内蒙古财经学院学年论文(修改稿3).doc

我国企业沟通管理存在的问题及对策探析摘要：管理者把握着企业的发展方向，企业行为就是管理者自身行为、意志的具体展现，管理者自身的素质不但影响者企业的外在形象，而且直接影响者企业的现在和未来。本文通过对我国企业的介绍与分析，从中剖析我国企业在管理沟通方面存在的问题，并提出一些建议和解决方案。本文共分三大部分，通过实际情况剖析企业内部沟通管理存在问题。第一部分根据管理学理论分析管理沟通在企业运营中的重要作用。第二部分主要分析了我国企业沟通管理存在的问题及问题产生的原因。第三部分是针对反应的问题提出解决的办法和措施。最后得出结论：企业实施有效沟通有利于企业内外部密切联系，有利于提高企业的竞争能力，有利于通过合理的激励手段，提高员工的工作积极性，从而提高企业的组织能力。关键词：管理者 有效沟通 协调 对策企业内部有效沟通与协调是企业发展的关键，针对我国企业部门之间沟通与协调存在的问题，提出采用无边界沟通，扩大沟通途径，加强总分关系、上下关系、左右关系之间的沟通，避免“企业病”；利用网络技术等方法提高企业内部沟通与协调的效率。管理者每天的工作都离不开沟通。人际间的相互交往，与上司、下属和周围的人之间需要有效的沟通协调。决策、计划、组织、领导和控制的开展，都离不开沟通。一、 沟通管理对企业发展的重要性（一）沟通把组织与外部环境联系起来沟通是将组织和外部环境联系起来的重要途径，由于和外部环境的密切联系，从而使组织得以与时俱进。企业管理者通过信息交流了解客户的需要、供应商的供应能力、股东的要求、政府的法规条例及社会团体关心的事项等。一个组织只有通过信息沟通才能成为与其外部环境发生相互作用的开放系统。由于外部环境始终处于变化之中，组织要生存和发展就必须适应这种变化，这就要求组织与外界保持持久的全方位的沟通，以把握变化所带来的机会，避免变化可能产生的风险。（二）沟通是组织达成目标的重要手段组织是由众多人组成的，只有通过有效沟通，才能把抽象的组织目标转变成为组织中每个成员的具体行动。同时，一个组织中每天的活动是有许多具体的工作所构成的，没有良好的沟通，一个群体的活动就无法进行，既不可能实现相互协调合作，也不可能做出必要而及时的调整变革。（三）沟通也是管理者激励下属、履行领导职责的基本途径一个管理者不管他有多么高的领导艺术，有多么高的威信，都必须通过沟通将自己的意图和要求告诉下属，通过沟通了解下属的想法，从而进行有效的指导、协调和激励。人们进行沟通的目的是为了取得他人的理解和支持。在组织管理中，通过有效沟通，可以使组织内部分工合作更为协调一致，保证整个组织体系的统一指挥、统一行动，实现高效率的管理；通过有效沟通，可以使组织与外部环境更好地配合，从而增强应变能力，保证组织的生存和发展。因此，沟通是管理者开展工作的重要手段，良好的沟通是组织内外部协调一致的重要基础，是组织制定、落实和完成其目标的必要条件。二、 我国企业内各部门之间沟通与协调存在的问题有关研究表明：我国企业管理中70%的错误是由于不善于沟通造成的。目前，许多企业在管理沟通方面确实存在许多问题。主要表现在：企业缺乏战略管理，员工对企业没有统一的认识；内部沟通渠道单一或不完善，缺乏灵活性，进而企业内部的信息传递进程缓慢，严重影响了企业的运作进程和决策效率；沟通带有明显的个人色彩，甚至用个人感情影响沟通，严重时到了希望他方犯错误的地步；信息沟通反馈机制不健全，企业内部的沟通发起者根本无从了解信息的传递进程和决策的执行程度；信息不畅，上向下多，下向上不全，横向几乎没有；信息过滤，管理者难以获得全面准确信息；信息扭曲，管理者无法准确了解情况，不能做出明智的决策；正式沟通少，主要借助非正式沟通，小道消息常被使用。造成这种状况的主要原因是传统观念的影响、文化背景的影响、企业组织结构不合理和领导者的风格等因素造成的。企业如同一架高速运转的机器，各部门、各岗位均应该按部就班，有条不紊的按照企业本身的规律运行，管理各环节应当顺畅而有序，彼此配合，彼此协作，互相支持，共同推进。然而，我国许多企业尤其是那些规模大、历史久一点的企业。有许多机构病，部门之间互不买账、人员之间矛盾重重，或面和心不合，推卸责任，邀功诿过，纪律松弛，各自为政，还有组织机构臃肿，机构设置不合理，各部门之间职责不清，分工不明。形成多头领导，或因人设事。人浮于事等等企业病。这些大中型企业折射出来的企业部门之间沟通与协调存在的问题具体有以下几个方面：（一）沟通途径不够部门之间需要增进了解，沟通途径不够。片面性的信息往往会在某一问题暴露后，引发类似用人、工作量、职责的讨论，而这讨论的结果如果得不到有效疏通，极易造成相互间的隔阂。在我国一些企业内部经常出现越级上报现象，而导致内部关系不和谐。在平时工作中，有些员工不注意或忽略汇报工作的程序和规定，常常越级汇报工作。在这种情况下，员工与直接上司的关系就会出现裂缝，甚至严重地影响个人工作或企业内部的正常运转，因为直接上司是员工的直接领导，也是员工工作的直接安排者与工作成绩的直接考评者。（二）企业规模的扩大加大了沟通难度由于现代企业是按照法约尔的组织原则设计的，等级原则始终贯彻其中。随着企业规模的逐渐扩大，部门开始逐渐远离高层，因此，这些部门对于企业的整体概念将变得逐渐淡化，自我中心的观念逐渐增强，层次越低越是如此。同时，沟通的通道逐渐加长，在高层直接约束力减弱的情况下，部门间沟通的效率改进也甚为困难，特别是在今天大部分企业采取独立事业部的情况下，沟通的难度因利益关系也显著提高。（三）部门之间信息传递脱节现在的信息传递和协调工作只能局限于某一时间段内进行。而这种沟通协调的结果是：能够分清当前主次，解决当前的主要矛盾，而根本问题得不到解决，可能转变为后续的主要矛盾。（四）部门之间接口工作职责不明确部门接口工作虽然一直有人在做，并且也有相应的分工，但相互之间没有相应的约束力，什么时候做完，完成到什么程度没有详细规定，或完成的部分达不到下一环节的需要，或是出现问题相互推诿，部门之间或是接口人员之间容易产生矛盾。（五）不沟通，猜测或假设取代沟通原因分析如下：习惯这样；事情大家都明白，何必多此一举；下属听的不是很清晰，不敢问理由；有时是有意识地不沟通，如故意隐瞒一些信息，以便给他人制造麻烦；有时候沟通变成了绝望：讲了一百遍，也是对牛弹琴。另外也比较可怕的是过分信任而不要沟通或相信对方绝对没问题，不需要告诉他。（六）“说”而不“听”这种情况在上级对下级的沟通中比较常见。上级滔滔不绝，下级呆呆地听讲。下属是否理解，理解得正确与否，好像不重要，关键把自己的话抛出去了。严重违背了沟通的关键点：沟通不在乎你说了多少，而在乎对方理解了多少。沟通是手段，关键是信任下的行动。（七）“听”而不“说”这情况与上面刚好对应。一般在下级与上级沟通中比较常碰见。下级可能对上级命令的下达和指示有疑问，或感到自我无法去执行，或有不同的看法，但碍于面子，碍于层级的不对称而不自信，而不把事情提出来分享。（八）为了沟通而沟通，没有目的地沟通这个是第一种误区的反面。常开会，常交流，但每次都是涛声依旧。大家都应该知道开会是在做什么，但总是在联络感情，公司问题一个都没有有效解决。管理者的任务就是为了解决问题而来，而沟通是解决问题的最好手段和途径。沟通的误区大量存在我们实际的工作中，而没有深层次的理解和领悟沟通，导致公司沟通不畅，企业文化无法贯彻，执行力偏差。种种问题的存在，于是强化了“沟通协调”的必要性。沟通是需要时间，协调也需要精力，这就带来了成本问题，其中包括时间成本，假如沟通不畅，还包含了机会成本；最终可能导致的结局是效率严重下降，受损失的一定是企业本身。如何降低这种成本，减少企业的损失。这就需要企业内各部门之间做到有效沟通与协调。三、我国企业实施有效沟通的对策部门之间沟通协调的改善不是由单一方面的因素决定的，而是多种因素综合所致。因此，在改善部门间沟通时，不仅要注意摆脱单一因素造成的沟通瓶颈状态，还要注意多种因素之间可能出现的冲突的协调，更应当注意采用多种途径的立体化解决方式。我国企业的沟通管理存在的问题是值得我们探讨和研究的，而以下措施是积极有效的：（一）调整组织机构我国企业多数实行锥形组织机构，层级很多，信息传递不仅容易产生的失真，还会浪费大量时间。有学者统计，如果一个信息在高层管理者那里的正确性是100%，到了信息的接受者手里可能只剩下20%的正确性。为了降低沟通成本，提高沟通效率，管理者要根据企业战略的实施进行组织结构调整，减少沟通层级，采用最短沟通路径进行沟通，这句需要企业的组织结构向扁平化发展。沟通方式也应是企业组织结构影响因素之一，随着经济和社会网络化程度日益提高,网络沟通方式对企业的影响也越来越大。通过分析网络沟通方式下的企业组织结构变迁,应该构建双信息中心企业组织结构模型，除此以外还应做到能面谈就无须叫人转告，或设立建议信箱以取代基层员工将信息通过中层管理者向上层层传递。（二）畅通管理沟通渠道宋史乔行简传：“贤路当广而不当狭，言路当开而不当塞。”古人已经认识到，谏言、沟通的路径应当畅通无阻，“通则不痛”，否则“不通则痛”。管理沟通渠道应该使管理沟通有更快的速度、更大的信息容量、更宽的覆盖面积、更高的准确性和成功率。因此，企业应围绕企业文化、根据企业发展战略、结合企业实际情况设计一套正式沟通和非正式沟通相结合、传统沟通，包括两个或更多的人直接互相交流、书面沟通和会议沟通，和现代沟通相结合的沟通渠道。随着互联网和局域网的发展，人们对于传统的正式的沟通渠道越来越不屑一顾，员工往往对正式的、强势的价值观灌输方式持反感的态度。而非正式的、水平的公司员工个人之间的沟通网络对于价值观信息的传递显得尤为重要。 现代管理理论提出了一个新概念，成为“高度的非正式沟通”。它指的是利用各种场合，通过各种方式，排除各种干扰，来保持他们之间经常不断的信息交流，从而在一个团体、一个企业中形成一个巨大的、不拘形式的、开放的信息沟通系统。 高度的非正式沟通可以节省很多时间，避免正式场合的拘束感和谨慎感，使许多长年累月难以解决的问题在轻松的气氛下得到解决，减少了团体内人际关系的摩擦。将正式的与非正式的沟通渠道相结合，为员工提供良好的企业价值观信息来源与有效的反馈，对于加强公司文化十分重要。 微软公司十分注重便捷而有效的沟通。微软公司几乎所有的员工都聚集在公司大片绿树成荫的“校园”内位于西雅图以东10英里的华盛顿特区雷德蒙德。尽管公司发展迅猛，增加了许多新员工，但公司仍力图保持小公司的感觉。许多员工都将电子邮件视为直接公开交流的一种重要手段。员工们可以，而且也确实使用电子邮件与比尔盖茨和其他管理人员就许多问题进行交流，而且常常很快就能收到回复近几年，电子网络技术被引入组织的沟通领域，使大中型企业的沟通更加便捷。但传统沟通并没有因为科技手段的创新而落伍，传统与现代的管理沟通在企业内交映成趣，使企业信息畅通，沟通顺畅。(三)加强企业内部各种关系之间的沟通，避免“企业病”总分关系是指导企业高层领导与职能部门的关系。总分关系沟通方式有：集权制度、分权制度、责任中心制度，又称集中服务分权制。上下关系是指一个企业内各层级领导之间，领导与基层人员之间的关系。上下关系沟通办法有：实施分层负责制度、实施例外管理原则、加强上下级之间的意见交流。左右关系是指一个企业中各部门之间的关系。这种横向沟通关系对企业工作效率的影响极大。内蒙古大中型企业中，我们认为，企业要做好横向关系沟通，一般采用一下措施：1.企业各部门间职责分明，通过办事细则和岗位责任制，对各部门的职责作出合理划分，从而避免扯皮和推诿现象的发生。2.实施法约尔式的阶梯联系，即各职能部门的部门经理之间、部门负责人之间等，依据彼此之间的权限，在规定的范围内发生横向联系，从而加强部门与部门间的联系。3.通过确定工作的程序和时限，是企业各部门的工作环环相扣，密切合作。（四）营造良好的企业文化氛围良好的企业文化使企业员工有共同的价值体系，引导着企业的经营模式与价值观念。而针对内蒙古大中型企业管理中存在的问题中，发现企业文化营造一个良好的沟通环境。“坦诚、沟通、协调”的文化氛围。让员工乐于沟通，使得个人与团队都得以提升。这是值得这些规模企业所借鉴的。（五）明确各部门的职责作为大中型企业，企业的职责是由各部门自己规划部门的工作，建立一套包各部门在内的工作流程，让每个员工清楚自己在公司内部的位置。只有在明确部门职责的情况下，才知道该部门应该接受或者发出何种信息，否则信息的发送和接收都会变得没有目标，没有效果。在强调员工应该主动和上层沟通时，各部门经理，人事主管，行政管理人员应该改变工作作风，固定位置转变为流动工作，积极走出去，主动了解各部门的工作情况。存在的困难和问题，及时进行各部门及员工的沟通工作，将问题处理在萌芽状态，将损失控制在最小化。有效沟通与协调是提高企业运作效率的良药，优化企业内部沟通与协调应受到每个企业的重视。设计良好的沟通空间需要让听众感到信息对他们是有价值的，可以满足他们的心理需求。多与利益相关者交流，会使管理者思考的角度更加宽泛。投资者可