律师事务所管理信息系统.doc

律师事务所咨询管理信息系统分析设计报告1 系统规划1.1 系统背景随着我国市场经济的发展，各行各业的竞争也在不断提高，这对于律师事务所也不例外。规范律师事务所的内部管理，提高律师事务所的即时服务，将律师事务所发展成为一个现代化且具有良好形象的企业，已提到律师事务所的日常议程中。仅仅靠传统人为方式已不能满足需要，网络信息管理的建设已成为摆在律师事务所管理者面前的一个新任务。寻找一套在性能和功能都适合事务所提供咨询的软件系统，已成为每个律师事务所的迫切需要。在现实生活中，很多人不懂法，也不知道如何去保护自己的权益，而律师事务所对于一般需要法律诉求的百姓来说，还不被大家所接受认可，在竞争激烈的今天，律师事务所想要发展，就必须提高服务质量，而进入到百姓生活当中去，与需要法律诉求的人近距离交流，让有法律诉求的人可以随时咨询。这样，不仅事务所的声誉会增加，提高了事务所的知名度，相应的业务也会增加，这对事务所和需要法律诉求的人来说，都是双赢的局面。对法律有需求的人可以在家或者在公司，公众场合就可以很方便的得到他想要的答案。1.2系统开发计划根据系统目标、系统规模、功能等前期了解，并考虑到经济计算书和运行环境等方面的条件，使用结构化的系统设计方法开发出合理的律师事务所管理信息系统。具体分为以下几步：首先，搜集律师事务所管理信息系统系统开发的相关资料，构建系统模型，撰写系统文档。其次，系统实施。包括两步：1.设计登陆界面并编写相应代码，包括用户名和密码等，首次登陆必须注册账号和密码之类信息。2. 界面显示的设计并编写相应代码。包括：客户信息，律师信息，业务咨询，法律援助，案例处理过程查询等板块。最后，系统的调试与运行。1.3 系统介绍1.3.1系统目标本律师事务所咨询管理信息系统的总体目标是提高律师事务所咨询、查询服务水平、提高管理效率，降低管理成本和提高客户满意水平。其具体的设计目标主要有以下几个方面：（1）为律师事务所管理提供大量客户需求信息、案件处理进度和案件咨询、法律咨询的信息， 根据这些信息分析、了解案件处理过程的状态，分别采取不同的处理与监控措施，并将这些信息及时反馈给各个律师，使咨询、律师服务、处理查询形成一系列的连贯活动，使律师事务所管理协调合理。（2）具备律师与客户交换信息的功能。支持成员间的信息共享，可实现本律师事务所不同律师与案件的信息集成。（3）为客户提供信息咨询及有关资料的查询服务。总之，律师事务所咨询管理信息管理信息系统的基本目标是用现代化的物质技术设备和管理措施，不断提高律师咨询服务和案件处理的工作效率，做到与客户沟通快捷方便，案件处理情况明确清晰可查；运用经济手段管理律师事务，建立与健全以岗位责任制为中心的各项管理制度，不断提高律师事务信息管理水平，做到服务费用明确，保证客户信息与案件信息安全。1.3.2系统功能律师事务所管理信息系统可分为客户信息、律师信息、业务咨询、法律援助和案件查询五个部分。其具体功能如下：（1）客户信息系统客户信息管理是律师事务所工作的前提与基础，包括客户姓名、基本资料、所需法律帮助方向与案件具体内容。它是根据客户所提供的基本信息和所需法律帮助服务内容所建立的。客户信息系统的处理范围包括从接收客户信息、客户信息生到客户信息管理。接收客户信息：律师事务所从需要法律服务的客户那里获得信息并存储在计算机系统中。接到客户服务需求与申请时， 通过客户提供的基本信息和对其案件所进行的简单分析，经过信息的确认后就可以完成接收客户信息作业。客户信息生成：客户所需提供的法律服务和案件分类通过计算机系统自动进行分类储存， 向处理不同法律方向与业务方向的律师进行移交。客户信息管理：对已储存的客户信息如果有信息变更可进行修改编辑处理，律师和律师事务所管理者可随时对不同的客户信息进行管理与查询。（2）律师信息系统律师信息管理是律师事务所事务进行的重要环节。这一信息系统是对用户提供的本事务所的律师介绍，客户可通过本系统了解不同律师所擅长法律方向与其所处理的案件历史，来寻找适合自己实际情况的律师来提供服务。律师信息系统的处理范围包括设定律师信息和律师信息检索查询。设定律师信息：由管理人员将本律师事务所的律师其基本信息和处理案件历史录入该系统。律师信息检索查询：客户可通过选择自己的不同要求及所需处理的法律问题方向来查询律师，来选择符合自身需求且擅长自己所需处理案件领域的律师来提供服务。（3）业务咨询系统业务咨询是律师事务所提供的基本服务。这一系统是客户和律师事务所进行初步交流与联系的平台，客户可通过该系统咨询一些法律问题和进行某些法律服务的费用咨询。业务咨询系统包括法律问题分类咨询，费用咨询等。法律问题分类咨询：用户可根据法律问题分类资讯来向擅长不同法律领域的律师来咨询一些自身的法律问题，然后律师会对客户所提出的问题通过本系统进行回答并提交给客户。 费用咨询：客户可通过本系统来向律师事务所咨询提供某些法律服务所需的费用。（4）法律援助 法律援助是律师事务所所提供的主要服务。这一系统是律师事务所为客户提供有偿法律服务的通道与平台。客户可通过本系统将自己所需的法律服务提交给律师事务所，然后由律师事务所进行处理后提供给客户或与客户进行进一步的深入交流联系。法律援助系统包括法律文书撰写，案件处理等。法律文书撰写：客户可提出对某种法律文书的内容要求，然后由律师事务所根据固定格式和法律要求来进行法律文书撰写并提供给客户。、案件处理：客户可将自己需处理的案例提交给律师事务所，然后与具体处理该案件的律师进行交流，并提供诉讼与非诉讼业务等法律服务的平台。（5）案件处理过程查询 案件处理过程查询是律师事务所所提供的后续服务。这一系统是由律师事务所将所受理的案件处理过程录入数据库，客户可通过提供案件编号等信息来对自己所提交案件的处理过程进行查询的平台。案件处理过程查询系统包括处理过程录入和案件处理查询两部分。1.4 可行性分析1.4.1. 开发新系统的必要性 事务所竞争压力增大，发展空间缩小，但市场对于法律咨询还有很大得需求，苦于没有快捷的途径。1.4.2. 开发新系统的可能性（1）技术方面技术实行有很大的空间，事务所可以开发支持电脑、手机支持的软件系统，也可以开发出支持网页浏览在线问答的网页模式。而且现在对于这方面的技术很成熟。对于咨询类的软件，只要做好稳定、方便、快捷，以及界面的美观等，就可以达到想要的目的。（2）经济方面鉴于市场上对于咨询类的软件开发使用已经很成熟，所以初期的开发以及建设成本会很低，重要的在于建成后的维护，对信息的更新，者只需要一至两名计算机专业人员就可以支持对系统的运行。（3）运行方面1）组织内部：新系统对于企业来说，不会影响企业的正常营业，而且不需付出更多的人力资源，高层管理人员可以随时登陆服务器进行动态查询。2）组织外部：现代经济发展迅速，人们上网普遍，科技发达，以网络为主的信息系统会很快的扩散，群众接受新事物的程度较高，且市场需求大。2.1系统组织状况2.1.1系统组织结构及职责描述律师事务所管理信息系统的组织结构主要由财务部，人事部，业务部和客服部组成。如下图所示，律师事务所管委会管委会经理人事部业务部财务部客服部管委会经理：负责召集律师事务所合伙人大会，对大会决策提供合理化建议，落实各项决议。全面负责律师师事务所的内部和外部管理，监督指导和帮助律师事务所行政财政部，人事部，业务部，宣传策划部，客服部的工作情况。保证事务所的的持续稳定发展。财务部：全面负责律师事务所的财务工作，包括律师事务所收入支出的管理工作，出纳税收工作，出纳会计人员的考核及管理工作等，前面负责律师事务所内部及外部的财务管理。人事部：全面负责律师事务所的人事工作管理，不断提升事务所的综合素质。包括人员的招聘，培训的事务所人事安排变动情况等。业务部：全面负责律师事务所的业务情况，为律师事务所的拓展业务，新客户，新案例和新的增长点，服从律师事务所管委会和管委会经理的管理。客服部：协调律师事务所经理的工作，全面负责律师事务所的客户服务工作，并根据需要逐步制定相应的规章制度和办法，以及律师职业纪律查处，客户沟通维护，服从律师事务所管委会的管理。2.2 系统管理功能不同的客户所面对的法律问题和所需要的法律帮助是不同的，故处理的方式和方法也不同，因此也没有统一的律师事务所管理信息系统功能结构模式。本系统研究的律师事务所管理信息系统的功能结构是在现代化、信息化的条件下，为律师事务所适应新的律师和客户信息管理模式而设计的一种比较通用的功能结构。由于律师事务所管理活动可分为客户信息、律师信息、业务咨询、法律援助和案件处理过程查询五个阶段，因此可以将律师事务所管理信息系统分为客户信息信息系统、律师信息系统、业务咨询系统、法律援助系统和案件处理过程查询系统五个部分。如下图所示：律师事务所信息管理客户信息管理律师信息管理业 务 咨 询法 律 援 助案件处理过程查询接收客户信息客户信息生成客户信息管理设定律师信息律师信息检索查询法律问题分类咨询费用咨询法律文书撰写案件处理处理过程录入案件处理查询2.3 系统业务流程图业务流程分析的任务是调查系统中各环节的管理业务活动，掌握管理业务的内容、作用及信息的输入、输出、数据存储和信息的处理方法及过程等，为建立管理信息系统数据模型和逻辑模型打下基础。业务流程图是掌握现行系统状况、确立系统逻辑模型不可缺少的环节，是系统分析和描述现行系统的重要工具，是业务流程调查结果的图形化表示。律师事务所管理信息系统的主要业务流程是:客户信息管理、律师信息管理、业务咨询管理、法律援助管理和案件处理过程查询管理。如下图所示：业务咨询法律援助客户信息案件处理过程查询律师资料查询法律问题分类查询费用查询案件处理完善查询案件编号与索引律师分析与建议报告人工服务单自助服务单案件数据库客户信息库注册用户匿名用户法律查询单费用查询单文书需求单案件处理需求编号索引费用单律师事务所管理信息系统的业务流程如下:注册用户进入系统，选择是否使用人工服务，同意接受人工服务可以使用业务咨询下的法律问题分类咨询和法律援助和费用查询等服务，以及法律援助下的法律文书和申请案件处理的服务，这些咨询会被直接送达相关专业律师，由律师完成对客户分析与建议并反馈给客户。当客户不使用人工服务时可以自助查询案件进展与本律师事务所律师资料，也可以进入客户信息库对自己信息进行完善与修改，完善与修改后的信息会被纳入客户信息库。客户在进行案件处理与查询的时候，输入案件编号与索引，进入案件数据库，可以查询自己案件处理的情况和以往发生的经典案例。而对于未注册用户以及匿名用户，他们可以自助查询本律师事务所律师相关信息及专业方向，也可以输入案件编号与索引查询相关案件处理的情况和以往发生的经典案例。2.4 系统数据流程调查数据流程分析可以按照自顶向下、逐层分解、逐步细化的结构化分析方式进行，通过分层的数据流程图来实现。DFD是描述新系统数据输入、数据输出、数据存储及数据处理之间关系的一种强有利的工具，同时也是与用户进行紧密配合的有效媒介。2.4.1 系统顶层数据流程设计从下图可以看出，律师事务所信息管理系统所涉及到的外部实体主要包括了财务部、人事部、业务部以及客服部。律师事务所信息管理系统的财务部门通过核算各种业务单据向系统提供收付款信息。律师事务所信息管理系统接收到人事部门的人事信息，做出各种人事变动和培训等。业务部门通过各种律师业务单据向系统提供业务计划。律师事务所信息管理系统接收到客服部门的有关客户问题，做出各种相应的解决方案，并反馈给客服部。 2.4.2 系统一层数据流程设计为了能把律师事务所管理信息系统中有关咨询服务、业务服务和财务管理、辅助决策的细节表示出来，在顶层图的基础上，自顶向下地进行分解，得到律师事务所管理信息系统的第一层数据流程图，如下图所示。从第一层数据流程图中可以更为细致的看出，律师事务所管理的主要流程可以分为四个主要的过程:资讯服务、信息存储保管、业务管理和辅助决策。客服部业务部人事部信息文件咨询结果客户所需服务咨询结果业务处理结果客户咨询信息律师业务单P1存储保管P2P3辅助决策管理财务部P4 业务处理人选 已收货款通知咨询处理计划可提供业务方案业务处理方案业务处理计划信息分析DI客户管理业务管理 律师事务所管理信息系统一层数据流程图当客服部收到客户咨询信息的时候，客服咨询流程开始。客服部门依据客户的咨询信息，并根据本事务所可提供法律服务对客户资讯进行回答，咨询结束后，要将咨询信息及结果保存记录。存储保管时，信息保管人员要根据信息清单进行咨询结果和业务处理结果的盘点，之后要对咨询业务信息进行整理并将盘点整理数据及时发送给财务部门做相应的处理。业务部门收到来自于客服部门的订单信息时，编制律师业务单，并根据客户要求提供法律服务。提供服务后，要更新业务处理信息，并将结果报送财务部门。辅助决策分析，是要根据咨询和业务信息形成潜在客户分析、客户需求预测等分析报告，以辅助律师业务管理决策层进行相关的决策制定。问题信息问题决策信息录入问题信息问题提示问题查询有关决策业务信息客服信息查询客服部业务部辅助决策子系统二层数据流程图2.5 系统数据字典在整个系统分析中，数据字典是必不可少的工具。数据字典是对系统中的数据的详尽描述，数据字典是关于数据信息的集合，对数据流图中包含的所有元素的定义的集合，它提供对数据库中数据描述的集中管理，目的是对收集到的数据进行标准化、统一化，有统一的名称、格式和含义，与数据流图共同构成系统的逻辑模型。库存管理信息系统的数据字典包括：数据元素，数据结构，数据流，处理过程，数据存储，外部实体。数据字典除保存数据名、类型、长度、精度、数据流向的描述和加工的描述，显然数据字典可供设计者和用户双方参照使用，它为系统设计人员提供了有力的工具。（1）数据元素条目数据元素是最小的数据组成单位。数据元素条目如下表所示：名称： 用户密码 总编号：0-02别名：key 编号：02简述：用于用户以及事务所内部人员登录。名称： 案件编号 总编号：0-03别名：number 编号：03简述：用于数据库的案件存储，有利于整理编辑。名称： 用户名称 总编号：0-01别名：name 编号：01简述：用于用户登录以及事务所内部人员登录。名称： 业务分类 总编号：0-04别名：classify 编号：04简述：用于用户提问的案件分类。（2）数据结构条目数据结构描述了数据之间的组合关系，一个数据结构可以包括若干个数据元素和数据结构。数据结构条目如下表所示：名称： 库存案例单 总编号：0-06别名： storage 编号：06简述：用于数据库的案件存储，有利于整理编辑。 数据结构组成：案例编号+案列分类名称：用户咨询单 总编号：0-05别名： ask 编号：05简述：用户所填写的用户需要咨询的问题 。数据结构组成：订货单标识+业务分类+用户问题+用户名 （3）数据流条目数据流包括了来源、去处、组成、流通量。数据流条目如下表所示：名称： 用户咨询入库单 总编号：0-07简述：系统整理用户咨询单后的汇总 编号：07数据流来源：用户咨询功