7C准则是书面沟通的基本准则.doc

07C准则是书面沟通的基本准则，很多人推崇国际流行的“7C准则。这是一种有效的书面写作技巧。1、完整（complete）职业文书应完整的表达多要表达的内容和意思，何人、何时、何地、何种原因、何种方式等（5W1H）。2、准确（correctness）文稿中的信息表达准确无误。从标点、语法、词序到句子结构均无错误。3、清晰（clearness)所有的语句都应能够非常清晰地表现真实的意图，读者可以不用猜测就领会作者的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。4、简洁（conciseteness）即用最少的语言表达想法，通过去掉不必要的词，把重要的内容呈现给读者，节省读者时间。5、具体（concreteness）内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。6、礼貌（courtesy）文字表达的语气上应该表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。7、体谅（consideration）为对方着想，这是拟定职业文书是一直强调的原则站在对方的立场的商务函电写作的7C原则 函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。商务函电的写作应掌握7C原则，即：完整（complete）、正确（correctness）、清楚（clearness）、简洁（concreteness）、具体（concreteness）、礼貌（courtesy）、体谅（consideration）。完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。 商业英语之商业信函的书写原则（1）completeness 实例解说：CelluloseTape1/2x3yds,withplasticdispenser700doz./-ditto-but1/2x5yds,1,000doz. 这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。中文意思是：纤维素带（幅）宽半英寸，长码，带塑料包装容器，打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长码，打。主要问题是后半句不清楚。 ditto在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括带塑料包装容器。因此，幅宽半英寸长码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。所以最好改成：CelluloseTape1/2x3yds,withplasticdispenser700doz.CelluloseTape1/2x5yds，withplasticdispenser1000doz.这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。 商务英语之商业信函的书写原则（2）Clearness （一）避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇例一AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.(从香港到旧金山有直达船，)但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两一次？不明确。因此，最好清楚明白地说明一个月两次还是两个月一次： （a）WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.（每月两次直达船）（b）WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.（每半月一次直达船） （c）WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFranciscoeverytwomonth.（每两个月一次直达船） （二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如： a)Pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible b)Pleaseletusknowassoonaspossible whatyouwishustodoaboutthismatter. 以上两句中的assoonaspossible修饰的内容不同： a)你们要求我们尽快做些什么。b)请尽快告诉我们。所以a)可译为请告你们要我们为此尽快做些什么b)可译为请尽快告知，你们要我们为此事做些什么。（三）注意代名词，关系代词和先行词的关系，按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。 例句：不好：TheyinformedMessrs.John&Smiththattheywouldreceiveananswerinafewdays.较好：TheyinformedMessrs.John&Smiththatlatterwouldreceiveananswerinafewdays.(四)注意前后一致和紧凑，连贯 不一致：Beingacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.一致：Beingacertifiedpublicaccountant,youcansurelyhelpus. Or:Asyouareacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.（五）仔细和恰当地分段落（Paragraphing）商业书信要写得使人一读就明白，因此必须按照内容仔细和恰当的分段落，一般的分段落原则是一个段落一个意思（Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.）现举例说明：DearSirs,ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallinconnectionwithimportfromFrance. Yoursfaithfully,以上这封信只有一段，供两句。第一句39字，第二句66字。读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。信的内容大体有三点：伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证；、这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消；希望对方随时告之有关情况。按照这三点，适当地分分段落，把信重新改写一下，可能读起来比原来的清楚易懂：DearSirs,ItisreportedinavernacularnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy. Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFrance. Yoursfaithfuly商务英语之商业信函的书写原则（3）Correctness 商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利，义务，厉害关系，是各种商业单据（如合同）的根据。 广义的说，商业书信的正确性表现在： （一）运用正确的语言水平（二）叙述得正确（三）数字要正确 （四）正确理解和运用商业术语 （五）合适写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个。 一正确的语言水平 （）正式的和非正式的语言水平所用词汇比较：Page15of19 商业信函的书写原则（5）Courtesy COURTESY译成礼貌。但是根据西方国家函电书籍作者普遍的看法，所谓COURTESY是客气而又体谅人的意思。有的作者还把COURTESY和POLITENESS这两个同义词做了比较，认为：POLITENESS的客气只是表现在文章的语句上，而COURTESY则表现在对对方的体谅，例如： POLITE a)WehavereceivedwithmanythanksyourletterofOct.7,andwetakethepleasureof sendingyoulatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialoffer,whichwehavemadeinit. COURTESY b)Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterofOct.7. 不要写 建议写 YououghttoPerhapsyoucouldYourletterisnotclearatall;Icantunderstandit.IfIunderstandyourlettercorrectly.Obviously,ifyoudreadyourpolicycarefully,Youdbeabletoanswerthesequestionsyourself.Sometimespolicywordingisalittlehardtounderstand.Imgladtoclearupthesequestionsforyou. 怎样通过各种语言形式来表达COURTESY呢？这样的形式很多，现在提供一些常见的供参考：（一）把命令变成请求的常用形式： Please,Willyou. Willyouplease.如： a)Willyougiveusmoredetailedinformationonyourrequirement?b)Willyouplease(kindly)letushearfromyouonthesetwopoints?（二）虚拟式（PastSubjunctiveFrom）如： a)Wouldyoucompareoursamplewiththegoodsofotherfirms?b)Wewouldaskyoutoshipthegoodsbythefirstavailablevessel.c)Wewishyouwouldletushaveyourreplysoon.d)Thiswouldseemtoconfirmouropinion. e)Weshouldbegratefulifyouwouldhelpuswithyoursuggestion.f)Wethinkifadvisablethatyoushouldacceptthisofferatthisprice.g)Weshould(would)likeyoutoletusknowtheexactamount.h)Perhapsyoumightliketohavealookattheactualgoods. i)Wemightbeofsomeservicetoyouinasimilarcase. 以上的b,f,g,也可用will,shall,may,但是用PastSubjunctiveForm则表示更客气和婉转些。（三）缓和用法（Mitigation） 为了缓和过分强调或刺激对方，常用:Weareafraid,wewouldsay,wemay(or,might)say,we(would)think,itseems(orwouldseem)tous,we(would)suggest,asyouare(or:maybe)aware,asweneedhardlypointout等等表达法来缓和语气，如：a)Itwasunwiseofyoutohavedonethat. Wewouldsaythatitwasunwiseofyoutohavedonethat.b)Yououghttohavedoneit. Itseemstousthatyououghttohavedoneit.c)Wecannotcomplywithyourrequest. Weareafraidwecannotcomplywithyourrequest.d)Ourproductsaretheverybestonthemarket. Wemightsaythatourproductsaretheverybestonthemarket.e)Youmustkeepthemattertoyourselves. Youmust,wewouldadd,keepthemattertoyourselves.f)Youmustcutoffyourorderinhalf Wewouldsuggestthatyoucutyourorderinhalf.g)Wehavenotyethadyourreply. Itappearsthatwehavenotyethadyourreply. （四）运用被动语气有时，运用被动语气，比主动语气客气，如：a)Youmadeaverycarelessmistake.Averycarelessmistakewasmade b)Youdidnotenclosethecheckwithyourorder.Thecheckwasnotenclosedwithyourorder. c)Forthepasttwoyears,youdidnotgiveusanyorder.Forthepasttwoyears,noorderhasbeengivenus.Or: Forthepasttwoyears,nobusinesshasbeenmaterializedbetweenus. （五）避免（或力争避免）使用语气强烈或容易引起不快的词汇a)Wedemandimmediatepaymentfromyou 、demand的意思是askfor(sth)asifordering,orasifonehasarightto,即带有命令意味的 要求。非不得已，应尽可能避免使用demand而改用request如：Werequestyourimmediatepayment.b)Wearedisgustedwithyourmannerofdoingbusiness.、disguste意味hate而且有strongfeelingofdislikeordistasted,既厌恶的意思，因此，还是婉转或含蓄一些为宜，如： Wearenotcompletelysatisfiedwithyourmannerofdoingbusiness. c)Wemustrefuseyouroffer.Must带有威胁性的意味（minatorytone），不如改为： Weregretthatweareunabletoacceptyouroffer. Or:Weregretthatwearenotinapositiontoacceptyouroffer. d)Wewantyoutoassistus、带有傲慢或长者的口吻（superiortone），不如改为：Yourassistancewouldbeappreciated. （六）使用高兴，遗憾，感谢等词汇及表达法 (1)Wehavepleasureof-ing.Wehavepleasurein-ing.Itiswithpleasurethatwedoso Itgivesus(great,much)pleasuretodosoWearepleasedforustodosoItsapleasureforustodoso. Weareglad(or:delighted)thatyoudosoWeshallgladlydoso WeshallfeelhappyifyouwilldosoWearehappytodoso(2)表示感谢的表达法有：Weare(very,most)appreciativeofyourdoingsoWearegratifiedtolearnthatyoudoso Weshallbe(or:feel)obligedbyyourdoingsoWeshallbeobligedifyouwilldoso、Youwillobligeusbydoingso WeshallbegratefultoyouifyouwilldosoWeshallappreciateyourdoingsoWeshallappreciateitifyouwilldosoWeshallthankyoutodosoItwillbeappreciatedif.Wearethankfulthatyoudoso (3)表示遗憾的表达法有：ItisamatterforregretthatwecannotdosoItiswithregretthatwemustdosoWeexpressourregretat-ing.Toourregretwecannotdoso ItisregrettablethatwemustdosoWeregretthatwecannotdosoWeregrettodoso ItistoberegrettedthatyoudosoWeareregretfulthatwemustdosoItisapitythatyoucannotdosoWearesorrywecannotdosoWearesorrytodoso 注：以上的表达法只是常用的一部分。、写信要做到COURTESY，但要注意（）不要使用已经过时的毫无意义的老套子，如：ouresteemedclients;youresteemedletter;yourrespectablehouse; yourgoodself(orgoodselves);yourvaluedorder; youresteemedreply等等、（）要分清礼貌与卑恭的界限，如：(a)Weareextremelyandsincerelysorryfortheerrorandaskthatyouacceptourhumbleandsincereapologyfortheundueinconveniencesufferedbyyou.b)Webegtoacknowledgereceiptofyourletterdated11thDecember.b)Webegtoencloseherewithourinvoice. 这三例不是礼貌，而是卑恭。写商业书信既不要盛气凌人，也没有必要低三下四，更应该注意在商业信中把webeg一类的表达法完全去掉。以上三例可考虑改为：a)Weareconcernedabouttheinconvenienceyouhavesuffered,andapologizesincerely.b)WehavereceivedyourletteronDec.11. c)Weenclose(herewith)ourInvoice.Or:WearepleasedtoencloseourInvoice.商业信函的书