[生产经营管理]物资供应业务操作指导书基地.doc

内部资料，不得外传第一章 物资供应管理的业务流程第 - 7 - 页 共 156 页 第二章 物资计划管理一、年度物资供应计划年度物资供应计划是制定财务预算和建立物资供应保障体系的基础，是用料计划和采购计划制定与执行的依据。（样表详见附件）1、编制依据（1）国家相关政策及市场环境因素预测；（2）年度生产经营目标；（3）主要原燃材料中长期供应市场规划；（4）专业管理委员会制订的工艺配比参数；（5）消耗、储备的历史数据及三至五年考核指标。年度计划编制流程2、管理要求（1）根据供应部年度计划编制思路和具体要求，计划主管收集供应当年度各类数据（2）计划主管下发关于编制年度计划的通知给各部门及各业务员（3）收集各部门年度各类物资需求（按物资的类别、数量、质量）（4）供应负责人召集各业务员讨论年度计划编制，结合年度产销目标、生产作业计划以及实物消耗与储备定额等指标二、辅材、工矿配件月度计划物资用料计划是物资供应与核销的依据，也是采购计划制定与执行的前提。1、编制依据（1）生产与维修的实际需求；（2）实物检测值与更换标准；（3）年度预算及分解后的消耗控制指标；（4）可修旧利废及节约代用情况。辅助、工矿配件月度计划控制流程2、管理要求（1）使用单位月度用料计划从班组工段分厂材料员汇总相关技术员审核部门分管领导审批的逐级审批。计划必须按供应处规定格式填写，内容表达正确、完整、清晰，特殊要求在管理要求栏说明。（2）用料计划编制计划主管在每月22日前完成使用单位用料计划的汇总工作。分管业务员、保管员在每月23日前完成用料计划的核库工作。计划主管在每月23日前完成月度用料计划编制工作。（3）计划评审会议计划主管每月25日组织分管业务员、用料单位对月用料计划进行集中评审（公司分管领导参加）。计划主管编制评审会议纪要经部门负责人审核后报公司分管审批。（4）采购计划：分管业务员在每月25日前依据计划评审会议纪要，编制月度采购计划，由计划主管汇总，部门负责人审核后报公司分管领导审批。统购物资计划在每月25日前报供应部。计划主管在次月1日前将公司分管领导签字版月度物资计划最终版反馈用料单位，并下发仓库作为采购验收依据。 3、注意事项：1、核库的完整性2、计划申报的规范性4、附件（1）用料单位月度计划申报表（2）月度计划核库表（3）月度计划汇总表（4）辅材月度材料评审会细则（5）年度综合计划格式*分厂*年*月份用料计划申报表 序号名称规格型号生产厂家或品牌单位需求数量到货时间具体用料部位用料工段与班组申报人备注一辅助材料(一)五金12(二)金属12(三)杂品12二汽配（一）工程机械1（二）汽车配件1公司领导审批：分厂审核：申报时间： 年 月 日*海螺公司20xxx年xx月份物资核库表序号名称规格型号单位用料单位申报用料部位供应处审核提报单位需求量数量到货时间时间库存数量采购数量核库人签字*海螺公司20xx年xx月份物资计划汇总表序号名称规格型号单位用料单位申报用料部位供应处审核材料估价(单位：元)审报单位需求量数量到货时间时间库存数量采购数量综合预算单价含税总金额一辅助材料(一)五金12(二)金属12(三)杂品12二汽配（一）工程机械配件12（二）汽车配件12公司领导部门负责人编制xxxx年物资供应计划评审表专业管理计划一、管理思路二、管理目标序号主要内容目标值责任人12二、保障措施序号主要工作完成期限经办人负责人12评审意见：填报说明：1、管理目标中没有目标值的“目标值”栏可以为空 2、保障措施要分解到月或季度- 31 -xxxxx年物资供应计划评审表主要物资供应量计划序号物资名称单位产品产量（万吨）消耗量储备量采购量年初年末全年一季度二季度三季度四季度1煤炭吨其中:烟煤吨无烟煤吨2硅铝质材料吨其中:粘土吨填报说明：1、煤炭、硅铝质材料、铁质材料对应的产品产量为熟料，混合材对应产品产量为水泥；包装物对应的为袋装水泥，其中出口袋对应的为出口水泥；柴油对应的产品产量为熟料；2、“储备年初量”为上年年末预计储备量，“储备年末量”为本年年末预计储备量；3、物资品种请结合实际情况进行增减；废渣为符合复合水泥退税混合材品种；4、数据可保留2位小数；砂岩吨3铁质材料吨其中:硫酸渣吨铁土吨4石膏吨其中：天然石膏吨工业石膏 吨5混合材吨其中：粉煤灰吨 石灰石吨废渣吨xxxx年物资供应计划评审表主要物资供应量计划序号物资名称单位产品产量（万吨）消耗量储备量采购量年初年末全年一季度二季度三季度四季度6包装物条其中:纸塑袋条光塑袋条纸袋条填报说明：1、煤炭、硅铝质材料、铁质材料对应的产品产量为熟料，混合材对应产品产量为水泥；包装物对应的为袋装水泥，其中出口袋对应的为出口水泥；柴油对应的产品产量为熟料；2、“储备年初量”为上年年末预计储备量，“储备年末量”为本年年末预计储备量；3、物资品种请结合实际情况进行增减；废渣为符合复合水泥退税混合材品种；4、数据可保留2位小数；大包装袋条集装袋条出口袋条其他条7炸药吨其中:混装炸药吨8耐火材料吨其中:耐火砖吨浇注料吨9钢球钢锻吨其中:超高铬（cr18）吨高铬（cr12）吨10柴油吨xxxx年物资供应计划评审表主要物资采购价格预算序号物资名称单位产品产量（吨）采购量2011年实际除税单价采购价格预算含税单价除税单价一季度二季度三季度四季度1煤炭吨其中:烟煤吨无烟煤吨2硅铝质材料吨填报说明：1、煤炭、硅铝质材料、铁质材料对应的产品产量为熟料，混合材对应产品产量为水泥；包装物对应的为袋装水泥，其中出口袋对应的为出口水泥；柴油对应的产品产量为熟料；2、储备年初量为上年年末预计储备量，储备年末量为本年年末预计储备量；3、物资品种请结合实际情况进行增减；废渣为符合复合水泥退税混合材品种；4、数据可保留2位小数；5、分季度的单价均为除税价其中:粘土吨砂岩吨3铁质材料吨其中:硫酸渣吨铁土吨4石膏吨其中：天然石膏吨工业石膏 吨5混合材吨其中：粉煤灰吨 石灰石吨废渣吨xxxx年物资供应计划评审表主要物资采购价格预算序号物资名称单位产品产量（吨）采购量2011年实际除税单价采购价格预算含税单价除税单价一季度二季度三季度四季度6包装物条其中:纸塑袋条光塑袋条纸袋条填报说明：1、煤炭、硅铝质材料、铁质材料对应的产品产量为熟料，混合材对应产品产量为水泥；包装物对应的为袋装水泥，其中出口袋对应的为出口水泥；柴油对应的产品产量为熟料；2、储备年初量为上年年末预计储备量，储备年末量为本年年末预计储备量；3、物资品种请结合实际情况进行增减；废渣为符合复合水泥退税混合材品种；4、数据可保留2位小数；5、分季度的单价均为除税价大包装袋条集装袋条出口袋条其他条7炸药吨其中:混装炸药吨8耐火材料吨其中:耐火砖吨浇注料吨9钢球钢锻吨其中:超高铬（cr18）吨高铬（cr12）吨10柴油吨2012年物资供应计划评审表物流计划（例）2012年物资供应计划评审表物流计划（例）2012年物资供应计划评审表储备计划（例）2012年物资供应计划评审表消耗计划（例）2012年物资供应计划评审表消耗计划（例）xxx年工程机械大修项目及费用预算计划序号设备名称及编号维修项目累计运行时间上次大修项目及运行时间本次大修计划申报原因计划大修时间费用预算（万元）维修方式备注人工配件自营外委1234xxxx年物资供应计划评审表物资交叉储备序号性质物资类别物资名称规格型号单位数量单价金额存放地点可供应的子公司区域评审1海螺海螺234567合计区域评审意见：xxxx年物资供应计划评审表物资寄售储备序号性质物资类别物资名称规格型号单位数量单价金额存放地点可供应的子公司区域评审供应部核定1海螺海螺234567合计区域评审意见：xxxx年物资供应计划评审表调剂清单序号物资类别物资名称规格型号单位数量单价金额质量情况备注12345678910辅材月度材料评审会细则一、评审范围及分工1.1月度用料计划于每月25日前进行评审，参加人员：公司分管领导、各用料单位分管领导、公司专业主管、技术人员、材料员、供应部门主要领导及相关人员，会议由供应部门分管领导（计划主管）主持；1.2检修材料计划及输送带、润滑油、耐磨钢板由保全处及相关人员评审确定；1.3专项用料计划如：耐火、耐磨材料等由公司工艺专业小组评审确定；1.4如有因公司生产急需由供应部门紧急采购的物资，须报急件计划。急件计划经申报单位专业主管审核、公司领导审批后报供应部门采购，各用料单位应尽量减少急件计划。二、评审程序及依据2.1每月各用料单位组织相关人员对下月材料、配件件计划进行初评，并于21日前经材料员、技术人员、单位领导签字后以书面形式、电子版各一份报供应部门。2.2每月23日前供应部门组织相关人员对月度计划进行核库等审核工作，汇总后报供应部门领导签批，形成月度计划初稿。2.3每月在公司计划评审会后将计划评审意见以电子版的形式反馈给各用料单位。2.4每月25日前将汇总、评审后的材料计划报公司领导审批后执行。2.5用料单位对每月计划中单价超过贰仟元及用量较大的材料要有具体的情况说明，此类说明与分析留供应部门备案。2.6评审依据：（1）本单位的月度用料定额。 （2）维修需要量及正常消耗量 （3）供应部门库存数量三、月度材料评审会纪要 3.1月度用料计划评审会结束后在两天内形成评审会纪要，评审会纪要至少要包含以下内容：（1）上期会议纪要内容完成情况及本月月度计划执行情况（2）本月各部门申报材料计划存在问题及整改要求（3）本月用料计划领用兑现情况（4）下月计划安排情况（5）考核内容 3.2月度计划评审会纪要需报请公司分管领导审批并下发执行四、考核4.1供应部门在月度计划审核会议中对上月物资采购、领用情况要有分析小结，并将存在的问题予以通报考核。（1）申报计划不认真，填报计划错项、漏项的，每项次扣x分。（2）领用计划兑现率低于x%的，扣x分，低于x%的扣x分。（3）采购不及时，影响生产与检修的每次扣x分。（4）各单位急件计划不得超过x次，超过x次每次扣x分。（5）计划未按时上报区域或供应部审批的影响采购计划执行每延长一天扣x分。三、原材料月度计划原材料供应品种多、金额大，涉及环节多，物流组织复杂，原材料月度计划包括供应量、物流流向、储备和价格预算计划，供应处应牵头组织相关部门进行评审并履行报批。1、编制依据（1）原材料市场变化的信息及各类资源市场走势；（2）廉价资源的使用量；（3）生产组织计划；（4）原材料的性价比及供货量；（5）大宗原燃材料年度物流计划。原材料月度采购计划控制流程2、管理要求（1）用料需求计划 销售部门在每月22日前依据次月袋装水泥销售计划编制包装袋需求计划经部门分管领导审批后报供应处。 质控部门在每月22日前依据当前原材料市场形势及质量指标提供配比计划。（2）用料计划编制 计划主管每月22日前完成上月原材料计划兑现情况、计划执行差异分析、本月库存情况汇总。 分管业务员编制次月原材料市场价格走势分析报告，并发出次月计划量和价格及产地等因素的书面征询函并经供应商确认。（3）计划评审会议 计划主管每月22日组织分管业务员、生产处、质控部门、财务部门、用料单位对月用料计划进行集中评审（公司分管领导参加）。 结合公司生产情况、按照各渠道确认的综合性价比和可供量进行评审，编制评审会议纪要经部门负责人审核后报公司分管领导审批。 计划主管将公司分管领导签字版月度物资计划报区域汇总。 每月25日前由区域供应专业组组织对各公司月度原材材料计划进行评审，结合区域生产销售检修和区域内资源掌控及调配情况、按照各公司渠道确认的综合性价比和可供量进行评审，注明评审原因后形成纪要经区域供应专业组长签字后上报供应部。（4）采购计划 计划主管将供应部组织评审后的计划反馈给供应商并进行确认。 计划主管在次月1日前将原燃材料计划最终版反馈生产处、质控部门、用料单位，并跟踪执行。 分管业务员根据生产需求计划、供求变化、供货渠道变化及不可抗力等进行旬度计划调整，报公司领导审批。3、附件（1）原燃材料采购计划调整表（2）采购计划调整通知函 xx海螺 20xx年 月份原材料采购计划（下旬）调整一览表公司名称：xx海螺 调整时间： 物资类别物资品种供应单位计划采购量已到进厂量（1-20日）预计后期到货量计划调整量调整原因煤炭无烟煤烟煤小计石膏二水石膏脱硫石膏小计铁质材料铁尾渣铁粉小计混合材粉煤灰烧结煤矸石转炉渣碎石灰石小计硅铝质材料粘土砂岩小计备注公司领导： 生产处： 质控处： 供应处： 制表人：买方签发人发件人电话传真卖方收件人传 真传 真主题供货计划调整通知函计划调整原因及计划调整安排供货通知接受意见反馈公司名称（盖章） 原燃材料采购计划调整通知单 时间： 四、急件计划急件计划必须严格控制，尤其对非生产性物资的急需采购。对用料单位提报急件计划的审核，应注重规格材质、到货时间、用料部位、库存调剂的可能性、紧急采购所产生的费用。对于金额较大的物资、技术性较强的物资，要与用料单位进行确认，在申报流程上，必须经过公司主管领导审批。急件计划控制流程1、管理要求（1）使用单位急件计划从班组工段分厂材料员汇总相关技术员审核部门分管领导审批公司领导审批的逐级审批。计划必须按供应处规定格式填写，内容表达正确、完整、清晰，特殊要求在管理要求栏说明。（2）采购计划计划主管负责第一时间做好急件计划的登记工作，并做好相关的交接手续。计划主管汇总用料单位急件计划，报公司分管领导审批。急件计划中自购物资由供应部门紧急落实采购，统购物资及时报供应部组织货源，并做好跟踪工作。计划主管统计使用单位申报急件计划申报次数及领用情况，对超出急件计划规定次数及报而不领的在次月计划评审会上考核通报。2、附件（1）用料单位计急件划申报表（2）急件计划登记表*分厂*年*月份紧急用料计划申报表 序号名称规格型号生产厂家或品牌单位需求数量到货时间具体用料部位用料工段与班组申报人备注一辅助材料(一)五金12(二)金属12(三)杂品12二汽配12紧急计划申报说明：公司领导审批：分厂审核：申报时间： 年 月 日*年*月份*海螺急件计划登记表序号申报单位申报内容申报单位收件日期落实人落实情况1234567891011121314151617181920 内部资料，不得外传五、物资定额管理为推行公司成本标准化预算考核制度，更好地促进精细化管理，进一步提升各项基础管理工作，建立符合现代公司发展与成本控制管理体系，提升公司整体管理和运营水平，实现公司效益最大化。消耗定额管控流程1、管理要求（1）严格执行消耗定额分解考核制度。依据公司核定的年度实物单耗定额和辅材与工矿配件的综合定额指标，细化分解考核到每类物资、每台设备、 每个工段班组和每个月，定期检查现场用料情况并对问题进行整改和通报处理，重点分析超耗产生的原因，查处非正常消耗，同时，要加强现场存料的控制和检查，禁止出现二、三级库。（2）各分厂所需辅材用料必须根据上月辅材的消耗，以及下月的生产经营计划来申报下月用料计划，由分厂内部组织召开评审会，形成自下而上的评审模式，而后供应处将根据各分厂申报的计划统计出下月的预计消耗指标，并通过评审会将超耗的部分指标进行合理的删减，切实杜绝不良消耗的源头。（3）供应处计划主管于每月28日前将供应处负责人核定和公司领导批准后的请采购计划下达给相关的采购管理人员执行采购，同时，将计划的审批结果反馈各用料单位。对超出限额的部分，用料单位需提出申请，说明使用情况及增加原因，经公司领导审批后方可执行进行用料。对超出年度消耗定额或须超出合理储备量的物资请购计划，需提出申请，说明原因，经供应部审批后，报股份公司分管领导批准，方可执行采购。（4）供应部门并按季度、月度对各分厂的超消耗进行考核；在每月的公司工资考评会上进行通报考核，严抓指标消耗管理。（5）各用料部门要建立主要物资消耗台帐，主要为耐磨材料、耐火材料、润滑油脂、柴油、收尘袋、输送带等，依据管理要求把指标分解到工段、班组和个人。（6）加强低值易耗品领用的审核力度，对部分低值易耗品实行限量领用，超过定量领用的需经公司领导审批后方可领用。2、附件（1）月度消耗定额管理通报模板 月度消耗定额管理通报（参考模板）一、定额执行情况：（一）辅材：2012年3月份生产辅材消耗160.72万元，吨产品辅材消耗为9.73元/吨，较定额8.01元/吨上升1.72元/吨，超出幅度21.47%，3月份辅材单耗较2月份辅材单耗11.93元/吨降低了2.2元/吨，较一季度10.38元/吨低0.65元/吨，主要本月为一季度窑运行时间最长的月份，产量最高。重点物资单耗分析：3月份消耗经济技术指标中，水泥磨钢球、炸药单耗、矿用柴油、窑用柴油等重点物资单耗均超出定额指标，其中矿用柴油超耗最大，幅度达14%，分区域消耗分析：1、矿山生产区域辅材消耗为116.13万元，吨石灰石辅材消耗为5.91元/吨，较定额单耗4.5元/吨上涨1.41元/吨，主要原因为：本月矿用柴油超耗严重，较实物单耗0.3kg/吨超出定额0.14kg/吨，超出幅度达47%；较矿用柴油金额单耗2.26元/吨超出0.95元/吨.；本月炸药实物单耗0.31kg/吨，较定额0.22kg/吨上涨0.09kg/吨，炸药金额单耗2.37元/吨较定额指标1.68元/吨超出0.69元/吨. 2、熟料生产区域消耗辅材为16.13万元，吨熟料单耗为1.33元/吨,较定额2.25元/吨下降1.22元/吨，本月吨熟料单耗较优主要由于窑3月份进行检修，本月台产较好，本月为4月初窑点火储备柴油9.56吨，提前出库，导致柴油超耗，窑用柴油单耗为0.08kg/吨，超出定额0.04kg/吨。3、水泥生产区域消耗辅材为27万元，吨水泥辅材单耗为1.53元/吨，较定额单耗0.86元/吨超出0.67元/吨，主要原因：xxxxxxxxx （二）工矿配件：2012年3月份工矿配件消耗金额为13.91万元,单耗为0.71元/吨，较定额0.73元/吨降低0.02元/吨，本月除运输设备以及轮胎超耗较严重，其它各项指标都在定额范围内。1、运输设备：本月消耗8.94万元，单耗0.46元/吨较定额0.23元/吨超出0.23元/吨，主要由于本月运输设备轮胎更换了16条，消耗资金5.7万元，从而导致运输设备消耗整体上升。二、辅材及工矿配件储备执行情况：1、2012年3月末生产辅助材料储备为141.44万元，较辅助材料储备定额160万元下降18.56万元，较上月上涨9.03万元储备，主要为柴油上升了15万（4月窑点火用），润滑油上升了12.5万元。由于润滑油有可能面临涨价的趋势，我公司为降低采购成本储备了部分润滑油。2、3月末工矿配件储备为73.41万元，较12年工矿配件储备定额90万元低16.59万元，较2月末储备82.22万降低了8.81万元。三、根据2012年abc分类辅材消耗定额管理考核规定，对c类物资进行考核，本月消耗定额考核如下：a、矿山分厂：其他辅材消耗：消耗金额3.9万元，单耗为0.20元/吨，与12年c类物资定额0.26元/吨，下降0.06元/吨，本月考核+1分； b、制造分厂：其他辅材消耗：消耗金额3.48万元，单耗为0.29元/吨，与12年c类物资定额0.17元/吨，超出0.12元/吨，本月考核-2分；c、水泥分厂：其他辅材消耗：消耗金额12.43万元，单耗为0.71元/吨，与12年c类物资定额0.45元/吨，超出0.26元/吨，本月考核-3分。四、下一步管理要求：1、加强现场用料的管理，重点做好检查验证工作，主动进位，深入生产现场，在做好材料管供的同时，做到“管用，管节约”。2、各部门规范用料行为，规范用料环境的清理，合理、科学用料，防范因物资摆放的环境因素的影响而导致的用料浪费现象，梳理多余材料及时退库的意识，杜绝“二级库现象”。3、各用料部门提高用料成本意识，加强内部领用物资的管理，新旧材料分开摆放，同时做好废旧材料的回收工作。4、各用料部门提高月度用料计划的申报质量，减少临时计划申报频率，针对3月份各部门急件计划申报超规定项数进行考核如下：（1）矿山分厂急件计划次数达3项，超过规定次数1次（已在月度辅材计划评审会中予以考核，不再进行考核）。 二xx年xx月xxx日第3章 供应商管理供应商管理是采购业务流程的重要环节，做好供应商的开发、选择、控制和评审，对构建采购管理的组织体系、技术保障体系和考核反馈体系，持续提高公司整体运行绩效具有十分重要的意义。1、供应商选择统购物资以外的物资的供应商选择工作流程1、管理要求（1）供应处业务员根据材料性质及采购金额的大小选择供应商类别（按厂家、专业经销商、一般经销商选择供应商）（2）供应负责人对招标或询比价供应商渠道对照供应商信息库进行审核，并对供应商渠道及采购方式的选择的合规性进行审核。（3）供应商选择时，坚持质量、价格从优的原因，兼顾制造商优先于分销商，专业经销商优先于综合经销商，已形成良好合作关系的供应商优先于新供应商，具体选择的方法根据货源和供求关系的不同而定。2、附件（1）大宗材料资源市场调研报告参考模板 资源调研报告(大宗材料）调研背景：调研目的：调研地点:调研方式：调研时间：1、 概述2、 调研内容1、 矿点（厂家）简介2、 销售价格、模式及流向3、 运距及相关物流费用测算3、 调研结论1、 论述资源使用、渠道选择及采购可行性2、 市场走势研判3、 采购策略和后期采购管理建议4、 调研信息汇总1、 调研供应点、供应商联系目录清单公司领导审阅： 调研人员会签： xx海螺供应处二一三年 月 日二、供应商尽职调查1、尽职调查目的尽职调查目的是调查和评审目标单位（拟选供应商）的资质，掌握其生产经营状况，增加相互了解，保障供货稳定性和经济性，防范经营风险。2、尽职调查原则及方式调查前要制定重点调查目标单位的技术或产品特点，遵循客观公正的原则，如实反映目标单位的真实情况,所有参与调查人员为调查结果的直接责任人，对调查结果负责。3、尽职调查方法（1）审阅文件资料。通过公司工商注册、财务报告、业务文件、法律合同等各项资料审阅，发现异常及重大问题。（2）参考外部信息。通过网络、行业杂志、业内人士等信息渠道，了解公司及其所处行业的情况。（3）与相关人员访谈。与供应商内部各层级、各职能人员，以及中介机构的充分沟通。（4）公司实地调查，查看公司厂房、土地、设备、产品和存货等实物资产。（5）小组内部沟通。调查小组成员利用不同背景及专业的优势，相互沟通以实现调查的目的。（6）根据实际需求，除上述方式外还可以采取以下方式对供应商进行尽职调查。调查法：指事先准备一些标准格式的调查表格发给不同的供应商填写，收回后进行比较的方法，这种方法常用于招标、询价及供应情况的初步了解等情况。 现场打分评比法：是预先准备一些问题并格式化，然后组织不同部门的专业人员（或到供应商的现场进行检查确认）打分的方法。 4、 附件 （1）供应商尽职调查表 （2）供应商尽职调查小结供应商尽职调查表（生产/贸易型企业-原煤）供应商名称： 供应商编码： 填表时间： 年 月 日供应商基本信息调查表单位名称： 单