A4.1.2公文管理办法.doc

BHZB /HSE/A5.6.1 2/5 中国石油集团渤海石油装备制造有限公司管 理 作 业 文 件文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.2公文管理办法发行版本：A修 改 码：0编 制 人： 夏世平总经理办公室主要领导审核：杨树松 质量安全环保处主要领导审核：张久顺 批 准 人：郭孟齐20090901批准 20091001实施中国石油集团渤海石油装备制造有限公司 发 布BHZB/QHSE/A4.1.7 12/12发行版本：A修 改 码：0文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.2页码：1/12公文管理办法 1 范围为规范公文管理，提高公文质量，准确、有效地撰制、传递公文信息，制定本办法。本办法规定了公司行政公文的种类、格式、行文规则、办理等内容。本办法适用于公司及所属各单位行政公文的管理。2 术语和简略语本办法采用GB/T 190002000、GB/T 240012004、GB/T 280012001和Q/SY 1002.12007标准规定的术语。3 职责3.1 公司办公室是本办法的归口管理部室，负责公司行政公文收、发工作的管理。3.2 公司机关各处室指定兼职人员，负责本部门公文收、发的日常管理及有关公文的承办和分发管理工作。3.3 公司所属各单位设置专（兼）职文书人员，负责本单位收、发公文的归口管理工作。4 管理内容4.1 公文种类公司常用公文主要包括：决定、通知、通报、意见、报告、请示、批复、函、会议纪要等9种。4.2 公文格式执行GB/T 9704国家行政机关公文格式。4.3 行文规则4.3.1 公司及公司各部门，根据各自的职权范围和隶属关系，本着精简有效的原则行文。4.3.2 公司可以向本公司所属各单位行文，可向中国石油天然气公司及其各部（厅、室）行文，也可向所在地方政府及其有关的部门行文。向地方政府及其部门行文时，必要时应同时抄送中国石油天然气公司。4.3.3 凡以公司名义发出的公文，其内容主要是：生产经营政策、行政规章制度、管理标准、规范;重大生产、经营、管理工作部署，重要问题的请示和报告，重要工作的商洽和答复，重要情况的通报;机构编制、人事任免等。4.3.4 公司机关各部门在职权范围内可以向集团公司和天津市上级主管业务部门行文联系有关业务，也可以向公司所属各单位或有关业务部门行文安排有关工作。须经公司审批的事项，经公司同意后，也可由部门行文，但在文件中应注明“经公司同意”，也可以注明“公司领导同意”字样。涉及几个部门的事项，部门之间对有关问题未经协商一致时，不得各自行文。各部门之间一般不准相互行文。4.3.5 公司所属各单位一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。所属各单位的机关科室原则上不得发文，一般事项以办公室文件行文。4.3.6 “报告”中不得夹带请示事项。4.3.7 “请示”公文应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其它机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送同级或下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导本人。所属单位上报公司“请示”公文的主送机关为“公司”。4.3.8 两个或两个以上同级组织依据职权范围和工作需要可以联合行文。同级党、政组织联合行文时，只使用牵头组织的编号，分别加盖公章。4.3.9 党、政业务事项要分别行文，行政公文不得向党的组织作指示、交任务。4.3.10 上级机关的公文（含领导讲话、会议材料、情况通报、统计报表等）除绝密、机密和注明不准翻印（上网发送）的以外，秘密文件经办公室主任或部门负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明发放范围，收、发文单位和部门要视同原件一样对待。4.3.11 行文一般应在公司公文管理系统中运行（密级文件除外）。4.4 公文办理公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、拆封、登记、分发、拟办（批办）、传阅、承办、催办（查办）、注办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、核稿（会签）、复核（复审）、签发、登记、缮印、校对、用印、发送（分发）、催办（查办）、立卷、归档、销毁等程序。4.4.1 收文办理a）签收凡注明公司、公司办公室的信件、公文以及会议材料，均由公司办公室文书部门签收。其中公司所属各单位上报的请示、报告均以电子公文形式通过公文系统上报，并统一归口公司办公室文书部门（管理员用户）负责签收。签收要逐件清点，急件要注明签收时间；凡注明机关各部门的信件、公文，均由各业务部门兼职文书人员负责签收；b）拆封文书部门对签收后的信件负责拆封，其他人员非经同意一律不准私自拆封。拆封应注意保护信封中的物件，认真核查有无误投、缺页、漏盖公章等问题；c）登记1）凡属上级机关或主管业务部门的来文，下级机关的请示、报告，其它机关商洽工作需要答复的来函等均应填写“收文处理登记表”，并在文件右上角加盖收文戳记（电子公文不加盖收文戳记），附收文处理用纸；2）收文代字由公司统一规定。具体的文件代号由公司办公室规定。3）年度终结后，“收文处理登记表”由管理员用户编辑、打印，装订成册并归档。d）分发需要收文登记的公文为多份时，按照拟办分发意见发送；不需要收文登记的文件、简报等，可依据其内容直接分发给有关领导或部门处理，做到及时、无误。e）拟办（批办）1）公文经文书部门登记后应先送公司办公室主任或文书部门负责人提出拟办意见。对未经文书部门登记的公文，承办部门应不予办理。直接报送领导的公文，应交文书部门登记后再作批示。紧急公文，应当提出办理时限。对无需以公文形式上报的请示、报告，拟办人有权提出意见，并通知文书人员将公文退回；2）拟办意见应简单扼要，明确具体，准确拟定阅办人员、阅办部门范围。电子公文拟办意见填写完毕后，点击“提交处理”，公文系统自动提交；3）批办意见由公司领导负责填写。批办意见应明确同意与否，或指定责任部门落实。f）传阅1）文书部门依据拟办和领导批示意见，应迅速组织传阅，并建立公文传阅运转记录，随时掌握去向，避免漏传、误传或延误。秘密公文的传阅，必须采取保密措施，确保安全；2）需要传阅的公文，按照拟办意见先后顺序分出传阅对象；3）按照公文传阅运行卡上登记的传阅对象分别送出；4）对于拟办的各个传阅对象，要分清主次先后顺序，合理调度，使公文尽快满足传阅对象阅办的需要。如果领导或部门负责人外出时要适当调整传阅先后顺序；5）传阅过程中，文书人员要及时督促检查，尽量避免公文在传阅对象手中积压。对难度大、办理时间较长的公文，承办部门讲明原因并复印后待办，将原件退回，办结后将办理结果返回文书部门（注明来文编号）。对传阅领导、部门多且办理时限紧急的公文，首先复印后交有关部门办理再送领导传阅，然后将领导批示返回主办部门；6）公文传阅以文书人员为中心，切忌在传阅对象之间直接相互传递与交接。g）承办1）承担公文办理工作的部门，接到公文后应及时办理，不得延误，并将办理意见及姓名、日期填写在收文处理用纸的承办结果栏内。承办电子公文时，管理员用户首先将需要部门承办的文件分送给部门文书人员（即部门总用户），再由部门总用户视公文内容提交给本部门领导批示或部门科室承办。部门总用户是本部室的办文中心，可以在本部门各用户间多次反复提交。但部门领导之间、科室之间、领导和科室之间不可以相互传递文件；2）涉及其他部门协同办理的文件，主办部门应当主动与有关部门会商。如果意见不一致，应当如实反映，待协商一致后在承办栏内签署意见，并注明单位、姓名、日期；3）对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的公文，应当迅速退回文书部门并说明理由。h）催办（查办）1）文书部门对送领导批示或者交有关部门办理的公文，要负责做好催办、查办工作；2）催办查办的重点是：上级来文需要及时办理并呈报结果的；下级来文需要抓紧办理并回复结果的；平行机关来函商洽公务需要研究并答复结果的；领导有重要批示或交办事项需要落实反馈的；其它有时间性要求的公文和久拖不决的事项。i）注办承办人或文书人员对公文的处理结果填写在收文处理用纸的承办栏中，以备日后查考。j）立卷1）文书部门对办理完毕的公文，依照BHZB/QHSE/A4.1.2档案资料管理办法的有关规定，应及时存档；2）外出开会人员带回的正式公文和会议材料，应及时送交文书部门进行登记处理或存档。k）归档文书人员按有关规定对公文进行归档。l) 销毁对没有归档和保存价值的收文（资料），经过鉴别和主管领导批准后，应到指定的地点进行销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，并到指定地点监销，保证不丢失，不漏销。4.4.2 发文办理a）拟稿1）凡以公司和公司部门名义拟写的电子公文，须统一使用公司统一公文系统。2）凡属有受控、密级、时限要求的公文，拟文部门应在文稿首页作出相应标识；3）拟写公文应当做到：符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；文内使用简称时，一般应先用全称，并注明简称；文内必须使用国家法定计量单位和符号；人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写具体的年、月、日；文章结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”；4）拟写、修改和签批公文时，一律使用钢笔或毛笔，不得使用圆珠笔、铅笔或彩色笔（含纯蓝），文字书写必须在装订线以内。b）审核审核人为公文拟稿人所在部室领导。审核人应对文件初稿的内容严格把关。根据需要，提交核稿或会签。如选择会签，在公文系统中必须选择需要会签的相关部室领导人姓名；c）核稿（会签）1）公文内容涉及到一个或多个相关部门需要审阅时，应由相关部门领导负责会签。“会签”为可选项。以公司名义拟写的公文，由公司办公室科负责核稿；以公司董事会名义拟写的公文，由公司董事会秘书处负责核稿；以部门名义拟写的公文，由部室综合科长负责核稿。2）公文核稿的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；提出的措施和办法是否切实可行；涉及其他部门的问题是否通过协调、会签，意见是否协调一致；文字表达是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范；是否符合规定的发文程序，会签、审核手续是否完备；公文格式是否符合要求，文种使用是否准确；受控标记、秘密等级、紧急程度、发送范围、主送、抄送机关、主题词使用等是否恰当、合理。d）复核（复审）1）公司公文复核，一般由办公室主管主任或董事会秘书处秘书长负责。复核意见中应注明“请某某领导复审后，某某领导签发”或“请某某领导签发”字样，之后将文件提交需要复审或签发的公司领导；2）公司公文复审人为公司副职领导或总经理助理、副总师、安全副总监。公司部门公文复审人由处室副职领导负责；3）主要负责公文内容涉及相关政策、规定、重大事项、具体业务等的审核把关工作。e）签发1）公司公文涉及全局性的重大事项由正职领导签发或者由主持日常工作的副总经理签发；其它属于专业性的一般事项由副职领导签发；经授权，有的公文可由办公室主任代为签发。公司部门公文一般由部室正职领导签发，正职外出或由副职领导签发；2）签发人在签发公文时，应当明确签署意见，必须在发文稿纸“签发”一栏中签署姓名和时间，以示负责；如果是经过会议讨论通过的，应注明“经会议讨论通过，同意印发”；若文稿尚须其他领导审阅时，还应注明“请同志阅后发”；3）公文一经签发，一般不得改动，如确需改动时，要经原签发人复审。f）登记1）文稿经签发以后，分别由文书人员进行发文登记，填写“发文编号登记表”；2）公文登记，主要包括发文日期、发文字号、公文标题、签发人、发送单位、特殊标识（秘密等级、紧急程度、受控标识）等。g）缮印1）文稿由文书部门经登记、排版、上网发送或印发。缮印工作必须认真细致、保证质量，做到文面清晰，格式规范，字体适当，美观大方，公文刊头使用准确；2）上网发送或油印的公文必须以签发人的签发稿为依据，要忠实于原稿不得随意改动。h）校对1）公司的公文，由拟文部门进行校对，校对要认真细致，确保无差错，校对质量由拟文部门校对人负责；2）校对的主要内容是检查校样与签发稿是否相符，校改书写必须字迹端正，引线清楚，符号明确。i）用印公文在鉴印前，首先要确认使用印章名称，定稿（原稿）是否齐全完整，发文程序是否符合规定，确认无误后再加盖印章。网上流转的电子文档需加密后上网发送。j）发送（分发）1）公文需上网传输时，由文印室依发放范围传输，避免漏发和多发；2）对有时限要求的公文，发送或分发人员要及时上网传输或分发，紧急公文应随到随发；3）公文上网传输前由主办部门确认后方可上网发送；4）分发秘密公文时，必须确保安全、保密；5）上报集团公司的电子公文，由公司办公室负责报送，其它上报的请示、报告，纸质文件由拟稿人负责报送。k）催办（查办）1）向上级机关请示问题等待批复或向其它机关商洽等待回复的公文，主管业务部门应负责催查、询问； 2）向下级机关发出的重要公文，主管业务部门要按领导要求，了解、掌握贯彻实施情况，并做好信息反馈工作。l）立卷1）公文印发后，由文书人员依照公司档案资料管理办法中的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料进行平时立卷、存档。属联合行文的，原件由主办单位立卷，其它部门保存复制件；2）以公司名义或业务部门名义组织召开的会议形成的文件材料（包括录音、录像、照片等有关资料），由主办单位的会议组织人员负责收集齐全完整后，分别送文书人员进行平时立卷、存档；3）电子公文由文书人员负责在系统中填写归档信息，将文件存入“待归档文件”栏中，待年度终结后再将批量文件一并归入“己归档文件”（档案