（企业管理专业论文）电子采购在企业采购中的应用研究.pdf

西南交通大学硕士研究生学位论文 第1 页 摘要 电子采购集计算机技术 多面体技术 数据库技术 网络技术 安全技术 和密码技术 管理科学 软件科学以及社会经济学等多学科前沿技术于一体 是电子商务中的重要应用内容 其结构体系 法律法规 市场规则 管理模 式 技术标准还未臻完全成熟 各国都在进行研究 我国有关该领域的研究才 网t n l j 起步 不仅有许多技术问题需要研究 而且有许多社会的 经济的 法律 的问题需要解决 自二十世纪九十年代开始 全球化和基于时间的竞争已成为重要的企业战 略 使企业更加重视供应链管理的价值 电子采购则是供应链的重要一环 其 战略意义已在部分世界级企业的应用中得到检验 尽管这种趋势日趋明显 但 在全球化环境下其运作方法并未得到足够的研究和理解 另外 这种概念在中 国还处在基本概念的表述上 因此 在市场竞争日趋激烈的今天 如何把握市 场时机加快实施电子采购的步伐 是需要认真研究的课题 本文就企业如何实 行电子采购进行了探讨 一 本文首先叙述了采购与电子采购的概念和电子采购的发展状况 比较了传 统采购与电子采购的特点 指出了电子采购的优势和企业实施电子采购的重要 意义 然后就中国电子采购的发展现状和目前存在的主要问题进行了总结 针 对中国的具体情况 提出了改进我国电子采购现状的对策 文章介绍了电子采购的类型 阐述了电子采购系统的运作程序和在应用中 应该注意的一些问题 并通过案例说明了电子采购系统的作业流程 之后 为 实施电子采购的企业和相关的人员提出了建议 文章第四部分着重介绍了企业 实施电子采购的技术支持方案和企业实施电子采购的步骤 并通过三个案例 说明了电子采购系统的功能特点 文章最后展望了中国未来电子采购的发展趋 势 关键词 电子采购 采购战略 供应链 运作系统 西南交通大学硕士研究生学位论文第1 i 页 a b s t r a c t e p u r c h a s ei n t e g r a t e sa d v a n c e dt e c h n o l o g i e si nm a n y f i e l d ss u c ha sc o m p u t e r t e c h n o l o g y m u l t i m e d i at e c h n o l o g y d a t a b a s et e c h n o l o g y n e t w o r kt e c h n o l o g y s e c u r i t y c r y p t o g r a p ht e c h n o l o g y m a n a g e m e n tt e c h n o l o g y s o f t w a r es c i e n c e a n d s o c i a le c o n o m i c s i ti sa n a p p l i c a t i o ni ne l e c t r o n i cc o m m e r c e a n d t h ec o m b i n a t i o n o fi n f o r m a t i o na n dw e b t e c h n o l o g y i t ss y s t e ma r c h i t e c t u r e l a wr u l e m a r k e t r e g u l a t i o n m a n a g e m e n t m o d e la n dt e c h n o l o g i cs t a n d a r da r en o tm a t u r ee n o u g h s o m a n y c o u n t r i e sa r ep u r s u i n gt h er e s e a r c ha b o u ti t h o w e v e r t h er e s e a r c hi nt h i s f i e l di s j u s ts t a r t e di nc h i n a n o t o n l ym a n yt e c h n i q u ep r o b l e m s n e e dt ob es t u d i e d b u ta l s oal o to f s o c i a l e c o n o m i ca n d j u r i s t i cp r o b l e m sn e e dt ob es o l v e d t o d a y w h e nm a r k e tc o m p e t i t i o ni sb e c o m i n gm o r ea n dm o r ed r a s t i c h o wt os e i z et h e m a r k e tc h a n c et os p e e dt h ep a c eo f e p u r c h a s ei sap r o b l e mw h i c hn e e d st ob e s t u d i e ds e r i o u s l y t h e g l o b a l i z a t i o n a n dt h ec o m p e t i t i o nb a s e do nt i m eh a v eb e c o m e i m p o r t a n t e n t e r p r i s es t r a t a g e ms i n c e t h en i n e t i e so f t h et w e n t i e t hc e n t u r y w h i c hm a k et h e e n t e r p r i s e sa t t a c hm u c hi m p o r t a n c e t ot h ev a l u eo fs c m t h es t r a t e g i cs i g n i f i c a n c e o f e p u r c h a s ea s a k e y c i r c l eo f s u p p l yc h a i l lh a v e b e e np m v e di na p p l i c a t i o no f s o m ew o r l d c l a s se n t e r p r i b u tt h eo p e r a t i n gm e t h o do f e p u r s eh a v eb e e nn o t r e s e a r c h e da n d e x p l a i n e d i ng l o b a le n v i r o n m e n t t h et r e n di sb e c o m i n gm o r ea n d m o r ee v i d e n t i na d d i t i o n t l l i sc o n c e p ti se x p r e s s e do n t h eb a s i cl e v e li nc h i n a t h u s t o d a y w h e nm a r k e t c o m p e t i t i o n i sb e c o m i n gm o r ea n dm o r ed r a s t i c h o wt o s e i z et h em a r k e tc h a n c et os p e e dt h ep a c eo f e p u r c h a s ei sap r o b l e mw h i c hn e e d s t ob es t u d i e ds e r i o u s l y h o wt oa p p l y e p u r c h a s ef o r t h ee n t e r p r i s e si sd i s c u s s e di n t h i sp a p e r t h i sp a p e r f i r s t l yi n t r o d u c e st h ed e f i n i t i o no f t h ep u r c h a s e a n d e p u r c h a s e a s w e l la st h ed e v e l o p m e n t o f e p u r c h a s e c o m p a r i n g t h et r a d i t i o n a lp u r c h a s i n gw i t h e p u r c h a s ec h a r a c t e r i s t i c sa n df i g u r i n go u t t h ea d v a n t a g e sa n dt h es i g n i f i c a n c eo f e p u r c h a s e f o rt h ee n t e r p r i s e s t h e ns u m m a r i z e st h ea c t u a l i t yo f c h i n e s ee p u r c h a s e d e v e l o p i n ga n de x i s t i n gp r o b l e m s a tp r e s e n t a c c o r d i n gt ot h es i t u a t i o no f c h i n a t h e s t r a t e g yo fc h a n g i n gc h i n e s ee p u r c h a s es m m si sp u t t e df o r w a r d 西南交通大学硕士研究生学位论文 第1 i i 页 h t h e t y p eo f e p u r c h a s ea r e i n t r o d u c e da n dt h eo p e r a t i o np r o c e s so f e p u r c h a s e s y s t e ma n d s o m e p r o b l e m s w h i c hs h o u l db en o t i c e di nt h ea p p l i c a t i o na r ed e s c r i b e d i nt h i sp a p e r s o m ea d v i c ei sp u r p o s e df o rt h ee n t e r p r i s e st h a tj u s ta p p l ye p u r c h a s e a sw e l la st h ec o r r e l a t e dp e r s o n sa f t e rt h ep r o c e s so f e p u r c h a s es y s t e mw o r k i n g a r e e x p l a i n e db y c a s e s t h ef o u r t h p a r ti nt h i sp a p e r s t r e s s e st h en e c e s s a r yt e c h n i q u e s u p p o r t a n dt h es t e p so f r e a l i z i n g e p u r c h a s ef o rt h ec h i n e s ee n t e r p r i s e s t h e n t h r o u g h t h r e ee x a m p l e s i ta c c o u n t sf o rt h ef u n c t i o n a lc h a r a c t e r so f e p u r c h a s e s y s t e m f i n a l l y t h ed e v e l o p m e n t t r e n df o r t h ef u t u r eo fc h i n e s e e p u r c h a s ei s f o r e c a s t e d k e yw o r d s e p u r c h a s e p u r c h a s es t r a t e g y s u p p l yc h a i n o p e r a t i o ns y s t e m 西南交通大学硕士研究生学位论文 第1 页 前言 数字化 网络化与信息化是2 1 世纪的特征 经济全球化和信息化已经成 为一种趋势 信息技术革命与信息化建设正在使资本经济转变为信息经济和知 识经济 强烈地影响着国际贸易的环境 加快了世界经济结构的调整与重组 电子商务 e c e e c t r o n i ec o m m e r c e 作为信息时代的一种新的商贸形式 有利于 降低交易成本 增加贸易机会 简化贸易流程 提高生产效率 改善服务质 量 加快信息交流 是信息化社会的模式 是商务的未来 随着信息技术的发 展 电子商务的内涵和外延也将不断充实和发展 为企业及时掌握和更新信 息 提高管理的有效性和科学性开拓了更加广阔的应用空间 在企业经营活动中 采购是企业整个生产经营中的一个重要环节 采购成 本在企业总成本中所占的比例最大 因此 对采购成本的控制是企业成本控制 领域里一项至关重要的工作 目前国内一些企业由于管理不善 常常出现采购 成本过高 把很多精力和财力花在了生产过程的成本控制上 却很少改进企业 的采购管理 随着电子商务的发展以及我国加入w t o 电子采购进入了国际 贸易领域并成为国际贸易的重要内容 我国企业所面临的市场竞争也进入了全 球性的竞争 因此 如果我们不改进原有的采购管理方式 企业就很难面对外 国大型企业的冲击 尽管目前国内在信息技术和硬件设施等方面还存在很多问 题 但实施电子采购已势在必行 采购管理包括企业存货控制 供应商管理 采购订单管理等方面 电子采 购是利用计算机和网络技术在电子商务环境下进行的面向更大范围的采购管 理 在网络环境下 企业可以从网上了解最有价值的最新信息 进行 货比三 家 提高投资的有效性 可以增加采购的透明度 避免采购过程中的 暗箱 操作 实现阳光采购 可以减少成本 提高工作效率等 企业将不再采用人 工的方式购买和销售他们的产品 而是逐步实行高效率 低成本的电子采购 企业从此走上高效 有序的发展道路 本文通过研究电子采购给企业各方面带来的好处 指出了企业实旆电子采 购的战略意义 并为企业如何实施电子采购指出了方向 在论文正文中 首先 介绍了电子采购的概念 阐述了电子采购相对予传统采购方面的优越性 我国 电子采购的现状 存在的问题以及改进对策 针对目前许多企业对电子采购的 操作不甚了解 着重介绍了电子采购系统的运作以及如何应用此系统 并重点 西南交通大学硕士研究生学位论文 第2 页 西南交通大学硕士研究生学位论文第3 页 第一章电子采购概述 1 1 采购与电子采购 1 1 1 采购 采购 广义的采购除涵盖所有购买活动以及购买过程中所有活动的计划 组织 协调和监控外 还包括保持和发展与供应商的关系 在深入研究电子采 购这个问题之前 我们有必要搞清楚购买与采购之间的区别 人们经常会把这 两个概念混用 但他们的范畴是不同的 购买是指材料的实际买进以及与购买 过程相关的活动 而采购的含义更为广泛 包括购买 运输 存储 内部接 收 采购是一个闭环过程 从申请开始 到支付结束 采购分为直接采购和间接采购两种 直接采购是指涉及到生产的直接原材 料 设备等的采购 这类采购通常有固定的供应渠道 有采购供应商的选择 比较程序 在企业管理中容易得到管理 管理程序也比较容易得到固化 而间 接采购指的是企业日常用品和服务的采购 包括通信 资本性设备 计算机硬 件和软件 广告 办公用品 差旅和娱乐性支出 办公设备 设备维修和维 护 日常经营性商品等 这类采购可管理性差 与赢接采购有着不小的差别 直接采购的解决方案类似于一个以i n t e r n e t 为依托的采购管理系统 而间接 采购则不同 它能够更好地利用i n t e r n e t 所带来的方便 直接采购其方式又可分为定点采购和招标采购 定点采购就是把用户所需 的物质设备按类别 品牌分类 每种类别选择一种或几种品牌 每种品牌选择 一定数量的商家作为用户的定点供应商 双方以协议的形式建立合作关系 定 点采购是集团采购的基础 定点采购的特点是 定渠道 定商家 定品牌 价 格优惠 售后服务保证 招标采购是指用户所需要的原材料 设备等通过公开 招标或有限邀标的方式进行购买 从而确定出性能价格比最优的厂商 招标采 购的特点是 货比三家 质量可靠 价格优惠 过程透明 1 1 2 电子采购 电子采购是一种在i n t e m e t 上创建专业供应商网络的基于w e b 的方式 它 西南交通大学硕士研究生学位论文 第4 页 能够使企业通过网络 寻找管理合格的供货商和物品 随时了解市场行情和库 存情况 编制销售计划 在线采购所需的物品 并对采购订单和采购的物品进 行在途管理 台帐管理和库存管理 实现采购的自动统计分析 实施电子采 购 不仅方便 快捷 而且交易成本低 信息公开程度透明 的确是一种很有 发展 j 途的采购方式 实现电子采购的方式有两种 使用e d i 电子数据交换 的电子采购和使用 i n t e m e t 的电子采购 电子采购门户站点对购买简单商品最为有效 它可以让 供应商创建和维护其产品的在线目录 其它公司可以从这些目录中搜索商品 下定单以及当场确定付款和装运选择 在你试图购买那些必须定制的产品时 常常需要人力判断以及人与人之间的协商 首先 要整理叫做r f p 建议请求 的信息包 其中包括有某一商品的技术规格和供应要求 其次 必须找到一个 能够满足该请求的供应商 为了节省时间和资金 只需要与有资格的供应商联 络 这样花费的精力最少 使这一过程自动化的一种方式就是使用e d i 网络 它能够让供应商和买主交换采购信息 只要交纳一点事务处理费 就能通过 e d i 网络提交信息包 并通过同一网络收到答复 e d i 技术有如下特点 f 1 e d i 的使用对象是不同的组织之间 2 e d i 所传送的资料是一般业务资料 如发票 定单等 而不是指一般通 知 3 1 采用共同标准化的格式 这也是与一般e m a i l 的区别 例如联合 e d i f a c t 标准 f 4 尽量避免人工的介入操作 由收送双方的计算机系统直接传送 交换资 料 5 需要人工的阅读判断处理才能进入计算机系统 传真与电子邮件 需要 人工将资料输入计算机系统中 浪费人力 也容易发生错误 利用e d i 你可以将文件发送到目前作为e d i 成员注册的任何一家公司 但是 e d i 网络虽然对中间技术如用于w i n d o w s 平台的c o r b a 和c o m 提 供了各种方式的支持 但一些特定的连接常常会导致不兼容的应用之间的集成 问题 e d i 的工作方式如图l l 使用i n t e m e t 的电子商务可以弥补这些问题 因为i n t e m e t 可以很容易地将电子采购应用与你的现有系统以及供应商的系统 集成起来 你和合作伙伴只需将这些应用插入一个标准接口就行了 电子采购 软件然后就成了厂商的应用软件和买主的应用软件之间的一个技术翻译器 西南交通大学硕士研究生学位论文第5 页 你可以仍然使用拥有电子采购软件的e d i 网络 大多数采购软件包与目前的 e d i 应用软件集成 所以 你既可以通过i n t e m e t 又可以通过e d i 网络来提交 报价请求 用削通 用户 户译 信 用翻通 应用 户译信 系统 接系接 增值网卜l 接系接 口统口的 口统口 e d p 单证 图1 1e d i 工作方式 为了增加吸引力 大多数电子采购软件包提供先进的功能 这些功能是使 用传统方法所不能获得的 其最大的特点 第一是模块化 可以依据企业的具 体情况进行组合 方便使用 这正是传统的采购方法常常陷入困境的地方 第 二是在网上完成采购 达到了实时的管理过程 假设你的公司作出购买一件商 品的计划 产品经理就必须核对商品与技术规格是否相符 并确保交付日程符 合制造周期 而采购经理要负责批准付款条件 电子采购解决方案能够让你确 立一些跟上公司审批程序的指导方针 以便合适的人在合适的时候得到合适的 信息 电子采购软件也可以定义工作责任 例如 如果你的公司将采购任务分配 给公司的不同部门 你可以向一些特殊部门授予准入权 或者相反 你可以将 采购权限制集中在一个部门 这是通过协商获得大量折扣的一种很好的方法 除了这些特征之外 电子采购软件也可以使一些耗费人力的任务自动化 例如 如果你的公司总是需要不断地供应某些部件 就可以使用一个电子采购 软件包来监测库存水平 并且在库存不足时自动地采购新的部件 该软件能够 使某些文书任务自动化 如完成采购申请和定购表等 西南交通大学硕士研究生学位论文第6 页 1 2 电子采购的发展 电子采购同许多新事物一样 最先兴起于美国 它的最初形式是一对一的 电子数据交换系统 即e d i 这种由大买家驱使 连接自己供应商的电子商务 系统的确大幅度地促进了采购的效率 但早期的解决方式价格昂贵 耗费庞 大 且由于其封闭性仅能为一家买家服务 尤令中小供应商和买家怯步 的 确 e d i 需要企业遵循一套大家所公认的文件或商业单据标准 联合国制订了 一套商业e d i 标准 但在具体实施过程中 关于标准问题在行业内及行业间的 协调工作举步维艰 因此 真正商业伙伴间e d i 并未广泛开展 9 0 年代中期 电子采购目录开始兴起 这是供应商通过将其产品介绍放上网 以此来提高供 应商的信息透明度 市场涵盖面 到近年来 全方位综合电子采购平台出现且 通过广泛连接买卖双方来进行电子采购服务 1 3 电子采购的优势 1 3 1 传统采购模式的弱点 为能够在今天竞争越来越激烈的商业环境里生存 企业必须在生产管理中 降低成本 提高生产率 并以一种更具有战略性的方式进行经营 虽然许多企 业已经实现了后台办公自动化 但是大部分企业在间接采购领域仍然实行手工 操作 如以电话 传真 直接见面等方式进行信息交流 在企业中 采购常常 为以下问题所困扰 1 3 1 1 低效的商品选撵过程 采购中商品以及供应商的选择是一项费时费力的事情 采购人员需要到众 多供应商的产品目录里查询产品及其定价信息 由于信息来源的多样性 如报 纸 电视 熟人介绍等都很费时间 我们以最低向三家供应商询价和选择商品 为例 一般要用2 3 天左右时间 而且可能还要消耗不少的人力 物力 1 3 1 2 费时的手工订货操作 商品和供应商确定后 企业还要安排定货 以手工方式和纸面文件为基础 的需求提出至定货过程有时需要与供应商见多次面 以及多次传真 电话联 系 才能正式下定单 而且下定单后很可能还要监督定单的执行过程 西南交通大学硕士研究生学位论文 第7 页 1 3 1 3 不规则采购 易生腐败现象 在一些企业由于购买性资金使用不透明 不公丌 随意性强 在货物 工 程和服务的采购过程中 往往是个人因素起决定作用 相互利用 权钱交易 行贿受贿 败坏了社会风气 有些不按照正常的采购程序采购 如没有合同的 非授权采购 使采购企业无法获得其采购合同谈判所带来的好处等 这些都给 企业带来了经济上的损失 1 3 1 4 昂贵的存货成本和采购成本 由于采购过程的低效率和费时 企业尤其是大企业常常大量采购 以应付 未来之需 这样 很多企业需要一定的费用支持存货 而实际上 这些存货很 可能在几个月后才能派上用场 此外 由于采购人对供应商的比选不充分 采 购商品和服务的价格很可能较高 再加上采购的潜在成本 使得采购商品和服 务成本超出预计 1 3 1 5 冗长的采购周期 由于采购过程中复杂的手工审批 评标过程中组织工作量大 以及过长的 采购和定货周期 削弱了企业在这个时间就是金钱的商业社会中的竞争优势 1 3 1 6 复杂的采购管理 在传统的采购模式下 一般企业都会建立一套分级采购审批程序 以防止 采购费用的过度支出以及滥用职权 这种审批程序为本来就低效和费时的采购 又加上了新的枷锁 1 3 1 7 难以实现采购的战略性管理 采购作为企业整体运行的一部分 需要纳入企业的整体战略管理 但是由 于采购的数据收集费时 使得采购战略难以实现 从整体看 传统的采购模式还将面对中间商过多的问题 这使得商品的生 产成本很低 而贸易成本较高 损害的是最终消费者和采购人的利益 1 3 2 电子采购的优势 电子采购将从根本上改变了商务活动的模式 它不仅将间接商品和服务采 购过程自动化 极大地提高了效益 降低了采购成本 而且使企业在一定程度 上避免了因信息不对称引起的资源浪费 有利于社会资源的有效配置 从此使 西南交通大学硕士研究生学位论文 笫8 页 企业更具有战略性的眼光进行采购 电子采购给企业带来的好处 对购买方而 言 包括 1 3 2 1 货比三家 选择最佳的货物来源 降低采购成本和采购价格 电子采购的信息处理和管理是建立在因特网基础上的 因特网的开放性使 消费者 企业及其供应链之间建立了一种协调关系 商家的产品目录 新品推 荐 网上广告等公共信息可以被因特网上的所有用户浏览 采购企业可以对各 种型号产品的性能 外观 甚至价格进行详细的了解和比较 还可以在网上直 接与商家沟通 避免了谈判桌上的唇枪舌战 采购者通过货比三家 寻找到产 品质量好 价格优惠 且各方面信誉比较好的商家与其进行交易 通过网上采 购 企业以较低的成本挑选出物美价廉的产品 从而保证了企业的利益 1 9 9 6 年 美国通用电气公司开始使用本公司在因特网基础上建设的联机采 购系统 采购劳动力成本降低了3 0 采购用的消费品节省了2 0 1 9 9 7 年 通用电气公司8 个部门的部分采购利用这个网络进行 采购量约1 0 亿美元 到2 0 0 0 年 该公司的全部1 2 个部门的采购利用这个网络 总量达到5 0 亿美 元 预计未来五年中可以节约5 7 亿美元 i b m 是电子采购的另外一个受益者 通过电子采购 m m 的成本在不断降 低之中 自1 9 9 5 年以来 电子采购市场已经为i b m 节约了大约9 0 亿美元 仅 2 0 0 0 年第一季度 i b m 通过网络完成的货物和服务订单就有4 7 亿美元 仅第 一季度 电子采购就为i b m 节约成本5 6 0 0 万美元 1 3 2 2 有利于采购企业对商家信誉进行评估 为了使网上交易更加可信 需要在网上建立一套商家信用评估体系 买家 和卖家可以对双方交易的过程和结果在网上发表意见 采购企业可以对商家的 产品和售后服务进行打分 通过自己的数据库进行分析评估 得出卖家的交易 诚信得分 这个评估体系为采购企业选择诚信的商家提供了便利 1 3 2 3 迅速有效地组织评估并确保评估的公正性 实行网上采购 一方面供应商可以更为方便 快捷地通过网络发布招标信 息 报送标书 还可以在网上发现及获取到大量潜在的买家 扩大自己的产品 供应面 缩短采购周期 另一方面采购企业能够将供应商报送的标书通过网络 发送给不同地区的相关专家 由专家在网上进行评标并在规定的时间内将结果 西南交通大学硕士研究生学位论文第9 页 直接传送给采购机构 网络技术的发展已经使网上评标在技术上成为可能 确 保了评标的公正性 1 3 2 4 随时了解市场行情和库存情况 科学制定采购计划 企业在采购系统中建立自己的库存信息档案 及时更新 这样就可以通过 网上查询来获取库存信息 及时审批和决定采购实施 避免盲目采购 超前采 购 重复采购或非需求性采购 i b m 的微机系统集团就是采用电子化的采购方式减少了库存 每个月 该 集团的市场部报告本月预计销售的微机台数 计划部门根据这个预测 结合各 个整机和零部件生产厂的生产能力 制定生产计划 下达生产任务 各个生产 厂的采购人员根据这个计划与供应商谈判 每周 这样的信息汇集一次 上述 过程重复一次 连接这些部门 厂商的计算机网络加快了信息传输和交换的速 度 对任何一个环节产生问题的信息可以及时反馈 决策者根据变化可以快速 做出反应 例如 某种型号的微机的销售突然增加或减少 生产计划就能及时 修改 采购计划亦随之修改 避免了库存过多或不足 1 9 9 6 年 这个辅助计划 系统投入运行 一年时间就产生了巨大的经济效益 1 9 9 7 年 该集团的销售额 增加了2 0 采购量增加了4 0 产量增加了5 0 利用这个系统 提高了生 产的效率 却没有增加库存 没有新建工厂 从而节约了5 亿美元 1 3 2 5 缩短了产晶的生产周期 研究表明 很多产品的生产成本主要与生产周期的长短有关 而不是产量 所谓的规模经济 一个产品的成本除原材料 零部件外 还设有折旧 建筑 物等设施的使用费 管理 监督指导等费用 对于后面这几种成本 主要是对 时间敏感 时间越少 成本越低 8 0 年代 日本的一种新型汽车制造从概念到 工业生产只需要3 年时间 而美国需要4 6 年 通过计算机网络平台将设 计 开发 原型 审核等工作实时连接起来 提高了合作效率 提高了时间利 用率 缩短了产品生产周期 1 3 2 6 提高了市场透明度 市场透明度关系到购买方的有效采购 它包括产品透明度 即可以采购何 种产品代替现有产品 供应商透明度 即哪家供应商可以取代现在的供应商 和价格透明度 即此产品在市场上的价格是多少 通过在这三方面提高市场透 明度 加强供货市场竞争 从而使货物价格下降及统一 西南交通大学硕士研究生学位论文第l0 页 研究表明 通过使用电子采购平台 不仅能减少中间流通环节 进行更有 效和针对性的营销 密切与客户的关系 赢得更广泛的动态 实时交易能力和 更大的市场机会 而且可增加2 0 一3 0 的业务 获得1 0 一1 5 的销售增长 除 此之外 由于业务量加大 供应商就可以进行规模生产 从而获得规模生产的 效益 从宏观上看 电子采购有着极大的优势 第一 电子采购平台除了使整个 市场有更统一的商品报价外 还保证该市场内部供求双方能更有效的衔接 在 市场透明度提高的情况下 买卖双方能更有效的平衡市场上的需求 在过去 供应商即使打折 也很难卖掉多余库存 电子采购将大量买方和卖方聚集在其 在线交易市场上 并以衔接需求的方式解决了这方面的问题 第二 电子采购 冲破了地理与语言障碍 商业与互联网在本质上都是全球性的 买卖双方不再 被束缚于他们所熟悉的地理范围或国界内 互联网提供了全球性的通路 只要 敲击按钮 就可以与潜在的买方或卖方聚集在一起 供应商与购买商可在互联 网上寻找一些伙伴并与之交易 而这些商业伙伴可能在没有电子采购平台之前 是无法找得到的 尽管语言可能仍然是一个问题 尤其是对全球贸易而言 但 作为第三方的电子采购平台的提供者通常都能够提供诸如多语言平台和产业 贸易专家等增值服务 来增加国际贸易 第三 可以改善资源分配 除了市场 价格更为协调一致 电子采购保证更有效的利用有限的资源 信息缺乏导致许 多企业无法预测需求 分配资源 为解决这种问题 公司一般在传统供应链的 每一段都备有缓冲存储设备 而这相应导致过多的库存成本和库存过时风险 改善后的信息共享能限制这种低效情况 并有助于更有效的部署资源 电子采 购平台也能在库存过时之前通过拍卖为供应商提供一个更有效的处理多余库存 的方法 1 4 企业实施电子采购的意义 采用电子招标与电子采购 企业可以方便地在线查询产品信息和库存情 况 监控企业的销售 库存 货物和资金周转状况等业务信息 制定科学的采 购计划及支持决策 在缩短采购周期 优化采购过程 降低经营成本 提高工 作效率和市场竞争力方面具有十分重要的战略意义 具体表现在以下几方面 西南交通大学硕士研究生学位论文 第l1 页 1 4 1 节省采购时间 提高采购效益 企业实施电子采购是提高效率最直接 最易于实现的手段 计算机代替手 工 减少了简单劳动的工作量 提高了速度 自动化系统代替了订单登记员 应付账部门等人员阅读 输入数据 计算 统计等人工劳动 消除了与邮寄或 其他形式文件传递的时间 提高了效率 电子采购实现了采购信息的数字化 电子化 数据传动自动化 减少了人工重复录入的工作量 使人工失误的可能 性降到了最低限度 业务处理时间大大缩短 电子采购实施过程中的流程再 造 简化了业务流程 以东风集团公司为例 以前需要5 个计划员做半个月工 作 应用采购供应系统后只需要2 3 天 并且降低了错误率 减少了损失 1 4 2 采购成本显著降低 电子采购由于建立了用户和商家直接进行沟通和比选的平台 减少了中间 环节 节省了时间 从而使采购成本明显降低 大量数据表明电子采购迅速为 企业带来了巨大的成本节约 中国石化集团物资采购系统从2 0 0 0 年8 月1 5 日正式投入运行以来 首批 网上采购的物资包括 材料 设备 配件 煤炭 油田化学剂 钻探胶管 民 爆器材七大类7 万多种 首批会员包括集团公司 股份公司总部 直属企业4 5 个 上网供应商3 0 0 多家 到2 0 0 1 年3 月9 日 物资采购网上成交1 1 0 8 笔 成交金额2 3 亿元 节约采购费用8 达1 8 6 亿元 截止2 0 0 1 年4 月2 0 日 上网供应商1 7 0 0 余家 网上累计成交金额3 4 8 亿 中国石油化工股份有限公 司正在努力实现涉及集团采购和统一组织采购的所属6 5 家分公司全部上网运 作 最终网上采购物资将达3 7 万种 年交易额达5 0 0 亿元人民币 秦皇岛发电责任有限公司2 0 0 0 年9 月至2 0 0 1 年3 月通过晨砻网采购物资 总额2 1 0 0 万元 可选择的供应商从1 0 0 多家增加到5 0 0 余家 物资平均采购 单价下降了2 0 8 对比1 9 9 9 年同v i 径节约资金1 8 0 万元 单项节约5 5 0 减少库存资金3 8 0 万元 采购人员由1 2 名精简至6 名 东风集团物资供应公司应用了采购供应系统后 减少了库存 减少了资金 占用 9 3 年钢材库存2 0 万吨 1 4 亿元 9 4 年下降了一半 7 亿元 仅占用资 金利息节约就达5 0 0 0 万元 通过自动比质比价系统 2 0 0 0 年度比财务部门原 来的定价节约采购成本2 2 3 亿 西南交通大学硕士研究生学位论文第12 页 1 4 3 优化了采购及供应链管理 电子采购管理提供了有效的监控手段 很多大型企业和企业集团都面临这 样的矛盾 由于企业规模大 部门多 采购物资种类庞杂 需求不定 严格监 控必然导致效率低下 反之则管理混乱 电子采购在提高效率的同时 使各部 门甚至个人的任何采购活动都在实时监控之下 有效堵住了管理漏洞 减少采 购的随意性 变事后控制为过程控制 提高了企业供应链管理水平 由于采购的计划性加强 周期缩短 货物能 够根据计划时间更准确地到达现场 实现零库存生产 东风汽车的物资采购系 统在9 4 年以后陆续增加了自动化仓库管理 供应商档案管理 供应商综合评 价后 部分配件实现了j t 配件直接送到装配线 这就使得过去局限在一定 或数家供应商的采购渠道得以拓宽 降低了对少数供应商依赖的风险 1 4 4 加强了对供应商的评价管理 电子采购扩大了供应商资源 采购信息的公开化 吸引了更多的供应商 供应商静态数据库的建立为企业采购提供了方便的查询手段 帮助企业及时准 确地掌握了供应商的变化 同时也为供应商选择提供了决策支持 东风汽车的 供应商综合评价系统根据价格 综合报务 合同执行情况反馈的信息 通过计 算机自动给供应商评分 为供应商选择供量化指标 秦皇岛发电责任有限公司 对供应商采用等级评价管理 将质控 供货信息反馈到供应商管理模块中 对 供应商信誉进行评价 信誉差的厂商列入 黑名单 禁止其投标 报价 此 外对供应商信息的集中管理 还可以提前预见由于供应商产能不足可能造成的 断货 及早采取措施 降低风险 或者制订有效的供应商激励计划或联盟计 划 1 4 5 增强了服务意识 提高了服务质量 质量可靠的原材料 零部件是企业产品质量的基本保证 由于电子采购杜 绝人情 关系 回扣等因素的影响 促进了供应商的公平竞争 对供应商管理 的完善也促使供应商重视质量和服务管理 以免在客户的供应商档案管理里留 下不好的记录 企业通过互联网建立与生产商的直接联系 减少了对中间商的 依赖 避免假货的骚扰 西南交通大学硕士研究生学位论文第13 页 质量和服务在流通企业体现得更为直接 上海华联超市1 0 0 0 多家连锁店 及时补货 b 2 c 电子采购的送货上门服务 网上专卖店等 都有赖于采购系统 的高效运行 通过与供应商联网 将自己的库存交给供应商管理 提高了供货 率 保证了市场供应 提高了客户满意度 1 4 6 增加交易的透明度 减少 暗箱操作 电子采购为采购管理提供了有效的控制手段 实现了公开 公平 公正的 规范化采购 通过公平竞争 形成市场良性循环 带来的影响往往是连带性的 和多方面的 因此一旦成功实施 就能迅速产生采购效益 目前有些企业只有 少部分物资能够实现网上采购 但是从少部分产品的网上采购的效益中就可以 预见到尚待挖掘的巨大价值 电子招标对传统招投标从形式 时间 价格 质量进行了全面的突破 克 服了传统招投标存在的时间长 价格高 货物质量不稳定等不足 为政府 企 业带来了具体 实在的效益 据专业机构统计 基于互联网的竞标采购可以使 企业降低1 0 4 0 的采购成本 西南交通大学硕士研究生学位论文 第14 页 第二章我国电子采购的现状 问题与对策 中国作为一个发展中国家 正在致力于信息技术的应用 高度重视 知识 经济 将会带来的机遇和挑战 对中国的企业来说 现在面临的不仅仅是内部 问题 很多时候是企业外部或是企业间的问题 其解决问题的办法是通过建立 和增强企业间电子交互的能力来解决企业间的问题 电子采购正好有了用武之 地 改革开放2 0 年来 我国信息基础网络的规模容量 技术层次和服务水平 实现了质的飞跃 电子信息产品的科研 生产能力显著提高 为电子采购的发 展奠定了必要的物质基础 信息服务发展迅猛 中国公众数据和多媒体通信网 已覆盖全国2 0 0 0 多个县市和部分乡镇 目前正在实施的 政府上网工程 将 对电子采购在我国的普及和应用产生重要的示范效应 大量的国内金融机构也 在随着国家金融系统信息化建设步骤的推进 而将越来越多的日常关键性业务 向网络转移 中国电子商务的发展 既面临国际共同的问题 如法律 税收 安全等问 题 同时受制于我国的一些特定问题 主要是电子采购系统所需的信息基础设 施 商业规范和市场容量等问题 2 1 中国电子采购之现状 根据国家经贸委的调查 全国7 4 3 8 8 家国有企业中 平均已有1 7 的企业 对电子商务有了一定的了解 其中 大型企业的了解比例几乎是1 0 0 中型企 业约2 0 小型企业约有1 0 同时5 0 的大型企业 1 0 的中型企业和5 的小 型企业对电子采购表示认可并准备在条件成熟后就投入实际操作 另外已有近 5 0 0 家大型企业正在进行电子采购的方案论证和实践 同时 有关官员表示 在三年内预期将有8 0 的国内企业通过在线的方式开展自己的电子采购业务 经过1 9 9 8 年由i t 业界和媒体主导的热热闹闹的 电子商务年 中国电 子采购在1 9 9 9 年开始进入以探索并大量推出新项目为特征的新时期 这主要 得益于以下三个因素 1 上网人数急剧增加 我国互连网人数到2 0 0 1 年7 月已达到2 6 5 0 万人 国际线路出口总容量3 2 5 7 m 有更多的传统企业参与到电子商务中来 预计到 2 0 0 3 年将有5 0 7 0 左右的企业实现现代化管理 西南交通大学硕士研究生学位论文 第l5 页 2 风险投资大量介入 3 企业对应用与发展电子采购的认识水平有所提高 从总体上看 中国电子采购已经从宣传和启蒙阶段 开始进入实旖阶段 中国电子采购近期的进展表现在以下几方面 2 1 1 发展势头迅猛 新的电子采购网站和新的电子采购项目突然间急剧增加 令人目不暇接 几乎每天都有各类电子采购信息与咨询网站 网上采购站点在网上诞生 发展 地域也在迅速扩大 从原先几乎局限于北京 上海 深圳极少数城市 开始向 沿海及东部 中部各大城市发展 根据中国企业家调查系统1 9 9 9 年调查报告 显示 电子采购作为一种新型的经营方式 已经被多数国内企业家所了解 占 被访者的7 8 2 1 2 立法与管理起步 政府对电子采购的支持与协调力度明显增加 由国家信息化办公室主持的 有关中国电子采购的法律制度标准等规范框架方案已基本形成 不少地方政府 也都对电子采购给予了前所未有的关注与支持 开始将电子采购作为重要的产 业发展方向 作为电子采购全顽立法前的过渡 不少电子采购企业制定和推出 了内部电子采购规则或守则 以规范企业和消费者的电子采购行为 2 1 3 网上支付投入实用 网上支付在1 9 9 8 年由招商银行等开始试行 在1 9 9 9 年则进入了实用阶 段 尽管还存在着这样那样的问题 但实践证明 曾经被认为是制约中国电子 采购应用与发展的重要因素之一的网上支付问题 正在迅速得到解决 很多电 子采购网站已经采用不止一家网上支付手段 以支持其网上业务 而且总体运 行良好 2 1 4 国际化程度提高 从投入资金来看 具有外资背景的电子采购企业和项目日益增加 其表现 形式是双向的 既有海外风险投资直接进入国内的电子采购企业 也有国内企 业通过海外上市吸收海外资金 如中贸网 在不少电子采购企业内 外籍或具 有外资企业背景的高级管理人员显著增加 与此同时 海外电子采购企业开始 直接进入中国市场 随着中国加入世界贸易组织 基于超越国界的i n t e r n e t 西南交通大学硕士研究生学位论文 第16 页 的电子采购不可逆转的走上了世界经济一体化的道路 2 1 5 模式呈现多样化 现在很多电子商务企业和工商企业开始酝酿企业间电子商务 首都电子商 城已经着手推出企业间电子采购 海尔集团利用已有的配送 支付网络的优 势 合资成立海尔电子商务有限公司 注册资本为1 0 0 0 万元 广东美的宣布 将组建信息产业事业部 投资5 亿至1 0 亿元拓展信息技术及互联网业务的发 展 四通集团将利用四通1 5 年的电子分销经验 组建覆盖全国的销售 服务 网络和稳定的客户群 正是这些各具特色的个性网站 其发展的速度与取得的 结果已让人眼花缭乱 但归根结底 他们共同的出发点都是用户需求 这种需 求经济的拉动作用显而易见地向人们展示出未来的风景 但是 中国企业目前 在应用电子采购的程度上是很低的 只有2 0 7 的企业有网页 1 1 5 的企业有 网站 更令人不安的是 即使是已