加强企业基建档案管理初探论文.doc

加强企业基建档案管理初探论文 摘要：本文通过对基建档案管理工作现状分析结合基建档案工作实际提出基建档案管理的具体措施和办法主要是加强领导建立档案组织建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则加强对有关人员的培训把依法治档工作落到实处 关键词：档案管理；企业；基建 基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等是建设过程的反映和记录一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门基建档案具有成套性、现实性、专业性等要求因此在现实工作中基建档案管理有很多困难就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识 一、加强领导建立档案组织 抓好基建档案工作首先要提高认识从思想上重视基建档案管理工作分管领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作实现规范化、标准化建立一套有机联系的相互统一的档案管理网络系统企业内部要协调各职能部门增强档案意识注重收集与及时移交防止档案材料的散失；企业外部要抓住每一个环节的档案收集积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作以保证归档档案资料的完整、准确、系统建立档案管理组织不仅仅是是管理职能而且是一项必须做好的基础性工作因此要明确有关人员与部门的职责用制度管人用制度办事将基建档案工作列入工程条款以法律形式约定下来作为档案人员应列出需归档资料名目要求档案管理人员自立项开始就积极介入深入现场 二、建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则 建章立制用制度来管理基建档案工作按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料应根据基建档案形成的规律和特点在便于保管和利用的前提下进行科学分类整理设置相应的归档类目如它所包括基建工程的规划、设计档案、基建施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等应根据本单位的实际情况和具体要求制定本单位的基建档案管理实施细则细则应主要明确基建档案的范围归档的基本要求和基本内容基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求基建档案有了制度、规章、标准就更好操作了 资料要齐全内容要完整应该特别重视资料的收集工作按照档案管理规范要求坚持工程项目建档工作与工程建设、竣工验收同步坚持档案部门与基建部门相结合编制分类方案正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作齐抓共管能进一步做好基建竣工归档工作 管理要及时立卷要规范为确保基建工程档案齐全、完整、系统就要保证基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收等各个环节同步进行做到工程进度到档案管理工作就跟踪到立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰组卷做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理方便利用保持其整体功能并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门严格交接手续认真核查案卷质量并确保档案的完整 三、加强对有关人员的培训 一个单位基建档案管理的好坏不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与基建负责人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状一是要结合建设项目的特点加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训将基建档案工作列入工程条款将基建档案工作以法律形式进行约定自项目建设开始应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法要求做到统一的要求、标准与格式严把档案质量关要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点二是要组织本单位档案人员及其相关人员认真学习贯彻档案法及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法在各部门间形成档案共识不断提高业务能力自觉增强责任意识 四、把依法治档工作落到实处 缺乏有力的档案执法机制是一个比较突出的问题在基建档案未形成时存有档案资料散落在各科技人员及合同管理人员或是一些领导手中的现象应根据实际情况把档案法宣传列入全年工作计划和责任目标考核内容并认真制订宣传计划采取多种形式、通过不同媒体进行