浅析县级档案馆服务功能拓展.doc

浅析县级档案馆服务功能拓展（平坝县档案局 刘倩）随着信息时代的到来，社会各阶层对信息的需求越来越大。作为拥有丰富信息资料的档案部门，如何利用好现有资源，为广大人民群众服务，更加充分体现档案的价值，是档案工作者需要思考的问题，然而从目前来看，档案服务工作还存在一些不尽如人意的地方。主要表现在：第一、档案服务对象单一，利用率低。许多县级档案馆目前服务的对象大部分仍然局限在党政领导和机关公务员，对专家、学者、社会公众提供服务的比例较小。第二、档案利用方式单一，服务手段相对滞后。对于许多县级档案馆来说，坐等利用者上门，采取被动服务是主要的服务方式，服务手段仍处于传统、繁琐的手工操作阶段。由于多方面的原因导致档案馆经费不足，使得目前许多县级档案馆还不能“享受”新兴的科学技术手段、先进的管理模式等带来的便利，在客观上出现服务手段滞后的情况。第三、馆藏资源单一，无法满足群众的需求。目前档案馆接收的多是党政机关、人民团体的文书档案，范围较窄，门类单一，且以纸质档案为主，对照片、光盘、磁带等其他载体形式档案的收集较少，载体类型单一。门类的单一和载体类型的单一不能满足大众的需求，想要的没有，有的不能用，在一定程度上限制了社会大众的使用范围。第四、宣传不到位，群众对档案馆的了解甚少。很多群众不知道馆里有什么资料，不知道怎样才能有效利用馆内资源，甚至在查询文件时不知该提供什么有效的查找数据等，大大降低了档案馆的服务效率。第五、档案馆内保存的多是十年以前的“老”档案，时效性不强，在一定程度上也影响了档案服务工作的开展。根据档案法的规定，立档单位保存十年左右的永久、长期档案才向县级档案馆移交，从需求情况看，社会和群众利用较多的同样也是形成时间在十年以内的档案，这就使档案馆的服务工作经常处于“等米下锅”的状态，无法满足利用者的需求。第六、到馆查阅档案资料的利用者仅是查阅档案资料本身，对档案深加工出来的具有较高利用价值的资料利用不够，这一方面是由于对档案深层次开发的力度不够，另一方面也从侧面反映了档案的宣传不足之处利用者不知道档案馆里有他们需要的东西，怎么可能会前来查询呢？档案馆提供档案，便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的与归宿。档案的收集、保管等工作都是围绕这个根本目的来进行的。在新的历史时期，档案馆的服务态度、服务方式等正受到越来越多利用者的关注，他们对档案馆服务工作的评价在一定程度上影响着档案馆服务工作的进一步开展。如何在新形势下开展好档案服务工作，是广大档案工作者要解决的一道难题，拓展服务功能这一思路为我们提供了一条可以借鉴的途径。首先，转变服务理念。档案部门除了要继续为当政机关及中心工作服务外，还要树立主动为全社会各阶层服务的理念。在许多社会大众眼里，包括一些档案工作者眼里，都有这样一个认识：档案馆是一个为政府部门、机关团体等提供档案保管业务的地方，保密性强，服务性弱，一般普通人是不能随意进出的，带有一种神秘的色彩。这种认识一方面影响了社会大众利用档案的积极性，另一方面也大大削弱了档案服务工作的社会效果。因此，要拓展档案服务功能，首先必须转变服务理念，思想上的转变才能指导行动上的转变。其次，拓展服务对象，开展个性化服务。档案的本质始终是人文的，“以人为本”的观念应当贯穿档案服务的全过程。因此，应该变“以党政机关工作为主要服务对象”的服务方式为“凡进入档案馆查询档案文件的档案利用者即为服务对象”的服务方式。拓展服务的对象，真正实现为人民群众服务的宗旨。同时，开展针对个人的档案业务培训，增强个人对档案的收集、整理意识，此类培训强调实用性，要符合“个性化”的特点，如：个人相片、日记等资料的收集整理，家庭成员的成长记录等。第三，加大宣传力度。档案馆里的丰富资源如果没有被利用者利用，会大大降低它的价值，这就需要档案工作者充当宣传员，大力宣传馆内丰富的馆藏资源；另一方面，社会大众对档案馆的不了解也需要档案工作者充分做好宣传工作。宣传工作可以从几个方面进行：一是宣传档案馆的功能、馆藏资源等；二是宣传档案的使用方法，提高大众的档案意识等。可以通过定期或不定期举办主题展览会，档案知识讲座，发放宣传小册子等方式进行。加大宣传力度不但能够提高档案馆的社会影响，而且能够提高大众的档案意识，在使用档案的过程中也能很好的提供查找数据，大大提高服务工作的效率。第四，拓展征集对象，增加档案门类。拓展档案的征集对象，加强对各机关业务档案及相关档案的征集，争取征集到门类齐全、内容丰富的档案。同时，加强对对照片、光盘、磁带、电子文档等其他载体形式档案的收集和保存，做到档案馆藏形式的“与时俱进”，保证档案资料的完整和载体形式的多样化。除此之外，采取灵活多样的征集方式，发动社会各界人士共同做好档案的征集工作，此类档案的征集不局限于文书档案，强调档案资源的丰富多样性及其保存价值。面向社会 “民间”组织、团体征集诸如机构设置、活动大事记、组织沿革、研究成果等相关档案资料；面向个人征集具有研究价值的家谱、族谱以及个人收藏的具有本地特色的文学、艺术、绘画等方面的原稿、图象资料及民歌民谣、民间传说、奇闻轶事等；向本土知名学者征集个人手稿、专著、传记、图象资料、题词等。资料的征集应采取“只要有价值的资料即属于征集对象的原则”。第五、建立档案目录信息共享平台，提供资源共享服务。档案馆可以建立档案馆目录信息共享平台，提供资源共享服务。具体做法是：以县级档案馆的目录中心为中心，将各单位暂未进馆档案的目录（特别是机读目录）集中整理到档案馆的目录中心，利用者只需要到档案馆查询目录，摘抄相关目录资料后到文件所在单位查阅即可。这样做一方面能拓展档案馆的服务范围；另一方面也提高了服务的能力和效率，有效的节省档案利用者的时间和精力；在一定程度上解决档案馆“等米下锅”的工作状态。第六、建立特色馆藏，提供特色化服务。由于历史原因，安顺市周边地区住有大量明朝屯军的后裔，他们在漫长的历史演变过程中逐渐形成了自己独特的“屯堡文化”。平坝县天龙屯堡文化就是其中很具代表性的一个，它具有六百余年的历史，具有很高的历史研究价值。屯堡人民的独特语言、服饰、保留了六百余年不变的生活习惯等都是非常值得关注的档案资料。可以通过对这些档案资源的挖掘，建立以实物档案为主要特色的特色馆藏资源，提供具有本地特色的档案服务工作。第七、加大对档案资源的开发力度。在对档案资料（特别是对本地历史具有重要查考价值的档案资料）整理加工的基础上进行深度挖掘，提炼出有价值信息，编研成册，提供利用。总之，在新时期、新形式下，档案馆的服务工作要跟随时代的发展而发展，就必须拓展其服务功能，及时满足社会各阶层的需求，真正做到为人民服务的宗旨。从物权法视角谈档案法的修改作者：王成玉（贵州省档案局）物权一词，最先由中世纪注释法学派提出，在法律上第一次使用于1811年奥地利民法典，我国民法通则没有使用“物权”一词，但在第五章物权“财产所有权和与财产所有权有关的财产权”中规定的内容，基本上构成了我国民法中的物权制度。2007年3月16日，第十届全国人民代表大会第五次会议通过了中华人民共和国物权法，“物权”的称谓第一次正式出现在我国法律里物权法的颁布施行。这是中国法制进程中的一件大事。那么，物权法的颁布和档案法修改有什么关系呢？物权，是民事主体依法对特定的物进行管领支配并享受物的利益的排他性财产权利，物权制度和民事主体制度、债和合同制度、继承权制度等一起构成我国民法的最基本的制度。物权法规定的是物的占有和归属问题，是就一般的物，对物的共性做出规定；档案法是对档案这种特殊的物的占有、流通和归属作规定，是就档案的个性（特殊性）作的规定。物权法许多地方都有“其他法律有规定的，从其规定”的条款，因此，在对物的规定上，物权法与档案法是一般法和特别法的规定，根据一般法和特别法的关系，如果档案法里有规定的，适用档案法；档案法没有规定的，适用物权法。因此，档案法和物权法要有机衔接，要兼顾档案作为“物”，其所具有的一般性和特殊性的问题，既要物尽其用，又要安全保管，还要注意保密。时值国家档案局启动档案法的第二次修订，档案法和物权法的有机衔接，应是此次档案法修订应该注意的重点。如果档案法不对档案的保护作周全的规定，在一些问题上适用物权法，不仅与现行档案法相矛盾，而且会严重影响档案的安全。一、档案所有权的划分应为国家所有、集体所有和私人所有。根据档案法的有关内容，档案的所有权划分为国家所有、集体所有和个人所有，但是，新颁布的物权法第五章规定，所有权分为国家所有权、集体所有权和私人所有权，从表面看，这只是称谓上的变化，划分范围仍然跟以前没有什么不同，实质上是我国法律对私人财产所有权的尊重的体现，民主法制进程的一大进步。1987年8月28日，全国人大法律委员会向全国人大常委会提交的对中华人民共和国档案法（草案）审议结果的报告中指出，档案的所有权问题，可以适用民法通则关于财产所有权的一般规定。我国没有一部统一的民法典，物权法是民法的重要组成部分，关于物的所有权的分类，应遵从物权法的规定，因物权法里对此没有“其他法律有规定的，从其规定”的例外条款，因此，档案所有权的类别，应为国家所有、集体所有和私人所有。二、无论动产档案和不动产档案，物权的设定其均应经登记。物权法规定，不动产物权的设立、变更、转让和消灭，经登记生效，动产物权的设立、变更、转让和消灭，交付生效。法律另有规定的除外。那么，档案的物权的设立、变更、转让和消灭，是要遵循该一般规定，还是需要档案法另作特别规定呢？这就要从动产档案、不动产档案限制流通的性质进行分析。 所谓动产，是指可以移动而不会影响其经济价值的物 ；不动产是指不能移动或者移动后将改变其经济价值的物 。根据档案法第二条对档案的定义：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动内直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，我们可以看出，既有动产形式的档案，例如保存在档案馆的档案，又有不动产形式的档案，例如，村寨里刻有乡规民约的石碑、石庙里刻有经文的柱子等。那么，对于档案的物权的设定，是否应按照一般动产与不动产的物权设定的规定办理呢？答案是否定的。因为，无论是动产档案，还是不动产档案，在我国档案法上，均属限制流通物。流通物和限制流通物是民法理论上对物的又一种分类。法律规定能在民事主体之间自由流转的物是流通物，而法律对其在民事主体之间的流转作了一定限制或者禁止的物是限制流通物。由于档案所载信息由于涉秘或对社会有其他重要价值，有的档案本身有文物价值，档案法等有关法律有必要对档案的流转作了限制规定，例如，我国档案法规定，向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖集体所有的或者个人所有的对国家和社会有保存价值和应当保密的档案的应经县级以上人民政府档案行政管理部门批准。禁止出卖国有档案。因此，可以得出，我国的法律已将这两类档案规定为限制流通物，而由于集体所有的或者个人所有的对国家和社会有保存价值和应当保密的档案的范围尚未统一划定，因此，可以认为，档案均属限制流通物。档案是限制流通物的属性决定其不能在市场上像其他商品一样自由出售和交换。即使是动产档案，交付并不产生所有权转移的效果，必须经许可后，转让才发生效力。但是许可和登记毕竟是两个不同的概念，根据我国有关档案法律法规，还存在一些既非国有又不对国家和社会有保存价值或者不应当保密的档案，对这类档案的出卖等转让行为法律并没有规定要许可，应加以登记。尤其在目前对集体所有的或者个人所有的对国家和社会有保存价值和应当保密的档案的范围并未划出的情况下，加强对档案的转让行为的登记尤为重要。它是档案行政管理部门了解档案流向、加强对档案的管理和保护的有效措施，也是以后划分是否对国家和社会有保存价值或者应当保密的工作基础，因此，应在档案法中明确规定:档案的转让应由县级以上档案行政管理部门登记。三、增设关于不能以档案作为担保物的规定 物权法第一百七十条规定，担保物权人在债务人不履行到期债务或者发生当事人约定的实现担保物权的情形，依法享有就担保财产优先受偿的权利，但法律另有规定的除外。担保物权分为抵押权、质权和留置权。根据担保权的本意，档案不能作为抵押物、质物、和留置物，否则，将产生与现行档案法相冲突的后果。1.档案不能作为抵押物和质物。用不动产或法律上视为不动产的物（如船舶、汽车）来作担保的，是抵押；用动产来作担保的，是质押。抵押不转移财产的占有，质押财产是动产，因此，必须转移财产的占有。上面我们分析了，档案有动产档案和不动产档案之分，由于档案的特殊性和现行法律法规的有关规定，档案不能用作抵押物或者质物。如果允许以档案作抵押或者质押，这样，不仅与档案作为物权法上的物的限制流通性不一致，对档案的安全带来隐患，也与将产生与现行的法律法规相冲突的后果。例如，我国国有企业资产与产权变动处置暂行规定规定，当国有企业资产与产权发生变动时，其档案视情况由不同的归属和流向。如果允许以档案作担保，那么，设想一个企业以其整体财产作抵押的情况下，当债务人不能清偿其到期债务或者约定的情况出现时，债权人会就该企业所有的财产行使抵押权，折价、拍卖、变卖该抵押该企业所有财产，债权人就折价、拍卖、变卖所得价款优先受偿。档案属于企业的财产之一，自然也属折价、拍卖、变卖之列，这样，就会产生两个问题；一、该企业档案的归属于该企业其他资产一样，由折价、拍卖、变卖的情况而定，谁购买了该企业的财产，谁就得到该企业的档案，而不再遵循企业资产与产权变动的原则；二、如该企业是属于国有企业，那么，其档案属于国有，允许拍卖、变卖企业档案即为允许拍卖、变卖国有档案，与我国档案法“国有档案禁止出卖”的规定不符，明显违反我国档案法的规定。因此，应在档案法例明确规定，禁止将档案用作抵押物或者质押物。物权法第184条、第209条规定，法律、行政法规规定不得抵押、质押的不动产、动产不能抵押、质押。我国物权法未将档案列为禁止抵押、质押的范围，我国现行的档案法律法规也未对档案的抵押、质押作规定，所以此次修订档案法，应对这个问题加以规定，否则，民事行为“法无禁止即可为”，视为可以将档案抵押或者质押，将会产生一系列的问题。（二）档案不能作为留置物物权法第二百三十条规定，当债务人不履行到期债务，债权人可以留置已经合法占有的动产，并有权就该动产优先受偿。这就是物权法关于留置权的规定。基于加工承揽合同和运输合同等可以产生留置权。那么，档案能否用作留置物呢？例如，某人将自己的一幅珍贵档案请人裱糊，在约定给付工钱之日未付工钱，如果允许将档案用作留置物，那么，裱糊者就可将档案留置而不交付给对方，留置期届满，裱糊者即可将档案折价、拍卖或者变卖，并就折价、拍卖或者变卖价款优先受偿，与上述档案不能用作抵押、质押的理由一样，将我国档案法规定的集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会有保存价值的或者应当保密的档案向档案馆之外的任何单位和个人出卖要经审批的规定相冲突，如果留置的是国有档案，则与国有档案不能出卖的规定相冲突。物权法第232条规定，法律规定或者当事人约定不能留置的动产，不得留置，所以，也应当在档案法里明确规定，档案不能用作留置物。 浅淡电子文件与电子档案的法律证据作用贵州省档案局 罗廷定 刘亚文关键词 电子文件 电子档案 法律证据 作用现代技术给人类生活的各个方面带来的许多根本性变革，随着计算机技术与办公自动化技术的发展，档案界也产生了新的名词电子文件和电子档案。所谓电子文件和电子档案的法律证据作用即电子文件从法律意义上讲所产生的凭证和参考作用，也即我们传统意义上纸质档案在法律上的凭证和参考价值。电子证据即网上证据，也被称为计算机证据，是指在计算机或计算机系统运行过程中产生的以其记录的内容来证明案件事实的电磁记录物。电子证据是通过计算机储存的数据和资料证明案件事实的一种工具，是一种介于物证与书证之间的独立的证据。由于在电子商务中确定交易各方权利和义务的各种合同单证都采用电子形式，电子证据的可采纳性、电子证据的证明力及其审查判断规则就成为亟待解决的法律问题。一、从法律角度来看电子文件和电子档案。一般较重大的行政行为都应采取书面表现形式，而未采取书面形式的，在许多情况下应被视为无效行为。从实践上看书面形式各种各样，没有统一的法律规定，但结合电子文件的实际，可将网上发布的行政通告视为一种新的书面形式的行政行为。2001 年1 月施行的国家档案局推荐性行业标准档案工作基本术语指出：电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。电子文件具有虚拟性、数字信息难以长久存取、信息不稳定、易被修改、毁坏与丢失等特点，因而其安全性容易遭到破坏，进而影响到电子文件的法律证据效力。由此可见，电子文件和电子档案的法律证据作用问题因网络上的技术局限，极不易采用到现实实践中来。在电子商务中，传统的合同、提单、保险单、发票等书面文件被储存于计算机存储设备中的相应的电子文件所代替，这些电子文件就是证据法中的电子证据。书面文件可以长久保存、如有改动或添加，都留有痕迹，通常不难察觉、如有疑问可由专家通过司法鉴定加以鉴别。而电子文件则不同，它使用的主要是磁性介质，其录存的数据内容可能被改动，且一旦被改动又不易留下痕迹。另外，电子文件容易出差错，这些差错有些是人为原因，也有环境和技术方面的原因。另外，电子文件一旦泄露给未经授权的人，将给用户造成很大的损失。上述原因使电子文件的真实性和安全性受到威胁，一旦发生争议，这种电子文件在诉讼或仲裁中能否被采纳为证据就成为一个法律上的难题。二、电子文件和电子档案真实性的认定。由于电子文件具有可变性、可操作性、流动性和虚拟性等特点，电子文件转化为电子档案过程中的原始性和凭证性难以得到确认，从而引起人们对电子文件的法律凭证作用产生怀疑，而档案在法律上的凭证作用基于它的原始性，没有原始性就没有证据可言，电子档案就无法真正取得“档案”的资格，发挥档案的作用。因此，电子文件如何取得法律效力问题是电子档案研究的重要课题。电子文件原始性的认定。对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。但电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，因此，对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面: 第一，电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。第二，电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别，无法区别其中哪个是“原件”，哪个是“复制件”。第三，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。第四，电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。第五，电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。第六，目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名，因此，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。电子文件的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为它建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的，此后又从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为惟一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，我们认为建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根本，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。但是，对这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护却是一件十分困难的、涉及多方因素的事情，这个问题的解决有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。对电子档案的原始性的认定。电子档案的原始性认定，是确定其凭证作用的关键。科学地界定电子档案的原始性是档案研究领域的新课题。对于电子文件原始性的界定应遵循这样一个原则:即以文件所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准，而不管文件载体、字迹、格式等外在表现形式是否发生变化。只要它的内容确定，是当时由原作者撰写或制作，此后从未修改过，我们就应该承认它的原始性。那么，要如何做到它的内容是由原作者撰写或制作，此后从未被修改过，确保其是真正的原始性呢?要解决这个问题，应从以下三方面着手:1.建立健全有效的规范的程序化的管理制度，从电子文件的形成、运行到归档管理的全过程确保其信息的原始性、真实性和完整性建立磁盘文件登记制度。首先由文书处理部门按照电子文件是否要归档为原则进行初步鉴定，然后再分别依据文件性质分别拷人软盘，并在磁盘上贴标签，统一登记人册，使计算机硬盘只作临时存储的媒介;对中途需打印、修改、复制的文件，必须同时建立严格的部门审批、登记制度。档案部门对已归档电子档案要履行严格的移交、登记、管理制度。档案管理工作提前介入电子文件的形成、运作和管理。档案管理的介入就是:从电子文件的形成、运作到管理，应当由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或人员负责;在电子文件形成、积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文件归档的质量;生成电子文件的专用软件必须一同归档;对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的安全;作为档案长期保管的电子文件应与相同的纸质文件或硬拷贝一同归档;为确保归档电子文件的完整性和有效性，应当从电子文件形成起，就进行妥善的管理;定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可永久保存的脱机载体上。 2.采取专门技术措施，确保电子文件的原始性、真实性和完整性。为了保证电子文件的原始性和真实性，可采取办公软件用电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理;有的办公自动化网络中，可自动对每份电子文件的修改、存取、传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施，从而为随时印证该电子文件的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。已归档的电子文件，在档案管理与提供过程中，可以通过建立对电子文件的数据加密、用户识别、终端识别、扫描输入原始签名及数字时间印章法等技术措施。“数字时间印章法”是当前一种最新的方法，该办法可用来确保文件的原始性。倘若归档的电子文件被删除或修改，该文件的生成时在网上登记的时间也是无法改变的，从而保证电子文件的安全性。技术途径是电子文件转化为档案的基本前提，如果没有相应的一套保证电子文件的原始性的技术，电子文件的档案属性也就不存在了。3.通过对电子文件的鉴定，确保电子档案的原始性和真实性。档案的鉴定是档案业务建设中必不可少的一项工作，档案鉴定工作的质量高低是否正常进行，对馆藏档案质量将产生直接影响。电子文件的内容鉴定，这可以从纸质文件鉴定的原则、标准、方法中获得很多有益的经验。如，分析文件重要性的思路，档案保管期限表所规定的各类文件的保管期限等。电子文件的技术鉴定，这是电子文件鉴定件新的部分，它是比内容鉴定更为重要的部分。技术鉴定是对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查，包括对信息真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体性能的检测。技术鉴定一般应从这几方面进行:可读性鉴定、可靠性鉴定、无病毒鉴定和载体状况鉴定等。电子档案的原始性真实性与电子档案的法律证据作用的关系。电子档案的原始性真实性与电子档案的法律证据作用在根本上是统一的，电子档案的法律证据作用因其具有原始性和真实性而存在。两者的关系具体表现在以下两个方面：1.电子档案的法律证据作用是电子档案原始性真实性的体现。电子档案的法律证据作用离不开电子档案的原始性真实性，它是电子档案原始性真实性的体现。档案保存的最终目的就是为了开发利用，电子档案也是一样，而作为法律证据只是利用的一种方式。2.电子档案的原始性真实性为电子档案的法律证据作用提供了最基本条件。档案学理论将档案的凭证价值基于其原始性，电子档案也不例外。因此，只有充分保证电子档案的信息内容的原始性和真实性，才能具有凭证价值证据具有三个基本特征：客观性、相关性和法律性。其中证据的客观性是指它的实质，是第一性的。一份文件或档案能否成为证据，还要看它是不是同时具有这三个基本特征。从中我们不难看出，最基本的作为证据的特征就是它的客观性，是指这份文件或档案是不是真实地反映了当时的客观情况，即通常所说的是否是原始的历史记录。所以，撇开电子档案的原始性和真实性，电子档案的法律证据作用也就无从谈起，它是电子档案能否作为证据发挥其凭证价值即证据作用的最基本条件。通过立法来规范电子文件的原始性和真实性。法律是保证电子文件原始性、真实性的有力武器。电子文件转化为电子档案需要有保证信息原始性的公证机构。要明确电子档案的制作规程、保管要求、保护措施及提供利用制度。电子文件转化电子档案的过程、电子档案的保管利用等环节，必须由法规作出规定，明确电子档案的法律效力。目前，对电子文件法律效力的解决是放在计算机信息系统整体法律认定上，对具有法人资格部门的计算机产生的电子文件记录起着凭证作用。电子文件的立法内容可以借鉴1996年6月联合国大会通过的由联合国国际贸易法委员会提出的电子商务示范法的做法，从而确定电子文件的原始性和真实性。电子档案能否具有法律效力，关键在于它能否为事实提供法律证据，这是电子档案能否具有法律效力的基础。按照我国现行法律的规定，证据是指能够证明某一特定事实的真实存在的一切事实，它具有客观性(也称真实性)、相关性、合法性三个基本特征。显然，电子档案在理论上具备法律证据的三个基本特征。电子档案作为办公自动化的产物，是电子计算机技术应用于现代办公业务处理、日常事务处理与社会活动的直接结果，是人类现代生活的客观真实反映;电子档案作为人类社会活动的新型历史记录，必须与社会各项事务息息相关，是社会各项工作的直接记载;在证据的取证程序合法的基础上，电子档案作为证据符合我国行政诉讼法所规定的七种类型证据中的“视听资料”类证据。现实生活中，人们由于电子文件原始性、真实性界定困难，引起人们对电子文件、电子档案的法律证据作用产生怀疑。反过来讲，只要电子文件的原始性和真实性得以确保，那对电子文件的法律证据作用就深信无疑了。电子文件的原始性、真实性能否界定和确保呢?这是解决电子文件法律效力问题的基础。界定了电子文件的原始性、真实性以后，并不能说电子档案就一定能成为法律证据了。电子档案要成为法律证据，一个重要的前提是必须用法律的形式明确其法律效力，规定其作为证据的合法性。要使电子档案真正产生法律效力，还必须加强这方面的立法，从法律上明确电子文件、电子档案的法律凭证作用，做到有法可依。这是解决电子文件、电子档案法律效力问题的法律依据。另外，要加强宣传教育，转变人们的观念，排除认识上的障碍，不再强调纸质档案的原始性认定概念。关于这方面的立法内容同样可以借鉴电子商务有关立法的做法。只有解决了电子文件转化为电子档案过程中的法律问题，才能保证电子档案的证据价值和法律效力，从而使电子档案与纸质档案享有同等法律地位，实现“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的目的。 三、电子文件和电子档案法律凭证作用的现实障碍。 从理论上说，由电子文件转化而来的电子档案仍将具有法律凭证作用，但要真正实现这种法律凭证作用，却有着来自观念、技术以及管理制度等诸多方面的障碍。观念上的障碍 首先，如前所述，人们对于“原件”的概念十分熟悉，电子档案却脱离了“原件”的意义，其信息内容常常游离于不同的信息形式之间，这样的飘忽不定违背了人们的思维定势，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。第二，一种新的档案形式的出现往往需要假以时日方可得到人们的认可。当初，人们为解决档案信息存储空间问题而将缩微术应用于档案管理上，缩微品凭证价值也是迟迟难以得到承，直到其诞生100 多年后的二十世纪七、八十年代才陆续由国际社会和各国政府通过立法或有条件地认可其证据价值。电子文件、电子档案的产生时间并不长，法国的C.诺加雷在信息技术对档案和档案工作的影响一文中指出：“关于机读文件产生的法律后果，1986 年的文件与档案管理规划研究报告经调查后认定，就证据价值而言，传统文件与机读文件相等同的观点远没有成为公认的原则。”近几年，电子文件、电子档案的发展、普及速度是惊人的，其凭证价值的问题业已引起各界人士的关注。 技术上的障碍电子文件、电子档案是技术的产物，但技术在带给人类极大便利的同时，也留给人类种种困惑。以往人们借助档案信息形式原始性的鉴定技术来认定信息内容原始性的方法对于电子档案已完全行不通了。电子文件、电子档案的特性使其原始性的认定在技术上提出了更高的要求。电子文件对应于可重复擦写的存储介质，这使得电子文件的增删改可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可以防止对电子文件的伪造、涂改，但其内容发生变化的可能性远远大于传统的文件、档案，网络环境下的电子文件更有被非法截获或更改的可能，使人对其内容原貌难以信任。计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使电子档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨电子文件的原始性。电子文件对背景信息和元数据具有很强的依赖性。所谓背景信息是指伴随文件的生成和运作过程产生的人员和机构等方面的信息。对于传统文件、档案，一般原件或附带的表格上都直接记录了单位交接、报批签署等背景性内容，而电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，指构成电子文件数据的数据，如格式信息、数据字典、数据库描述、逻辑与物理模型、系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据。元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。因此，确保背景信息和元数据的完整、正确对于电子文件、电子档案的原始性、凭证价值是至关重要的。电子档案要作为证据，必须转换成某种形式的输出物，并被人们所感知，这就增加了鉴定技术的复杂性。鉴定时既要对数据本身的真实性进行审查又要对输出物的真实性进行审查。管理制度上的障碍。传统意义上的档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度、管理法规以及档案部门的权威和信誉。文件归档之时，归档双方在归档移交清册上签字，就意味着双方对各自保管期间的文件原始性作出了承诺；对文件进行组卷编号整理则起到固定文件的作用，使其原始性得以延续；档案的借阅制度和鉴定制度使档案的原始性经常面临借阅人和鉴定人的监督和验证，从而增强了档案的可信度和对其原始性的控制力度；现行的各项档案法规对破坏档案原始面貌的行为规定了明确的法律责任，有利于在全社会形成强大的法律威慑力。另外，长期以来形成的对档案部门的信任也使人们不再怀疑由档案部门出具证明的档案材料，在作为法律证据时，其证明力度高于其它证据材料。但对于电子档案这种新型的档案形式，目前在上述方面均有欠缺。从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日。从法规体系上看，目前我国对电子文件、电子档案的法律凭证作用还没有十分明确的规定，缺乏保证电子文件、电子档案原始性的较为完善的法律规定，只在计算机信息系统整体法律中有所涉及，档案法规中几乎找不到明文规定。对于电子档案， 在一些国家，如澳大利亚，实行的是“分布式保管”，这种管理方式在我国尚未得到认可，但电子文件的特性也决定了再按传统方法将电子档案集中于档案馆（室）保管，会产生许多难以解决的问题。因此，档案部门如何对电子文件管理施加控制，发挥自身的管理职能和管理权威，将在相当程度上影响电子档案凭证价值的实现。四、电子文件和电子档案法律凭证作用的策略与措施。从目前的发展趋势看，电子文件和电子档案将成为今后一段时间内档案的重要形式甚至是主导形式之一。电子档案所承载的信息内容涉及人类社会的各个方面，保证电子档案凭证价值的意义重大，这是一个需要档案学、法学、计算机技术和管理学共同关心和研究的课题。消除思想观念上的障碍。首先在档案工作者的思想上，要平等对待电子档案。对此，国际档案界早有认识：保存机读档案根本上同档案法和私生活保护法密切相关，用作法律证据则是保证这类新型文件的必然结果。第二，电子档案是现代技术的产物，解决电子档案的问题也必然要在传统的档案学思想中融合现代技术和管理理念，在实践中不断发展档案学理论和方法，用新的理论、新的思想、新的技术来解决新的档案问题。加强电子文件、电子档案管理的法制建设和标准化建设电子文件、电子档案的法律凭证价值是各国法律界不容回避的问题。对此，已有一些国家作了规定，如加拿大等国规定：符合国家规定的管理程序产生的电子文件具有凭证价值。档案界也提出：国家档案馆同档案产生机关和法学家一起参与先期的讨论。因此，在国家档案法规和相关法规中增加专门涉及电子文件、电子档案的法律条款，在有关档案法规中明确档案馆在电子档案管理中的地位和职责，对于保证电子档案的凭证价值是十分必要的，也是一项有力的措施。建立并执行一套科学、合理、严密的管理制度，消除每一环节信息失真的隐患，是维护电子档案原始性，保证其凭证价值的又一重要措施。在管理制度上，首先要强化对电子文件制作人员和管理人员的管理，尽量防止误操作和有意破坏，选用可靠人员来承担重要电子文件的相关工作。第二，要严格电子文件的归档制度，明确电子档案的制作规程、保管要求、保护措施和提供利用制度。第三，要建立电子档案管理全过程的记录系统，尽可能在设计电子文件管理系统时，使之具有实时记录功能，随时将有关信息跟踪记录，作为证实电子文件真实、可靠的有效证据。电子档案的标准化问题直接关系到其长期而广泛的可存取性。要保证电子档案凭证价值的长久发挥，还必须建立严格而科学的标准化体系，并紧随技术的发展不断转换、更新。参考资料：1. 景红 电子档案凭证价值探析（档案与建设2000.10）2. 董中印 浅淡电子文档的原始性和真实性及法律证据作用（安徽卫生职业技术学院学报2005第4卷第2期）3. 关 健 电子文件的法律证据价值（山西档案2007年第3期）深刻理解科学发展观 开创档案工作新局面作者单位：铜仁地区档案局傅国义坚持用科学发展观指导档案工作，开创档案工作新局面，是档案部门的重要历史使命。科学发展观是以人为本的观点，全面、协调发展的观点和可持续发展观点的综合体现和科学总结，是指导中国特色社会主义伟大事业不断发展的强大思想武器，也是指导档案事业不断发展的强大思想武器。各级档案部门必须自觉运用科学发展观的理论来谋划档案工作，按照科学发展观的要求来指导档案工作，落实科学发展观的成果来检验档案工作，为开创档案工作的新局面而努力。一个时期以来，档案工作由于指导思想上的问题，或轻或重地偏离了科学发展。本来，科学发展观坚持以人为本的观点，有的却片面地狭隘地理解为以谋部门、谋部门职工或某个人、某一群人的福利、待遇解决的好与否为本，忽视了发展为了群众，发展依靠群众，发展的成果由群众共享的宗旨，忽视了最大限度的为党委政府工作大局服务，为满足广大人民群众利用档案的需要服务的问题；科学发展观要求创新进取，与时俱进，有的却思想保守，因循守旧，不思进取，船到码头车到站，做了“和尚”不念经不撞钟，造成档案工作发展坐失良机，被动落后；科学发展观讲究按照规律办事，有的却不顾档案自然形成的规律，又不肯钻研档案业务，盲目蛮干，瞎指挥、乱指导，造成有些部门档案利用的极大不便和意见；科学发展观强调可持续发展，有的却偏偏只看眼前，不顾长远，只抓眼前档案，不去拓宽档案领域，寻求发展空间以满足后代人的需要，甚至将一些档案随意处置，随处堆放，造成许多档案领域无人问津、无人开发，档案资源受到一定或严重损失；科学发展观注重协调发展，有的却片面地单纯地强调部门职能和经济工作，而忽视部门档案及档案部门的档案工作。对档案及档案工作“说起来重要，用起来需要，做起来就不要”。于是，在资源配置上畸轻畸重，搞接待，迎来送往不吝十万八万，搞档案规范化管理无人无钱无地方，舍之不得。造成有些综合部门至今没有配备档案人员，许多到期档案不能规范整理依法进馆，档案安全隐患十分严重，也影响了档案事业的开发利用和健康发展；科学发展重在发展实效，有的却热衷于做表面文章、不干实事、搞花架子、应付检查，造成档案工作欠帐太多，导向失误；科学发展观是建立在实事求是，一切从实际出发的基础上的，有的却背离了这个基本原则，好大喜功，追逐名利，脱离实际，为荣耀而荣耀，甚至弄虚作假，按需作文，造成档案工作偏差较大，方向失误等等。科学发展观是全面发展的观点，包含了人和人与自然的和谐发展。作为部门领导，坚持科学发展观不能忘了人和人与自然的和谐发展。在一个单位、一个部门，人的全面发展，首要的是做好人的思想政治工作。只有人的思想和谐，工作和谐和生活和谐的全面发展，才能引导广大职工围绕党和政府的工作大局，认真履行部门工作职能，发挥人的主观能动性，形成爱岗敬业、勤奋工作、求真务实、开拓创新的和谐局面；才能坚持正确的工作导向、用人导向、制度导向和娱乐导向。如果在一个单位长此以往工作在一种“饱食终日、无所事事、按部就班、不求进取，是非不分、奖罚不明，纪律松散、管理不严，贪图享乐、玩风过甚，矛盾重重、关系紧张，彼此猜忌、互不信任”的环境里，那是多么的“累”！这样的结果，必然会造成思想混乱、心情压抑、精神沮丧、斗志全无，疑神疑鬼，茶饭不香，畏首畏尾、工作无力，无事生非、难以控制的局面；必然难以团结一致，群策群力，聚精凝神地投入工作，成就一番事业，完成党和人民交给的重托。剖析和反思档案部门工作，目的是深刻理解科学发展观的科学内涵，用科学发展观指导我们的工作，当前，我区档案工作 落实科学发展观，除了指导思想和人的问题，最突出的问题是经济的发展与档案事业的发展不同步不协调的问题。我们知道，发展经济是我们一切工作的重中之重，没有经济的发展，就没有各项事业发展的物质基础。经济发展的目的是促进社会各项事业的全面发展，没有社会各项事业发展的精神动力和智力支持，单纯的经济发展是很难实现的，至少是要受到影响的。档案事业作为社会各项事业不可缺少的重要组成部份，不仅对构建和谐社会有着积极的推动作用，对推动经济社会的发展也有着积极的促进作用，这已经是大量的档案工作实践所证明了的。但是，多年来，档案事业的发展与经济社会发展不同步不协调的情况十分突出：从全国情况看，在GDP的分配中，近三年固定资产投入每年要增长2-3个百分点（37%、39%、42%），而用于消费的投入每年却下降了3-4个百分点（59.77%、56.01%、53.37%）；再看全区档案事业的情况，首先是没有依法将档案事业发展纳入国民经济和社会发展计划、规划，因此，档案事业发展长期游离在政府计划、规划之外而得不到有计划发展；其次，实际投入也少得可怜。以2003年为例，全区11个综合档案馆，除工资外，包括办公费在内的档案事业费为40.6万元，扣除专项固定资产购置费，平均每个馆仅0.78万元，即平均每月的办公费和档案事业费仅为650元。如果按50%扣除办公费用，真正用于档案事业的费用（主要有档案保护费、征集费、抢救费等“三费”）每月仅为325元；第三，全区馆藏档案近40万卷，平均每馆3.6万卷册。按照每个馆平均每月档案事业费325元计算，即每月用在馆藏档案保护、征集、抢救的档案事业费每卷册不到1分钱，每年不到0.12元。试想，在这种档案事业费投入极度偏少的情况下，我们大喊发展档案事业、开创档案工作新局面谈何容易！当然，解决这个问题，还需要一个艰苦奋斗的过程，就是需要全区经济建设又好又快地发展，也需要我们正确贯彻理解科学发展观全面、协调发展的观点，在发展经济的同时，兼顾档案事业的发展，并纳入国民经济和社会发展规划，适度增加档案事业发展的经济支撑，开创档案工作新局面才能得到坚强的物质基础的保证。就档案部门而言，一方面，我们要体谅政府，理解相关经济部门发展经济的主导作用，不要有攀比思想，要想得开，想得通；另一方面，也不能因为投入少，而放弃我们应做、该作、可以做好的本职工作。更不要有“政府不投入，难道我还包起饭米来做事”的思想。就目前情况看，当务之急，我们应该以贯彻落实科学发展观为抓手，深刻理解科学发展观的深刻内涵，着力解决好以下三个问题：第一、坚持以人为本的观点，着力解决好为谁服务的问题。档案工作的全部意义就是服务，就是为本阶级的政治、经济、文化建设服务，为广大人民群众不断增长的档案利用的需要服务，这是档案工作永恒的主题。本来，为谁服务的问题是十分明确的问题。但是，一个时期以来，由于错误的理解“以人为本”的观点，一些地方的档案工作开始滑坡，服务态度生硬，服务热情低落，服务质量下降，引起了服务对象的不满意，影响了档案部门在群众中的形象，在机关中的看法，在考核中的位次等。出现这种情况，原因是多方面的，但根本的问题就是没有解决好为谁服务的问题；就是没有深刻理解以人为本的深刻内涵，错误地将“以人为本”理解为“以搞好部门职工的福利、待遇为本”而忽视了以最