探究小区前期物业管理介入.doc

探究小区前期物业管理介入 摘要：物业管理介入是现今物业管理的最新手段但是很多物业管理公司并不注重前期的物业管理只将管理环节放在事中或事后其实事前的控制也是不容忽视的只有这样才能将整个管理环节贯穿始终提高最终的物业管理效率文章站在事前控制、防患未然的角度来阐述前期物业管理的重要性介入的方法和项目提出了完善前期物业管理的对策为小区物业管理体出了可行性参考为未来小区物业管理指明方向 关键词：物业管理前期物业管理前期物业管理介入 所谓前期物业管理介入是指开发企业邀请从事物业管理企业及有关人员从物业管理和运作的角度为开发商提出小区的规划、楼宇设计、设备选用、功能规划、施工监管、工程竣工、验收接管、房屋销售租赁等方面的建设性意见协助开发商把好规划设计关、建设配套关、工程质量关和使用功能关以确保物业的设计和建造质量并制定物业管理方案为以后物业管理工作打下良好的基础以使开发出的物业最大限度地满足用户的需求和物业管理的需要 一、前期物业管理介入的重要性 (一)辅助房地产开发商改进工程的设计和质量 1.提高房地产开发商工程规划与设计的准确性保证前期物业的顺利开展任何一个开发商都是从自身最高利益的角度出发去建设一个新楼盘在利益的驱使下开发商往往不考虑今后物业的增值与保值而以最快的速度去完成小区的规划与设计然后就有可能会出现屋顶排水设计不合理、房间采光不足等细节问题然而进行前期物业管理的介入就可以参与到项目的规划与设计中去辅助开发商改进工程的设计从而可以有效地避免这些缺陷与不足的设计问题的出现 2.协助房地产开发商监督工程建设的进度与质量在施工建设过程中开发商虽有参与工程监理工作但是开发商不是专业的建筑师而且为了提高工程进度而盲目追求速度往往不注重对施工过程中会遇见的问题及时反应并解决就将质量问题全权委托在受理的建筑机构上从而使建好的房屋一遇到雨水等恶劣的天气时就会出现墙面渗水、屋顶积水等问题而且房屋在使用一段时间后墙面会出现裂缝的问题这些问题不但增加了开发商在小区验收这个阶段的费用而且也推迟了小区使用的时间这不仅给物业管理公司带来了管理烦恼也给开发商自身带来不必要的繁琐进行有效的前期介入工作就可以及早发现问题提出问题并解决问题从而保证工程的建设质量 (二)提高物业管理公司的服务水平 要对一事物了如指掌那就必须从开始去接触如果一个物业公司是在整个楼盘售出之后才开始管理那这个物管公司仅仅只了解项目面积、小区居住人数却不了解楼盘在规划设计中的不足不知晓楼盘在建设中留下的缺陷这也就增加了物业在今后管理的难度如管道堵塞遭到业主的投诉物业管理者不清楚当初房屋管道设计的走向这就降低了物业处理问题的效率增加了物业在整修方面的投入在房屋销售阶段不及时介入其中就不能提早对业主的基本资料进行汇总和归档在后期管理工作中一方面要重新补充业主信息另一方面还要做好与业主快速的沟通交流工作这就增加了物业管理公司在今后管理工作的负担也不利于与业主构建良好的交流渠道在物业前期介入管理就可以提早了解项目的基本情况提前接触业主从而为后期的物业管理做准备从而提高物业管理公司的服务水平 (三)保障小区居民的合法权益 作为商品的购买者小区居民在楼房建好之前都不能接触到房屋本身只有开发商将样板房展出他们才能初步了解到自己将要买的房屋中的设计样板而不知道钢筋和水管用的材质如果不进行前期物业管理介入那么购买者的利益将不能得到最好的保障从而使物品的质量低于价值使住房购买者受到损失进而引发与物业管理者的矛盾购买者不但不能安心享用楼房而且还会增添烦恼从而使业主的权益得不到保障也就不利于业主与物业的和谐相处 二、前期物业管理的阶段性介入及其项目 (一)在项目规划设计阶段的介入 1.与房地产开发企业做好沟通交流初步了解项目的规划设计不是所有的物业管理公司一被房地产开发企业选用就可以对房地产开发商完全的了解和熟悉所以物业管理公司需要花一定的时间去与房地产开发商进行沟通交流从而了解房地产开发商此次开发项目的规模、特点、结构以及配套设施等初步了解项目系统的情况然后就可以为后来介入到项目的策划中去而筹备 2.合理选配物业管理公司的有关人员介入项目的策划在了解完项目的情况后就是要及时分配物业管理公司中对策划有相关经验的人员对项目策划的介入在项目规划设计阶段物业管理公司属于助手角色所以选派的人手也是要对策划项目有专业经验的从而能更好地为房地产开发企业提供合理有效的建议完善项目的规划设计加快项目策划阶段的进展从而增强房地产项目决策规划的准确性保证房地产项目顺利地开发 3.参与各项规划设计的讨论会从试用、维护、管理、经营以及未来功能的调整和保值、增值等角度对设计方案提出意见或建议从而更好地满足购房者的需求降低开发风险;减少后续的更改和调整为建设单位节约资金主要就项目的结构布局、功能等方面提出改进建议;就项目环境设计配套设施的合理性、适应性及细节提出意见及建议;提供设施设备的设置、选型及服务方面的改进意见;就项目的管理用房、商业用房等公共配套建筑、场地的设置、要求等提出意见 这样不但可以增强开发商在房地产项目决策、规划阶段中的准确性保证房地产项目顺利地开发从而避免在设计中出现的小问题;而且对于物业管理公司来说在项目开发设计阶段就开始介入就可以提早对整个项目的规模以及配套设施的熟悉了解对整个项目的背景了如指掌;这些前期工作的顺利完成也就可以提高居民对开发商与物业的信任和对小区内配套设施的使用需求的满足 (二)在项目施工建设阶段的介入 1.选择合适的现场介入人员施工现场不是任何人员都可以随便出入的场地所以要介入到项目施工阶段中去就必须挑选有丰富的建筑施工现场经验和能保证自身安全的人员进行介入这样就可以安全地把握工程的进展状况以及及时地处理施工现场出现的突发事件 派出工程技术人员驻到现场对建设中的项目进行观察、了解、记录关注整个项目的进程在现场巡视过程中记录所有关注的细节为提供项目建议做准备 (1)根据工程计划调整工作计划随着现场情况的变化工程进度计划也在随时调整项目现场介入人员应关注该计划及时调整介入计划及工作侧重点 (2)记录设计方案和施工图纸变更项目现场介入人员在施工中要认真记录设计方案、施工图纸变更及施工洽商为物业服务公司的后期接管提供便利 (3)记录施工现场发现问题为提出各种建议做准备施工过程是根据施工便利与否而适时调整的所以有许多设备设施安装的位置与图纸不符项目现场介入人员必须在图纸上进行标注如记录一些隐蔽工程和截门等的位置变化使今后的物业维修能准确判断位置 2.参加项目施工建设期间的专业会议对有关问题提出意见和建议通过参加项目施工阶段各种会议及时了解施工焦点参加期间的专业会议通过会议上的问题讨论、焦点争论了解项目的开展情况并在会议上明确物业要求并积极适时从物业管理公司的角度对整个工程项目的施工、设备安装的质量进行金面监控及早反应问题及时解决问题就施工中发现的问题与建设单位和施工单位共同磋商及时提出并落实整改方案;配套设备安装现场进行监督确保安全和质量;对室内外装修方式、布局、用料及工艺等从物业的角度提出意见;熟悉并记录基础及隐蔽工程、管线铺设走向等 3.收集、整理现场资料收集、整理各类图纸包括建筑、结构、机电设备等各系统图纸收集机电设备及建材的资料包括：封样、产品来源证、原装保修书、使用说明书、环保认证书等相关认证资料的复印件并关注必需的配件、配料、专用工具为日后的维修保养工作做好充分的准备 进行前期物业管理工作的介入就可以让房地产项目在施工建设过程中更细致、更周密保证房地产项目开发的质量使现代房地产项目的开发更符合业主需求;而物业管理公司从图纸就开始参与并监督其中就可以减少因工程施工、设备安装等质量问题而给自身今后的管理带来的麻烦减少业主因建筑问题而提出的投诉从而提高后期物业管理的质量提高房屋的增值保值;这些工作都有质量的完成的话那么对于业主来说他们不但会自觉缴纳物业管理费而且还可以得到安心舒适的物质生活增强业主的归属感 (三)在项目竣工验收阶段的介入 1.初步设备台账的建立随着施工进入竣工阶段大量设备到位为了保证交接的顺利快速进行通过物业现场介入人员的记录等需要按照不同系统整理建立设备台账对各项设备有了初步统计后就方便后来验收工作的便捷进行 2.拟写初步交接方案根据现场施工竣工情况拟定初步的交接方案为前期物业管理的到来做好充分准备 4.物业管理企业作为物业的管理者从确保物业正常使用的角度参与对已竣工物业的验收严把质量关;房地产开发企业和施工单位也要为物业管理企业参与竣工验收提供方便与支持主要做好参与隐蔽工程、单项工程验收的验收做好记录对问题工程提出整改建议;参与分期验收以及全部工程的验收对问题工程及时提出整改建议并做好整改记录 完成好这些工作就可以减少房地产开发企业在竣工验收阶段因建设阶段中出现的质量问题的返工节省开发商返工重修的费用缩短项目开发、经营、使用之间的过渡期;对于物业管理公司来说就可以缩短在验收接管阶段的所要消耗的时间从而有充分的时间充裕的时间为后期管理进行方案的设计、人员岗位的安排为今后的管理做好准备减轻日后管理的难度 (四)在项目销售交房阶段的介入 1.选物业管理公司是以“售后服务者”的身份积极参与开发商售楼活动现今售后服务已成为人们选房的重要砝码物业管理公司提前亮明身份向业主、准业主展示自身的服务优势等于给其吃了定心丸既有利于房产的促销同时也有利于日后双方的和谐共处 在销售阶段主要是派出现场咨询人员在售楼现场为客户提供咨询服务促进双方的了解印发有关资料和制度以加深业主对物业管理的认识并明了物业管理的消费内容和金额将各项收费的用途和管理办法公开化、透明化;采取各种方法宣传并展示未来物业管理的状况 2.做好交房的准备工作在项目经营的过程中就有可能随时进行交房工作这就需要物业管理公司对员工进行专业的交房培训积极做好与房地产开发商的配合工作顺利完成交房工作 这不但可以加快房地产项目的销售速度加快房地产开发企业在前期建设各阶段所消耗的资金的回拢和周转保证开发商永续不断的发展;而且还可以让参与到房屋的销售阶段的物业管理人员增加除自身素质外的销售专业知识并能与房地产企业达到共赢除此之外物管人员还可以在此阶段中提早接触到业主拉近与业主的距离保证后期物业管理工作的顺利开展 三、完善前期物业管理介入的对策 (一)房地产企业应协助物业公司完成前期介入的相关工作 1.为物业管理公司提供尽可能的方便提高介入质量在物业前期房地产开发企业除了做好在各阶段的重要工作角色外还要积极地配合物业管理公司的日常工作以及为物业公司提供所需物品比如平时常用的办公用品工程、绿化工具等这样就能方便物管公司介入到前期管理当中更好地配合好开发商完成前期的工作2.应进行人性化管理与物管工作人员和睦相处开发商除了为物业管理公司提供办公场所外还应为其工作人员提供更衣室、储藏室及休息室等配置这些措施能提高物管公司在前期介入的工作中的积极性提高前期管理的效率 3.应适当的提高案场的福利补贴满足物管员工的日常需求一个新案场的开发为自己的员工和物管公司的员工提供住房以及伙食补贴是一项重要的决策这可以减轻员工们日常工作的开支增加他们的储蓄这就能团结员工创造良好的融洽工作氛围使员工们踏实安心为前期开发而努力工作 4.亲历亲行的管理将会使效益达到最高开发商领导可以亲自进行案场的日常工作的监督一方面可以提高案场所有工作人员的自觉性另一方面也可以加深领导对自身项目的了解与熟悉为新项目的宣传起到一定的积极作用 (二)物业管理公司应有针对性加强自身建设 1.明确小区的等级把握管理机构的建立在被房地产开发商入用时就应该及时明确要开发的小区的等级并以此来把握物业管理公司机构的规模、人员等的建设避免不必要的多余建设造成人才的闲用或造成供不应求悲剧 2.建设具备高素质专业人员的队伍随着时代的发展人们生活水平和素质的不断提高物业管理的工作范围也不断扩大对物业管理人员的综合素质和灵活运用能力的要求也越来越高未受过较好教育的职工朴实有余而能力不足无法较快地接受新知识新事物缺乏工作的创新能力和管理的战略思想有时解决问题不能灵活运用方法行事简单粗暴容易与业主发生冲突引起投诉这些人员已经不能满足日趋发展的社会所以物业管理公司必须建设一批具有专业素质的人员对物业管理工作进行操作此外还必须建立合理的人力资源规划优化人才结构这样才能保证人才的合理利用 3.在项目建设各阶段的及时介入与采取可行性措施不要因为房地产开发企业为物业管理公司前期介入的衣食父母而对项目在开发过程中出现的问题而视而不见物业管理公司应该为此负责地积极介入到开发商各阶段的工作中去认真观察与参与并对发现的问题及时地提出并配合开发商采取可行性措施解决处理问题这样就可以减少在今后物业管理过程中的不必要麻烦的产生 4.做好与开发商、业主的沟通交流为后期物业管理打基础物业管理公司不仅仅只是要与业主做好沟通而应该要协调做好与开发商与业主共同的交流沟通对开发商与业主的熟悉就是对自己业绩的把握做好物业的前期介入就实现三赢并为物业