企业管理中的基础档案管理.doc

企业管理中的基础档案管理 下面是小编整理推荐的企业管理中的基础档案管理欢迎各位档案管理毕业的同学阅读同时为大家推荐企业档案管理的思考 【摘要】企业基础档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录基础档案管理是企业管理的一个子系统是企业生产、经营等方面的基础和前提企业基础档案管理是企业自身发展的需要是企业发展的无形资产在企业管理的各方面挥发着重要作用本文描述了目前国内企业基础档案管理中存在的问题阐述了基础档案管理对企业发展的重要性并就如何更好地在企业管理中更好地发挥基础档案管理给出相应的建议措施 【关键词】企业管理基础档案管理 引言 对于企业来说企业基础档案的重要性是不言而喻的它作为一种信息资源作为企业的科研、技术、生产和经营等活动的记录同时也是企业管理中的重要组成部分如果没有信息、数字以及资料管理就很难在这个瞬息万变的市场中捕捉机会另外企业保护知识产权的基础性措施之一也是基础档案管理在发生知识产权的纠纷时企业基础档案往往能起到非常重要所以在日常的工作中各企业应该注意各种档案材料的收集和积累并且一定要按照要求进行科学的分类和整理统一管理本企业各种载体、各种类型的基础档案使基础档案得到有效利用 1.现阶段基础档案管理存在的薄弱环节 1.1.对基础档案的重视程度不够 长期以来相当一部分基础档案人员都是处于默默无闻的工作状态中部分领导干部也对基础档案工作的重视不够认为基础档案工作不会对企业的生存发展起到什么作用只是一般保管性、事务性的工作只要做到不丢失不泄密能应付外调、查档就行了甚至还出现了重要档案找不到根底的现象 1.2.基础档案管理力量薄弱管理手段落后 大多数基础档案管理人员身兼数职导致对基础档案工作的投入精力十分不足;或没有得到专业的培训、对基本常识不清楚导致其业务水平比较低;甚至有些基础档案管理人员没有任何从事管理基础档案工作的经验抱着草草应对应付了事的态度只是在基础档案盒中归置放入日常的事务材料以应付上级的验收检查但是如果不能将重要的文件按照要求及时严格的整理归档就会对今利用基础档案甚至企业发展造成非常严重的后果 2.基础档案管理对企业发展的重要性 2.1.企业基础档案是企业日常活动的资料库 档案记录着企业成长的点点滴滴一个企业从创立到发展涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等大量资料包括文件、图文、录音、影像和实物等等将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理它不仅仅是企业生产经营活动的简单记录更能体现出企业发展的规律和未来发展的方向企业的日常活动例如做决策、出方案往往都要查找历史数据进行同比分析或方案对比没有档案就无法进行 2.2.有效的企业基础档案管理可以防患企业商业秘密的外泄 企业档案无不涉及商业机密在市场竞争日益激烈的今天企业与企业之间国内企业与国外企业之间收集信息利用情报获取对方的档案资料是出奇制胜、打败对手、占领市场的重要手段之一如果没有统一管理任凭管理人员个人处置势必容易丢失丢失就有泄密可能相反如果企业的档案得到公司的重视管理上规范有序管理人员的保密意识强则能够有效地防止企业的商业机密外泄保护公司的利益 2.3.基础档案管理可以简化工作程序提高工作效率 企业管理千头万绪但不论是技术研究、人力资源、行政管理、业务经营、采购物流以及财务资金等等都与事务性工作离不开(签章盖印、信函交寄、文印收发、企业档案)如果没有做好档案的收集和整理工作一旦以后工作发生问题就无从查证工作人员从一开始就要有档案记录保存的习惯形成科学规范的档案管理流程这样有程序有制度的逐级办理有利于工作的明确分工权责分明从而有效提高工作效率 3.如何更好地在企业管理中更好地发挥基础档案管理 3.1.强化企业工作人员的基础档案意识 当前在市场经济条件下人们对基础档案工作的重要性及其作用还认识不足这就要求企业领导者从全局出发既重视基础档案的基础设施建设又重视基础档案工作的深化管理和有效利用使基础档案管理工作深人人心促使基础档案人员和企业工作人员积极配合通力合作取长补短一方面企业工作人员严格按照程序认真积累文件材料及时整理、鉴定和归档基础档案人员则应对基础档案工作各个环节提出要求指导和协助各部门做好立卷归档工作发现和研究工作的新内容、新问题正确树立基础档案的价值观、时效观、动态观增强效益意识、信息意识、服务意识在实践中要积极主动地探索新的途径使基础档案管理的水平得以提高为企业的经济建设添砖加瓦 3.2.全面提高基础档案人员的综合素质 基础档案人员的技能和素质要求正随着我国市场经济体制的逐步建立而越来越高基础档案的管理人员知识结构单一与传统的管理基础档案的方法已经无法完全的适应时代发展的新要求因此全面提高基础档案人员的综合素质就显得尤为重要和迫切 3.2.1.倡导行业精神 基础档案工作的行业精神是基础档案工作者所表现的烙尽职守不图名利无私奉献的行为风范它是推动基础档案人员自觉提高自身素质的“源动力”一个人只有树立了正确的世界观、人生观和价值观只有全身心投人到本职工作中爱岗敬业才能产生渴求知识吸收“能源”的动机所以引导广大基础档案人员不断加强职业道德修养树立扎根基础档案工作专心致志搞好基础档案工作的行业风尚 3.2.2.更新知识结构 新时期基础档案工作也面临着机遇和挑战一个好基础档案工作者除有扎实的理论素养和深厚的基础档案专业基础知识外还必须全面学习掌握新知识拓宽自己的知识领域结合基础档案工作特点掌握并灵活运用现代化技术和技能不断提高综合分析能力和编研开发水平从而成为有知识、懂业务、会管理胜任本职工作的行家里手3.3.适时有效地利用基础档案 (1)超前性 要及时准确地掌握资料信息将科研、生产、经营等实际工作紧密相连围绕工作热点、难点以及重点问题提供基础档案资料为领导的科学决策提供依据 (2)系统性 全面系统地提供基础档案信息并主动为相关部门提供系统的完备的基础档案资料尽可能地满足科研、管理和生产的需要 (3)实用性 开发利用基础档案资源要根据本企业的特点进行力求保质保量及时高效为企业提供服务 (4)深人性 基础档案工作者必须深人到企业经济建设领域企业发展到里基础档案工作就延伸到里使之与生产、科研、建设项目同步进行 3.4.深化基础档案管理 (1)实现科学化的基础档案管理的基础以及重要前提都是建立健全文件等资料的归档制度做好文件等资料的归档工作需要形成制度明确职责并落实到位 (2)基础档案工作的起点和基础都是收集好、组卷好文件材料要求每个部门与工作人员做起进行一次全面的清理和整理以保证各个类别材料齐全、完整而组卷工作则应遵循： 1)顺序原则一个案卷文件材料是一个类别的全部并按形成时间顺序组卷; 2)代表性原则将最能反映工作概况的文件放在全部案卷之首而封面的标题应是最能准确揭示卷内文件材料的具体内容; 3)美观原则整齐干净破损的材料加以修补厚的材料组成两卷或数卷太薄的材料几个类别可以组成一卷; 4)内在联系原则同类文件可以分声像、图片、文字等形式分别组卷、保管但相关基础档案标号要保持一致; 5)经常性原则即坚持平日归卷及时归卷不散失一份文件材料 4.结束语 总之充分有效地利用档案资源对于每一个优秀的企业或企业集团