楼体竖幅设计9月5日26楼体巨幅设计19月5日27酒店入口横幅设计19月5日28拱门幅设计确定1个9月6日29升空气球竖幅设计确定4个9月6日30刀旗设计确定9月6日31楼体竖幅设计确定9月6日32楼体巨幅设计确定19月6日33酒店入口横幅设计确定19月6日34拱门幅制作质量1个9月7 -12日35升空气球竖幅制作质量4个9月7-12日36刀旗制作质量9月7-12日37楼体竖幅制作质量9月7-12日38楼体巨幅制作质量19月7-12日39酒店入口横幅制作质量19月7-12日40酒店大堂指示水牌尺寸确定向酒店落实责任人2个9月4日41会议组酒店内电梯间指示水牌尺寸确定向酒店落实责任人6个9月4日42会议组酒店会议室门口接待处拉网展架尺寸确定向酒店落实责任人9月4日43酒店大堂指示水牌设计向酒店落实责任人2个9月5日44电梯间指示水牌设计向酒店落实责任人6个9月5日45拉网展架设计19月5日46酒店大堂指示水牌设计确定9月7日49酒店大堂指示水牌制作规定的内容/颜色沟通2个9月7-12日50电梯间指示水牌制作规定的内容/颜色沟通6个9月7-12日51拉网展架制作规定的内容/颜色沟通19月7-12日52接待桌椅准备2套9月18-19日上午11时53接待人员确定负责参会客户登记，发放资料袋2人9月18-19日上午11时54会议组酒店会议室内会议组酒店会议室内签到簿、签到笔准备2套9月18-19日上午11时55签到处桌牌准备1个9月18-19日上午11时56资料袋准备资料袋、议程表、三折页、招商简章、形象画册、名片、本子、笔、礼品等4009月18-19日上午8-11时57会议证设计参会客户佩戴4009月5日58会议证确定4009月7日59会议证制作4009月7-12日60名片盘准备以便客户赐名片2个9月18-19日上午8-11时61背景板尺寸确定向酒店落实责任人9月4日62横幅数量尺寸确定向酒店落实责任人9月4日63展板数量尺寸确定向酒店落实责任人9月4日64演讲台尺寸确定向酒店落实责任人9月4日65桌牌尺寸确定向酒店落实责任人9月4日66背景板设计向酒店落实责任人9月6日67横幅设计向酒店落实责任人9月6日68展板设计向酒店落实责任人9月6日69演讲台设计向酒店落实责任人9月6日70桌牌设计向酒店落实责任人9月6日71背景板设计确定向酒店落实责任人9月7日72横幅设计确定向酒店落实责任人9月6日73展板数设计确定向酒店落实责任人9月6日74演讲台设计确定向酒店落实责任人9月6日75桌牌设计确定向酒店落实责任人9月6日76背景板制作规定的内容/颜色沟通设计师1块9月7-12日77横幅制作规定的内容/内容沟通设计师9月7-12日78展板制作规定的内容/颜色沟通设计师9月7-12日79演讲台制作规定的内容/颜色沟通设计师1个9月7-12日80桌牌制作规定的内容/颜色沟通设计师9月7-12日81演讲台鲜花准备1组9月18日上午8-11时82会议组酒店会议室内投影仪准备 高流明投影仪1台9月14日83投影仪幕布准备2幅9月14日84笔记本电脑准备赵军1台9月14日85音响准备1组9月18日86麦克准备2个有线麦克，2个无线麦克4个9月18日87摄像人员确定记录会议过程1人9月12日88摄影人员确定记录会议过程2人9月12日89贵宾胸花准备鲜花根据具体人数确定9月18日上午8-11时90*广告片准备会议前、会议中播放2盘，有备用带9月14日91*专题片准备会议前、会议中播放2盘，有备用带9月14日92布展组展会场地确定93展会场地平面图确定94展会场地情况勘查95展会场地实际尺寸测量101展会促销活动策划102展会发放纪念品申请103物料运输车辆申请104展位效果图设计确定105展位施工预算确定106样机生产89月3日114有奖调查问卷确定9月6日115展会促销活动策划确定9月10日116展会发放纪念品申请批准9月10日117物料运输车辆申请批准9月10日118展会现场礼仪小姐数量确定报会议组9月4日119布展组展会现场礼仪小姐人员确定报会议组9月4日120展会现场礼仪小姐服装确定符合会议规格报各组9月4日121礼仪小姐举牌设计89月4日122礼仪小姐举牌定稿89月5日123抽奖箱制作19月7日124现场音响确定9月4日127展位施工公司签订合同9月5日128展位制作开始按图/合同制作9月5日129展位布展开始9月10日130样机到位9月16日131工作人员到位9月16日132文艺团演出人员到位9月16日1339月16日134展位布展完成9月16日135展会现场流程监控9月18-19日13