西软S酒店管理软件V20说明书.doc

1 目目 录录 第一章 软件基础 12 软件概述 12 第一节 基本概念 12 第二节 基本标识 13 2 1 宾客状态 13 2 2 客房状态 13 第三节 基础操作 14 3 1 登录 14 3 2 退出 15 3 3 更换工号 15 3 4 密码修改 16 3 5 宾客查询 16 3 6 预订列表 17 3 7 房态图查询 18 3 8 系统快捷键的使用 20 第四节 公共信息 21 第五节版本信息 22 第二章 前台 22 第一节 散客登记 22 1 1 散客登记基本步骤 22 1 2 散客快登 28 1 3 散客主单 29 1 4 常见散客登记实例 38 1 4 1 VIP 登记 38 1 4 2 公司 旅行社或订房中心登记 39 1 4 3 一个客人订同类型多间房 39 1 4 4 一个客人订不同房类多间房 40 1 4 5 同住 共享处理 40 1 4 6 自用房 免费房 43 2 1 4 7 钟点房 44 1 4 8 连通房 44 1 4 9 取消入住 44 1 5 修改登记信息 45 1 5 1 更改姓名 45 1 5 2 补充信息 46 1 5 3 换房 46 1 5 4 续住 46 1 5 5 留言 47 1 6 房类资源 49 1 7 在住宾客列表 50 1 7 1 宾客列表主窗口 51 1 7 2 信息灯 51 1 7 3 查询 52 1 8 档案 53 1 8 1 客户档案主窗口 53 1 8 2 新建宾客档案 54 第二节 散客预订 62 2 1 散客预订基本步骤 62 2 2 散客预订主单 64 2 3 常见预订实例 64 2 4 预订修改 64 2 4 1 修改信息 64 2 4 2 补充信息 64 2 4 3 取消预订 65 2 4 4 预订恢复 66 2 5 更换宾客档案 66 第三节 团队预订 66 3 1 团队预订基本步骤 66 3 2 团队预订主单 68 3 3 客房预留处理 68 3 3 1 客房预留 69 3 3 2 调整预留数 69 3 3 3 释放纯预留 69 3 4 成员批量处理 70 3 5 定义团体付费 72 3 6 散团转化 73 3 6 1 成员出团 73 3 6 2 散客入团 74 第四节 前台收银 75 3 4 1 账务处理主单 75 4 2 账务处理 77 4 2 1 入账 77 4 2 2 冲账 77 4 2 3 调整 78 4 2 4 扣减帐 78 4 2 5 信用卡处理 79 4 2 6 定义账户 81 4 2 7 分账 84 4 2 8 选账 84 4 2 9 转账 85 4 2 10 部分结账 88 4 2 11 临时挂账 89 4 2 12 提前结帐至 90 4 2 13 宾客结账 91 4 2 14 联房结账 93 4 2 15 团队结账 95 4 2 16 结账错误补救 96 4 2 17 宾客重新入住 97 4 2 18 账单处理 98 4 3 账务查询 99 4 4 交班报表 100 4 4 1 交班报表窗口 100 4 4 2 核对方法 101 4 4 3 重要报表 101 第五节 客房中心 103 5 1 房态管理 103 5 1 1 房态管理窗口 103 5 1 2 房态处理操作 106 5 1 3 清洁管理 108 5 2 查房报房 113 5 3 拾物遗失 116 5 3 1 拾物登记单 116 5 3 2 遗失报告单 116 5 3 3 物品领取 116 第三章 审计 117 第一节 消费账 117 1 1 消费帐查询 117 1 2 消费帐主单 118 4 1 2 1 消费帐主窗口 118 1 2 2 新建消费帐 119 1 2 3 账务处理 119 第二节 AR 账 120 2 1 应收帐户查询 120 2 2 新建应收帐 121 2 3 应收帐户主单 121 2 4 账务处理 122 第三节 夜间稽核 124 3 1 夜审系统操作步骤 124 3 2 房租审核及入帐 127 3 3 费用审核 127 第四节 报表处理 128 4 1 报表打印 128 4 2 交班报表 130 4 3 稽核报表 130 4 4 报表专家 130 第五节 查询 131 5 1 历史宾客列表 131 5 2 话费查询 132 5 3 餐饮查询 132 5 4 BOS 交班 133 5 5 BOS 查询 133 第四章 销售 134 第一节档案管理 134 1 1 档案主窗口 134 1 2 新建协议单位档案 134 1 3 协议单位档案与预订的关联 137 1 4 档案合并及整理 138 第二节 房价方案 139 2 1 房价码 139 2 1 1 房价码窗口 139 5 2 1 2 新建房价码 140 2 2 建立特殊日期房价 140 2 2 1 特殊日期窗口 140 2 2 2 新建特殊日期 141 2 2 3 建立房价码特殊日期价格 142 第三节 佣金管理 143 3 1 佣金明细列表 143 3 2 佣金查询 144 3 3 佣金明细信息增加 修改 144 3 4 佣金码设置 145 3 4 1 佣金码列表窗口 145 3 4 2 佣金码设置 146 第四节 销售员管理 147 第五节 会议室管理 148 5 1 新建会议室预订 148 5 2 会议室资源调整 149 5 3 会议室资源查询 151 第五章 综合收银 151 第一节 接上班帐单 152 第二节 预订管理 153 2 1 预订查询 153 2 1 1 打开预订查询窗口 153 2 1 2 查询方法 154 2 2 新建预订 155 2 2 1 新建预订步骤 155 2 2 2 预订单说明 155 2 2 3 预订多张桌子 156 2 2 4 定金收取 160 2 2 5 退回定金 161 2 2 6 预点菜单 162 2 3 修改预订 164 2 3 1 修改 165 2 3 2 取消 165 2 3 3 恢复 165 2 4 预订处理窗口介绍 165 6 第三节 点菜收银 167 3 1 开台位图 167 3 2 新建餐饮主单 169 3 3 点菜 170 3 3 1 普通点菜 170 3 3 2 特殊菜处理 172 3 3 3 点菜技巧 175 3 3 4 点菜修改 177 3 4 主单修改 177 3 5 其他功能介绍 178 3 6 收银管理 181 3 6 1 人民币结帐 181 3 6 2 信用卡结帐 182 3 6 3 结帐转前台 183 3 6 4 结帐挂应收 184 3 6 5 多种付款方式结帐 185 3 6 6 联单结帐 186 3 6 7 结帐冲预付 186 3 6 8 帐务补救 187 3 6 9 追回 189 3 6 10 挂帐 189 3 7 餐单查询 190 第四节 报表 193 4 1 交班报表 193 4 1 1 打开交班报表窗口 193 4 1 2 交班报表 194 4 1 3 销售明细表 194 4 2 菜谱销售排行榜 195 第五节 吧台管理 195 5 1 单据查询 196 5 2 收发存表 200 5 3 本日销售查询 201 5 4 实时库存查询 201 5 5 吧台手工结转 201 5 6 吧台设置 202 5 7 物品单位维护 202 5 8 吧台物品维护 203 5 9 菜谱成本卡设置 204 7 第六章 触摸屏点菜 205 第一节基础操作 206 1 1 登录 206 1 2 退出 207 1 3 密码修改 208 第二节点菜 209 2 1 餐位图 209 2 1 1 开台 210 2 1 2 设置锁菜 211 2 1 3 设置推荐菜 211 2 1 4 设置沽清 211 2 1 5 列表 212 2 2 点菜 212 2 2 1 一般点菜 212 2 2 2 特殊菜处理 214 2 2 3 西餐点菜 216 2 2 4 其他功能说明 218 2 2 5 折扣处理 220 第三节信息查询 221 3 1 餐饮预订 221 3 1 1 预订查询 221 3 1 2 预订转登记 222 3 2 档案查询 224 3 2 1 客人档案查询 224 3 2 2 公司档案查询 224 3 3 账号查询 225 3 3 1 前台账户查询 225 3 3 2 AR 账户查询 225 3 4 输入法 225 第七章 贵宾卡 226 第一节 贵宾卡管理 226 1 1 贵宾卡查询 226 1 1 1 贵宾卡列表查询 226 1 1 2 CtrL K 读卡查询 227 1 2 贵宾卡主单 230 8 1 2 1 贵宾卡主单窗口 230 1 2 2 新建贵宾卡 231 1 3 积分处理 232 1 3 1 积分处理窗口 232 1 3 2 积分人工录入 234 1 4 修改贵宾卡信息 234 1 4 1 主单信息的补充和修改 234 1 4 2 贵宾卡的状态更改 235 1 4 3 贵宾卡密码的修改 235 第二节 贵宾卡在其他模块的应用 236 2 1 贵宾卡如何做预订 236 2 1 1 预订单预订 236 2 1 2 Ctrl K 界面直接预订 238 2 2 贵宾卡客人如何做登记入住 238 2 2 1 贵宾卡持卡客人直接上门入住 238 2 2 2 贵宾卡客人预订转登记 238 2 2 3 入住客人和持卡客人不一致 239 2 3 贵宾卡积分使用 239 2 4 贵宾卡储值使用 241 第八章 维护设置 243 第一节 基础信息 243 第二节 人员权限设置 243 2 1 部门人员及权限设置 243 2 1 1 部门及班组的设置 244 2 1 2 人员设置 246 2 1 3 基本权限设置 248 2 2 报表权限设置 249 第三节 系统代码及参数 250 3 1 基本设置 251 3 1 1 优惠 251 3 1 2 证件 254 3 1 3 区域 255 3 1 4 站点设置 257 3 1 5 语种 258 3 1 6 其他 261 3 2 预订接待 264 9 3 2 1 客房 264 3 2 2 来源与市场 270 3 2 3 房态图设计 272 3 2 4 前台其他 274 3 3 公关销售 275 3 3 1 客户档案 275 3 3 2 销售员设置 277 3 3 3 房价体系 278 3 4 帐务审核 278 3 5 客房中心 279 3 6 电话管理 279 3 6 1 计费参数设置 279 3 6 2 用户分类和分机落户 281 3 6 3 时段制相关数据定义 284 3 7 场地 285 3 8 租赁 287 3 8 1 类别 287 3 8 2 物品 288 3 9 贵宾卡 288 3 9 1 贵宾卡类别 288 3 9 2 贵宾卡系统类别 289 3 9 3 贵宾卡来源 290 3 9 4 贵宾卡标志 290 3 9 5 积分换算定义 291 3 9 6 指定日期积分系数表 292 3 9 7 贵宾卡站点定义 292 第四节 其他 293 4 1 远程维护 293 4 2 话费手工入帐 293 4 3 计划编辑 293 4 4 数据重建 293 10 修订历史修订历史 修订修订 作者作者审审 核核变更记录变更记录日日 期期 原稿杨瑛新文档2011 12 23 11 第一章第一章 软件基础软件基础 软件概述软件概述 西软 S 酒店管理软件 V2 0 适用于商务型酒店 能迅速 快捷的处理酒店的管理业务 其主要功能 分为前台 综合收银及触摸屏三大模块 其中前台模块又分为前台 审计 销售 维护 贵宾卡五个 功能菜单 本说明书中 除了第五章综合收银的功能在综合收银模块操作 第六章触摸屏点菜在触摸 屏模块中操作外 其他均在前台模块中进行操作 每个功能菜单都有相对应的子功能菜单按钮 它们每一项都和操作功能密切相连 因此熟悉这些功 能菜单是掌握软件操作的基础 第一节第一节 基本概念基本概念 西软 S 酒店管理软件 V2 0 中有很多与酒店业务紧密相连的概念 只有熟悉了这些概念 读者才能 很好的阅读我们的说明 理解和掌握软件的应用 班 别 为便于统计 根据上班情况 系统将班次分为五个 分别用固定的一位数字表示 1 早班 2 中班 3 晚班 4 夜班 5 宵夜 操作员在进入系统时 必须根据实际情 况输入班号信息 工 号 是操作员的编号 最长可以是十位 编号形式没有特别规定 可以是数字 字母也 可以是字母与数字的结合 如 156 A15 ZXJK 等都可以定义为工号 工号是唯一的 与实际工号有 区别 必须在维护模块中定义之后才能在本软件中使用 密 码 密码长度为 1 至 8 位 输入时要注意字母的大小写的区别 进入软件的初始密码是 由电脑管理员 或工程师 在维护中定义的 操作员用初始密码进入系统后 可以对密码进行修改 宾客分类 系统将宾客分为散客 成员 团队 主 单 本系统中把散客 团体成员 团体的登记单称为主单 因此主单又分为散客主单 团体成员主单 团体主单等 帐 号 帐号是客人帐单的计算机代号 它由计算机自动产生 系统中涉及的帐号有散客 成 员帐号 团队帐号 AR 帐号 消费帐号等 帐号命名规则如下 帐号名帐号名第第 1 1 位位2 2 5 5 位位6 6 9 9 位位举例举例 散客散客 成员帐号成员帐号 F FF11L120001F11L120001 团队帐号团队帐号 G G 年 第年 第 2 32 3 位 位 月 第 月 第 4 4 位 位 A A B B C C 分别代表分别代表 1 1 2 2 3 3 月月 日 日 4 4 5 5 位 位 流水号流水号 G11L150001G11L150001 ARAR 帐号帐号共共 7 7 位 位 1 21 2 位固定为位固定为 AR AR 后五位为流水号 后五位为流水号 AR00001AR00001 消费帐帐号消费帐帐号共共 7 7 位 第位 第 1 1 位固定为位固定为 C C 后六位为流水号 后六位为流水号 C000006C000006 帐号命名规则表 房 类 是房间类型代码 最多可以是三位 这三位既可以是字母 数字 也可以是两者的 结合 房类一般由工程师或电脑管理员在维护中定义的 如可以定义 BJA 表示标准间南 定义 SR2 表示双人间 12 房 价 房间的实际卖价 第二节第二节 基本标识基本标识 2 12 1 宾客状态宾客状态 主单状态反映一个客人的信息在酒店中所处的状态 本系统对客人的不同状态用专门的字母表示 具体见下表 状态状态状态含义状态含义备注备注 R预订状态预订状态 I当前在住当前在住 O本日结帐本日结帐 D昨日结帐昨日结帐 基本状态基本状态 N应到未到而被删除的预订应到未到而被删除的预订 S临时挂帐 退房未结帐 临时挂帐 退房未结帐 X已被取消 删除 的预订已被取消 删除 的预订 其他状态其他状态 表 宾客状态流转图 X X S S R R I I O O D D N N 2 22 2 客房状态客房状态 对于每种房间类型本软件允许最多使用三个大写字母来表示 常用以下符号来表示不同的房间类 型 房房 态态含含 义义 CLCL 干净房干净房 DIDI 脏脏 房房 OCOC 住净房住净房 ODOD 住脏房住脏房 OOOO 维修房 维修房 OutOut ofof orderorder OSOS 锁锁 房 房 OutOut ofof serviceservice 表 13 房态流转图房态流转图 OO OSOO OS OO OSOO OS CLCL OCOC ODOD OCOC DIDI CLCL 第三节第三节 基础操作基础操作 3 13 1 登录登录 一般系统管理员会把软件的快捷方式放在桌面上 登录前台模块 读者只需根据需要在桌面上选 择功能模块的快捷图标 双击即可打开登录窗口 如下图所示 图 正确输入 班号 工号 口令 三项信息 即可进入系统 14 3 23 2 退出退出 执行系统主界面右上方的退出按钮 系统提示 是否确信退出系统 如下图所示 单击 是 Y 成功退出系统 图 3 33 3 更换工号更换工号 此功能主要用于交接班 离开岗位等情况 为防止他人使用你的工号操作本软件而造成不必要的 麻烦 建议操作员在交接班或者离开岗位时 使用更换工号功能 执行维护维护 更换工号更换工号 打开如下图所示登录窗口 操作同登录 不再赘述 15 图 3 43 4 密码修改密码修改 为防止泄密 操作员应该经常修改自己的口令 因为口令泄密可能造成一定的经济后果 该功能 只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功 以防他人误改 操作步骤 操作步骤 1 执行维护维护 修改密码修改密码 打开密码修改窗口 图 2 根据系统提示 输入旧密码 新密码 确认即可 3 53 5 宾客查询宾客查询 系统中常用到查询功能 包括宾客列表 帐号查询 各业务部门使用程度也各有不同 下面的说 明中将详细介绍 操作者可以根据各自的需要使用以下的说明 16 3 63 6 预订列表预订列表 在前台模块中 按照业务需求将宾客列表分成 预订宾客列表和历史宾客列表 所有宾客列表的结构基本一致 下面以预订宾客列表为例 加以说明 执行前台前台 预订列表预订列表 打开预订宾客列表 窗口上方是可以互相切换的宾客分类标签页 窗口底 行是宾客状态多选栏 该列表系统默认是预订状态 图 查询方法查询方法 快速查询 操作步骤操作步骤 1 ALT Z 将光标移至输入条件处 或鼠标单击右上角快速查询输入框 2 输入已知信息 可以是客人姓名 房号 预订号 账号等 回车 显示查询结果 图 组合查询 用于多个条件组合 查询客人信息 如要查询一个星期内某公司客人的住店情况 宾客列表下 单击右下角组合查询按钮或按 SHIFT CTRL Z 打开组合查询窗口 根据需要输 入多个条件 单击 确定 即可显示查询结果 17 图 注意注意 由于前台业务随时在进行 因此如果打开列表时间过长 查询前请点击刷新按钮或按 F5 来刷新列表中的数据 信息含量信息含量 每条记录信息含量比较大 需重点指出的项目如下 房价 显示房价的颜色默认是黑色 红色显示的房价码表示房价保密 信息灯如下表解释 名名 称称颜颜 色色操操 作作 VIP 贵宾贵宾 红色 贵宾 红色 贵宾 主单下 主单下 VIP 项 项 保密保密 粉红 要求免查询 粉红 要求免查询 主单下 保密项 主单下 保密项 留言留言 蓝色 有留言 蓝色 有留言 主单下 底行 留言 主单下 底行 留言 联房联房 黄色 有联房 黄色 有联房 主单下 底行 联房 主单下 底行 联房 签单签单 绿色绿色 所有费用都允许记帐 所有费用都允许记帐 墨绿色墨绿色 部分费用允许记帐 部分费用允许记帐 无无 所有费用都不允许记帐 所有费用都不允许记帐 主单下 底行 允许记帐 主单下 底行 允许记帐 信息灯列表 功能按钮功能按钮 窗口右边的功能按钮 一般都是快捷功能 如入帐等 这些功能能否使用视操作员的权限而定 具体如何操作请参见各节说明 3 73 7 房态图查询房态图查询 在前台系统中的房态图不仅可以直接的管理房态 同时还可以全面地反映整个客房的使用和宾客 信息 对房态操作员来说 比较直观易懂容易操作 18 执行前台前台 房态图房态图 2 打开实时房态表窗口 图 为便于说明 我们将房态管理图分成三个区域进行说明 左中 底行 右边 具体说明如下 左中左中 不同的颜色表示不同的房间状态 房态表的颜色 方块的大小 可以在维护系统中定义和修 改 当鼠标停留在 在住的房间时 系统会自动显示该房间客人的简单信息 而双击某一房间 可以打开该房间的详细信息 并可进行修改 如换房 续住及输入客人信息都可以在此完成 指向一个房间并单击鼠标右键 系统会有一弹出菜单 对于 OK 房 可以完成预订 登记等操 作 而对于住客房 可以完成为客人留言 设置联房 直接换房 续住 预订等操作 底行底行 每一种房态的实际房数及占总房数的百分比 而在住房所占的百分比即为当时的实时出租率 通过下拉列表中的楼号 房类的选择 可以单独显示某一幢楼 或某一种房类的房态情况 右边右边 窗口右边是一组功能按钮 介绍如下 登记预订功能按钮有 预订 登记 快登 留言 联房 统计 打印 帐务 刷新 房态管理功能有 置干净房 置维修房 取消维修 置临时态 取消临 时 打印 清洁管理 注意注意 房态图 2 的具体使用将在本书的第一章第五节做详细介绍 除了房态图 2 外 系统还提供了甘特图房态表 方便查询 执行前台前台 甘特图房态表甘特图房态表 打开甘特 图房态表窗口 该图横向为日期 竖向为房号 可以直观的显示每个房间在未来一段时间的使用情况 19 单击右侧的 帮助 可以了解图中各种符号及颜色的作用 3 83 8 系统快捷键的使用系统快捷键的使用 在前台系统中 操作员可以使用相关快捷键来加快对系统的操作 系统主界面下窗口快捷键有 系统主界面下窗口快捷键有 快捷键快捷键显示窗口显示窗口 CTRL E入帐 CTRL U预订宾客列表 CTRL T公共信息 CTRL D客房可用与占用 房类资源 20 CTRL H客房实时统计指标 CTRL Z计算器 常用的功能快捷键有 常用的功能快捷键有 快捷键快捷键功能描述功能描述 CTRL N新建预订主单或者档案 CTRL O打开其他预订主单或者档案 CTRL S保存当前预订主单或者档案 CTRL B进入帐务处理 CTRL K贵宾卡的使用 ALT Z在列表中进行快速查询 CTRL SHIFT Z在列表中进行组合查询 ALT F5预订主单上信用授权设置 CTRL E预订主单和帐务主单进行入帐 ALT T帐务主单上进行转帐 ALT C帐务主单上进行结帐 F2查看操作日志 F4预订主单入住 F5刷新当前数据 F9预订主单 帐务主单以及列表相关信息打印 注意注意 常用的功能快捷键必须打开相对应的窗口 对应的快捷键才有效 第四节第四节 公共信息公共信息 用于查阅航班 火车 饭店等社会公共信息 执行前台前台 公共信息公共信息 打开 公共信息 双击某一项 即可打开相关信息列表查阅 图 21 第五节第五节 版本信息版本信息 用于查阅系统的版本信息 执行维护维护 版本信息版本信息 即可查阅 图 第二章第二章 前台前台 第一节第一节 散客散客登记登记 本系统所指的散客是一般零星客人 长住户 写字间 散客团体成员等客人的总称 1 11 1 散客登记基本步骤散客登记基本步骤 操作步骤 方法一 操作步骤 方法一 1 执行前台前台 散客登记散客登记 打开登记主单 22 图 2 档案的相关信息填写 本名 处输入客人姓名 回车 系统自动与档案匹配 如下图所示 则表示该客人有档案 即 是回头客 核对正确后 单击 确定 若有 公司 旅行社 订房中心 信息 用同样的方式 选择 图 若该宾客没有档案 或者找到的客史并非是当前客人 只是个同名同姓的客人 只需点击客户档 案查找中的 新建 为该客人新建一个档案 档案界面如下图显示 输入完客人的基本信息后 单 击 存盘 或单击 退出 退出该界面 预订完成后系统自动生成客人档案 23 图 3 回到登记主单界面 由下图可以看到 宾客基本信息 包括 本名 国家 V I P 语种 称谓 性别 等信息都已由宾客档案相关信息导入 图 4 登记信息的填写 客人的离开时间 房间的类型以及价格 天数 离开 房类 房号 定价 给宾客选择房价码 确定 如不选择 系统默认为门市价格 选择房号的时候系统会给予提 24 示 图 图 注意注意 系统房价优惠有两种录入方式 实价优惠和百分比优惠 特别值得注意的是 百分比优惠 时 定价 后的第二个空格中输入的是优惠情况 如房价 8 折 则输入 0 2 5 核对客人的来源 市场 市场 来源 默认为所选房价码的市场 来源 若有变动 操 作员可修改 移动光标至 市场 来源 处 结合系统帮助进行选择即可 6 确定客人预订其他要求 特殊要求 房间是否保密等 7 基本信息输入完整后 单击工具栏上的存盘按钮 系统提示是否马上入住 25 8 点击是 保存所录信息 保存后 系统自动生成宾客账号 预订号 客人登记成功 图 9 若需要打印入住登记单 执行主单主单 打印打印 可以打开帐单打印选择窗口 在该窗口可以选择打 印预定确认单 登记单 房卡等单据 所有需要打印的单据均需酒店提供模板 由工程师进行设置 注意注意 登记单上粗体项目为必填项目 本名 到达 离开 房价码 房类 来源 市场 预订类型 如不填写 登记单不能存盘 并会有相关提示 26 如果登记的客人是外宾 当国家选择为非中国时 登记单右上角会显示护照相关信息的输入窗口 如下图所示 操作步骤 方法二 操作步骤 方法二 1 前台 房态图 2 打开实时房态窗口 图 2 单击选择将要登记的房号 再点击登记 打开登记主单 填写相关信息 除登记主单上有 房类和房号确定了之外 其他操作步骤同方法一 27 图 1 21 2 散客快登散客快登 在业务繁忙时 前台工作人员可以用快登的功能将客房先登记入住 不忙时再输入客人信息 操作步骤操作步骤 1 执行前台前台 房态图房态图 2 打开 实时房态表 窗口 选中一个空房 单击 3 快登 弹出 如下窗口 图 2 单击 确认 系统将默认以 Quick Checkin 的姓名登记入住该房 3 在空闲的时候 打开该宾客主单界面 填写客人基本信息 房价码等信息 注意姓名的修 28 改 必须用替换档案的方法修改 不可以将 Quick Checkin 的姓名修改掉 系统支持多间客房同时快登 按住 Ctrl 键 同时单击多个客房 再单击 3 快登 可以将多间 房同时登记入住 系统默认这些房间为联房关系 如果这些房间不需要成联房关系 则在上图中 将 联房 前的勾去掉即可 1 31 3 散客主单散客主单 散客主单包括主要信息和附加信息 而主要信息中又分上 下两部分 其中上半部分的信息如 姓名 等为客人的档案信息 下半部分则为客人具体的入住信息 在主要信息中又有一些是必填信 息 下表列出了这些信息中需要注意 解释的部分 必填信息 必填信息 项项 目目说说 明明 本名客人的姓名 可以输入中文 也可以输入英文等 到达 离开客人的抵店和离店时间 如果是预订客人 系统默认到达时间为当天的 18 点 如果是登记或者快登客人 系统默认到达时间为当前客人到达的系统时 间 系统默认客人住店一天 离开时间默认为第二天的中午 12 点 房价码客人住店能享受的房价优惠代码 选择公司 旅行社或订房中心后 一般系 统将自动显示与该公司 旅行社 订房中心 匹配的房价码 必须是档案中 已有的 操作员选择房类后 房价将自动显示 房类房间类型 一个主单只能选择一种房类 来源来源码主要用于表示宾客来源 客人主单上 如果房价码与来源码设置过对 应关系 选择某房价码 则自动跳出该房价码对应的来源码 根据实际情况 决定是否需要调整来源码 市场市场码主要用于表示宾客的市场类型 客人主单上 如果房价码与市场码设 置过对应关系 选择某房价码 则自动跳出该房价码对应的市场码 根据实 际情况决定是否需要调整市场码 预订类型客人预订的类型 系统默认是保留到下午 6 点 也可以分为担保预订 确认 性预订 临时预订等 表 其他主要信息 其他主要信息 项项 目目说说 明明 语种语种与账单打印直接关联 选定后系统中该客人各单据的打印默认为该语种 V I P选择贵宾等级 不选默认为普通客人 选择等级后 宾客列表将有红色信息 灯提示 包价房价所包含的内容 如服务费 早餐等 证件类型如果客人用身份证登记 输入证件号码后 客人的性别 生日 街道信息会 自动输入 保密住客信息对外保密 选择此项后 查询客人信息时有粉色指示灯标识其为保 密客人 备注灵活使用的注意事项 房价保密需对住客保密房价 选择此项后 宾客列表中该客人房价显示为红色 共享该项打勾 则表明该房间客人可以与其他客人共享此房间 29 表 附加信息 附加信息 项项 目目说说 明明 销售员销售员信息 一般选择了协议单位后 会自动在该项显示负责该单位的销售 员 若是销售散客 无协议单位 请选择此项信息 该项信息的选择要慎 重 直接关系到销售员业绩统计 因此要严格按照实际情况选择 加床正确录入加床数 加床金额 可在系统的加床报表中体现 结帐提示结账提示信息 该信息在结账前 系统将自动提示 系统中结账前能自动提 示的信息有 未传达留言 未归还租赁 结帐提示 定义帐户等 表 底行信息 底行信息 允许记帐 定义允许记帐即定义客人可以签单消费的费用类型 系统中可以选择设置默认值 假设酒店默认 住店客人可以签单 则系统可设置其默认值为允许记帐 只要客人登记成功后 即可签单付费了 允 许记帐设置后 系统住客档案中对应客人记帐灯会有对应的显示 如 当前住客列表中 记帐灯绿色 所有费用都允许记帐 墨绿色 部分费用允许记帐 无 所有费用都不允许记帐 设置所有费用都允许记帐设置所有费用都允许记帐 单击 允许记帐 打开 允许记帐费用 窗口 单击 所有费用 前 使框内出现 符号 单击 确定 设置所有费用可以签单成功 记帐灯显示 设置部分费用允许记帐设置部分费用允许记帐 单击 允许记帐 打开 允许记帐费用 窗口 单击目标费用前 使框内出现 符号 单击 确定 即可 如设置餐费允许记账 则单击分账码 餐费 与餐费相关的费用码会自动打上 如下图所示即可 记帐灯显示 30 图 固定支出 可将客人每天发生的费用设置成固定支出 夜审时系统将自动过该费用 类似于房费 可以避免 操作员每天输入 操作步骤操作步骤 1 宾客主单下 单击 3 固定支出 打开 固定支出 窗口 2 单击 增加 营业代码 处输入费用代码 金额 处输入金额 数量 处输入数量 修改有效期 单击 存盘 设置成功 图 会议室 在此可以查询及预订会议室 详细预订方法请参考第四章销售中的相关说明 留言 留言就是客人在入住过程中 酒店把客人需要接受的信息通过留言灯传达给住店客人 设置留言灯操作步骤 1 单击 留言 打开 宾客留言 窗口 如下图所示 31 图 2 单击 增加 单击左边的的留言模版增加留言内容或直接录入留言信息 单击 保存 再单击 打开 按扭 房间留言灯会自行打开 3 如要关闭留言灯 则单击 收到 按扭即可 注意注意 留言可以设置有效期 过了有效期 留言将自动失效 留言失效时 留言灯将不亮 去向 去向用于记录当前客人在酒店的所处方位 以方便联系客人 其设置方法同留言 在此不再赘述 租赁 当客人借用酒店物品时 可以将租借物品在 租赁 中输入 方便酒店进行物品管理 并且在退 房时 若物品没有归还 系统将有提醒 操作步骤 1 单击 租赁 打开 租赁 窗口 如下图所示 32 2 在左侧窗口选择物品类别 例如客人借用了烫斗 选择 消耗品 3 单击 预订 打开如下窗口 4 物品名称 处选择 烫斗 单击 保存 物品租赁成功 如下图所示 33 若客人退房时 仍未归还租借物品 在单击 结帐 时 系统会弹出物品租赁提示 提醒客人归 还物品 事务 事务主要用于酒店内部交接对客服务的事情 实 例 客人 12 月 14 日入住时 通知 12 月 15 日加一张床 通过事务功能 可以不用每班次 交班 操作步骤 1 单击 事务 打开 事务处理 窗口 如下图所示 34 2 单击 增加 打开 事务发送 窗口 选择发送对象 在此选择发送给客房中心 3 单击 下一步 输入事务生效日期及事务内容 单击 完成 事务设置成功 35 各部门的员工在上班时 需要在审计 报表专家中查看 事务报表 未完成 了解本日需完成 的交接事务 Alerts Alerts 提醒功能的目的是在酒店发生一些特定业务时 自动弹出提示框显示设定的内容用来提醒操 作员 具体设置如下 1 打开宾客主单宾客主单 其他其他 选择 Alerts 或者直接在主单下方选择 图 36 2 打开 Alert 列表 选择 增加 单击 触发时机 栏目尾部小三角 出现 触发时间 帮助 窗口 选择需要触发的时机 图 图 图 3 在 提醒内容 栏目里输入需要提醒的内容 完成后单击 保存 退出即可 如需对 Alerts 进行增加 删除 修改 停用 恢复等操作 直接单击 Alerts 选择需要进行的操作 37 图 按上图所示设置 该主单在入住时 会弹出如下图所示提醒 图 1 41 4 常见散客登记实例常见散客登记实例 酒店业务中 客人登记情况复杂多样 除了知道最简便的登记方法 操作员还需要掌握其他不同 的情况的登记方法 以便更好地为客人服务 以下主要根据操作方法一进行散客登记实例讲述 重点在于与普通登记的不同之处 如 VIP 登记 一人订多间房 一人订多种房等 1 4 11 4 1 VIPVIP 登记登记 操作步骤 操作步骤 在普通登记单操作的基础上 VIP 处选择客人相应的级别 存盘 38 1 4 21 4 2 公司 旅行社或订房中心登记公司 旅行社或订房中心登记 操作步骤 操作步骤 点击 散客登记 输入客人姓名 抵离等基础信息后 在 公司 或 旅行社 订房中心 处输入客人所属的协议单位 系统自动匹配该单位档案 选择后 房价码 处自动显示该协议单位可 以享受的房价码及对应房型的房价 同时 系统自动统计该协议单位的业绩 1 4 31 4 3 一个客人订同类型多间房一个客人订同类型多间房 操作步骤 操作步骤 1 系统主窗口 执行前台 散客登记打开客人主单 输入客人基本信息后存盘 2 选择房类后 在 房数 处输入客人所需数量 点击存盘 CTRL S 系统提示如下 图 3 选择 否 点击工具栏上的 分房 按钮 弹出如下窗口 图 4 根据客人所需房数 在右栏选择房号 打勾即可 点击 分房 按钮 或直接点击 自动 系统根据现有房源自上而下分房 同时 自动生成多个客人的预订主单 如下图所示 图 39 注意注意 一人订多间房时 默认为联房关系 标记处显示联房 预订号相同 若客人有房号偏好 在分房窗口的左上部分可以看到客人的房号喜好信息 根据该信息给客人进行分房 5 双击打开其他客人主单 根据实际情况修改客人信息 具体方法请参照本章 1 5 章节 存盘 即可 1 4 41 4 4 一个客人订不同房类多间房一个客人订不同房类多间房 系统中复制功能就是用来解决这类问题 复制功能使用前提是 第一个登记主单已经存在 操作步骤 操作步骤 1 打开登记主单 输入客人信息后存盘 2 登记主单下 单击工具栏上 复制 按钮 弹出如下 主单复制 窗口 图 3 系统默认复制后主单的 抵离日期 房类 房数 房价 来源 市场码 包价 等信息与原主单相同 操作员根据客人的实际情况进行修改 4 存盘 后 当前预订单下方 显示多条预订记录 复制成功 5 双击该信息打开主单 修改客人姓名等信息 再利用分房功能给客人分房即可 1 4 51 4 5 同住 共享处理同住 共享处理 同住用于解决一个房间住多个客人的情况 通常这些客人之间相互认识 这种情况可以分成两 类 两个都有预订的客人同住 新增同住客人 分别对应合并现有预订 新预订两个功能 同住流程如下 同住 新增 有档案 操作步骤 操作步骤 1 打开登记主单 输入客人基本信息后存盘 2 点击主单工具栏按钮 同住 弹出如下 同住 共享 新增 窗口 姓名 处 输入新增客 人姓名 单击 新预订 系统将根据所输姓名与宾客档案匹配 40 图 3 假设该客人有档案 则 客户档案查找 窗口显示查询结果 图 4 点击 确定 弹出如下窗口 41 图 5 根据实际情况分配房费 点击 确认 如下图 表明两个客人同住一个房间 若两个同住 客人还是预订未分房的状态 则 房间 处显示以 开头的数字 表示两人同住一间房 注意注意 同住 共享 窗口需解释功能如下 项目项目说明说明 Package该客人的包价 一般是指该房间所包含的早餐数量 主账房费承担对象 一人承担 Z 点击此项 则费用由当前选中的客人承担 平均分 S 选择此功能 则同住的客人平均承担房费 增加 C 继续增加同住客人 Goto点击 Goto 则打开当前选中客人的主单 表 同住 新增 无档案 操作步骤操作步骤 1 2 同上 3 假设该客人无档案 则 客户档案查找 窗口无查询结果 单击 新建 可打开 Profile 窗 口 录入客人基本信息 单击 存盘 新建档案成功 弹出房费分配窗口 4 5 同上 同住 合并 该功能适用于将两间房的预订合并为一间房成同住关系 系统自动释放其中一间房的房类资源 操作步骤操作步骤 1 同上 2 单击 同住 弹出 同住 共享 窗口 单击 增加 姓名 处 输入新增客人姓名 单击 合并现有预订 系统将根据所输姓名查询预订宾客 账号查询 窗口 显示查询结果 如下 图所示 42 图 3 单击选择目标记录 单击 确定 弹出房费分配窗口 4 5 同上 注意 注意 合并时 两个预订中最多只能有一个是房号确定的 同住之后 修改房价有两种方式 直接在各自预订单上修改 单击 同住 直接在 同住 共享 界面修改 1 4 61 4 6 自用房自用房 免费房免费房 自用房 免费房操作与一般登记相同 只需增加一步 宾客主单下 市场 代码选择自用房或免费 房即可 图 43 1 4 71 4 7 钟点房钟点房 钟点房与一般登记相同 要需注意将市场码选择为 钟点房 退房时系统会按钟点房价格定义提 示应收费用 同时 夜审时可以设置一个 钟点房将过夜客人列表 提示未退的钟点房 如果钟点房 要过夜 需要将钟点房的市场码修改掉 并按普通客人的房价进行收费 钟点房的价格定义在维护模块中进行设置 1 4 81 4 8 连通房连通房 若酒店有连通房 在其中一间连通房登记入住时 系统会自动弹出提示连通的其他房间是否也要同 时入住 连通房的房号需在维护模块中进行设置 1 4 91 4 9 取消入住取消入住 如果发现客人登记入住错误了 可以取消入住 执行状态 取消入住 该主单就会从入住状态变 成预订状态 根据需要决定是否需要将预订单取消 注意 只有该客人还未发生帐务的情况才允许取 消入住 44 1 51 5 修改登记信息修改登记信息 客人入住后 经常会出现各种各样的需求 如 更改姓名 补充信息 换房 续住 留言等 1 5 11 5 1 更改姓名更改姓名 前台业务中 客人订多间房或为其他客人订房时 入住后往往需要更换客人的档案 操作步骤 操作步骤 1 在宾客列表中找到目标主单 双击打开 2 姓名 处输入需要更换的客人姓名 回车弹出客史档案查找窗口 45 图 3 若客人有客史 则单击 确定 调用客史 若没有客史 则单击 新建 或 退出 创建一 个新的客史 4 在宾客主单窗口 单击 存盘 原先的客史档案即更换为新的客史档案 若是客人姓名输入错误 需要进行修正 则使用档案修改的功能 操作步骤 操作步骤 1 在宾客列表中找到目标主单 双击打开 2 单击 档案 打开客人档案 姓名 处输入客人姓名 回车 弹出提示窗口如下 图 3 根据需要选择是或否 存盘即可 1 5 21 5 2 补充信息补充信息 信息的修改操作非常简单 只需在主单中找到需要修改的项目 直接修改 退出 前 存盘 即可 1 5 31 5 3 换房换房 操作步骤 操作步骤 1 宾客列表中找到目标客人 双击打开 2 房号 处打开分房窗口 选择合适的房间 点击 确定 存盘时弹出如下窗口 图 3 选择正确的理由即可 系统可以生成相应的换房报表 如果需要查询原房号 按 F2 打开日 志窗口可以查询 1 5 41 5 4 续住续住 操作步骤 操作步骤 1 宾客列表中找到目标客人 双击打开 46 2 天数 或 离开 处修改客人的离店信息 存盘 注意注意 如果当前客人房间在其续住时间内有其他预订时 会出现以下 排房冲突警告 窗口 图 这时酒店就需要来判断该房间租给那位客人是最合理的 再在系统中修改相关信息 修改方法如 下 方法一 直接修改预订客人的房号 让现在住房的客人继续住下去 方法二 让预订的客人住该房 现在住房的客人在该房间到期时更换其他房间 1 5 51 5 5 留言留言 前台业务中 住店客人或店外访客会在总台做留言 因此需要前台操作员录入系统中 以便及时 传达信息 操作步骤 操作步骤 1 宾客列表中找到目标客人 双击打开 2 点击主单底行 留言 打开如下留言窗口 47 图 3 点击 增加 右栏保存了一些常用留言 输入留言或直接从右栏中的帮助信息中双击选择 保存 即可 图 4 主单中 留言 显示为蓝色 留言有效期默认为一天 列表中显示为蓝色信息灯 如下图所 显示 图 图 主单上留言 显示蓝色 列表中留言灯亮起 48 1 61 6 房类资源房类资源 为了能清楚明了地显示出一段时间内酒店客房资源的占用情况 系统内设置 客房可用与占用 表以便查询 执行前台 房类资源 打开 客房可用与占用 列表 如下图所示 图 为了便于说明 根据显示条件显示条件和附加信息附加信息就该列表进行阐述 显示条件 显示条件 项目项目说明说明 项目显示内容 选择 可卖房 显示可卖房的数量 选择 占用房 显示 预订及在住房的数量 选择 维修房 显示维修房的数量 选择 锁 定房 显示锁定房的数量 锁定房不能用于分房及销售 但仍属于可 卖房资源 选择 当日到 显示当日将到的预订数量 日期默认显示十天的房类情况 用户可以自行选择一个月或更长的时间查询 范围默认显示所有房类 可以在范围里选择显示一种或几种房类 Tentative临时性预订 指没有担保的预订 如保留到 18 点的 如果客人预订时 押卡或有担保的则称为确认性预订 默认 Tentative 前不打勾 即统计数 据中不包含临时性预订 表 附加信息 附加信息 项目项目说明说明 将到房数当前预计抵达房数 将到人数当前预计抵店人数 将离房数当前预计退房的房间数 将离人数当前预计退房的人数 49 维修 锁定处于维修状态不可卖的房数及锁定房的数量 锁定房属于可卖房 超预留数当前酒店已超预留的房数 超预留设置酒店允许超预留的总房数 双击该项目可以进行可超预留数设置 总计可用房当前可用房总数 该数等于总房数 维修房数 确定预订数 最大可用房当前最大的可用房总数 该数等于总房数 维修房数 确认性预订数 最小可用房 当前最小的可用房总数 该数等于总房数 维修房数 确认性预订数 临时性预订数 总计出租率当前占用房总数 该数等于住客房数 确认性预订房数 总房数 最大出租率 当前最大的占用房总数 该数等于住客房数 确认性预订房数 临时性 预订房数 总房数 最小出租率 当前最小的占用房总数 该数等于住客房数 确认性预订房数 总房 数 表 注意注意 整个 客房可用与占用 窗口的数据是实时刷新的 查看 占用房 和 当日抵达 数据时 可以双击这两项对应的房数 打开查看相关明细并可以 打印 如下图所示 图 1 71 7 在住宾客列表在住宾客列表 为了方便查询客人 团队信息 宾客列表以直观的形式显示有效客人的基本信息 操作员可以根 据客人姓名 房号 公司 抵离日期等信息快速查找到预订 在住 本日退房客人等 执行前台 在住宾客 打开在住宾客列表 如下图所示 50 图 1 7 11 7 1 宾客列表主窗口宾客列表主窗口 在住宾客列表 上方是可以互相切换的标签页 如上图所示 所有客人又被细分为 散客 成员 团体 会议 钟点房 长包房 连通房 VIP 等 系统工程师可以根据酒店需要进行设置 列表中部显示客人的基本信息 其中某些项目解释如下 宾客列表宾客列表 项目项目说明说明 房号如房号处显示的为 数字 则表明有相同数字的房间为同住 共享房 表示客人需