设备物资采购流程及规定.doc

设备物资采购流程流程名称设备物资采购管理流程流程目的1. 促进采购过程的规范化管理。2. 提高设备物资的采购效率，并降低物资的采购成本。流程步骤细化执行关键点说明执行部门1.各部门提交物资需求计划（表）1各部门物资需求计划（表）经部门分管领导审核后报校长批准的计划单（表）需求部门2.分类、汇总并形成物资采购计划2全校物资采购计划物管处3.上报相关分管领导审核3物资采购计划物管处4.询价、比价、招标4询价单、招标书填写相关表格，编写招标书等物管处5.选择供应商5供应商调查表调查情况汇总，筛选出符合要求的供应商报学校物管处6.进行采购谈判6供应商调查表组织相关部门开采购会议采购委员会7.合同起草并评审7合同评审表物管处8.签订采购合同8采购合同组织财务、纪检、使用部门等参加合同谈判物管处9.执行采购合同9采购合同物管处及使用部门10.物资验收并付款10物资验收单组织财务、纪检、使用部门等部门参加标底验收，并办理入库、建账等手续物管处牵头使用部门、财务处等配合（2） 设备物资采购管理制度设备物资采购管理制度执行部门监督部门编修部门第1章 总则第1条 目的1. 为规范学校的物资采购行为，杜绝物资采购中的漏洞。2. 为合理使用资金，降低物资采购成本，提高采购效率。3. 增加采购工作的透明度，加强学校物资采购的监督管理。第2条 适用范围1. 办公、实习设备、办公用品、办公耗材、办公室办公用品、专业类书籍杂志等。2. 员工福利用品、单身员工宿舍成批物品等。3. 学校特殊情况需采购的物资。第2章 设备物资采购计划管理第3条 物资需求信息收集 物资需求部门依据本部门的采购计划，填写物资需求计划表（附件1）或固定资产购置申请单（附件2），明确列出所需物资的名称、规格型号、质量要求、咨询价格、用途以及其他注意事项，报部门分管领导审核同意后再设备物资分管领导审核。第4条 设备物资分管领导根据物管处提供的学校物资的库存和需求等实际概况提出审核意见。第5条 物资采购计划审批及计划拟定申请部门负责人将调整后的物资计划提交校长审批。若校长提出修改意见，申请部门根据修改意见进行修改，并于改后执行;若校长一次性审批通过，则即可执行。第6条 物管处根据相关领导的审核意见对设备物资采购进行汇总，按采购程序进行采购。第3章 供应商选择管理第6条 成立采购小组学校专门成立采购小组，由其执行物资采购计划，该小组的具体成员包括申请部门分管领导、分管设备物资领导、使用部门负责人、物管处负责人、财务处负责人、纪检人员等，其中物资设备物资分管领导担任该小组的组长。第7条 开展询价、比价1. 物管处根据物资需求的紧急程度并参照市场行情和以往的采购记录或根据厂商提供的资料进行相关的市场询价、比价，并在询价表上签署意见。2. 物管处对意向供应商所提供的资料进行整理，并对各个供应商的报价单进行比较，并将比较结果报采购小组组长。3. 采购小组根据报价比较的结果组织开采购会议并选择合理的供应商。第8条 供应商调查、选择采购小组对报价合理的供应商进行调查，全面了解其在其他方面的情况;综合询价、比价和供应商调查结果，经过电话、传真或现场谈判后选择出符合学校要求的设备物资供应商。第4章 采购谈判与合同签署管理第9条 采购双方谈判采购小组与选定的供应商就物资价格、质量、规格型号、交货日期进行谈判，小组成员必须认真记录领导谈判结果。第10条 拟定采购合同和合同评审 对于合同金额小于人民币5000元的，可签订合同；对于合同金额大于人民币5000元的，甲乙双方必须签订合同，同时必须做合同评审。物管处根据谈判结果组织拟写采购合同提交学校相关部门负责人和法律顾问评审后，再由校长进行审批。第11条 签署采购合同采购合同经过评审后，由校长同供应商签署采购合同，明确双方的权利、义务以及合同标的的规格、数量、价格以及交货日期、交货方式及地点、货款结算方式，供货商的银行账号、联系方式、办公场所地址和其他要求等内容。第5章设备物资采购方式第12条 采购方式 根据学校采购金额的大小，采购方式分为公开招标采购、邀请比选招标采购、竞争性谈判采购及询价、比价采购方式。对于一次性采购总金额小于30000元的设备物资需进行询价、比价采购；对于采购总金额小于100000元的设备物资需进行邀请比选采购或竞争性谈判采购；对于大约100000元的采购需进行公开招标采购。第6章设备物资验收与付款管理第13条 采购小组依照合同，会同使用部门、财务处、纪检等对供应商运送的的设备物资进行质量验收。验收合格后填写物资验收入库单，并按照物资分类入库，如不合格则退回厂家。第14条 付款采购小组根据采购合同的约定的款项和费用进行核算，并按照学校付款流程向财务处提交相关资料，由财务处向设备物资供应商支付货款。第6章 附则第14条 本制度由物管处负责制定、解释和修订。第15条 本制度自校长审批通过之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期附件1：（一）物资需求计划表编号： 填制日期： 年 月 日申请部门名称部门负责人申请日期电话物资信息序号名称数量规格库存单位估价12预计总价期望到货时间 年 月 日申请购买理由其他说明部门负责人意见部门分管领导负责人意见签名：日期： 年 月 日签名：日期： 年 月 日物资分管领导负责人意见校长审批意见签名：日期： 年 月 日签名：日期： 年 月 日附件2：（二）固定资产购置申请表编号： 填制日期： 年 月 日申请部门名称部门负责人申请日期电 话固定资产名称数 量预计总价期望到货时间 年 月 日申请购买理由规格技术详细说明部门负责人意