关于一体化管理体系整合方法的研究.doc

关于一体化管理体系整合方法的研究0 引言一体化管理体系就是ISO9000、ISO14000和OHSAS18000三个管理体系的整合，使组织形成包括产品及服务的三个管理体系一体化模式。加入WTO后，已打破了关税壁垒，在国际贸易和市场竞争中，各国应遵从相同的技术标准，能否实施管理体系一体化决定了组织能否进入国际贸易的大循环，已成为加入国际竞争的通行证。然而组织若分别建立ISO9000，ISO14000，OHSAS18000三个管理体系，在运行中会出现三本手册、三套程序文件，重复内审、重复管理评审的现象。导致组织管理效率降低，相同的工作重复，并且难以控制和实施。若组织建立一体化管理体系，可以认识和掌握管理的规律性，建立一致性的管理基础；科学地调配人力资源，优化组织的管理结构；统筹开展管理性要求一致的活动，提高工作效率；降低管理费用。这些为一体化管理体系的整合提供了条件或可能。1 一体化管理体系整合的可行性1 任何体系有整体性、有序性和相关性的特征，如果以整体为主协调体系内各要素、各子体系之间的相互关系，使局部服从整体，就会实现体系整体效果最优，整体利益最大化，整体功能最强化。质量、环境、安全是相互促进，互为依存的，构成一个庞大的体系。例如：矿山开采顶板事故事故的发生、化工行业中发生的火灾和爆炸，这些事故的发生，既是安全事故，又是环境灾难，而且严重影响质量。所以我们应该把三个体系放在一起考虑，进行整合，一盘棋管理。而且三个标准是相互关联的，内容互有交叉，三个管理体系在标准的思想、标准要素等内容上有很强的关联性，在体系的运行模式、文件的架构上是基本相同的，这样就为组织建立和实施一体化管理体系提供了可能，因而体系整合是完全可行的2。另外，国际标准化组织(ISO)前主席蒙尔曼先生、IS014000标准起草人沙拉米都先生曾多次强调：“如果不是单纯为了认证注册，组织完全可以ISO9000，IS014000标准结合起来实施。这样既可以减轻组织负担，又可以统一考虑组织质量管理体系及环境管理体系的同步建立和实施。”，事实上，IS09000，IS014000，OHSAS18000标准在修订和制定过程中已充分考虑了标准的兼容性和管理的一体化问题。由此可见，ISO正在积极促成相关管理体系的整合，对整合型管理体系的有效实施作出了明确的阐述，这也为开拓一体化管理体系建立和审核奠定了坚实的理论基础。2 一体化管理体系整合的方法目前、一体化管理体系仍处于试验和探索阶段，一体化管理体系整合方法从不同的角度也有不同的分类方法，本文从系统层面和操作层面两个角度来分类，从系统层面来分类，三个体系的整合有以下三种方法3,4：1）戴明理论(PDCA循环)PDCA循环(PDCA Cycle)是由计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、改进(Action)四个要素构成的一种循环的持续改进的工作方法。2）系统方法系统方法，就是要把管理体系作为一个大系统，不同的管理体系作为其中的子系统。对每个子系统的过程加以识别、理解和管理，以促进方针、目标的实现，有助于组织提高实现目标的有效性和效率，最终促进系统整体效益的提高5。 3）过程方法6过程，就是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动，任何使用资源将输入转化为输出的活动或一组活动均可视为一个过程，一个过程的输入将直接形成下一个过程的输出，最终构成过程网络，如采购过程、生产过程、产品检验和实验过程，过程方法要求组织首先要找出建立一体化管理体系所需的所有过程，包括管理过程、资源提供过程、产品实现过程和监视与测量过程，并确定过程的顺序和相互作用。其次是对各过程加以管理，也就是要控制各个过程的要素，包括输入、输出、活动和资源等。图1 通用的过程图从一体化管理体系标准的运行模式来看，他们大都同时或分别采取了PDCA循环方法、管理的系统方法和过程方法，一体化管理体系离不开这三种方法。但值得注意的是，不同整合方法的侧重点是不同的，关于这种情况下面有所阐述。从操作层来分类，也有三种方法，本文归纳了下面几种整合方法7：1）以ISO9001质量管理体系为基本模式的整合。ISO9000标准强调的是过程控制，是以过程管理为基础设置的，通过管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进等过程，通过系统识别生产和组织管理的流程，从人、机、料、法、环、测等几个方面，实施全面控制，促使组织不断提高产品质量，提高管理质量，实现客户满意，最终提高组织效益。质量管理体系实施过程总体上是PDCA循环过程，相对环境和职业健康安全管理体系而言，这个思路是隐含在各项内容里8。以ISO9001质量管理体系为基本模式的整合以质量管理体系为主线，遵循质量管理八项原则与PDCA循环，把环境管理体系和职业健康安全管理体系相关的管理要素分别纳入到质量管理体系相关的过程中，把相同管理活动融为一体，把反映各自管理体系特点的管理活动分别纳入到质量管理体系相关的过程中，分别进行描述。该模式管理体系的建立需要通过识别组织管理体系内诸多管理过程，以各个管理过程内相互关联的业务活动为基本单元，在各个业务活动中体现相关的质量、环境、职业健康安全管理要求，并以管理过程为基本脉络，建立一体化管理体系。这种方法适合于：若一个组织已经按ISO9001建立并实施了质量管理体系，还需要建立并实施ISO14OOl环境管理体系、OHSAS18001职业健康安全管理体系，可以选择以ISO9OOl为基本模式；如果产品本身质量的优劣直接涉及到顾客或消费者的人身健康安全，那么，质量管理就应是组织的管理重点，应选择质量管理要求建立模式；2）以ISO14001环境管理体系（或OHSAS18001职业健康安全管理体系）为基本模式的整合。ISO14001和OHSAS18001标准则是以风险和环境因素的控制为基础，按PDCA 的管理模式，相对质量管理体系更加突出PDCA思想，明确提出了策划、实施、检查、改进的思路45。整个体系建立和运行的核心是危害识别和环境因素识别，在识别的基础上通常由环境/职业健康安全方针、策划、实施与运行、检查与纠正措施、管理评审等部分构成。通过制定相应的目标、指标、管理方案，以及通过运行控制、应急预案来对识别出来的环境因素和风险进行控制。也就是说环境管理体系和职业健康安全管理体系更注重的是一种动态的风险控制，需要对变化的作业活动、设备设施及人员，作业环境等进行充分的动态的识别，在此基础上不断更新控制手段，以达到控制风险和环境因素的目的。这种整合方法虽然与ISO14001整合比较容易，但主要难点是将ISO9001有机地与ISO14001（或OHSASl8001）相结合，即把过程方法融合到PDCA循环中，在管理中以环境管理为主线，同时考虑质量管理和职业健康安全管理的要求，保证整合后的管理体系的持续有效运行。这种方法适合于：若组织已建立和实施了ISO14OOl环境管理体系或OHSASl8001职业健康安全管理体系，则可选择ISO14001或OHSASl8001为基本模式；如果产品的实现过程会对环境造成比较大的污染，或者产品本身会对环境造成重大不利影响，如果不加以控制，虽然能保证产品质量，但会严重违反环境保护的相关法律法规，会给组织带来很大的负面影响，甚至会导致被迫停产或转产，这样的组织应选择环境管理要求为主，以ISO14OOl为基本模式；如果产品实现过程中存在很大的危险因素，虽然保证质量，环境因素涉及不多，但严重影响职工生命安全，则以OHSASl8001为基本模式。在这些方法中，最普遍的是以质量管理体系为主线的模式，之所以形成这样一个观点，是由于这种整合方法比较符合国内的大多数组织的实际情况，ISO9000标准的发布早于ISO14000和OHSAS18000，所以很多组织己经建立了质量管理体系，有较成熟的运行经验，而标准化组织在制定标准时就考虑了该标准与其他两个体制之间的兼容，进行整合的难度相对较小，在过程基础上整合各个要素要容易得多；且组织经营的主要目标是产品或服务的实现、满足顾客的质量，而环境目标和职业健康安全目标是组织产品或服务实现过程中的活动所伴随而产生的结果；还有质量标准推选范围更广。因此就以现有ISO9001标准为框架进行整合。从上可知，关于整合方法有着不同的分类，每种方法有着各自的优势、不足和适用情况，不同的组织可根据自身情况选择适合本组织的整合方法。3 一体化管理体系整合方法的探讨目前整合方法大多以质量管理体系为主线的模式来整合，而此方法在运行过程中势必会遇到以下问题或矛盾：1）三个标准都在不断的进行修订，环境管理体系2004年已经进行了修订，质量管理体系经过了1994年、2000年两次修订，如果质量管理体系一旦再次修订，那么一体化管理体系就要动摇了，另外两个体系也要需要调整，整个一体化管理体系就与现有的模式发生了矛盾。其实不管以那个体系为主线，这个问题都是无法避免的。2）新建企业，三个体系认证中，任何认证都没有取得，该如何建立一体化管理体系，该以哪个管理体系为基础，或者说要同时新建三个体系，该如何建立。3）以ISO9001标准为主线进行整合，主要强调了过程的管理思想，整合体系最终基础是八大质量管理原则，以过程方法为其核心，主要强调了质量方面的要求，而PDCA戴明原理和系统思想重视不够，就有可能使另外两个管理体系的运行模式和逻辑关系受到破坏和肢解，容易归为某一种单一的管理模式之中，不完全符合一体化管理体系整合的完整性原则。而且过于强调过程，而忽视专业管理问题，就可能削弱其他两个管理体系专业方面的管理。针对这种情况，本文试图用大系统观的思想，以大系统的观点来整合三个管理体系，根据管理整合整体性原理，对系统内的各要素、各子系统之间的相互关系，要以整体为主进行协调，局部服从整体，使整体效果达到最优。把组织理解成为一个系统，运用系统工程方法，进行整体上大系统的整合，以大系统的角度利用协同和集成的思想进行整合。系统方法可包括系统分析、系统工程和系统管理三大环节。它以系统地分析有关数据、资料或客观事实开始，确定要达到的优化目标，然后通过系统工程，设计或策划为达到目标而采取的各项措施，以及配置的资源，形成一个完整的方案；最后在实施中通过系统管理而取得高效。三个管理体系均强调持续改进，那么一体化管理体系应该从更大的范围保证质量、环境和职业健康安全的不断完善，持续改进，而PDCA核心思想就是持续改进，系统管理，因此本文用大系统观的思想，即不再按照三个体系的框架，而以PDCA为基础建立管理体系，从整体上、大系统的角度上，把组织各个环节、要素按照PDCA四个板块进行分类，然后在各板块中，对各要素进行分析和识别，依据三个标准提出要求，编制手册和其他文件。这种方法不受原有管理体系基础的制约，不与特定的管理体系标准相对应，不会被仅仅一种方法所局限，当采用新的标准时，再也不会发生翻天动地的变革来重新定义整个管理体系，适用于组织所建立的正式的管理体系的各种情况，尤其是同时新建几个管理体系的场合。采用大系统观整合的好处有：可以建立一个内在协调一致的体系，不被某一特定的标准所束缚；将组织的经营业务当作一个整体进行综合考虑，充分协调相互之间的关系；环境与职业健康安全管理体系更体现了PDCA循环意识，整合后系统将更加稳固。通过这种方法建立一体化管理体系建议经过以下几个步骤：确定所依据的标准，确定方针与目标；识别产品实现过程以及与环境因素和危险源相关的其他过程，利用大系统观模式分析所识别的过程，并考虑PDCA循环，按PDCA板块进行相应归类；按归类进行整合，并建立文件；实施与运行；检查体系的充分性与有效性；改进；管理评审。参考模式如表1所示。表1 大系统观建立体系整合图PDCAISO9001ISO14001OHSAS18001P策划4.1总要求5管理职责5.1管理承诺5.2以顾客为关注焦点5.3质量方针5.4策划5.4.1质量目标5.4.2质量管理体系策划5.5职责、权限和沟通5.5.1职责和权限5.5.2管理者代表7.2.1与产品有关的要求的确定7.2.2与产品有关的要求的评审4.1总要求4.2环境方针4.3策划4.3.1环境因素4.3.2法律法规和其他要求4.3.3目标、指标和方案4.4.1资源、作用、职责和权限4.1总要求4.2职业安全健康方针4.3策划4.3.1危害辨识、风险评价和风险控制策划4.3.2法规及其他要求4.3.3目标4.3.4职业安全健康管理方案4.4.1结构与职责D实施4.2文件要求4.2.1总则4.2.2质量手册4.2.3文件控制4.2.4记录控制5.5.3内部沟通6资源管理6.1资源的提供6.2人力资源6.2.1总则6.2.2能力、意识和培训6.3基础设施6.4工作环境7产品实现7.1产品实现的策划7.2.3顾客沟通7.3设计和开发7.4采购7.5生产和服务提供4.4.2能力、培训和意识4.4.3信息交流4.4.4文件4.4.5文件控制4.4.6运行控制4.4.7应急准备和响应4.5.4记录控制4.4.2培训、意识和能力4.4.3协商与沟通4.4.4文件4.4.5文件和资料控制4.4.6运行控制4.4.7应急准备和响应4.5.3记录与记录管理C检查7.6监视和测量装置的控制8.2监视和测量8.2.1顾客满意8.2.3过程的监视和测量8.2.4产品的监视和测量8.3不合格品控制8.4数据分析8.5.2纠正措施8.5.3预防措施4.5.1监测和测量4.5.2合规性评价4.5.3不