民办职业院校档案管理内涵建设问题探析.doc

民办职业院校档案管理内涵建设问题探析 摘要：加快档案工作管理规范化、制度化建设的进程是依法办好民办职业院校的重要基础工作之一也是衡量民办职业院校教学质量和管理水平的一个重要标志本文通过分析民办职业院校档案管理工作中存在的一些突出问题提出了整改建议和对策措施供参考研讨 关键词：民办职业院校档案管理内涵建设 随着国家大力发展高等教育事业的政策机遇和城乡居民迫切希望获得高等教育机会的需求剧增以及大学生就业形势的严峻民办职业院校发展态势和前景看好但是由于民办职业学校起步晚、发展快其“速度、规模、质量、效益”出现了发展不平衡、结构性矛盾突出等现象民办职业院校的制度管理和内涵建设方面问题较多尤其是民办职业院校档案体系的建制和管理工作成为影响和制约民办高职院校发展的重要瓶颈之一根据中华人民共和国档案法及中华人民共和国教育部第27号令关于高等院校档案管理办法的明确规定“高校档案工作是高等院校重要的基础性工作院校应当加强管理将之纳入院校整体发展规划”因此民办职业院校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度定期布置、检查、总结、验收档案工作明确岗位职责强化责任意识提高档案管理水平是提高民办职业院校教育水平和管理水平、加强内涵建设、促进学院发展的必由之路 一、民办职业院校档案管理存在的主要问题 调研发现云南省的民办职业院校档案工作普遍存在以下几个方面的问题： 1、民办职业院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、机构不健全、专业人员缺位的现象当前很多院校都忽略了档案管理工作缺乏对档案工作管理重要性的认识认为档案工作属于学校的附带工作不影响其长远发展因此忽略了档案管理建设这种认识不足不仅体现在学校领导身上更是体现在学校全体教职员工身上在很多民办职业学校根本没有档案馆和专职档案工作管理人员即使有些民办职业院校存在档案馆和专业人员由于民办院校的特殊性出于对人力资源充分利用的考虑专职档案管理人员也往往身兼数职还要承担院校的很多其他工作比如系部的兼职档案人员多是教学秘书或行政秘书兼职既有日常教学管理工作或者办公室行政事务性工作又要兼顾档案管理工作造成档案管理工作不尽人意 2、民办职业院校档案管理缺乏明确的规定责、权、利的规章制度目前多数民办职业院校的发展只注重规模与速度建设忽略了内涵建设这对学校的档案管理工作造成了很大的影响由于档案相关规章制度没有遵守国家档案工作要求的规范标准甚至是缺乏相关的档案管理制度导致负责部门不能、不知道如何把在教学、科研等日常工作活动中产生的档案按照档案工作管理规定要求统一归档、集中管理导致档案材料分散致使档案资料收集不及时、文件材料残缺不全不能及时立卷和归档;且因为缺乏规章要求导致各职能部门和系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性缺少规范的要求和长久保存档案的考虑存在“档案材料几大箱用时要去纸箱中翻找很多材料被丢弃”现象这不仅直接影响了档案整理、归档而且也影响到档案作为学校历史凭证的作用 3、经费投入不足导致不能实现档案信息电子化建设目前很多民办职业学校在档案管理方面的经费投入非常有限无法购置档案管理工作所需的现代化设备现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等没有切实应用到民办职业院校的档案管理中导致民办职业院校的档案信息化建设相比于其他院校相对滞后一些民办职业院校的档案管理以传统的手工管理方式为主书写速度慢工作量大严重影响了案卷质量和收集时间此外因财力不到位档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能无法对档案进行现代化的科学规范管理而对档案管理人员继续教育的措施乏力直接制约着档案信息电子化建设进程 4、档案材料单一缺乏编研档案影响了档案利用率由于民办职业院校成立的时间短对档案工作的认识不够到位平时不注意档案的收集与整理导致很多院校只存在教学档案和行政档案党群建设和科研建设等档案材料缺失档案保存单一由于档案人员本身能力的局限学校没有编研档案同时由于缺少专职档案管理人员和对档案工作的忽视档案利用率不高不能充分发挥档案在院校发展路程中的作用档案的服务职能处于被动状态档案信息资源的开发利用渠道单一仅限于发展党员、评选三好院生、优秀毕业生等方面在师资培养、人才选拔与考核及推荐院生就业、扩大对外交流、宣传教育、树立学校良好形象等方面未能真正发挥档案应有的作用 二、民办职业院校档案工作建设的对策措施 1、加强院校领导对档案工作的重视提高全校职工档案意识一所学校能否把档案馆建立起来并制定出规范、科学的规章制度做到馆藏信息丰富、档案工作有章可依、档案工作真正为学院发展服务关键是领导的重视程度领导重视档案建设善于用档案资料来处理和规划院校各项工作是做好档案工作的根本保证;学院全体教职工的配合也是关键因此档案管理人员不仅要争取学院领导对档案工作的理解与支持让他们意识到档案工作的重要性把档案管理纳入院校计划和规划纳入学校管理制度纳入学院工作人员的职责范围同时还要做到档案工作的意识与任何一项工的布置、检查、总结、验收同步进行 要强化全体教职工的档案意识让他们能够真正从思想上和行动上意识到档案工作对于学院和个人发展的重要性自觉配合档案部门的各项工作积极参与学院档案建设在参与档案建设过程中认真研究落实本部门的档案工作任务做到在平时的工作中自觉收集、整理档案资料并交档案室统一保管使学院档案工作保质保量限期完成 2、档案工作管理做到科学化、规范化、制度化针对民办职业院校实际建议制定规章制度民办职业院校档案资料分类编码及归档范围、各系、部档案归档范围和保管期限、系部教学档案资料分类编目格式及类目代码表、档案库房管理制度、档案保密制度、档案利用制度、档案鉴定、销毁制度等各项制度要健全要做到教学档案、行政档案、党群建设档案、学籍管理档案、教师业务档案和其它声像档案等等及时归档