01 职员管理操作规程.doc

密级：高版本：1.0 K/3人力资源标准操作规程职员管理XXX股份有限公司金蝶软件（中国）有限公司2020年1月11日文档控制更改记录日期作者版本更改参考审核姓名职位签字分发拷贝号姓名区域目录第2章职员管理42.1在职管理42.1.1基础数据42.1.2业务操作说明42.2后备人才管理92.2.1业务操作说明92.3不在职管理152.3.1业务操作说明152.4离退休管理192.4.1业务操作说明192.5离职管理212.5.1业务操作说明212.6人事事务232.6.1转正业务操作说明232.6.2异动业务操作说明282.6.3职级变动业务操作说明312.6.4借调调出业务操作说明362.6.5借调调回业务操作说明392.6.6辞职业务操作说明422.6.7辞退业务操作说明462.6.8在职转不在职业务操作说明492.6.9不在职转在职业务操作说明552.7合同管理602.7.1业务操作说明60第2章 职员管理2.1 在职管理2.1.1 基础数据编码名称描述1就业信息2任职信息3学历及学位4合同信息5职称信息6薪酬信息7绩效信息8培训信息9其它信息2.1.2 业务操作说明（1） 操作岗位人事部：HR专员（2） 操作流程图（3） 操作界面说明1.操作说明：新建员工基本资料进入【职员管理】【在职管理】页面，打开如下界面：（图1）在左边组织架构树，展开到需要新建职员的职位并选中， （图2）点击上方【新建】，弹出如下界面：（图3）填写各项内容，红色星号标示内容为必填项。在填入各项信息后，单击【确定】，可以完成新建职员的操作。单击【取消】，可以取消新建职员的操作。选中“连续添加”选项可以在新建一个职员后，停留在增加页面，继续新建职员信息。2.操作说明：修改现有职员详细信息进入职员管理在职管理默认架构页面，打开如下界面：（图1）在左边组织架构树，展开到需要到需要维护人员的部门，点图1上方需维护人员所在部门，选中需维护人员，打开如下界面：（图2）在右上角“人事档案”和“基本信息”两个可选菜单中选择需维护信息的类别，打开以下界面：（图3）点击左上角添加，打开以下界面：（图4）填写各项内容，红色星号标示内容为必填项。在填入各项信息后，单击【确定】，可以完成添加的操作。单击【取消】或者工具栏上的【返回】，可以取消的操作。选中“连续添加”选项可以在添加一个人信息后，停留在添加信息页面，继续添加另一个人的信息。职员信息修改和删除，在图3中点击修改或删除进入图界面中进行修改或删除操作即可。完成此项操作后，职员信息维护完成。2.2 后备人才管理2.2.1 业务操作说明（1） 操作岗位人事部：HR主管（2） 操作流程图（3） 操作界面说明1新增后备人才资料进入【职员管理】【后备人才管理】页面，打开如下界面：（图1）点图1上方【增加】，打开如下界面：（图2）在弹出的界面中出现组织架构树，展开到需要的组织并选中，双击选中的人员，出现如下界面：（图3）填写各项内容，红色星号标示内容为必填项，后备人才类别、可接替职位、可接替职务均有选择项。在填入各项信息后，单击【确定】，可以完成增加后备人员的操作。单击【取消】，可以取消新增后备人才的操作。选中“连续添加”选项可以在新增一个后备人才后，停留在增加页面，继续新增后备人才。2修改后备人才资料、查看员工详细信息进入【职员管理】【后备人才管理】页面，打开如下界面：（图4）在左边组织架构树，展开到需要查询的组织并选中，点界面上方或。（图5） 单击【修改】进入如下界面，可以进行信息添加、修改及删除操作，单击【关闭】，可以关闭修改后备人才的操作。（图6）3查询进入【职员管理】【后备人才管理】页面，打开如下界面：（图7） 单击【按类别查询】或者【按职位查询】进入如下界面：（图8）(图9)操作完成，单击确定。2.3 不在职管理2.3.1 业务操作说明（1） 操作岗位人事部：HR专员（2） 操作界面说明1建立不在职员工方案选择【职员管理】【不在职管理】弹出如下页面：（图1）单击【另存方案】，根据需要制定方案名称，后单击确定。（图2）2条件查询选择【职员管理】【不在职管理】弹出如下页面：（图3）单击【点击选择挂靠部门】，（图4）弹出如下对话框，选择部门，（图5）双击所选中部门，不在职时间可选可不选。3.项目过滤选择【职员管理】【不在职管理】弹出如下页面：（图6）单击【项目】，弹出如下界面，（图7）根据需求选择出现在报表上的项目，并可根据需要上移或下移各项目，调整显示顺序，后单击确定。4.项目过滤选择【职员管理】【不在职管理】弹出如下页面：（图8）单击【过滤】后点击【字段】下面的方框，出现下拉菜单，根据需要选择一项过滤条件，如需要条件多个过滤条件，则继续在下行添加。（图9）点击【比较】下面的方框，出现下拉菜单，根据需要选择一项过滤条件，（图10）点击【比较值】下面的方框，输入需要过滤的条件，（图11）单击【确定】，完成条件过滤。进入不在职员工维护界面。（图12）在此界面，可以通过该员工进行信息维护。5.其他业务操作在图12的界面中，可对该员工进行转在职、转辞职、转辞退、转离退休、生日预警等业务操作。2.4 离退休管理2.4.1 业务操作说明（1） 操作岗位人事部：HR专员（2） 操作流程图（3） 操作界面说明1.建立离退休员工方案、条件查询、项目过滤选择【职员管理】【离退休管理】，余下步骤同“不在职管理”，详见【不在职管理】。2.其他业务操作选择【职员管理】【离退休管理】【选择挂靠部门】选择一个离退休员工，出现如下界面，（图1）在此界面上可对该员工进行信息维护、管理部门设置、面谈记录、生日预警等业务、其中【管理部门设置】是设置员工离退休后需挂靠的部门，如图，（图2）选择一个挂靠部门后单击【确定】【保存】【关闭】。2.5 离职管理2.5.1 业务操作说明（1） 操作岗位HR专员（2） 操作界面说明1建立离职员工方案、条件查询、项目过滤选择【职员管理】【离职管理】，余下步骤同“不在职管理”，详见【不在职管理】。2.其他业务操作选择【职员管理】【离职管理】【选择挂靠部门】选择一个离职员工，出现如下界面，（图1）在此界面上可对该员工进行员工信息维护、重新入职、管理部门设置、面谈记录维护、生日预警等业务、其中【管理部门设置】是设置员工离职后需挂靠的部门，如图，（图2）选择一个挂靠部门后单击【确定】【保存】【关闭】。2.6 人事事务2.6.1 转正业务操作说明（1） 操作岗位HR专员（2） 操作流程图（3） 操作界面说明1.系统预警达到转正时间的人员（业务场景一）进入我的工作台我的消息查看是否有系统预警（见图1），单击发件人查看预警详细信息（见图2）。图1图22.变更人事和薪酬数据（业务场景二）新职员转正审批主要完成以下操作：1. 选择职员2. 提交生效在人力资源模块下职员管理人事事务转正页面，系统默认但不列出任何一个待转正人员，直接弹出“选择条件”对话框（见图3）。图3单击选择条件，有一转正日期条件过滤以及职员属性模糊查询进行查询（见图4）。图4用户可以根据自己需要，在该处设置转正日期的起止时间或通过输入职员属性的关键字进行查询（见图4），单击确定，可以列出所有转正日期在该时间段内的待转正人员，可列出项目包括职员姓名、组织单元、职位、职级、入职日期、试用期、转正日期。相关内容填写要求见（表1）。步 骤描 述是否必需（是/否）第一步在上面的时间控件，设置转正日期的开始时间和终止时间，系统默认终止时间为当前日期。否第二步在下面的职员属性框中输入职员属性，如“职员姓名”、“职位名称”或“部门名称”，系统默认所有待转正职员。 否第三步转正日期、转正后职级、职级变动类型可使用【批赋值】批量设置，上述所有更改设定完成之后，单击【确定】。是表13.提交生效需转正的职员信息中有以下信息是要录入或者选择的，相关内容见表2数 据 项说 明必填项（是/否）职级在职级信息中选择是转正日期添加转正的具体日期是表2设置即将转正职员的转正日期、职级并选中即将转正的职员，单击提交生效（见图5），可以将设置好转正日期、职级并且被选中的职员转正。在此页面支持同时选择多个职员转正。转正申请提交生效后，不可以撤销。图5拥有查询权限的人员，可以在查询报表职员管理报表职员动态一览表表里查看各转正员工转正详情（见图6），必须将部门、时间范围输入准确，单击确定得到查询结果（见图7）；也可以在查询报表审批业务查询人事流程查询里，查看各转正业务审批详情。图6图72.6.2 异动业务操作说明（1） 操作岗位HR专员（2） 操作流程图（以公司内员工异动为例）（3） 操作界面说明以人力资源管理人员的身份登录人力资源系统，选择职员管理人事事务，单击页签，进入职员异动审批页面。 选择职员单击【选择职员】，在弹出的“职员查询”通用页面中选择需要异动的员工，可以多选，并可以选择多个职位异动到同一个职位的职员。选择好需要异动的职员后单击【确定】，页面上列出异动职员姓名、异动前公司/部门、异动前职位、异动前职务、异动前职级和异动前职称信息。 查看人职素质符合度选择好异动对象后，选择异动类型，设置异动对象异动后职位。单击【查看人职素质符合度】进入人职匹配信息页面，可以查看异动后职位说明书的“核心素质”要求、职员实际素质以及两者之间的符合度等信息，确定该职员是否适合异动到该职位上。操作前提： 能力素质指标库中维护能力素质指标 职位体系中维护该职员所任职职位的能力素质信息 职员维护中维护该职员的能力素质信息 职位维护中查看该职员能力素质符合度提交生效通过查看人职素质符合度确定异动对象的异动后职位，设置异动对象异动后职位、异动后公司/部门、异动后职务、异动后职级、异动后职称、异动前薪资、异动后薪资、申请日期、生效日期、具体原因等职员异动相关的资料。数据项 说明必填项（是/否）异动类型在选择菜单中选择晋升、调动、降级类型是异动后职位在选择菜单中选择将异动到的职位是异动后职级在下拉菜单中选择异动后职级否申请日期申请该异动的日期，默认为操作当日，可在日程菜单中选择是生效日期异动生效日期，默认为操作当日，可在日程菜单中选择是加入公司日期异动员工加入公司日期，自动导出，可在日程菜单中选择是加入部门日期异动员工加入部门日期，自动导出，可在日程菜单中选择是具体原因填写员工异动的书面原因否表填写好异动相关的资料后，单击【提交生效】，可以将当前人员列表中的职员异动到选定的职位。可批量提交生效。拥有查询权限的人员，可以在查询报表职员管理报表里查看各员工异动详情；也可以在查询报表审批业务查询人事流程查询里，查看各内部异动审批业务详情。 高级异动职员异动人事事务分一般异动和高级异动。一般异动可以将单个或多个职员异动到同一职位上。高级异动可以同时将多个职员异动到不同的职位上。高级异动中，可以通过【复制】、【粘贴】功能，将单元格中已经输入的信息例如担任当前职级日期、异动前薪资等内容进行复制，方便使用。温馨提示：若系统勾选【系统设置】-【系统参数】-【薪资规则】-【启用规则设置】当中的异动是否自动同步生效参数，用户必须要在事务处理界面内输入【同步工资生效日期】即确认系统将在何时将此异动事务变动结果正式向工资系统进行自动化同步。2.6.3 职级变动业务操作说明（1） 操作岗位HR专员（2） 操作流程图（3） 操作界面说明职位不发生变化，职员职级发生变化时，可以通过职级变动人事事务实现。职员职级变动审批主要完成以下操作：l 选择员工l 提交生效1.选择职员在人力资源模块下职员管理人事事务职级变动页面，单击选择职员（见图1）。（图1）在弹出的“职员查询”通用页面中选择需要职级变动的职员，可以选择多个职员，选择职员有两种方式，浏览和查询。浏览必须选择部门与员工（见图2）；查询须输入关键字（见图3）。（图2）（图3）选择好需要变动的职员后单击确定，页面上列出职员姓名、组织单元、职位、职务、变动前职级、变动后职级、变动类型、申请日期、生效日期、原因等字段（见图4）。（图4）2.提交生效通过查看人职素质符合度，确定可变动职级后，设置变动后职级、变动类型、申请日期、生效日期、原因等相关变动资料。填写好职级变动的相关资料后，单击提交生效，可以将当前人员列表中的职员进行职级变动，可批量提交生效（见图6）。（图6）员工职级变动提交生效后，单击高级查看员工职级变动结果（见图7）。（图7）拥有查询权限的人员，可以在查询报表职员管理报表职员动态一览表里查看各职员职级变动的详情（见图8），必须将部门、时间范围输入准确，单击确定，得到查询结果（见图9）；也可以在查询报表审批业务查询人事流程查询里，查看各职级变动审批业务详情。（图8）（图9）2.6.4 借调调出业务操作说明（1） 操作岗位HR专员（2） 操作流程图（3） 操作界面说明员工借调调出主要完成以下操作：1、选择员工2、提交生效温馨提醒：以人力资源管理人员的身份登录人力资源系统，选择职员管理人事事务，单击页签，进入员工借调调出审批页面。1.选择职员单击【选择职员】，在弹出的“职员查询”通用页面中选择需要借调调出的员工，可以多选。选择好需要借调调出的职员后单击【确定】，页面上列出所选职员的姓名、借调调出前公司、职位、职务、职级、职称，和用户必须填写的借调调出类型、借调调出后职位，以及用户应填写的调出后公司、部门、职务、职级、职称、借调前后薪资、借调时间、借调原因等信息。2.提交生效选择好借调员工后，设置所有借调员工的借调信息数据项 说明必填项（是/否）借调调出类型在选择菜单中部门间借调、部门与公司借调、公司间借调类型是调出后职位在选择菜单中选择将借调出的职位是调出后职级在下拉菜单中选择调出后职级否调出后职称在选择菜单中选择调出后职称否调出前薪资添入借调员工调出前薪资否调出后薪资添入借调员工调出后薪资否借调后所属组织单元在选择菜单中选择“借调调出组织单元”“借调调入组织单元”是申请日期申请该异动的日期，默认为操作当日，可在日程菜单中选择是生效日期异动生效日期，默认为操作当日，可在日程菜单中选择是拟报到日期借调员工拟到新岗位日期，可在日程菜单中选择否拟借调结束日期借调员工拟结束借调，可在日程菜单中选择否是否占非所属组织单元人数确认是否占人数，选择是或否是是否占非所属组织单元职位编制确认是否占职位编制，选择是或否是借调原因填写员工借调的书面原因否主管领导意见填写对员工借调的书面意见否单击【提交生效】，则可以为当前页面已经设置好借调信息的员工记录借调信息。可批量提交生效。如果在当前页面的某个或者某几个员工不需要设置借调信息，则可以选中并单击【删除】在当前页面删除该职员。拥有查询权限的人员，可以在查询报表职员管理报表职员动态一览表里查看各员工借调调出详情，同时调入组织可在查询报表职员管理报表职员动态一览表里查看各员工借调调入详情；也可以在查询报表审批业务查询人事流程查询里，查看各借调调出业务审批详情。温馨提醒：若系统勾选【系统设置】-【系统参数】-【薪资规则】-【启用规则设置】当中的借调是否自动同步生效参数，用户必须要在事务处理界面内输入【同步工资生效日期】即确认系统将在何时将此借调事务变动结果正式向工资系统进行自动化同步。2.6.5 借调调回业务操作说明（1） 操作岗位HR专员（2） 操作流程图（3） 操作界面说明员工借调调回主要完成以下操作：1、选择员工2、提交生效温馨提醒：以人力资源管理人员的身份登录人力资源系统，选择职员管理人事事务，单击页签，进入员工借调调回审批页面。1.选择职员单击【选择职员】，在弹出的“职员查询”通用页面中选择需要借调调回的员工，可以多选。选择好需要调回的职员后单击【确定】，页面上列出所选职员的姓名、借调调出前后的公司、职位、职务、职级、职称，和用户必须填写的借调调回类型、借调调回后职位，以及用户应填写的调回后公司、部门、职务、职级、职称、调回后薪资、申请和生效、报道时间、借调期工作总结等信息。2.提交生效选择好借调调回员工后，设置所有借调调回员工的借调信息数据项 说明必填项（是/否）借调调回类型在选择菜单中选择中途调回、到期调回是调回后职位在选择菜单中选择将借调出的职位是调回后职级在下拉菜单中选择调出后职级否调回后职称在选择菜单中选择调出后职称否调回后薪资添入借调员工调回后薪资否申请日期申请该异动的日期，默认为操作当日，可在日程菜单中选择否生效日期异动生效日期，默认为操作当日，可在日程菜单中选择是拟报到日期借调员工拟到新岗位日期，可在日程菜单中选择否借调期间工作总结填写员工借调期间工作总结否备注填写其它需注明情况否单击【提交生效】，则可以为当前页面已经设置好借调调回信息的员工记录借调信息。可批量提交生效。如果在当前页面的某个或者某几个员工不需要设置借调信息，则可以选中并单击【删除】在当前页面删除该职员。拥有查询权限的人员，可以在查询报表职员管理报表职员动态一览表里查看各员工借调调出详情；也可以在查询报表审批业务查询人事流程查询里，查看各借调调回业务审批详情。温馨提醒：若系统勾选【系统设置】-【系统参数】-【薪资规则】-【启用规则设置】当中的借调是否自动同步生效参数，用户必须要在事务处理界面内输入【同步工资生效日期】即确认系统将在何时将此借调事务变动结果正式向工资系统进行自动化同步。2.6.6 辞职业务操作说明（1） 操作岗位HR专员（2） 操作流程图（3） 操作界面说明1、进入系统点击【人事事务】选择【辞职】，进入图1所示界面（图1）2、点击“选择职员”进入“职员查询网页对话框” （如图2所示），在左边树形结构中选择所属公司对应的职员。 （图2）3、单击“确定”，如图3所示界面，页面上列出辞职职员姓名、组织单元、职位、职称、入司日期、入职日期、离职日期，以及需要选择的辞职类别和必须填写的辞职原因，带星号的为必填项。（图3）4、选择好要辞职员工后，填入辞职原因，单击【提交生效】。如图4 所示（图4）单击【确定】提交成功后当前页面设置辞退信息的职员辞职成功。如图5所示图5若当前选择员工中已经有人提交了辞职申请但是没有生效，系统会提示该职员已经辞职。如果当前页面选择职员有误，则可以选中误选的员工，单击【删除】，删掉选中的员工。拥有查询权限的人员，可以在查询报表职员管理报表里查看各员工辞职详情与数据分析；也可以在查询报表职员管理报表中查询离职情况，还可以在查询报表审批业务查询人事流程查询里，查看各辞职审批业务详情。在做辞职事务时，可以单击【辞职面谈记录卡维护】，在辞职面谈记录卡中录入辞职职员面谈情况，供以后查询。2.6.7 辞退业务操作说明（1） 操作岗位HR专员（2） 操作流程图请参考辞职业务流程图（3） 操作界面说明1、进入系统点击【人事事务】选择【辞职】，进入图1所示界面（图1）2、点击“选择职员”进入“职员查询网页对话框” （如图2所示），在左边树形结构中选择所属公司对应的职员。（ 图2）3、单击【确定】，如图3所示界面，页面上列出辞退职员的姓名、组织单元、职位、职称、入司日期、入职日期、辞退日期，以及需要选择的辞退类别和必须填写的辞退原因，带星号的为必填项。（图3）4、选择好要辞退的员工后，填入辞退原因，单击【提交生效】。如图4 所示（图4）单击【确定】提交成功后当前页面设置辞退信息的职员辞职成功。如图5所示（图5）若当前选择员工中已经有人提交了辞退申请但是没有生效，系统会提示该职员已经辞退。如果当前页面选择职员有误，则可以选中误选的员工，单击【删除】，删掉选中的员工。拥有查询权限的人员，可以在查询报表职员管理报表里查看各员工辞退详情与数据分析；也可以在查询报表审批业务查询人事流程查询里，查看各辞退审批业务详情。2.6.8 在职转不在职业务操作说明（1） 操作岗位HR专员（2） 操作界面说明1.新建在职转不在职进入系统点击人事事物选择在职转不在职，（如图1所示画红圈部分）点击“选择职员”进入“职员查询网页对话框”，据需要选择左边树形结构中需要维护的所属公司；选择相应的人员。（图1）选择相应人员后进入以下界面，选择相应的功能模版（图2）；修改相应的信息。（图3、图4、图5）（图2）（图3）（图4）（图5）以上模版都在点击【确定】生效后，点击提交生效功能模块（图6红圈部分）可点击高级查看维护结果（成功则显示如下信息）。（图6）（图7）查看及修改该员工信息请在“职员管理不在职管理模块”中进行（如图7、图8、图9）所示。（图8）（图9）以上操作在实际应用当中可以灵活运用。全部完成以上操作后点击“保存方案”按钮进入下一个循环环节，也可以修改“方案名称”（如图10所示）。单击保存生效；以上模块可据实际需要灵活运用。2.6.9 不在职转在职业务操作说明（1） 操作岗位HR专员（2） 操作界面说明1.新建不在职转在职进入系统点击【人事事务】选择【不在职转在职】，进入图1所示界面（图1）点击“选择职员”进入“职员查询网页对话框” （如图2所示），据需要选择左边树形结构中需要维护