内部审核管理程序.doc

中国水利水电建设集团公司 版 号：B0 内部审核管理程序 页 码：第 9 页共8页 文件编号：SHC-QMS-B-05 生效日期：2005年6月25日内部审核管理程序编制人日期：审核人日期：批准人日期：文 件 会 签 表会签部门日期会签人日期会签部门部门会签人日期总经理工作部信息中心工程科技部市场经营部人力资源部海外事业部安全生产监察部1.0目的验证质量体系是否符合规定要求，是否得到有效地保持、实施和改进，并为质量体系的改进提供依据，确保质量体系管理的符合性、有效性。2.0适用范围 本程序适用于集团公司本部内部质量审核活动的控制。3.0职责与权限3.1 管理者代表3.1.1 负责组织工程科技部等部门策划、编制并批准贯标工作计划，确定内部质量审核目的、范围和采取的相应措施。3.1.2 主持成立内部质量审核组，并决定审核组组长、成员人选。3.2 工程科技部3.2.1 负责本程序的制定、更改并协助管理者代表组织、实施内审。3.2.2 负责编制集团公司内部质量审核计划。3.2.3 确定被审核对象或范围，成立内部质量审核组，报请管理者代表批准。3.2.4 负责内部质量审核资料、记录、文件的控制、管理。3.3 审核组长3.3.1 协助工程科技部确定本组审核员，编制内部质量审核日程安排表，并完成规定的审核任务。3.3.2 有权对内部质量审核结果做出最后决定，参加起草内部质量审核报告，并对审核的准确性负责。3.4 审核员3.4.1 积极配合并支持审核组长的工作，执行审核计划，编制内部质量审核检查表。客观、公正地收集证据，认真记录、分析、评价观察结果，开具不符合项报告,并向组长报告。3.4.2 验证审核结果导致的纠正措施的有效性。保管好与审核有关的文件、资料和记录并及时交还或上报审核组长。3.5 受审核部门3.5.1 接到审核计划后，将审核目的、范围通知有关人员，接受审核时要积极配合审核组的工作，耐心回答并满足审核员的提问、观察和抽样要求。绝不与审核员争辩，对审核有疑惑时，可在审核后讨论。3.5.2审核员开据的不符合项报告，部门负责人应予以签字确认。如发生争执时，应由审核组组长或管理者代表作出裁决3.5.3 制定和实施审核结果导致的纠正措施。3.5.4若遇部门负责人临时不在可以由其指定代表接受审核。代表人必须具有相应的能力并熟悉本部门的各项工作程序。4.0管理程序4.1 审核计划的制定4.1.1工程科技部负责制定贯标工作计划，经管理者代表审核其实用性，以正式文件发至与质量管理活动有关的单位和部门,并贯彻执行。4.1.2 一般情况集团公司每年进行一次内部质量体系审核,其间隔时间不大于12个月。4.1.3 若有特殊情况时，由管理者代表决定增加内部质量审核的次数。应包括以下情况时：a）当合同要求或顾客需要评价质量管理体系时； b）当组织机构和职能有重大变更时； c）在发生重大事故或重大投诉而需要审查时；d）在总经理提出要求时。4.2 审核前的准备4.2.1 集团公司审核工作，由工程科技部牵头组织；审核组成员由2-10名组成。审核员要经培训取证并经集团公司总经理聘任的人员担任，必须是与受审核对象无直接责任关系的内部质量审核员。4.2.2 确定审核范围，编制审核日程安排表。审核由工程科技部研究拟定，管理者代表确认，全年审核应覆盖公司认证范围所涉及的全部条款和部门；内部质量审核日程安排由审核组长编制，管理者代表签字确认。4.2.3 编制内部质量审核检查表。检查表由审核员按审核内容分工编制，作为审核员的审核提纲。4.2.4 审核组组长要将审核日程安排提前五天通知受审核部门；受审核部门领导要做好受审核前的各项准备工作，当不能接受审核时应指定代表负责配合工作，提供审核需用的有关文件和资料。4.3 审核前的预备会4.3.1 预备会由审核组长在审核前召集，主要检查审核前的准备工作落实情况，熟悉标准要求和质量管理体系文件规定，统一思想、统一审核步骤和审核方法。4.3.2 审核员备齐内部质量审核需要文件、资料和记录表格。4.4 审核实施4.4.1 由审核组长召集有审核组全体成员和受审核部门领导参加的首次会议，审核组长简单介绍审核目的和方法，共同确认审核日程安排。会议应签到并作好记录。4.4.2 各审核员按照计划和审核小组分工，参照审核检查表通过交谈、查阅文件、记录和现场检查等方法，有目的、有重点地收集客观的审核证据，做出公证的判断并作好记录。4.4.3在审核中发现不合格项，按其性质判定有以下三种情况。4.4.3.1凡发现下列情况之一，即为严重不合格项： a）质量活动和结果与质量体系文件要求严重不符； b）对产品和服务造成严重后果的不合格事件；c）已实施纠正措施，但在再次审核时发现同类问题的不合格项且问题性质严重。4.4.3.2凡发现下列情况之一，即为一般不合格项： a）孤立的人为错误； b）文件偶然未被遵守，造成的后果影响不大； c）其他不会造成严重影响的不合格项。4.4.3.3观察项： 所发现的事实和证据尚未构成不合格项，进一步发展可能导致不合格发生，需要进行改进的问题。（此项只做口头提示，但要进一步观察改进的实施情况）4.4.4现场审核发现的不合格项，审核员应将不合格事实情况与部门负责人进行沟通，并在检查表中作好记录。4.4.5现场审核结束后，审核组召开内部讨论会议分析不合格项事实，确定不合格项，开具不合格项报告，所有确定的不合格项应交于被审核部门负责人签字确认。4.4.6现场审核结束后，由审核组长主持召开末次会议，集团公司管理层、受审核部门负责人和审核组成员参加会议，由审核组长根据审核结果提出审核报告，做出审核结论，提出实施纠正措施要求的期限，并请领导讲话。末次会议应签到并作好记录。4.4.7审核组长协助工程科技部编制审核报告，经管理者代表审批后由工程科技部正式下发到受审核部门。审核报告可包括：受审核部门、审核目的、范围、审核依据、审核员、审核综述、审核结论等内容。4.5纠正措施的跟踪与验证4.5.1责任部门负责人在接到不合格项报告后，应及时组织有关人员分析产生不合格项的原因，并提出相应的纠正措施计划，交审核员或工程科技部审定，报管理者代表批准后，由责任部门组织实施。4.5.2对于不能在短期内纠正的不合格项，责任部门应说明原因，经管理者代表批准，可修改纠正措施计划，延长实施日期。4.5.3管理者代表或组织有关部门、人员应对纠正措施的实施进行跟踪检查，对其效果应验证其有效性，如已符合要求，则该纠正措施已完成，在审核验证栏签字认可。4.5.4内部审核的结果是管理评审输入的一部分，必要时由总经理主持进行管理评审，进一步实施质量改进。4.6有关内部审核的所有活动，要认真做好各项记录，工程科技部负责统一进行整理和归档，执行质量记录控制程序。4.7过程的监视和测量及有效性的评价和改进4.7.1内部审核过程应确定监视和测量点并加以控制，审核组应把检查表的编制、不合格原因分析、制定和实施纠正措施计划以及编制的审核报告做为内部审核过程的监视点，把完成体系审核的有效性评价作为内审的测量活动。4.7.2年度审核计划完成后，管理者代表应组织工程科技部等有关部门，对集团公司质量管理体系全年审核情况进行总体评价，应不断总结内审工作经，针对存在的问题，实施持续改进。4.7.3管理者代表应将每次分析评价的结果以及全年的审核工作，以书面的形式上报集团公司总经理并作为管理评审输入。5.0相关/支持性文件5.1质量记录控制程序5.2纠正和预防措施程序6.0相关质量记录6.1内审检查表6.2不合格报告7.0附录7.1内部质量体系审核检查记录表（格式）7.2不合格报告（格式）内审检查表记录号：SHC-QMS-B-07-01 使用编号：受审核部门审核时间陪同人员审核员审核组长要 素条款号检查内容及方法检 查 记 录 评价不合格报告记录编号：SHC-QMS-B-07-02 使用编号：受审核部门审核组长不符合标准条款不符合体系文件不合格严重性判断 一般不合格项 严重不合格项实施整改要