档案资源管理系统方案.doc

上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司1 目目 录录 1项目概述 陈 项目概述 陈 2 1 1项目背景 2 1 2建设目标 2 1 3建设内容 2 2需求分析需求分析 2 3总体技术方案总体技术方案 4 3 1建设原则 4 3 2总体结构 5 3 3技术架构 6 3 4技术路线 6 3 5关键技术 这部分陈来写 8 3 5 1松散耦合的系统模块整合技术 8 3 5 2基于对象关系映射框架的数据库访问技术 8 3 5 3多重权限分配与分级控制技术 8 3 6系统设计特点 8 4项目建设方案项目建设方案 9 4 1应用软件系统构成 9 4 2基础信息管理子系统 9 4 2 1档案编目管理 10 4 2 2资料文件管理 10 4 3档案利用管理子系统 11 4 3 1档案借阅管理 11 4 3 2档案审批管理 12 4 3 3检索统计打印 13 4 4系统维护子系统 14 4 4 1信息配置 14 4 4 2系统管理 15 4 4 3系统提醒 15 5实施方案和进度计划实施方案和进度计划 16 5 1实施方案 16 5 2进度计划 17 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司2 1项目概述 陈 项目概述 陈 1 1 项目背景项目背景 1 2 建设目标建设目标 1 3 建设内容建设内容 2需求分析需求分析 档案编目管理 上海港汇房地产开发有限公司档案主要包括租赁合同 资质证书 项目策 划 工程图纸 财务报表 规章制度等 各种档案包含不同的编目信息 档案 管理系统需要通过灵活可定制档案类别和编目信息的方式实现档案资料的新增 修改和删除等档案基本编目信息的管理 资料文件管理 资料文件管理主要是对档案文件 包括电子档案和实体档案 进行管理 一般电子档案的主要载体形式为文本扫描件 如 PDF 图纸 如 jpg 音频 如 rm 视频 如 wmv 档案管理系统需要对这些已数字化的文件通过上 传方式提交到服务器进行统一管理 实体档案则保存在物理固定位置 两种档 案按一定规则提供企业内部人员调阅和利用 档案借阅管理 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司3 电子档案和实体档案在企业日常经营管理活动中会发生需要查阅相关资料 内容的情况 企业内部人员可以通过系统提交借阅申请 通过审批后由管理人 员将电子或者实体交给借阅人员 系统规定归还期限 到时提醒以便将档案及 时收回保存 档案审批管理 实体档案借阅以及档案资料数据的查看等需要通过多级的审批才能进行 系统按企业目前固有的审批流程设计形成审批管理过程 用来控制不同级别的 人员访问档案资料 达到严密资料管理的要求 检索统计打印 系统需要实现对档案编目及资料的分类检索和统计 并对查询和统计的结 果输出到 EXCEL 中 满足数据打印和办公需要 检索途径包括简单检索 组 合检索以及全字段检索 统计采用饼图或者柱状图直观展现 信息配置 系统需要提供灵活可定制的信息配置机制 用户可以方便的扩充档案类别 以及档案相关描述信息字段 扩大系统能使用和管理的档案范围 增强系统的 灵活性和适应性 系统管理 系统管理主要包括用户管理 权限管理 日志管理三个部分 其中用户管理希望采用 Windows 2003 Server 或以上版本操作系统的 Active Directory 域用户管理策略进行用户的管理 用户数据从 NTDS DIT 文件中获取 并保持同步 权限管理用于控制系统及档案资料的访问权限 将编目信息和档案资料文 件设置不同的访问权限 对于允许使用系统的普通用户来说只能访问公共级的 数据和信息 对档案资料文件信息是受到限制的 必须通过借阅申请或者临时 限时权限才能访问 日志管理主要是查看和追溯系统访问记录 用户操作记录等日志信息 对 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司4 用户访问 系统运行进行监控 系统提醒 系统管理过程中 需要设定一些提醒功能 比如档案借阅归还提醒等 实 现人性化的自动功能 帮助工作人员办公 3总体技术方案总体技术方案 3 1 建设原则建设原则 成熟性原则成熟性原则 系统结构设计 系统配置 系统管理方式等方面采用成熟 实用的技术 可靠性原则可靠性原则 保证应用系统运行稳定可靠 保证数据传输的可靠性 灵活性原则灵活性原则 系统易于维护与修改 可以适应管理需求 可扩充性原则可扩充性原则 以现行需求为基础 充分考虑发展的需要来确定系统规模 系统采用模块 化设计 具有横向 多机 及纵向 单机处理能力 可扩充能力 安全性原则安全性原则 系统应采取成熟的安全方案 防范各种安全隐患 采用严格的权限管理与 事后安全日志审计等方法保证操作系统 数据库 应用系统的安全 保证系统 数据的安全 具有数据备份 恢复功能 确保数据不因意外事故而丢失 开放性原则开放性原则 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司5 在设计时 要求提供开放性好的技术方案 设备的各种接口满足开放性原 则 标准化原则标准化原则 在设计时 要求提供标准化程度高的技术方案 设备的各种接口满足标准 化原则 可管理性原则可管理性原则 整个系统易于管理 易于维护 操作简单 易学 易用 便于进行系统配 置 在设备 安全性 数据流量 性能等方面得到很好的监视和控制 并可以 进行远程管理和故障诊断 3 2 总体结构总体结构 根据系统建设目标和建设原则 系统总体设计是以数据库服务器 应用服 务器 文件服务器等硬件设备和相关系统软件 数据库软件 应用服务软件为 支撑 建立系统信息库 编目信息库 资料文件库等数据库并在其基础上实现 三大子系统 基础信息管理子系统 档案利用子系统和系统维护子系统 其总 体结构如图所示 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司6 编目信息库编目信息库资料文件库资料文件库 档案借阅管理档案借阅管理 检索统计打印检索统计打印 档案审批管理档案审批管理系统管理系统管理资料文件管理资料文件管理 档案编目管理档案编目管理 系统提醒系统提醒 基础信息管理档案利用管理系统维护 系统信息库系统信息库 系统结构图 信息配置信息配置 其中 基础信息管理子系统包括档案编目管理和资料文件管理两个模块 档案利用管理子系统包括档案借阅管理 档案审批管理和检索统计打印三个模 块 系统维护子系统包括信息配置 系统管理和系统提醒三个模块 3 3 技术架构技术架构 系统应用目前先进的互联网络 Internet Intranet 技术 整个系统开发主要采 用 Browser Server 的体系结构 建立三层架构 即 客户端为 BROWSER 中 间层为支持 J2EE 规范的应用服务器 后端为数据库服务器 应用软件系统开发主要使用 JAVA JSP JAVA Script 等语言和技术 通过 J2EE 规范部署 在实现上达到页面表现层 业务逻辑层 数据库持久层的三层 分离结构 达到跨平台和可扩展性 页面表现层和业务逻辑层基于 Struts 框架 和 Spring 框架进行开发 数据库持久层基于 hibernate 技术与数据库交互 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司7 页页 面面 表表 现现 层层 业业 务务 逻逻 辑辑 层层 数数 据据 持持 久久 层层 基于基于 Struts 框架框架基于基于 Spring 框架框架基于基于 Hibernate 技术技术 支持支持 J2EE 规范的应用服务器规范的应用服务器 器器 数据库数据库 操作系统操作系统 3 4 技术路线技术路线 在应用软件开发的技术路线选择上 我们以实施成本低 跨平台等为选择 技术路线的衡量指标 我们采用 J2EE 技术不仅给分布式应用提供了一个简单 而统一的标准 而且它还提供了 JDBC API 技术 以实现对异种数据库的访问 以及提供 RMI IIOP Java IDL 技术等 与 NET 相比 J2EE 既可以跨平台访问 也可以跨平台部署 并借助 XML 和广泛应用的 WEB 协议 实现分布式的计算 和异构平台的信息集成 具有开放性 完好封装性 松散耦合性 高度集成性 等优点 在系统实现上采取用来控制变化的 MVC 设计模式 对于生成有组织的模块 化应用程序 这是一种方便有效的方法 MVC 设计模式清楚地划定了程序员与 设计者之间的界限 从商业逻辑上拆解了数据 减弱了业务逻辑接口与数据接 口之间的耦合 使代码易懂且更易重用 在业务逻辑层架构中 我们基于开源的 Spring 框架开发 它是为了解决企 业应用程序开发复杂性而创建的 框架的主要优势之一就是其分层架构 分层 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司8 架构允许您选择使用哪一个组件 同时为 J2EE 应用程序开发提供集成的框架 框架的技术核心是面向方面编程 AOP 和控制反转 IOC 容器 AOP 和 IOC 是补充性的技术 它们都运用模块化方式使得应用程序模块间是松散耦合 的 在数据库持久层架构中 我们基于开源的 Hibernate 技术开发 它是一个独 立的对象持久层框架 为 JDBC 的轻量级的对象封装 它的目标是对于开发者 通常的数据持久化相关的编程任务 解放其中的 95 开发工作 对于以数据为 中心的程序来说 它们往往只在数据库中使用存储过程来实现商业逻辑 对于 基于 Java 的中间层应用中实现面向对象的业务模型和商业逻辑的应用 基于对 象关系映射框架是最高效和有用的数据库访问技术 3 5 关键技术关键技术 这部分陈来写 这部分陈来写 3 5 1 松散耦合的系统模块整合技术松散耦合的系统模块整合技术 3 5 2 基于对象关系映射框架的数据库访问技术基于对象关系映射框架的数据库访问技术 3 5 3 多重权限分配与分级控制技术多重权限分配与分级控制技术 3 6 系统设计特点系统设计特点 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司9 4项目建设方案项目建设方案 4 1 应用软件系统构成应用软件系统构成 根据系统建设目标和建设原则 系统总体设计是以数据库服务器 应用服 务器 文件服务器等硬件设备和相关系统软件 数据库软件 应用服务软件为 支撑 建立系统信息库 编目信息库 资料文件库等数据库并在其基础上实现 三大子系统 基础信息管理子系统 档案利用子系统和系统维护子系统 其中 基础信息管理子系统包括档案编目管理和资料文件管理两个模块 档案利用管理子系统包括档案借阅管理 档案审批管理和检索统计打印三个模 块 系统维护子系统包括信息配置 系统管理和系统提醒三个模块 系统模块构成如下图所示 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 基础信息管理子系统档案利用管理子系统系统维护子系统 档 案 编 目 管 理 资 料 文 件 管 理 档 案 借 阅 管 理 档 案 审 批 管 理 检 索 统 计 打 印 信 息 配 置 系 统 管 理 系 统 提 醒 系统模块构成图 4 2 基础信息管理子系统基础信息管理子系统 基础信息管理子系统主要针对档案基本信息和数据进行管理 是整个系统 的支撑核心子系统 包括了档案编目管理和资料文件管理两大模块 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司10 4 2 1 档案编目管理档案编目管理 模块概述模块概述 档案编目管理主要管理的对象为档案的基本描述信息 称之为编目信息 不同档案的档案有不同的编目信息 例如租赁合同的编目信息可能包括合同名 称 合同甲方 合同乙方 签约时间 签约地点 合同金额等 该模块就是对 档案的这些信息进行的维护管理工作 模块功能结构模块功能结构 档案编目管理 新建信息修改信息删除信息查询信息 模块功能描述模块功能描述 新建信息 选择某个档案类别 输入相关编目信息 保存后完成新建信息 修改信息 通过简单条件查询 获得档案信息列表 选择信息列表中某条 信息进行修改 保存后完成信息修改 删除信息 通过简单条件查询 获得档案信息列表 选择信息列表中某条 或者多条信息进行信息删除 系统提示信息确认要删除后完成信息删除 相关 资料文件也将被删除 查询信息 通过简单条件查询 可以获得档案信息列表 4 2 2 资料文件管理资料文件管理 模块概述模块概述 资料文件管理的对象为档案的资料文件 包括电子文件和实体文件 电子 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司11 文件的信息可以包括关联档案号 文件名称 文件路径 文件类型等 实体文 件的信息可以包括关联档案号 页数 保存状况 保存位置等 模块功能结构模块功能结构 资料文件管理 新建文件修改文件删除文件查询文件 模块功能描述模块功能描述 通过简单条件查询 获得档案编目信息列表 选择列表中某条档案 进入 资料文件管理 新建文件 通过输入资料文件的信息 保存后 电子文件还需要上传文件 完成后 完成新建文件 修改文件 通过简单条件查询 获得资料文件列表 选择列表中某条资料 文件进行修改 保存后 电子文件还需要修改上传的文件完成后 完成文件修 改 删除文件 通过简单条件查询 获得资料文件列表 选择列表中某条资料 文件进行删除 系统提示信息确认要删除后完成信息删除 相关上传的资料文 件也将被删除 查询文件 通过简单条件查询 可以获得资料文件列表 4 3 档案利用管理子系统档案利用管理子系统 档案利用管理子系统实现对档案编目信息和资料文件信息的综合利用 内 部应用的要求 使档案数据有效利用起来 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司12 4 3 1 档案借阅管理档案借阅管理 模块概述模块概述 电子档案和实体档案在企业管理中主要利用手段之一就是借阅 对于电子 档案需要将资料文件的电子版开发给申请用户浏览 对于实体档案需要从存放 位置获得档案借阅给申请用户查看 模块功能结构模块功能结构 档案借阅管理 电子档案实体档案 档案出借档案归还文件开放文件关闭 模块功能描述模块功能描述 文件开放 资料文件管理员对通过审批的电子档案借阅申请进行处理 开 放电子文件给申请者 并设定文件关闭时间及提醒时间 文件关闭 资料文件管理员通过系统提醒查看到期的电子档案借阅申请 关闭该申请者的文件浏览访问权限 档案出借 资料文件管理员对通过审批的实体档案借阅申请进行处理 记 录实体文件出借时的完残状况 然后出借实体文件给申请者 并设定档案归还 时间及提醒时间 档案归还 资料文件管理员通过系统提醒查看到期的实体档案借阅申请 收回实体档案 并记录归还时的完残状态 4 3 2 档案审批管理档案审批管理 模块概述模块概述 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司13 对电子档案和实体档案的借阅以及其它一些业务处理需要 系统设置多级 审批 通过审批后才能进行相关访问和利用 模块功能结构模块功能结构 档案审批管理 借阅申请多级审批其它申请 模块功能描述模块功能描述 借阅申请 用户通过填写借阅申请表格并选择借阅文件内容 提交自己的 借阅申请 其它申请 用户通过填写申请表格并填写申请内容 提交自己的申请 多级审批 每级审批领导通过填写审批意见 并确认通过或者不通过审批 完成本级的审批 如果通过本级审批才能提交上级审批 如果没有上级审批了 则结束审批过程 只有当多级审批过程结束即全部审批全部通过情况下 该申 请被标志为通过 4 3 3 检索统计打印检索统计打印 模块概述模块概述 检索 统计和打印是档案管理资源管理系统的重要组成部分 是对档案信 息的一种利用方式 模块功能结构模块功能结构 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司14 检索统计打印 档案检索信息打印分类统计 简单检索全字段检索组合检索 模块功能描述模块功能描述 档案检索 用户可以通过简单检索 组合检索 全字段检索等检索手段查 找需要的档案信息 分类统计 可以通过分类统计获得档案数量等统计信息 可以形成饼图或 者柱状图统计图表 信息打印 对与查询和统计的结果数据用户可以做成 EXCEL 报表并打印出 来 4 4 系统维护子系统系统维护子系统 系统维护子系统属于后台管理 实现系统灵活配置 系统安全和人性化内 容 4 4 1 信息配置信息配置 模块概述模块概述 信息配置模块主要用于配置档案元数据和系统参数 通过自定义维护的档 案类别来扩充系统管理档案范围 通过灵活配置档案的元数据信息实现可定制 的信息管理 通过设定系统参数保证系统适应管理要求 模块功能结构模块功能结构 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司15 信息配置 类别维护参数设置元数据定义 模块功能描述模块功能描述 类别维护 通过增加 修改 删除操作维护档案类别 元数据定义 通过对档案元数据信息的增加 修改 删除操作维护编目信 息 参数设置 设置系统参数 使系统适应管理要求 自由变更 4 4 2 系统管理系统管理 模块概述模块概述 系统管理主要包括用户管理 部门管理和权限管理 管理系统的访问 实 现系统的安全策略 模块功能结构模块功能结构 信息配置 用户管理权限管理部门管理 模块功能描述模块功能描述 用户管理 通过 AD 获得所有用户信息 保存到系统数据库中 管理员可 以进行查看用户列表或者管理用户 部门管理 管理企业部门 对用户进行部门划分便于管理 权限管理 设置个人权限 部门权限控制用户对系统及资源的访问 上海港汇房地产开发有限公司企业档案资源管理系统 系统设计解决方案 上海金鑫计算机系统工程有限公司16 4 4 3 系统提醒系统提醒 模块概述模块概述 系统提醒功能主要用于管理提醒内容 用户可以查看个人提示信息 特定 人员还可以通过消息发送方式发送提醒信息给单个或多个用户 达到除