会计档案管理办法.doc

会计档案管理办法会计档案是制定经济计划，实施会计监督和会计分析的重要依据，是研究经济业务、财会历史的宝贵史料，为加强和完善会计档案的管理，提高会计档案的科学管理水平，使会计档案更好地为各项工作服务，根据北京市财政局、北京市档案局制发的北京市会计档案管理办法实施细则，结合北京城乡建设集团有限责任公司(以下简称集团公司)会计工作实际，特制定本办法。1管理原则1.1会计档案，是指集团公司会计年度执行过程中，在财务管理和会计核算业务中形成的，记录和反映经济业务活动的具有保存和利用价值的会计凭证、帐簿、报表等原始记录，它既是集团公司档案全宗的一部分，也是国家全部档案的重要组成部分。1.2会计档案由集团公司档案部门实行集中统一管理，会计档案的日常领导由集团公司财务负责人承担，业务上受上级和集团公司档案部门的指导、监督和检查。2归档范围及保管期限2.1在集团公司各种会计业务活动中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料，均属归档之列，本公司财务部门承办的有关财会工作的方针、政策、制度、计划、总结、请示、报告等有关材料，不属于会计档案归档范围，列入文书档案归档范围。2.2会计档案的保管期限，按集团公司会计档案保管期限表规定执行。3整理、立卷、归档3.1财务部门要设专人负责会计文件材料的积累、收集，会计年度终了后，会计经办人员应将装订好的会计档案移交给本部门立卷人员，由立卷人员负责整理立卷，填写会计档案盒，并编写案卷目录一式两份，财务部门和档案部门各一份。3.2会计档案的立卷方法：3.2.1会计凭证。会计凭证按月立卷，会计人员根据凭证登记帐簿后，将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷。每本为一卷。装订前要剔除金属物，编写页号。记帐凭证附件，做到整齐、结实、美观。要填写好凭证封面和脊背(注明单位名称、年度、月份和起止日期，起止号码)，并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章。厚度不要超过2厘米。3.2.2会计帐簿。会计帐簿按年度立卷。在会计年度终了后，进行整理立卷。立卷时要按帐簿的种类进行。一本帐簿为一卷。订本帐簿要保持原来面目；活页帐簿应撤出空白页，编写页号，装订成册。每本帐簿加贴封面。3.2.3会计报表。会计报表按年度立卷。立卷时要区分不同的保管期限，年度报表要与季度、月度报表分别组卷。本级机关的报表和下属单位上报的表，可根据保管期限的异同，分别装订或合订。每卷均需编有页号并加装封面，填写卷内目录和备考表(可使用文书档案备考表)，报表和文字材料合并组卷。其它单独核算的各种会计档案(如财务会计、工会会计、基建、外汇等)可参照上述方法进行整理。3.3档案部门接收的会计档案应保持原卷册的封装，个别需要重新整理的应会同财务部门和经办人共同拆封整理，并在拆封情况记录上签字，以分清责任。3.4有关部门向档案室移交会计档案时间在第二年6月底前，移交内容按保管期限表内容移交。4分类、排列、编号及销毁4.1会计档案的分类按会计年度类别分类法。即：把一个会计年度内形成的会计档案分成凭证、帐簿、报表等类，然后分别组成若干保管单位(卷册)。排列按年度类别，然后按保管期限长短排列。期限长的排在前头，短的排在后头。4.2会计档案的编号要合理，便于管理和查找。可根据排列的方法选用一个年度编一个流水号或按类别各编一个流水号方法。4.3会计档案要填写案卷目录，作为基本的检索工具和统计工具。4.4会计档案期满需销毁时，由公司档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定后销毁，确有保存价值的，可延长保管期限。4.5在销毁会计档案时，对末了结的债权、债务的原始凭证以及有重要参考价值的原始凭证均应单独抽出。另行立卷，重新制定保管期限。4.6销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门派员监销，监销人员必须在销毁审批表上签、盖章，并将销毁情况报告集团公司主管公司领导。附：会计档案保管期限表附： 会计档案保管期限表顺序号档案名称保管期限备 注一、会计凭证1原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15年涉及外事和对外改造的会计凭证永久2银行存款余额调节表3年二、会计帐薄3日记帐（包括：现金和银根存款日记账）15年4明细帐15年5总帐15年6辅助帐溥15年包括日记