采购流程 2.doc

文件编号JY-CP02机密等级机密 一般类 别 采购作业流程版 次10采购部管理制度页 次1/8一、 目的1、提高采购部门的工作效率，保证采购货品准时，准量交货，保证财务数据及结算准确，顺畅。二、 流程图售后出货联系物流入库款项申请OK验货订金支付购买现货供应商生产采购单审批采购单审核采购单制定订单接收订单资料审核代购供应商发货尾款支付款项申请联系物流直接出货到客户入库程序业务申请发货业务申请发货制 订审 核审 批制订日期：2014年5月25日 生效日期：2014年6月1日 文件编号JY-CP02机密等级机密 一般类 别采购作业流程版 次10采购部管理制度页 次2/8三、流程操作明细1、 业务对接：1.1、资料的核实：采购负责对接公司所有内部销售订单与业务员仔细核对，比喻：客人地址，真实姓名，联系方式，产品图片，产品厂家，品牌，摆放位置，型号，尺寸，面价，折扣价，要按照表格填写清楚，如有不清楚的地方，返回给业务员与客户沟通清楚再重新填写。1.2、核单：采购员必须按照表格标明准确布样：皮样，定做事项，改动方向制图：订单上手动画图并标好各处更改明细（改动方向要标明清楚）同时提醒业务员把握客户产品规格是否合适摆放；客人楼盘“门”“楼梯”“过道”电梯”尺寸把握好，如果产品尺寸较大上不了，要提醒业务员商量做拆装，每件产品都要与业务员仔细核对，多次审核确定。注：所有家装和样板房及会所酒店都需客户提供正确的户型平面图。1.3、制作业务部订单内部流程表，整理完毕分别发给，财务经理，会计，售后，出纳，每人一份，以便跟踪。1.4、所有订单必须要有正式的购销合同，在下采购单前，必须要有财务的收款收据及客人签字的购销合同。2、制定采购资料及审核审批： 2.1、在制定采购资料前先查库存表是否有可用的货品，如有需通知库管查核仓库是否有实物，实物是否良好且颜色和用料都与订单所需相符。 2.2、固定品牌家具产品供应商：根据与业务确认的业务部订单内部流程表制 订审 核审 批制订日期：2014年5月25日 生效日期：2014年6月1日 文件编号JY-CP02机密等级机密 一般类 别采购作业流程版 次10采购部管理制度页 次3/8制做采购清单，发给供应商确认需修改的产品规格，油漆颜色，布皮料选择，并且规定厂家每款油漆色板和皮布板都需按照客户给的色制作3份不同的样板，发给客户确认，再商讨折后价格，确认后制作订单合同（合同包括产品报价清单、材料品质要求、交货期，订金，余额等），发给厂家签字盖公盖，回发到公司，填写请款单连同订单合同向财务请款，收到打款水单后发给厂家确认。2.3、定制家具产品供应商：根据与业务确认的业务部订单内部流程表，制做采购清单，发给3家以上信誉好的供应商报价，价格合理者中标，确认后制作订单合同（合同包括产品报价清单、材料品质要求、交货期，订金，余额等），发给厂家签字盖公盖，回发到公司，填写请款单连同订单合同向财务请款，收到打款水单后发给厂家确认。注：定制产品一定要厂家绘制CAD图纸，设计部需审核CAD图纸后，发给客户签字确认，色板布皮板同样每款需制作3份不同色的，发给客户选择签字确认。2.4、代购产品：向专卖店或经销商购买货品需与其签订购销合同，并且所需增加的点数摊到每款货品的单价上。如客户所需货品需在品牌产品的基础上做修改，需提醒业务规格的修改会对一些造形有所改变须告之客户，并且所有修改都会造成货期的延迟。2.5、网购产品：有一部份产品在网络购物上可以采购到，但需注意网络照片与所需货品的差距，需及时告之业务与客户沟通。确认后下单采购，并且打印网络购物下单资料，注明订单号，项目名称，客户名称，发给财务付款。制 订审 核审 批制订日期：2014年5月25日 生效日期：2014年6月1日 文件编号JY-CP02机密等级机密 一般类 别采购作业流程版 次10采购部管理制度页 次4/83、订单跟进 3.1、采购进程3.1.1、采购部门需每隔两到三天与生产厂家确认生产进度，采购单下达15天左右需到生产厂查看货物，有必要时需设计师一起。3.1.2、皮布料需在下单后10天之类确认并下单，油漆色板需与生产厂家及客户在15天之类确认。3.1.3、在交货日期的5天前需与厂家确认验货时间，保证交货的准时。3.1.4、配套饰品、摆件、灯具需要在下单和家具交货时间之间的找齐并购买到位。3.1.5、配套窗帘需在下单后10天之内确认好布料并下达，并在出货前5天之内到货。3.2、由设计师和采购一起去厂家验货，验货OK，确认包装方式及运输方式，向财务申请款项，与客户确认交货具体时间，验货NO，需及时与厂家制定修正方案，确保产品能保质，准时交货，相应表格：产品验货报告清单。3.3、业务对接：通知业务产品已OK，并附产品照片，需要通知客户支附余款，收到财务的余款收到款通知后才进行以下4的工作3.4、物流联络：物流收到需出货的通知需确认好货物的方数，寻找合适的物流公司或货运车辆，记录物流公司及货运车辆的名称及联系电话。3.5、申请余款:填写余款申请单，附有完整销售订单和采购订单，由会计审核，财务经理审批，出纳汇款制 订审 核审 批制订日期：2014年5月25日 生效日期：2014年6月1日 文件编号JY-CP02机密等级机密 一般类 别采购作业流程版 次10采购部管理制度页 次5/84、发货跟进：4.1、生产厂家发货：3.1.6与3.2-3.4流程完成后，直接从厂家出货到客户所在地，也需经过3.5.1的流程做入库登记再做出库登记，并且在出入库单上注明客户订单号及相应的运输公司及单号，入库单和出库单发给采购及财务4.2、仓库发货：按仓储管理流程执行。4.3、调拨申请单：客户交期急，需要在分公司调拨产品，采购负责填写调拨申请表，签字，交与售后安排师傅出货。由库管将单据交与采购整理，交与会计做账5.1、物流费用登记：在订单出货前要得知物流费用金额，填写物流安装费用表，交与出纳核对物流和安装的费用报销凭证。5.2、追踪货物到货日期,所有资料登记到采购跟进一览表。6、按售后流程进行售后管理7、其它配合工作7.1、采购负责资料管理:由业务员提交准单，附有采购成本订单，产品的油漆面料尺寸物流费用打印存档，以便日后售后服务。如中途有变更及时更新，更新情况比喻：二次下单，需要业务员提供二次订单。7.2、采购信息管理；采购负责建立一资料库，把所有的供应商的地址联系方式，产品的风格，产品的物流联系方式7.3、每个月的25日需交与财务整理好的采购明细清单汇总，物流明细清单。制 订审 核审 批制订日期：2014年5月25日 生效日期：2014年6月1日 文件编号JY-CP02机密等级机密 一般类 别采购作业流程版 次10采购部管理制度页 次6/8三、附表制 订审 核审 批制订日期：2014年5月25日 生效日期：2014年6月1日 文件编号JY-CP02机密等级机密 一般类 别采