博雅讯职工住房管理系统.doc

郑州博雅讯科技有限公司企业公寓管理软件解决方案郑州博雅讯科技有限公司 2015年8月目录1 系统概述11.1 背景说明11.2 系统主要功能介绍21.3 系统主要功能介绍22 系统设计32.1 界面风格32.2 高性能标准32.2.1 用户数32.2.2 界面响应时间42.3 安全性43 系统登录43.1 登录界面43.2 系统整体界面44 系统功能介绍54.1 宿舍基本信息54.2 员工申请宿舍54.3 积分排队64.4 人员调宿64.5 资产管理74.6 费用计费74.7 员工行为管理84.8 报修管理94.9 门禁管理94.10 电子门锁管理94.11 公寓管理系统服务大厅94.12 货币补贴和优惠104.13 系统维护105 功能模块设计115.1 基础数据125.1.1 公寓基础信息125.1.2 房间基础信息125.1.3 床位基础信息125.1.4 床位状态信息135.1.5 入住人员基本信息135.1.6 员工住房日志表135.1.7 申请住房人员排序145.1.8 资产基础信息145.1.9 费用计算145.1.10 公寓消防安全检查175.1.11 可维修物品基础信息175.1.12 维修物耗基础信息175.2 入住申请模块185.2.1 模块功能概述185.2.2 业务处理流程195.2.3 业务流程详细功能描述195.3 退宿模块205.3.1 模块功能概述205.3.2 业务处理流程215.3.3 业务流程详细功能描述215.4 调房模块225.4.1 模块功能概述225.5 维修模块225.5.1 模块功能概述225.5.2 业务处理流程245.5.3 业务流程详细功能描述245.6 资产管理255.6.1 模块功能概述255.6.2 业务处理流程255.6.3 业务流程详细功能描述275.7 收费管理275.7.1 模块功能概述275.8 员工行为管理315.8.1 模块功能概述315.9 数据统计315.9.1 模块功能概述315.10 系统管理315.10.1 模块功能概述31公寓管理系统 前言随着企业的发展，人员数量增加，逐渐形成了相对集中化的生活园区。以此衍生出来的园区公寓信息服务管理系统逐渐成为了一种企业设计和规划的重要组成部分。衡量一个企业的信息化程度，不仅体现在企业生产和研发上，还需要建立更加丰富的信息化设施，一个优秀的企业不仅靠自己的产品，还要依托企业及员工的全面成长，如何给企业员工带来更加完善的服务，多角度去关心企业自己的员工，让他们能够安心的生活，毫无后顾之忧，他们才能更加全心全意为企业工作。2015年3月5日上午十二届全国人大三次会议上，李克强总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划。建立一个为员工服务管理体系，从多集成多扩展，信息统一集中的公寓信息化管理系统，必将成为一种趋势。 企业公寓管理系统，使企业能够在更加全面的管理员工，关心员工自身的成长的同时，把每个企业员工的数据与公寓信息服务管理进行数据整合。使公寓管理人员的工作效率更高，信息更加准确及时。企业管理系统，通过标准化的接口和数据库命名规则，可以实现数据批量导入导出。可以和企业HR系统实现数据实时交互，人事部门进行了数据更新的同时，公寓的数据也随之进行更新。企业公寓信息化是企业信息化的重要组成标准之一，也是企业发展进步的必然要求，是进一步推进后勤管理工作深化企业改革发展的结构模式。往往企业对公寓管理都是相对比较松散，随着员工的更新，往往很多入住的信息不能得到及时的更改，公寓房源数量不准确，缴费数目不清晰，公寓安全存在隐患等。1 系统概述1.1 背景说明目前许多工厂有多处公寓。有些位置比较分散、入住员工量大等因素影响，对公寓管理提出了更高的要求。通过博雅讯公寓管理系统，实现公寓信息化管理，可有效提升公寓管理工作效率和质量，以适应未来公寓管理的新要求。1.2 系统主要功能介绍1.3 系统主要功能介绍 通过博雅讯公寓管理系统，达到员工入住、退宿及维修，收费等手续办理高效率，员工费用计量及缴纳便捷化，公寓各种信息统计、查询、更新数据实时化、透明化。具体如下：u 建立网上服务客户端，员工可登陆公寓管理系统提交入住申请、调房申请，报修，水电费查询、缴纳，问题反馈等需求，员工可登陆系统界面，查询公寓相关信息；u 实现公寓各项费用计算、报表生成、费用收取等自动化，提升工作效率；u 建立入住员工信息数据库，可实现实时查询员工入住情况、交费情况、违规情况等信息，实现公寓管理高效查询。u 建立资产信息数据库，可实现实时查询固定资产情况、报废情况、借出情况等信息，实现公寓管理高效查询。u 建立员工行为信息数据库，实时体现员工行为，为部门，车间评比评优提供数据信息。u 建立水电远程抄表信息库，实现房间水电费用自动计算，实现公寓管理高效查询。u 建立智能电控系统，实现房间安全用电管理。u 建立门禁门锁管理系统，实现安全公寓管理。2 系统设计2.1 界面风格 博雅讯公寓管理系统采用B/S结构，系统采用符合Windows风格标准的用户界面，系统具有以下特性：1) 界面简洁美观，便于用户学习和使用，熟悉计算机使用的一般的用户应该可以在2个工作日内学会基本操作。2) 界面具有丰富的菜单导航功能，方便用户访问不同的系统功能或者从一个功能界面调用另外的功能界面。3) 界面具有完善的数据有效性检查功能，当用户输入的数据不符合要求时，要给用户明确的提示。4) 当系统出现错误或用户操作错误时，系统应该提供友好而明确的提示信息。2.2 高性能标准2.2.1 用户数博雅讯公寓管理系统允许的最大同时在线用户数10000个，在2000用户同时在线的情况下系统响应速度与单用户时一样。2.2.2 界面响应时间在10M局域网环境下，界面的加载时间小于1秒，功能的操作响应时间小于3秒，特别复杂功能的响应时间小于3分钟。2.3 安全性博雅讯公寓系统提供良好的权限控制功能，只有授权用户才能访问相应的功能，权限控制要能够控制到菜单和数据。系统对重要的数据操作要留下记录，以备事后分析。3 系统登录3.1 登录界面3.2 系统整体界面4 系统功能介绍 通过公寓管理信息化，达到员工入住、调宿、退宿及维修、资产、行为，出入等管理，员工费用计量及缴纳便捷化，公寓各种信息统计、查询、更新数据实时化、透明化。采用B/S结构（Browser/Server，浏览器/服务器模式），这种模式统一了客户端，将系统功能实现的核心部分集中到服务器上，简化了系统的开发、维护和使用。使用者只需具有WEB浏览器，输入网址就可通数据中心进行数据交换。 4.1 宿舍基本信息 1）宿舍基本信息管理 包含公寓、宿舍楼、单元、楼层、套房、宿舍、床位信息、宿舍等级的管理； 宿舍管理人员的管理（略）；宿舍信息的查询与统计分析，每个宿舍平面图包括员工照片、班级等基本信息，一目了然，改变了以往电子表格形式。 4.2 员工申请宿舍 1）员工通过统一认证、单点登录到宿舍管理系统进行宿舍申请；员工可以自己选择要申请的房间价位，可以看到每个宿舍床位信息三位图，员工申请宿舍信息的查询与统计分析。 2）审核申请宿舍信息 依据员工申请宿舍数据流转审批。 4.3 积分排队 1） 系统房间可以自定义那些房间可以启动积分排队申请，积分排队住要体现公寓入住透明化管理。2） 积分排队可以按员工工龄，学历，职称，本市是否有住房，是否双职工，申请时间等积分，积分高的，优先分配公寓。4.4 人员调宿 1）宿舍调整 设置申请调整宿舍时间段员工网上申请审核员工申请信息打印调整宿舍单发布调整信息信息查询与统计分析。 2） 系统支持单人调宿，单个房间调宿，多个房间调宿等。 4.5 资产管理1）登记宿舍资产详细记录每一个宿舍现有宿舍资产的种类与数量（包括固定资产和个人资产及第三方资产）；资产可以分配到人，资产可以调拨，宿舍资产信息查询与统计分析。 2）宿舍资产理赔 登记宿舍物品理赔审核宿舍物品理赔宿舍物品理赔信息查询与统计分析。 3） 资产报废4）物品借用管理 员工预约物品审核物品借用信息查询与统计分析。 5）物品归还管理 登记员工物品归还物品归还信息查询与统计分析。 4.6 费用计费 博雅讯公寓管理系统支持复杂收费管理，用户可以根据自己的收费规则自定义收费规则，计算如房租费、物业费、暖气费，电费，水费，网费等。1）设置水电单价 水电费远程抄录，自动计算个人水电费用；查询水电单价，水电费量，交费。 2）登记水电使用情况 实时记录每个宿舍用水、用电情况，查询统计水电使用情况，查询统计用水用电费用情况。 3） 物业费用，每月月底自动计算物业费用等4.7 员工行为管理 1）设置住宿表现类别 记录日常住宿变现类别，主要分为住宿表现好的方面与不好的方面；住宿表现类别查询。 2）行为登记详细记录宿舍、员工日常变现中的表现，为评选优秀宿舍等提供依据；住宿表现查询与统计分析。 3）申请优秀宿舍 设置申请时间段申请优秀宿舍楼长审核部门经理审核工会主席审核发布申请优秀宿舍名单申请优秀宿舍信息查询与统计分析。 4）评选优秀宿舍 申请优秀宿舍名单设置申请时间段楼长审核物业经理审核部门经理审核工会主席审核发布优秀宿舍名单优秀宿舍评选结果信息查询与统计分析。 员工行为管理宣传展示教育，员工行为录入，引导，规范。以每个员工为中心，以时间轴为线行为体现，例如：从入住公寓到一个时间点：卫生信息、违章信息、个人资产维修率信息，表扬信息，参加文体活动信息，奖惩信息等 以公寓或楼为单位等行为体现，通过建立大数据中心，进行数据挖掘，将公寓楼员工行为体现、卫生检查成绩，优秀寝室数量，员工行为引导，违章信息，奖惩信息，公寓楼维修信息，外来人员控制，管理员考勤考核信息，员工满意度等进行多维度体现，方便领导决策。（可以部门为单位进行行为体现）4.8 报修管理 员工可以通过手机app，微信，pc进行报修，系统会自动下发给维修人员。全程监督维修过程，维修费用透明化管理等。4.9 门禁管理 博雅讯门禁管理系统采用先进的视频智能分析算法，快速分析外来人员，把外来人员画面切换到屏幕上，同时提示管理员。4.10 电子门锁管理 公寓电子门锁管理采用刷卡方式，记录员工开门信息，管理员实时查看看门锁状态，可以设定管理员巡更路线，员工可以手机远程开门。4.11 公寓管理系统服务大厅 1）为管理人员提供的服务 宿舍基本信息、住宿管理、物品管理、水电计费与住宿表现信息查询与统计分析；相应功能的审核功能；与员工信息互动、信息回复等功能。 2）员工自助提供的服务 宿舍基本信息、宿舍调换申请，请假及假期登记、宿舍资产信息（个人资产信息）、费用计算，报网报修，服务申报；管理人员信息互动、信息回复查看，员工行为信息展示查询统计等功能。 4.12 货币补贴和优惠 系统支持单位住房补贴、补贴对象、补贴标准、补贴测算、租房补贴管理等。补贴优惠截止日期系统会自动生成，可以统一界定时长：如正式工3年，派遣工6年。系统设置优惠截止日期一旦生成，分别在截止期剩余30天、10天、0天时在系统界面自动提醒公寓管理员。系统提醒：HR与入住人员基本信息表核对，用工性质有不一致的每日提醒信息管理员，信息管理员可手工修改员工截止日期及费用标准。4.13 系统维护 1）定义角色 2）定义角色权限：主要是完成给不同角色授权。 3）对应用户角色：完成系统内用户与角色的对应关系。 4）对应用户部门的对应关系，便于控制数据访问权限。 5）首页管理：首页发布新闻、通知、公告等操作。 6）安全管理功能：如访问日志监控、会话管理、模块运行监视等，保证系统安全与操作的可追踪。 5 功能模块设计系统功能模块总图5.1 基础数据5.1.1 公寓基础信息公寓基础信息是对公寓楼的基本信息记录，可以新增、修改及删除，统计查询等。5.1.2 房间基础信息公寓的房间信息，信息管理员可新建、修改、删除。5.1.3 床位基础信息每个房间的床位信息，信息管理员可新建、修改、删除,且系统支持安置人员的性别与床位性别不一致。系统可以设置混合宿舍，允许男女混住。5.1.4 床位状态信息床位入住状态，系统自动生成，公寓管理员只能查看，无权直接修改。信息管理员可修改床位状态，床位状态一旦改变，其余信息自动删除，床位状态从任何状态变为空置时，系统自动为该入住人员计费。5.1.5 入住人员基本信息入住人员信息，可以从HR中每天自动同步；或导入；信息添加、删除、修改、查看，可根据权限自定义。信息管理员可设置假期管理表格，用于统计假期不回家的员工信息。信息管理员可设置部分员工（餐厅、保安等）补助电量，超出补助电量计费。5.1.6 员工住房日志表员工住房日志表，员工退宿时，系统自动生成该员工住房日志表，保留2年历史记录可查，任何人不可修改。5.1.7 申请住房人员排序人员申请住房等待时排序，公寓基础信息表“是否按照申请时间排序”字段：“若“是”，按申请时间前后排序；若“否”，按系统预设排序原则，得出排序分值进行排序（排序原则按客户公司员工住房方案自定义）。床位从其他任何状态变为空置时，系统自动根据排序原则分配床位。5.1.8 资产基础信息用于登记房间内物品数量及规格。5.1.9 费用计算博雅讯公寓管理系统支持复杂收费管理，用户可以根据自己的收费规则自定义收费规则，计算如房租费、物业费、暖气费，电费，水费等。例如：若是从入住时间起算，在入住时间基础上+1天，作为开始计费时间。其他费用从入住当天起算。01房租费用计算每月10号系统自动计算房租费用，生成所有入住员工房租费用信息；员工退宿时，系统生成该员工房租费用信息。费用=天数x单价缴费状态床位编号计费开始时间本次计费时间天数费用未交/已交（默认未交）A01010101入住时间+1天/上次计费时间+1天退宿时间/每月10号02房间人均电费此表为计费中间表，每次抄表时自动生成该表信息；人均费用=（本次读数上次读数）*单价（表7.1.3）/当前人数。房间编号抄表时间本次读数当前人数人均费用A0101012.2100410A0101012.512055A0101012.715036A0101012.1018041003个人电费每月10号系统自动计算电费，生成所有入住员工电费信息；员工退宿时，系统生成该员工电费信息；费用=（统计时间上次统计时间）之间所有人均电费表人均费用之和。缴费状态员工号统计日期上次计费读数本次计费读数费用未交/已交（默认未交）90088964当日时间1001802004房间人均物业费此表为计费中间表，每次电费抄表时自动生成该表信息；人均费用=（本次记录时间上次记录时间）*单价（表7.1.3）/当前人数。房间编号本次记录时间记录天数人数人均费用A0101012.22245A0101012.253310A0101012.2945805个人物业费每月10号系统自动计算物业费，生成所有入住员工物业费信息；员工退宿时，系统生成该员工物业费信息；费用=（统计时间上次统计时间）之间所有人均物业费表人均费用之和。缴费状态员工号统计时间上次计费时间记录天数费用未交/已交（默认未交）A01010101当日时间入住时间+1天/上次计费时间+1天统计日期减去上次计费日期06房间人均暖气费（除限定时间收取外，其余同物业费）07个人暖气费（除限定时间收取外，其余同物业费）08月度应交费用明细（员工公示）表1：每月10号生成每种费用表各一张，计算所有入住人员本月该项费用NO床位编号员工号姓名部门开始时间结束时间水费/电费/房租费/物业费/暖气费表2：每月10号或在退宿时生成此表（电费、水费、物业费、房租费、暖气费计算已完成）。NO床位编号员工号姓名部门电费水费房租费暖气费物业费应收费用合计5.1.10 公寓消防安全检查软件支持消防安全检查后手工逐条录入，系统可统计不达标房间信息，并生成报表，安全检查员也可以采用“平板（PAD）”或手机拍照后，轻松实现“快速上报，统计，打分等。NO房间编号检查日期检查人问题描述违规等级责任人员工号部门整改措施完成情况完成时间备注正常/问题描述一级/二级/三级已完成/整改中5.1.11 可维修物品基础信息用于公寓维修物耗统计，公寓管理员手工逐条录入或批量导入。NO物品名称规格单价5.1.12 维修物耗基础信息用于维修物耗统计，员工多项物耗，员工号可重复，多列展示；当维修班长提交维修表单7.5.3后，表单维修物耗信息导入此表，系统进行数据转换（一对多转成一对一）。NO床位编号报修人员工号报修人姓名报修事项报修时间完成时间费用承担人物耗名称数量单价金额5.2 入住申请模块5.2.1 模块功能概述员工在EIP或公寓管理系统上提交入住申请流程（支持代办功能），仅限单个员工提交住房申请，提交后系统自动生成相应审批流程节点。5.2.2 业务处理流程5.2.3 业务流程详细功能描述用户可以根据自己公司规则定义流程管理，例如：01：员工（代办人）登陆公寓申请界面，提交入住申请电子流程。提交流程后系统自动从床位信息表7.1.4中随机找出一个空床位（若无空余床位，不作任何处理），将状态改为待分配，其他信息不变；若批量入住申请，统一线下处理，由公寓信息管理员负责；02：流程到信息管理员处，信息管理员对申请人的入住该公寓资格进行审批（需人工筛选确认项，如婚否、双职工等），对不符合资格的予以驳回； 03：流程节点到工会主席处，工会主席对申请人信息（是否本部门员工、工作地点等）进行审批；04：系统判断是否有床位；05：若无床位，则系统自动发送提交人邮件反馈员工进入等候状态，同时告知排序表查询链接地址，系统直接在排序表中插入申请人信息表7.1.7，具体排名按系统预设排序原则进行排序。床位从其他状态变为空置状态时计算排名，分配床位；06：系统通过发送提交人邮件反馈申请人有空余床位，并提示三天内完成履约保证金缴纳及入住办理，若未办理，床位将自动取消（此权限设在公寓管理员处，系统不自动驳回）；07：系统反馈员工有床位后，流程到收费节点（专指履约金缴纳）处，员工本人缴纳履约保证金后，履约金审批人通过流程，履约金审批人是由信息管理员按照公寓设定的专人，设定后信息管理员可修改。08：公寓管理员收到流程后，与申请人联系并确定其入住床位，先办理入住的员工可从待分或空置床位里挑选；所有节点驳回时系统处理：系统随机找一个待分配床位状态修改为空置。5.3 退宿模块5.3.1 模块功能概述公寓管理员接到退宿申请后，办理退宿手续，办理完成后到该系统维护更新数据。该流程中除公寓管理员退宿受理界面操作外，其他均不在系统操作。5.3.2 业务处理流程5.3.3 业务流程详细功能描述01：员工未办退宿手续，自离公寓；02：员工现场告知公寓管理员退宿；03：提交辞职流程通过接口（需要开发接口），判断离职员工是否在公寓入住，如入住，则流程到公寓管理员节点；04：公寓信息管理员通过系统判断或者其他途径筛选自离人员是否在公寓入住，如有，则口头通知公寓管理员；05：公寓管理员受理员工退宿申请，办理退宿手续，维护更新数据（1.公寓管理员通过费用统计表，查询该员工未交费用，并记录在退宿表单7.3.4，2.公寓管理员在系统中找到员工住宿信息，点击“退宿”按钮，弹出页面7.3.4，填写选项后提交），提交后系统分三步（1.在7.1.6员工住房日志表中增加该员工入住信息；2在7.1.4.床位状态表中修改床位状态为空置，清除其他信息；3.重新计算7.1.7计算表，取出排序第一的员工，分配床位信息为待分配状态），并弹出文本框：该房间已空置/该房间已待分配xx员工；06：退宿办理完成，公寓管理员通过邮件将退宿员工信息抄送对应部门工会主席备案。5.4 调房模块5.4.1 模块功能概述员工在公寓管理系统提交调房申请流程（支持代办功能），仅限单个员工提交调房申请，提交后系统自动生成相应审批流程节点。 两人对换 多人互换5.5 维修模块5.5.1 模块功能概述员工向所在公寓管理员报修后，管理员记录清楚需维修情况，并通知公寓维修工进行维修。维修过程中，管理员可以监控维修进度，并保持与报修员工的沟通，及时反馈维修进度。维修完成后，管理员对维修表单进行维护。网络申请报修信息列表 维修满意率维修费用对比5.5.2 业务处理流程5.5.3 业务流程详细功能描述01：员工报修，说明需维修事项。02：管理员登记员工报修事项，系统界面提交维修单。03：维修班长受到维修单，按照需维修事项类别进行派单。04：维修工现场查看，反馈是否可维修，若可维修，则在现场开始维修，若不可维修，反馈管理员并说明原因。05：管理员对维修工反馈的不可维修项记录，并反馈员工，不可维修项规则界定由维修组负责。06：员工了解不可维修项，维修结束。07：维修工对员工所报修项进行维修，做好物耗记录。08：管理员对维修过程进行跟踪记录。09：维修结束，维修班长把维修情况（结果、物耗等）录入维修表单。5.6 资产管理5.6.1 模块功能概述系统可实现对公寓资产的统计、分类别的筛选；在借用、报废等需改动资产报表的情况下，自动生成对应流程节点，通过后仅限公寓信息管理员修改表数据，以实现对公寓资产的有效监控和管理。5.6.2 业务处理流程01公寓一般资产报废流程（除空调外）02公寓资产外借流程03公寓采购引起资产增加、公寓资产内部调整流程5.6.3 业务流程详细功能描述所有流程中的信息管理员，在收到资产变更流程后，在表7.1.8 02表中对资产进行更新。5.7 收费管理5.7.1 模块功能概述系统按预定计算原则，对各床位房租费、电费、水费、物业费、暖气费进行核算，到期后系统自动生成各入住人员应缴费用。7.7.1.1房租费（引用7.1.9 01表）缴费状态床位编号计费开始时间本次计费时间天数收费标准费用未交/已交（默认未交）A01010101入住时间+1天/上次计费时间+1天退宿时间/每月10号单位：元/天7.7.1.2电费（中间表，用于计算电费用）人均电费表：（引用7.1.9 02表）房间编号抄表时间本次读数当前人数人均费用A0101011.1850510A0101012.2100410A0101012.512065A0101012.715035A0101012.10180210（假设电费1元/度）现假设员工A于2.2入住该房间，2.10退出该房间，则该员工共需缴纳电费为：5+5+10=20备注：1、每抄一次电表，必须在系统上记录电表读数，系统仅限输入当日的抄表读数；2、记录电表读数的同时，系统自动计算当前房间人数，得出人均费用；3、每当房间有人员变动（入住/退宿）时，必须抄表计算费用；4、系统可查询费用中间表。个人电费表：（引用7.1.9 03表）缴费状态员工号统计日期上次计费读数本次计费读数收费标准费用未交/已交（默认未交）90088964当日时间100180单位：元/度20备注：1、系统固定每月10号计算房间所有人员电费，统计费用时，用员工号在个人电费表中找出该员工最后一次统计费用日期，若能找到记录，则在人均电费表中，累计当日费用与最后统计日期之间的所有费用，即为该员工应缴电费；若找不出最后一次统计费用日期（示例员工A即为此种情况），系统默认员工入住时间为费用开始时间；2、系统支持退宿时计算个人应缴费用，其余人员电费在人均电费表中体现，不在个人电费表中记录；3、系统支持查询功能，可查询员工自入住至当日的所有电费记录；4、系统只统计本阶段费用，不支持累计功能，生成记录后，默认未交状态。7.7.1.3水费同电费计算7.7.1.4物业费房间人均物业费表（引用7.1.9 04表）房间编号本次记录时间记录天数（本次时间减去上次时间得出天数）人数记录天数人均费用A0101012.22245A0101012.253310A0101012.29458假设每房间物业费10元/天，员工A从2.22日入住，2.29退出，则A应缴物业费为10+8=18备注：1、房间人均电费表变动时，房间人均物业费随之变动，并记录