福建省归档文件整理细则(试行).doc

福建省归档文件整理细则（试行）1 总则1.1 为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，根据中华人民共和国档案行业标准da/t222000归档文件整理规则，结合本省实际情况，制定福建省归档文件整理细则（以下简称细则）。1.2 本细则适用于全省各级机关、团体和其他社会组织在其职能活动中形成的，办理完毕的，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理。2 整理原则及质量要求2.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.2 归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。2.3 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。3 整理方法3.1 归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文各为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。3.2 归档文件分类采用年度-机构-保管期限；年度-问题-保管期限；年度-保管期限三种方法。分类方案应保持相对稳定。3.2.1 年度-机构-保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按单位内设机构设置类目，再根据保管期限分类。3.2.2 年度-问题-保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按问题设置类目，再根据保管期限分类。3.2.3 年度-保管期限分类法应先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按保管期限分类。3.2.4 归档文件所属年度的区分，一般应以文件的签发日期（落款日期）为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档；跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档。3.2.5 用问题分类法时应参照单位内部组织机构的职能性质来设置类别，并保持其连续性。3.3 归档文件按件用线装订。采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订时，应将左、上侧对齐。3.4 归档文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其它文本在后。3.5 归档文件的排列方法，应在分类方案的最低一级类目内，按文件形成时间顺序排列。会议文件、统计报表、非诉讼案件等成套性文件可集中排列。3.6 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、机构或问题、年度、保管期限、室编件号、馆编件号等项目，其格式如图1所示。归档章项目填写应严格按照图1所示顺序进行。加盖归档章时应尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。3.6.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。3.6.2 年度：填写文件形成年度。填写时以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：1999。3.6.3 保管期限：填写归档文件保管期限的简称或代码。3.6.4 机构（问题）：填写作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。3.6.5件号：填写归档文件排列顺序号，分为室编件号和馆编件号两种。室编件号是机关档案室在文件归档整理时，根据分类方案的最低一级类目，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号是档案移交进馆时，按进馆要求标注。3.7 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图2）。3.7.1 归档文件应逐件编目。针对同一问题的来文与复文，应在备注栏内，互作备注。3.7.2 件号：填写室编件号。3.7.3 责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。3.7.4 文号：填写文件的发文字号。填写时应照实抄录，不能省略。3.7.5 题名：填写文件标题。文件没有题名或题名不规范的，应根据文件内容重新拟写或补充，并外加“”。会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。3.7.6 日期：填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。填写两行时应为3.7.7 页数：填写每一件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。3.7.8 备注：注释文件需要说明的情况。3.7.9 归档文件目录用纸规格采用国际标准a4型，目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图3），其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。3.8 归档文件应严格按照室编件号顺序装盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。3.8.1 不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。3.8.2 不同类别的归档文件不应放入同一档案盒。按机构分类的不同机构形成的归档文件不应放入同一档案盒；按问题分类的，不同问题形成的归档文件不应放入同一档案盒。3.8.3 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。3.8.4 归档文件装盒时，应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，档案盒排放时应尽量使文件装订部位向下，不至使文件弯曲受损。3.8.5 档案盒封面应标明全宗名称全称。档案盒的外形尺寸为310mm220 mm，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等（见图4）。3.8.6 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目（见图5）。3.8.6.1 全宗号：按同级档案馆给定的号码填写，暂未给定的单位可先空置。3.8.6.2 年度：按盒内文件的形成年度填写。3.8.6.3 机构（问题）：填写分类方案中相应机构（问题）的类目名称。3.8.6.4 保管期限：按盒内文件所划定的保管期限填写。3.8.6.5 起止件号：填写盒内第一件文件和最后一件文件的归档文件的件号，其间用“”号连接。3.8.6.6 盒号：填写档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。3.9 归档文件整理完毕，应按年度填写“年度归档文件整理说明”（见图6）。主要说明年度文件归档的总数量，不同类别与保管期限归档文件的数量，及当年归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并填写归档文件的整理人、检查人和日期。4 附则4.1 各行业系统可根据本细则制定实施办法，并报福建省档案局审核批准。4.2 本细则由福建省档案局负责解释。4.3 本细则自发布之日起试行。 图1 归档章式样：（全宗号）（年度）（室编件号）*（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）备注：括号内加注的提示文字，用以说明各编号项目在归档章的位置，实际制作归档章时无须刻出。有“*”号的项目为选择项，若不采用此项，应予空置。