行政工作流程.doc

行政管理工作流程一、会议工作流程1、会前准备明确会议议题、主持人、参会人、记录入，准备会议资料。2、会议通知提前一天发放会议通知单，通知单内容包括:会议名称、议题、时间、地点、参加人需带资料。3、正式开会详细记录会议内容。4、签发会议记录会议记录整理完成后，由会议主持人签发。5、捡查会议记录中工作计划的完成情况会议工作流程：明确会议主题、主持人、与会人员、准备资料会前准备请内容包括：会议名称、议题、时间、地点、参加人、需带资料。会议通知正式开会签发会议记录检查会议决定的工作完成情况二、公文处理流程 1、公司发文工作流程（1)统一文件收发。各部门接收和发出的文件，均交行政综合部统一上报下发。由个人(包括领导)代收的文件，也交行政综合部统一处理。（2)统一大件催办、回复工作。凡需办理的文件，均由行政综合部统一询问办理，情况，催报办理结果。由行政综合部将情况汇总向分管领导或总经理汇报。（3）公司正式发文的程序及操作方法:见公司收发文管理制度2、请办、请批的程序及操作程序及操作方法:见公司收发文管理制度3、传阅文件的顺序及方法:阅件一般先传总经理、分管业务副总（董事长助理），再传中层领导;办件先传分管业务副总（董事长助理）批办后送总经理阅示，再传相关中层领导阅知。三、办公用品管理工作流程1、各部门每月向行政综合部提出办公用品需求计划。2、行政综合部根据公司工作需要，比价采购办公用品。3、将采购回的办公用品入库，填制入库单，进行费用报帐。4、通知需求人员领用办公用品，办理办公用品出库、发放手续。5、每月底编制办公用品出入库明细，在部门间分摊办公用品费用。办公用品申购、发放管理流程：提出需求计划请比价采购办公用品入库办公用品领用出库分摊办公用品费用，盘存办公用品 四、固定资产管理工作流程 1、各部门根据工作需要提出固定资产需求计划，报行政综合部、公司领导批准。 2、行政综合部根据批准后的需求计划进行比价采购。 3、办理固定资产入库、费用报销手续，通知需求部门领用。 4、办理固定资产出库，进行固定资产编号、发放。 5、分摊固定资产费用至需求部门，并将分摊情况报财务部。 6、根据工作需要，行政综合部可将固定资产在部门之间进行调配，并将调配后的明细报财务部。7、年底对固定资产进行一次清理。固定资产管理流程：提出需求计划请比价采购固定资产入库固定资产领用领用、编号、出库分摊固定资产费用 调配固定资产清理固定资产 五、档案管理工作流程 1、归档工作流程 （1）收集:收集需要归档的资料 （2）分类立卷:归档的文件资料，必须根据性质区别密级(秘密、机密、绝密)和保管年限(短期、长期、永久)进行分类立卷。（3）给出档案编号 （4）将编号后的档案在归档登记表上进行登记 （5）目录:检索需归档资料在档案室中的目录 （6）管理:将档案放入档案室管理 2、保管工作流程 （1）登记 A、批准权限 借阅一般档案资料由行政综合部行政管理员批准; 借阅秘密档案资料由行政综合部经理批准; 借阅机密档案资料由主管副总批准; 借阅绝密档案资料由总经理批准。 B、档案资料只供本公司职员借(查)用，一般档案借阅期为十天，较重要档案为三天，外单位因工作需要借(查)阅必须经总经理批准。 C、借阅档案需向档案管理员提出申请，经有关公司人员批准后方可借阅。 D、借阅登记:借阅档案需将借阅档案的文件名、借(查)阅日期、要求归还日期等内容填写到借(查)阅登记本上，并由借(查)阅人签名。 （2）归还(编号:借(查)阅人须妥善保管好档案资料，不得转借、折散或在文件上涂改。借阅人需在规定的时间内归还档案，并保证档案的完整无缺。 (3)日常保管 A、档案管理员要随时检查档案，卷宗的内容，发现问题应及时上报行政综合部主管，重要问题应及时上报总经理。 B、要妥善保管档案，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容。 C、档案柜钥匙不得随身携带，要妥善保管。 D、对档案、文件的机密内容，保管员要守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。 (4)经常维护 A、档案管理部门必须做好经常性的防潮、防晒、防虫、防鼠、防火、防盗等维护工作。 B、档案管理员耍经常清理档案柜卫生，要做到不堆放，不杂乱，整理有序，醒目易找。 (5)档案销毁:对已失去作用或已超过保管期限的档案资料经行政综合部负责人、送档部门负责人鉴定，总经理批准，并进行登记后予以销毁。登记请档案管理工作流程：检索目录日常保管、经常维护、归档管理借阅归还无保存价值的资料，经批准后销毁。销毁 六、车辆管理流程1、 公司各部门用车均应按要求填写用车申请单，经行政综合部负责人签名同意，并由行政综合部出具派车单方可派车。2、 部门用车超过半天以上（包括半天），应提前一天申请。若多个部门同时申请用车，行政综合部有权根据用车的“轻、重、缓、急”进行统筹安排，任何人不得因无公车使用而延误工作。对无法安排的用车，行政综合部会在用车申请单上注明，员工报销公务交通费应出示相关有效的报销凭证。3、每部车辆应设置车辆行驶记录表，在使用前应核对车辆的实际里程表与车辆行驶记录表前一次用车的记载是否相符，在使用车辆后，应记载行使里程、时间、地点、用途等。综合管理部每月对其抽查一次。4、车辆需要维修时，先由司机填写车辆维修申请单，车辆管理人审查后对车辆故障进行分析