采购管理规范.doc

采 购 管 理 程 序文 件 编 号 ： YH QPM -0601修 订 记 录制修订日 期DCN NO.修订内容摘要页次版本/版次总页数核准审核制作99.4.25一发 行一A/04李俊德宋立新欧阳伟云2000.3.24001修改2、3、41/42/43/4A/14李俊德宋立新韩彤强01.05.15001修改4.2.3.1,4.3.1,6.4,6.5，4.2.2,4.2.3.2,4.3.1,4.3.2,4.3.3,4.4.31/42/43/4A/24中 山 易 惠 日 用 制 品 有 限 公 司采 购 管 理 程 序文件编号: YH-QPM-0601页 次: 1/41. 目 的：确保采购事务的顺利进行，且能适时、适质、适量、适价供应制造所需的材料。2. 范 围：凡本公司制造所需的原材料的采购均属于。3. 权 责：3.1.采购单位3.1.1.负责供应商的开发与评鉴。3.1.2.负责订购物料之协商与订购合同的书写。 3.2.品保部:供应商交货品质和评核。3.3.仓库:供应商交货交期的评核.3.4. 采购核准权限:总经理4.作业内容: 4.1. 原材料的样品承认4.1.1.原材料送样原则A. 客户指定或需经调查后方可列为合格供应商者须进行原材料的送样承认.B. 视公司需要而必须以送样寻求认可者须进行原材料的送样承认.4.1.2.样品承认A.新原材料或新供应商规格品之承认,由采购单位提出适量之样品及其规格,交品保、业务或客人实施样品承认，依样品确认后由采购单位将样品承认书依规定签核。B.业务人员须依照产品规格或客户图面要求,安排对原物料检验或试作的评估，若需客户确认时参照【送样及图面管制程序】.4.1.3.样品承认取消:试作过程中若发现供应商交货之原材料品质有重大变异,经品管人员判定会影响产品品质或制程时,应由采购部人员做最终确认予以取消样品承认资格,并按4.1.1.程序进行重新送样确认。4.1.4.本程序生效前与本公司已经有交易之供应商,则不需再行补送样,由采购单位依据过往交易事实予以直接书面评鉴,经评鉴通过者即可予以登录承认,在日后交货发生重大品质问题者或使用中发生品质问题者,经纠正未予配合者则需要求重新送样确认. 4.2.采购作业程序:4.2.1.采购作业流程图(附件一) 4.2.2. 采购单、托外采购单或申购单核决权限:4.2.2.1.各单位所需设备、消耗品的申购单均需由总经理或厂务经理核准.中 山 易 惠 日 用 制 品 有 限 公 司采 购 管 理 程 序文件编号: YH-QPM-0601页 次: 2/4 4.2.2.2.制造所用原物料之采购单或托外采购单均须由总经理核准.4.2.3.订购作业4.2.3.1.文管中心依业务部发送的客户订单的复制件或其他书面指令编制采购总表，采购总表实行电脑MRP管理，在编制分析过程中，自动扣减当前可用库存，产生需采购量建议，以及按实际情况填写的交期情况。采购总表打印制表后，由文管转交工程、业务、仓库和采购部门，进行工程用量及当前可用库存的实际审核，如果没有问题，签字确认后交管理代表或总经理核准。文管中心依管理代表或总经理核准的采购总表制作采购单和托外采购单，并将其打印成正式的采购单和托外采购单，最终经管理代表或总经理核准后，由采购员发供应商订购.4.2.3.2. 采购单或托外采购单所述采购资料应能明确说明所欲订购之产品,如可能时须考虑以下:4.2.3.2.1产品名称、规格、图面、制程要求、检验说明及其他相关之技术资料，包含产品生产程序、制程设备与人员核准等是否合格之要求。 4.2.3.2.2适用之品质制度标准、名称、编号以及发行版次等。4.2.4.供应商的选择参照【供应商评鉴管理程序】：依客户指定供应商,或与产品有关之供应商由【合格供应商一览表】中遴选.4.3.采购管理4.3.1.交期管理:采购人员考虑验收及运送时间、客户要求之交期,与供应商商议妥适当之交货日,依据采购单或托外采购单指定之交货日期再以电话或传真方式跟催,仓库依据实际进料状况及生产进度，查寻要上线的批次缺料情况填写缺料报表报采购，生管以便物料跟催和合理安排生产进度。仓库依生产进度和实际进料状况，确认判定为延期交货。4.3.2.交货管制以采购人员与供应商商议妥之交货日为管制基准,於供应商交货后,经品管检验合格后仓管人员办理点收入库,若逾越交货日而供应商未交货者,则由采购人员以电话或传真等方式进行催交,另通知厂务,业务等单位采取应变措施,每次跟催时於采购单或托外采购单上记录跟催结果. 4.3.3.交期变动 於采购单或托外采购单确认交期后,若厂商遭不可抗拒之天灾或其它因素导致无法按期交货时,采购单位得会同供应商与业务及相关单位三者间共同协商,可重新决定交期, 若交期不影响制造则将延期记录纳入【供应商评鉴管理程序】办理.中 山 易 惠 日 用 制 品 有 限 公 司采 购 管 理 程 序文件编号: YH-QPM-0601页 次: 3/4 4.3.4.价格管理:采购人员依既定之原材料规格、交期、数量及其它交易条件和过去采购记录或供商所提供之资料，即可向厂商提出订购，如需要时可经询价或议价后再向厂商提出订购。.4.3.5.订购合同变更:若业务通知订单取消,采购单位须通过传真或其它方式及时通知供应商,并视实际进展状况协 商解决.4.4.采购产品之品质管制：4.4.1.进料品质管制依【进料检验程序】作业.4.4.2.工程变更依【工程变更管制程序】作业4.4.3.若需要到供应商处验证产品品质时,相关的安排与品质要求需明文规定在采购单或托外采购单上.4.4.4.若客户合约有要求在供应商处查证品质，采购须作好安排予以配合,但此查证结果仅可供参考,不可据为本厂判定品质的依据.4.5.具特殊要求之采购作业:4.5.1.凡采购资料或附带之有关品质要求内容有异於正常之标准作业需求或规定时,订购合同或托外加工单於发出前须知会品保单位,以便品管於进料验收时得以配合.4.6.采购资料管理:4.6.1.采购资料,应由采购单位依【品质记录管理程序】保存.5.相关文件5.1.送样与图面管制程序 YH-QPM-03025.2.供应商评鉴管理程序 YH-QPM-06025.3.进料检验程序 YH-QPM-10015.4.工程变更管制程序 YH-QPM-03035.5.品质记录管理程序 YH-QPM-16016.使用表单6.1.样品承认书 YH-FOR-06016.2.申购单 YH-FOR-06026.3.采购总表 YH-FOR-06036.4.采购单 YH-FOR-06046.5.托外采购单 YH-FOR-0605中 山 易 惠 日 用 制 品 有 限 公 司采 购 管 制 程 序文件编号：YH-QPM-0601页 次：4/4请购单位填写申购单管理代表、总经理核准打印正式的订购合同管理代表、总经理核准填写需采购量及交货日期总经理或厂务经理核准采 购 总 表客 户 订 单 制造所需的原材料仓 库 查 数跟 催 管 制NGOK入 库进 料 检 验发 给 供 应 商附件一：采购作业流程图 设备、消耗品中山市易惠日用制品有限公司样品承认书NO： 日期：供应商名称品 名/图 号检验数量规 格检 验 项 目检 验 结 果备 注试 作 合 格 不合格 其 他供 应 商 意 见判 定（品保部） 承 认 部分承认 其 他添附资料 图 面 样 品需求资料 检验报告 测试记录 原产地证明客人意见业务判定品保判定采购判定 YH-FOR-0601 版次 A/0中山市易惠日用有限公司申 购 单课 别职 务姓 名品 名单 位数 量合 计备 注 ：核 准： 课 长： 填 表： YH-FOR-0602 版次 A/0中山市易惠日用制品有限公司采 购 总 表生产批号： 物品编号： 数 量： 客 户： 材料编号材料名称规格颜色单位用量总需用量当前库存需采购量单位单价金额（003）币种供应商备注采购数量： 金额合计： 制表： 打印日期：核 准： 页次： YH-FOR-0603 版次 A/1采购单 中山易惠日用制品有限公司年 月 日 交货日期:厂商名称: 批号: 采购单号:联络电话: 品名: 生产数量:货品编码货品名称货品规 格颜 色数 量单 位单 价金 额币 别： 汇 率： 数量 金额：合计一、 货物未交清恕不请款 三、 所需之请款资料请于每月5号前交到我公司二、 货物品质不合要求恕不请款 四、不良品请接到通知后七日内到我公司处理，否则我公司不负责保管核准： 经理： 主管： 采购： 厂商： YH-FOR-0604 版次 A/1托外采购单 中山市易惠日用制品有限公司 托外材料 材料用量年 月 日 交货