科技档案保管整理简化.doc

科技档案保管整理简化 科技档案保管整理简化【1】 【摘要】随着现如今科学档案管理研究的不断发展科学档案保管整理简化已经取了不错的效果通过科学档案保管和整理简化有助于提高档案的查找速度就目前科学档案的简化而言可以通过采用传统文书式文档管理办法对科学文档进行简化 下面笔者就读科学档案保管整理简化的方法和简化的操作可行性进行分析 【关键词】科学档案;可行性;简化方法 一、科学档案简化整理可行性分析 对于科学档案的简化而言首先要在保障不影响档案正常管理的情况下进行通过采用传统文档式档案管理简化方法通过将科学文档进行单位整理实现对科学文档的简化 在传统文“件”文书文档的简化发展下科学文档可以充分借鉴传统文档的简化原则通过对整理对象进行优化就能够实现对科学档案的简化整理在科学档案的管理上有很多和文书档案管理所相同的地方我们可以通过将文书文档的简化方式对科学文档简化进行套用就能够实现对科学文档的有效简化 在现代科技的发展进程下通过借助计算机技术能够有效提升档案管理的发展不仅如此还能够将科学档案通过良好的数字化链接实现对大面积数据的有效调取 二、科学档案简化优势分析 1.简化程序 对于传统的科技档案保管整理而言其大多要经过对档案的定期分类、编号、编目、组合、拟定标题以及装盒这几个步骤有的时候整理步骤高达十几道 通过简化整理能够仅通过对档案的分类定期、编号、编目和装盒这几个步骤就实现对档案的管理 在充分利用计算机软“件”使用专门的档案管理系统将档案的目录进行一键生成大大降低了人工的使用不仅降低了科学档案的整理保管时间还降低了保管过程中的费用和人力支出 通过对科学档案进行简化在检索程序的同时人们手工的工作就得到了降低使得文件的管理过程中所需要的人力大幅的降低 2.加快检索速度 现阶段科学档案在传统的整理中要想查找出我们所需要的档案首先要查找出相应的技术和文“件”是属于一种类型然后通过相应的目录分类找到有关的技术文件然后再从档案保管箱里找到我们所需要的档案 如是想从案卷中查找出相关的图纸或者文件就需要对相关的文件和图纸进行查找通过保管期限的不同找出不同的档案案卷这种查找方式十分的困难难以实现对档案的准确查找 对于传统整理而言的案卷而言其查找手续与检索的速度都十分的缓慢不利于档案的利用和管理 通过简化整理的科学档案能够充分利用计算机的数据处理和检索功能再找找所需的档案和文件的时候仅通过计算机的检索功能就能够轻松地将相关的文件查找出来在通过对关键字进行检索就能够将我们所需要的文件精准的查找出来从而提高档案的有效利用率 3.档案利用方便 在通过对科学档案进行按“件”划分之后档案的查找速度以及查找能力就能够得到很大的提升在通过以各“件”的名称进行检索就能够实现将所需要的问题进行快速的搜索 在科学档案简化下能够在有效利用计算机的强大系统的情况保障“件”的快速整理和检索 通过对科学档案的“组件”和“件”的管理不仅使得档案的利用更加便利而且还增强了档案报关的安全性在检索的时候通过精确查找和相关组件查找从而使得档案使用更为精准避免了由于检索问题导致的信息泄露 三、科学档案保管整理简化方式 首先在对一些整理繁琐且工作量较大的“件”进行整理上要想其整体的工作量的阿斗简化就需要对其进行“件”理论模式操作也就是将每一份文“件”都按照“件”来划分将“件”分为单一自然“件”和组合自然“件”这几种形式 通过“件”和“组件”的方式能够有效对工作检索内容进行简化通过这种方式能够保障在工作的时候其范围能够得到适度的扩展其中相关的有机组合能够通过模仿传统文书文档卷宗的整理形式将传统卷宗整理形式与“件”的形式进行结合实现将科学检索的内容的简化能够满足各方面的需求 在对科学档案保管简化方式的“组件”过程中一定要遵循将内容简单且数量少的并在内容上存在内在关联的文“件”进行“组件”比方说会议记录、会议材料、会议讨论图纸等 进行“组件”的主要目的就是为了保障其能够可观的理解不必采用较为复杂的规则来进行硬性的强调 再其掌握尺度的调控上需要各单位在“组件”的时候根据企业的自身情况进行 从而保障“组件”和简化能够满足单位档案检索和保管需求 对于档案的“组件”之前还需要对其进行相应的预处理通过人工的整理能够有效地给“组件”进行封面和标题从而使得在“组件”内部的填写的时候能够与正式文“件”进行统一装订 在计算机中进行档案管理软“件”录入的时候通过计算机模糊检索就能够将我们之前人工处理的相应问题进行全面的调取保障我们所调取出来的数据适合我们检索的内容 对于档案管理而言其进行目录管理的时候还需要我们对计算机档案管理软“件”中目录进行设置这样我们就能够通过利用目录实现将“组件”的全面检索 【参考文献】 1王旭东.论档案文化资源的开发利用D.云南大学 2任亮.“卷改件”的理论与实践研究D.辽宁大学 3夏大为.公共服务视角下的当代中国档案馆开放性设计策略研究D.华南理工大学 4刘蔚.图书、档案、文物集中式管理研究D.山东大学 5鲁国华.浅谈电子档案管理在银行管理中的应用J.人才资源开发10：184 6倪晓春.中国档案管理标准体系建设与发展研究J.档案学通讯04：8488 档案的保管与整理【2】 摘要：随着社会的不断进步与发展档案管理工作的重要性被越来越多的人所重视与此同时随着科学技术的不断发展档案管理工作也发生着明显的变化 档案的保管与整理做为档案管理工作的重要组成部分只有不断加强对档案保管与整理方法的创新才能更好地促进档案管理工作的发展 下面本文就档案的保管与整理工作进行了进一步的论述 关键词：档案;保管;整理 在档案管理工作中做好档案的整理与保管工作有着非常重要的意义我们要在日常工作中以档案管理原则为基础更好地提高档案管理工作的科学性 为了使得档案管理工作做得更好我们要尽量做好档案的保管与整理工作的创新从而使得档案管理工作更加顺应时代的发展更好地提高档案信息的利用率 一、做好档案整理与保管工作创新性的重要意义 档案的整理工作和保管工作的最终目的就是保证档案管理工作的高效性进而促进档案内容的利用 因此在进行这两项工作的过程中工作人员应该充分考虑到时代发展的需要找到传统管理方式的弊端和不足之处对工作方式进行创新提升工作效率 (1)在管理工作中应用先进的技术 现如今社会已经进入到了高速发展时期信息化和现代化的趋势比较明显 在实际的工作中工作人员应该将网络技术以及计算机技术等融入到档案的整理和保管当中 先进技术和档案的相互结合必然会直接推动管理工作进行的高效性 另外工作人员在对档案进行管理的过程中首先需要按照档案的内容和实行的需求进行分类在这一过程中档案管理技术的应用是不可或缺的从档案发展的方向上看这也是一种普遍的趋势 (2)现代化的档案整理手段应该备受关注 现如今计算机技术已经应用到各行各业当中档案管理工作中应该充分利用计算机技术 主要是在应用这一技术之后档案管理工作的工作形式发生了明显的变化无需采用繁杂的纸质档案只需要借助计算设备来对电子版的档案信息进行管理即可这样不仅可以减少工作人员的工作量还可以起到事半功倍的效果 利用计算机等现代化的整理技术工作人员就可以实现档案序列的自动编号可以实现自动的检索提升可档案内容查找和应用的效率 另外计算机管理的优势作用比较明显达到了整理和保管工作简单易行的效果 二、如何做好档案的整理工作 对于企事业单位来说档案对单位的发展起到一个监督的作用 但是目前在一些单位发展中并没有健全的文化管理制度而档案工作也并不规范档案整理工作也并没有专人来负责 还有一些其他的单位建立了规范的档案室把立卷的任务交给了档案室这样的方式虽然保证了文档管理的正规性但是无法确保档案收集的全面性 文件材料的产生规律和内在联系都不清晰导致档案的内在质量不高 因此要做好档案管理整理工作那么就要加强对档案管理工作的重视加强对档案整理工作制度的建立 所以建立标准的立卷制度十分必要有关部门要明确文书档案管理的工作 在对档案进行整理时要注意把文件形成年度和针对年度相结合 一般文件要按文件形成的年度立卷特殊文件要按针对年度立卷如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷 另外要注意在整理过程中对上下级文件之间密切联系的把握 一般在进行档案整理时要把上级、下级与本级文件分开组卷;但请示与批复来文与复文应与本单位文件一起组卷转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷 同时进行档案整理时要注意对档案的保管期限一般对于需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷但为了保持文件间的有机联系少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时保管期限从长 三、如何做好档案的信息保管工作 对档案信息的保管工作我们可以利用计算机来进行辅助对一些档案在月末或是年底来进行分批次的处理同时也可以对特定的文件进行单独的处理 编制归档文件责任者、内容、文种的报表并按上述分支对每个词条给分这些词条我们可以预先找出一部分其他的一部分可以通过计算机进行找出 另一方面我们可以通过对列出归档文件的性质把文件分为重要性和一般性通过各种性质进行合理的归档 根据现行文件的格式确定不同的模板 如模版一：责任者、内容、文种;模版二：内容、文种 这样可以为计算机的自动抽词提供方便 编制计算机的归档程序 对电子文件的标题名中各个字段进行比较对责任者、内容进行一次性的抽取并给予相应的分数 它们共同组成了编制工作的核心 每一份文档形成电子文件后需要在设计好的程序中运行通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限并对其进行人工审阅 总之我们现在处于一个信息高速发展的现代化社会之中科学