Word与Excel操作.doc

Word界面的组成：1 标题栏：程序图标、文件名、程序名（软件名）及三个窗口控制图标程序图标：双击程序图标也可以关闭程序（软件）2 菜单栏：九个菜单组成、帮助框、关闭窗口（关闭只是当前文件而非程序窗口）注：ALT加菜单后的带线字母可以用键盘来打开菜单3 工具栏：常用菜单命令按类别以按钮形式所组成集合工具栏的调用：将鼠标移至菜单栏空白部分右击，可以调出相应的工具栏4 标尺栏：分为水平和垂直两个标尺 作为文章度量的依据 标尺栏的调用：可以视图里去添加或者删除5 滚动条：为水平和垂直滚动条滚动条的调用：工具选项视图6 页面视图：包含五种视图，分别为普通、WEB、页面、大纲与阅读视图7 状态栏：显示当前窗口的编辑信息8 编辑区：录入文本及设置文本的格式菜单栏：1 文件菜单：a) 新建文档：在word中所新建的项目称为文档，默认名为文档1可分为三种新建方式：文件新建 常用工具栏上的新建按钮 Ctrl+Nb) 打开文档：只能打由word所创建的文件文件打开 打开按钮 Ctrl+Oc) 保存及另存为保存：保存当文件窗口的操作后的结果（注：只对新文档在第一次保存时会弹出保存对话框，若是对于打开的文件操作后保存，那么所存放的位置在文件原位置）Ctrl+S另存为：保存当文件窗口的操作后的结果（注：可以多次弹出保存对话框，但若是不想改原文档的内容，那么只选重命名或者是改文件所储存的位置） F12d) 页面设置：可以设置页面边距、页面方向及打印时的纸张大小e) 打印：Ctrl+P可选择打印机、打印的范围、及如何打印2对象的选择：不管是任何软件内，都必须选择对象，然后执行操作a. 单字：首先光标定位所的字，然后按左键拖动选择b. 词：光标定位词中，然后双击可以选择词c. 行：光标移至行左端，当变为空心斜箭头时单击，则可以选中一行，若按左键拖动可以选中多行d. 段：光标移至段落左端，变为空心斜箭头时双击，则可选项中一段，按左键拖动可以选中多段e. 整篇文档：鼠标移至行或段前，三击可以选中整篇文档，或Ctrl+A段落与文字操作:回车：表示换行（在这里所表示的是，一个段落的结束，另一个新段落的开始）换行：只是表示一个行被拆分多行，仍是一个段落（SHIFT+回车）分页：CTRL+回车文字操作：格式字体（在格式工具栏设置）字体标签：中文字体：改变是汉字的字体样式西文字体：改变是英文或数字字体样式（若是将西方字体应用中文字体格式，则将其内设置为中体西用）字形：加粗（CTRL+B）、倾斜（CTRL+I）、粗斜、常规字号：更改文字大小的（一种中文字号：初号八号，从大到小；另一种是阿拉伯数字：572，从小到大）字体颜色：更改文字颜色下划线：设置文字下划线下划线颜色：可更改文字下划线颜色，当未设置下划线颜色时，下划线默认跟从字体颜色。着重号：在文字下方加点，起强调作用效果：针对文字加一些特别的效果字符间距标签：缩放：是在不改变字号的基础上将文字放大或者缩小（例如放大镜）间距：改变的是文字与文字之间的距离（水平方向）位置：改变的是文字与文字之间的高度（垂直方向）文字效果：给文字档添加一些特殊效果，美化文档，并是不被打印段落操作：缩进和间距标签：常规项：更改段落或文字的对齐方式以及段落的级别对齐方式共分为五种：两端对齐、左对齐、右对齐、居中对齐、分散对齐缩进项：共分为四种：左/右缩、首行缩进、悬挂缩进左缩进：段落文字以左页边距为依据，同时向右移动距离右缩进：段落文字以右页边距为依据，同时向左移动距离首行缩进：段落文字的第一行以左页边距为依据，向右移动距离，其它行只是单一文字移动，不改变距离悬挂缩进：段落文字第一行不变，其它行以为左页距为依据，同时向右移动距离间距项：分为两种，一种为段落间距，另一种为行间距段落间距：分为段前距与段后距，改变段落与其前段和后段的距离行间距：改变段落中行与行之间的距离（单倍行距、多倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值与最大值）度量单位的改变：工具选项常规首字下沉：只是针对与段落而言，当选中某一段时，改变的则是该段段首的第一个文字；若是选中某些文字时，改变的则是所选文字（特例：只是针对于常用词）。首字下沉分为两种，一种为下沉（在左页边距以内，放大文字），另一种为悬挂（在左页边距以外，放大文字）距正文位置：改变首字下沉的文字与未设置格式文字之间的水平距离文字方向：改变所选字的纸张状态，改变文字的方向，常见的有横排文字与竖排文字分栏、边框、替换操作分栏：格式分栏注：分栏只是针对于段落而言；而在对于文章中只存在一段或文末最后一段时，注意，此段下一定要有一个空的段落标记，若没有，则按回车添加分栏中的单位切换：可分为两种，一种是从工具选项常规对话框中去掉以字符串为单位更改；另一种则是手动输入单位（较第一种而言，简单）若要更改宽或间距时，必须去掉栏宽相等，才能设置每一栏的栏宽和间距边框和底纹：格式边框和底纹边框：针对于段落和文字而言，所应用范围不同，所得到结果不同，若是应用于文字，则段落中每行都会出现一个长方形边框；若是应用于段落，则整个段落外出一个长方形。对于边框，可以通过鼠标点击加上相应边框，并非一定是四框线。页面边框：只单独针对页面而言，相对于边框比较，只多了个一个艺术形边框，但是其只起到美观作用，并不被打印。注：不论是边框还是页面边框，都必须先选择线型，而后再更改颜色或粗细。底纹：分为填充和图案两种，两者相互独立，但却可以同时添加注：填充中的颜色只有灰度时存在百分比色（负值存在），样式中的百分色（正值存在）只是对样式栏下的颜色而言。更改大小写：格式更改大小写只对于英文起作用，可以同时改变或互换字母的大小写状态替换：编辑替换（快捷键：Ctrl+H）查找内容：即输入所要操作对象替换为：即所要操作对象的结果高级：可以添加对象格式或一些特殊符号替换：单击是为逐一替换所要操作的对象全部替换：可以一次性替换所有操作对象注：1、对于替换操作要分清所要操作的范围2、对于符号替换时，要注意分清楚符号的半全角关系3、点击高级选项卡后，要重新定位格式所加载的对象4、对于词语外的单字替换时，若词内含有该单字，则必须先替换词，再替换字5、对于一篇文章中存在多次替换时，必须注意清除上次替换时所设置的格式项目符号与编号:格式-项目符号与编号1、 项目符号：针对段落而言，在每段首行前添加项目符号（图片、字符：对字符而言，我可以添文字的格式）项目符号缩进位置：改变项目符号与左页边距之间的距离（与段落中的首行缩进相似）文字的制表位置：改变是段落首行文字与项目符号之间的距离文字的缩进位置：改变段落除首行文字以外其它行与页面左页边距之间的距离（近似于段落中的悬挂缩进）2、 编号：针对于段落而言，在每段首行前添加编号（数字、字母）编号的组成为动态（数字或字母）和静态（编号中相同的部分）动态的通过鼠标点击录入（可以设置起始的号数），而静态的则有手工输入注：若想同一文章出现不同的编号或者是不连续的编号，则要选则重新开始编号3、 多级符号：针对于空白页而言，先设置符号级别，然后再输入所要的文字，其中的操作与编号输入大致相同回车后，到达同级的下一标题（若按TAB键，可以继续向下一级，若想返回上一级，则按住SHIFT+TAB）4、 符号：插入符号与项目符号不同，它是通过鼠标定位，任意插入的，而项目符号则是添加每一个段落之前的。图片、艺术字、自选图形操作1） 插入菜单2） 图片：a.OFFICE自带（内部）剪贴画（插入图片剪贴画：选择所要范围，再单击搜索，然后鼠标定位图片在的位置，最后单击所要图片即可插入） b.电脑（外部）通过网络、扫描仪及数码相机等（插入图片来自于文件：根据所给的路径，确定图片所在的位置，最后插入）3）图片格式设置：双击图片或选中图片右击设置图片格式 a.颜色与线条填充：即改变对象背景 线条：改变对象边框（对于图片而言，只有嵌入型无法设置边框，若要设置，则更改图片的版式即可） 箭头：只适用于自选图形中的箭头 b.大小旋转及尺寸：改变所选对象的角度与大小（数值）当图片版式为嵌入型时，图片无法移动和旋转角度缩放：从长宽上按比例去改变图片大小（默认时是同时缩放，若想单独缩放则去除锁定纵横比）原始尺寸：只针对图片而言c.版式： 更改图片与文字的环绕关系，共七种版式(版式高级选项) 图片位置（版式高级内）：图片与页面的对齐方式（分为水平与垂直两种对齐：版式高级图片位置）d.图片裁剪：与现实中的所说的裁剪不同，这里只是将图片多余部分掩藏，操作后还可以还原图像控制：通过调整亮度、对比度来设置图片艺术字操作：将文字转变为图片插入图片艺术字缺省值：第一行列的交汇处，即默认值艺术字即是将文字变为图片来操作，其格式设置与图片相同若想设置艺术字的三维效果，则可以调出绘图工具栏，可以设置（包括艺术字的阴影方向及其三维效果）艺术字工具栏：第一个按钮：插入艺术字命令（插入图片艺术字）第二个按钮：编辑已经存在的艺术字的内容第三个按钮：对已经存在的艺术字切换字库类型第四个按钮：设置艺术字格式（选中艺术字右击设置艺术字格式）第五个按钮：更改艺术字的形状第六个按钮：更改艺术字的版式（艺术字与文字的环绕）第七个按钮：更改的是艺术字中字母的高度第八个按钮：更改艺术字的横或竖排样式第九个按钮：设置艺术字的对齐方式第十个按钮：更改艺术字间的字符间距自选图形操作插入图片自选图形去除插入自选图形时所带来的画布（工具选项常规）在绘制自选图型时，若想自选图形同比例放大或者缩小，则按住Shift+左键拖动；若自选图形从鼠标所拽点向四围扩散，则按住CtrL+左键拖动。自选图形可以通过键盘上的方向键来移动，若是按住CTRL加方向键则是微移表格操作：1 表格的插入与绘制如何绘制一个表格：表格绘制表格通过“表格与边框”工具栏上的笔与橡皮擦来绘制修改表格，完成后可以按ESC既退出 若每行或列的宽度不相同，则可以选中整张表格，在表格和边框工具样上选择平均分各行或列 如何插入表格：表格插入表格通过所要的行列数来插入表格自动调整选项：固定列宽：通过（表格每列宽度）指表格每列的宽度来插入根据表格的内容：它是根据每格中所存在的字数来决定每列的宽度根据窗口调整表格：根据纸张的宽度来调整整个表格的宽度（页边距以内的宽度） 表格的基本操作： 行、列、单元格： 插入与删除：可以选中要所操作的行列，然后在表格插入删除中完成 也可通过鼠标右击来操作（注：默认情况下是在所选中的行上方，列左方插入） 选择操作：行（将鼠标移至行的最左端变为空心斜箭头时单击，可选中一行，按左键拖动则可选中多行） 列（将鼠标移至列上方变为实心向下箭头时单击，可选中一列，按左键拖动则可选中多列） 单元格（将鼠标移至单元格左下角变为实心斜箭头时单击，可选中一格，按左键拖动可以选中多格） 表格：将鼠标靠近表格时，表格左上角会出现十字图标，单击，则可选中整张表格 边框操作：可通过格式边框与底纹来设置，另外也可以通过表格与边框工具栏来设置 单元格的合并：选中所要合并的单元格，然后从表格合并单元格 单元格的拆分：选中所要拆分的单元格，然后从表格拆分单元格 表格的拆分：只能以行为基准来拆分，且以所选行上方拆分（注：可通过菜单来拆分却无法菜单来合并） 表格及内容的对齐： 单元格内容对齐方式：选中整表或者是单元格，然后右击设置 表格对齐方式：选中表格以后，右击，表格属性中设置（表格属性对话框中，不仅可以设置表格的对齐方式，还可以设置表格与文字的环绕方式，行高与列宽） 公式及其单元格表示方法： 单元格表示方法：行用数字表示，列用字母表示，那么单元格则用列的字母加行的数字表示（如A1则表示第一行第一列的第一个单元格） 公式函数：分为四个，分别是求和（SUM）、平均数（AVERAGE）、最大值（MAX）、最小值（MIN） 公式表示方法：=公式名(单元格范围) 注：其公式中，所要输入均为半角状态（即在英文状态下输入）,否则显示为语法错误。 相连的单元格可以用冒号（:)连接，不相连的单元格则用逗号连接(,)。 表格属性：选中表格后，在黑色部分右击表格属性 选中表格后，表格表格属性 可以设置表格的对齐方式、表格文字环绕方式、表格的行高列宽 删除：选中表格后，按键盘上的Delete键，只能删除表格内的内容，若按退格键，则将表格与其内的内容一起删除转换：1）将文字转换成表格：先确定文字内所出现的分隔符，然后选择或者是输入此分隔符，确定则可完成转换 2）将表格转换成文本：先选中所要转的表格对象，然后再选择或输入分隔符，确定后完成转换 注：若在文字转换表格时，不能准确区别分隔符的半全角关系，则选中该分隔符，复制（Ctrl+C），粘贴(Ctrl+V)到转换对话框中的其它字符内，确定完成操作（转换对话框内所有候选项都为半角状态。自动套用格式：选中所要应用格式的表格对象，然后在表格自动套用格式，选择所要的格式对象，再选择所要应用的范围，然后确定即可。绘制斜线表头：选中表格，然后在表格绘制斜线表头，选取所要的样式，然后再确定即可注：在绘制斜线表头的对话内，很难精确控制文字大小与所要效果，一般情况，只选择所要的斜线表头类型，不输入文字内容，最后用插入菜单内的文字框去输入文字文本框：分为两种，一种是横排文本框，一种竖排文本框。 插入菜单文本框 对于文本框的设置与图片设置相同，选中文本框后，双击边框线即可以弹出设置对话框， 若是应用于表格的斜线表头操作，那么文本框必须设置为无填充色，无线条色。排序：分为两种，一种为升序，另一种为降序在对话框中又分为三个关键字，当主要关键字相同时，则转到次要关键字上区分；若主要关键字与次要关键字都相同，则转到第三关键字上去区分。页眉与页脚：视图页眉与页脚在页边距以外添加页眉和页脚，其内可以设置word中的所有内容（文字、图片、艺术字、边框和底纹等）注：何时去增加奇偶页不同和首页不同。一般情况下，奇偶页不同只是针对于对word文档进行双面打印时设置；当遇到设置封面或第一页不出现页码时，则可设置首页不同，应当注意的是，打印时，首页要单独打印。如何去进行页眉和页脚的设置：1） 如何设置页码：页码在进行页眉和页脚设置时，出现在页眉和页脚的工具栏中，在插入时，必须注意，要选设置页码的格式，然后再插入页码。若页码带有符号时，则必须在插入手动输入。若时要在设置首页不同时插入页码，而要求首页不出现页码时，我们必须将页码的起始页设置为零，并且不能在首页中去插入。2） 页眉和页脚工具栏按钮：1 插入自动图文集：属于word中自带的设置2 插入页码：一般情况下是设置好格式以后在插入的，如果直接插入那页码为1、23 插入页数：插入页数即是统计这篇word文档中总共有多少页，且每页页数不变4 设置页码格式：可以选择插入页码类型，并且可以设置页码的起始页数5 插入日期：插入当前电脑的系统日期6 插入时间：插入当前电脑的系统时间7 页面设置：可以设置页面方向、纸张大小、奇偶页不同、首页不同等。等同于文件菜单中的页面设置8 隐藏文档的内容：可以使我们更好的观察页眉与页脚，加以设置格式9 页眉和页脚切换：可以在同一页上面切换页眉与页脚，便于我们设置10 显示前一项：返回当前页的上一页（一般出现在设置首页不同和奇偶页不同时）11 显示后一项：返回当前面的下一页（一般出现在设置首页不同和奇偶页不同时）页面设置：文件页面设置1 页边距标签：可以设置页面的上下左右四个页边距的距离，并且可设置页面的装订线位置（其装订线不划入页面距中），设置页面方向2 纸张标签：可以选择页面纸大小或者是打印纸张大小3 版式标签：可以设置页面中的页脚、页眉分布（即首页不同和奇偶页不同），可以设置页眉或页脚距离上、下页边距的距离，页面的对齐方式4 文档网格标签：可以整体设置页面文字的排列方向、页面的栏数（针对于整体页面而言）；网格线（将页面平均分为多少栏行，默认为44行，并且可以指定每行中的字符数（默认为39个字符）初识EXCEL：界面组成：与word相比的不同之处1）编辑栏：调用或隐藏：在工具选项常规（编辑栏）组成：A.名称框：定位、命名单元格或者是区域 B.Fx：函数按钮，插入EXCEL中的已知函数 C.编辑区：主要是针对于单元格输入内容，或者是编辑公式 2）编辑区是以单元格组成：单元格内容的输入：一种选中后直接输入；另一种选中后，在编辑区（栏）输入A对于单元格内容输入的默认对齐方式：在EXCEL中，间单元格对于所输入的中文 或者是英文，默认是以左对齐；对数字默认为右对齐 B单元格内所能容纳的字符量：EXCEL中，单元格对于文字或字母的长度没有限制，默认情况下是自动溢出单元格边框；而单元格对于其中的数字长度，默认情况下，最多达到15位。 C在EXCEL中对于一些特别格式的输入方法： 超过15位的数字输入：在未输入数字之前，在该单元格中加上英文状态下的单上引号,将其数字变为文本，此后该对象无法参加公式计算。另一种方法，在未输入之前，选中所要输入单元格，设置其中数字格式为文本数字（格式单元格数值文本） 对于分数输入：和超过15位数字输入操作方法相同 对于日期输入：可以用“/”或者“”代替年、月、日 对于单元格、行、列的操作：行与列：先选中所操作的行与列，然后在格式行或列，设置其行高或列宽，并且可以设置其隐藏。对于单元格式设置：选中所要设置的单元格，然后在格式单元格（Ctrl+1:这里面的1，只是主键盘上的数字1），在这里面，可以设置单元格内的数字格式（如小数位数、日期显示方式等）、对齐方式（分为水平与垂直两种对齐，可设置文本方向，可合并单元格，可设置自动换行等）、字体、边框、图案（即底纹）3）关于EXCEL的新建：名称：工作薄（BOOK） 工作薄的组成：默认情况下有三张工作标签（sheet1.sheet2.sheet3），最多时可 为255张。 工作标签的组成：由单元格组成，256列*65536行对于工作表的操作：工作表的添加与删除、重命名、更改标签的颜色：左键点击所要修改的工作表，然后 右击进行操作对于工作表可以格式工作表选项中，设置其隐藏或显示、背景，且工作薄可以在另存为中设置密码工作表的移动与复制：对于同一张工作薄：A.通过鼠标右击操作：选中所要操作的工作表，然后在其上右击，选择移动或复制工作表，若只是移动，那么则不用选择建立副本，反之，则选中建立副本选项。B.通过键盘与鼠标操作：若是移动，选中要移动的工作表，然后按左键不放，拖动到所要位置，松开；若是复制，则在复制的同时，按住键盘上的CTRL，同时操作。对于不同工作薄（也就是在同一个窗口打开的不同EXCEL所创建的文件）：A.通过鼠标右击操作，先选工作薄，在确定位置。B.是选在窗口菜单选择“并排窗口”，然后再拖动所要的工作表。自动套用格式：选中所要设置格式区域，然后通过格式自动套用格式，应用电脑中所自带的格式。关于单元格操作：复制：将光标移至所选区域边缘时，出现带十字光标的空心箭头时，按CTRL左键拖拽到所要区域，选松开鼠标再松开键盘移动：将光标移至所选区域边缘时，出现带十字光标的空心箭头时，按左键拖拽到所要区域，选松开键盘再松开鼠标在EXCEL中对于变换行与列位置时，我可以选择所要换行或列区域，然后剪切，再选所要更换行或列，右击，插入已剪切单元格，完成操作（默认情况下，是行上方，列左侧）。填充：EXCEL中，针对数据和函数计算时，添加了填充功能，可以省略用户的繁琐操作，将光标移至所选单元格或区域右下角时，出现黑色十字光标时，按左键拖拽，可以添充公式或数据填充内容：相同内容、公式填充、序列填充（excel中所自带的，默认）序列填充：编辑填充序列等差序列、等比序列选中所要填充的起始数值，然后再编辑填充序列，选择所要填充的方向（行或列），选择填充的方式（等差、等比或者是其他），最后设置其中的步长值（数据之间所存在的关系：等比序列中就是比值或倍数，等差中就是差值）、终止值（就这填充序列中所存最大值，一列情况下，序列中所出值都小于终止值）如何去添加序列：工具选项自定义序列（人为添加：手动输入，以回车来作分隔符;导入：选中EXCEL已经存在数据，在导入）函数：Sum:求和Average:平均值Max:最大值Min:最小值函数名称(数据所在区域)注：其所有输入均半角状态，相连的用“:”连接，不相连用“,”连接。If:条件函数或逻辑函数=IF(条件1,“结果1”，IF(条件2,“结果2”,IF(条件N,“结果N”)注：条件范围之内的内容，必须是从大到小设置，否则，则无法全部显示例：1.对于一场考试成绩，60以上为及格，60分以下为不及格，成绩出现在B2单元格其格式应为：=IF(B2=60,”及格”,”不及格”) =IF(B2=60,”及格”,IF(B2=90,优秀,IF(B2=80,良好,IF(B2=70,一般,IF(B2=60,及格,不及格)单元格引用方式：绝对引用：所谓绝对引用就是所选单元格都被$符号固定其行与列，光标定位单元格中，按键盘上F4键即可相对引用：所谓相对引用就是所选单元格只被$符号固定其行与列中的某一个，光标定位行或列前按键盘shift+4(英文状态下输入)混合引用：所谓混合引用就是在计算过程中，即出现绝对引用，又出现相对引用运算关于EXCEL中的选择性粘贴：这里的与CTRLV不同，不是直接粘贴，而是复制以后，从编辑选择性粘贴（可以粘贴所复制对象中的某一部格式、内容、函数，并且包含转置等格式）转置：将所复制对象，行列内容互换。对于一个已经设置好格式的表格，选中后按DEL，只能去删除其中的内容，无法删除其设置，若想删除格式，则必须从编辑