新系统问题解析.doc

FAQ问题归集1、员工如何在EVS系统进行费用单据邮寄？答：在EVS系统票据管理模块，选择票据传递，填写待邮寄票据号码（可用扫描枪扫描读取也可手工输入），接收地点根据单据需提交接收下一节点选择(如异地园区和工贸人员的费用需统一由费用管理人员收集后邮寄总部，则接收地点需选择园区/工贸，非异地园区和工贸请选择青岛总部)，单号录入后点击回车邮寄即完成。 2、直线经理或部门负责人因出差、休假等原因需委托他人审批相关费用，系统能否实现？如何进行费用审批授权？ 答：EVS系统支持各级领导费用审批授权/委派的业务需求，具体操作步骤：与我有关-我的信息-工作委派，主管人员根据系统提示逐步操作即可完成授权，注意授权时可分别选择各类费用项目及范围，并设定授权期间，授权时间到期后系统自动取消该授权，也可由授权人提前解除授权，被授权人可在被授权期间内以本人身份对授权范围内的费用事项进行审批。严禁口头或非正式授权，直接使用他人身份登录进行系统操作的情况，一经发现或查出一律按信用平台之违规处理。 3、员工首次登录系统，身份证后6位初始密码为何无法成功登录？ 答：目前从集团主数据系统获取到新商旅及报销系统中有的员工的身份证信息还是15位的身份证号码，登陆时需以15位的身份证的后6位作为初始密码。 4、我为何接收不到商旅系统的短信提示？ 答：商旅系统首次登陆成功的用户，注意核对信息的正确性，信息如有差异请及时在“与我有关-我的信息-个人信息”中修订或补充，手机号码错误或不填可能会影响您的系统审批业务短信收发；您可以在“个人偏好”中设置短信、邮件接收要求。 5、FOL系统的定位及主要功能是什么？ 答：FOL系统将是财务平台的统一入口，可实现单点登录进入预算、商旅、电子报账系统 ，同时实时发布相关公告通知。6、EVS系统的定位及主要功能是什么？ 答：电子核销系统具有员工费用在线申请、审批、单证扫描传递及导向式操作功能，业务全流程可视、可控。 7、新商旅系统的定位及主要功能是什么？ 答：商旅系统具有差旅申请、订机票/订酒店、出差总结、支付端到端全流程员工在线自助预订申请功能。 8、系统运维及咨询电话是什么？ 答：商旅系统运维电话：88932546 商旅业务咨询电话： 88932566； EVS系统及报销业务咨询电话88932563。 9、商旅系统差旅申请时都需申请预算哪些费用？ 答：预订国内机票、异地酒店、北京办、青岛火车票国内差旅费，预订青岛本地协议酒店订房国内差旅费/宴请费，预订青岛本地协议酒店订餐宴请费，预订国际票国外差旅费，新商旅系统支持事前预算申请预订，不支持事后补单。 10、商旅系统差旅申请时已经录入的费用信息报销时是否还要在EVS再录入一遍？答：商旅系统差旅申请时已经录入的费用信息在报销时不需要在EVS系统再录入一遍。出差人返回后在商旅系统进行出差总结后，相关费用信息直接导入EVS系统，生成差旅费报账单草稿单据，提交下一步审批即可。11、何时打印报账单？即原BCC系统中的报销报告答：用户提交的员工费用报账单，在业务领导审批结束后，即可在【与我有关待我打印】菜单中查询和打印报账单。初次打印时需在internet工具设置选项高级中设置“打印-”中选中“打印背景颜色和图像”。 12、EVS系统中单据可以保存在草稿状态，草稿中的报销申请是否已经算是占用预算？ 答：EVS系统中的草稿单据不占用预算，当用户提交时才会校验并占用预算。13、报销申请在什么状态下可以撤销？ 答：当用户的单据已经提交至下一审批人，即单据状态为待业务审批时，用户可以进行单据撤销操作，单据撤销后的状态为草稿状态，用户可以修改并重新提交单据。14、EVS系统密码修改如何操作？ 答：在与我有关-我的个人信息中可进行密码修改，密码修改后FOL、商旅系统密码同步更新且一致。 15、我是一名市场业务人员，以前每个月都在月底进行费用单据录入，时间长经常容易忘记一些细节，有时还会搞错时间，新系统是否可以提高录入效率和准确度？ 答：新系统草稿保存功能特别适用于市场人员费用报销，员工可以在费用发生时随时在系统中录入报销申请，单据保存在草稿状态时不需占用或校验预算，报销单据正式提交时可同步校验人单酬账户可用预算，预算通过即可由下一步主管经理进行审批。 16、4月1日前已申请预订的机票、酒店费用如何核销？出差时发生的打车等费用如何核销？ 答：2011年4月1日前出差期间发生的机票、住宿等差旅费用，在出差返程后登陆EVS系统提交差旅费报账单报销即可。17、在新商旅系统中预订国内机票、非青岛异地酒店订房（不含北京办）如何申请？ 答：首先需确保有足够的国内差旅费预算，其次在新商旅系统商务旅行出差申请，预算体选有预算人员，预订国内机票点击“预订机票”选航班，核对乘机人信息；预订非青岛异地酒店订房（不含北京办），点击“预订酒店”选酒店；提交后根据系统提示申请审批，审批通过后执行预订出票。19、非集团内员工无员工号如何预订国内机票？ 答：首先需确保有足够的国内差旅费预算，其次在新商旅系统商务旅行出差申请，预算体选有预算人员，预订国内机票点击“预订机票”选航班，修改乘机人信息。 20、如何在新商旅系统中查看出差申请单、机票订单状态？如何审批？ 答：1、在新商旅系统中“与我有关我的单据我的单据中查看对应的出差申请单、机票订单，审批情况可点击出差申请单查看，通过审批记录、当前处理人信息查看；出差申请单审批通过状态为：提交总结/审批结束，机票订单预订成功状态为：已出票。乘机人收到短信或邮件； 21、预算体为本人，提交申请后，直线经理在新商旅系统中待我审批中查找审批；预算体为他人提交申请后，在新商旅系统中待我审批中预算体责任人审批，再由申请人的直线经理审批。22、在新商旅系统中已提交出差申请并申请预订机票，未审批前如何修改预订信息？ 答：在新商旅系统中“与我有关我的单据我的单据中查看对应的出差申请单、机票订单，点取消/撤回，在草稿单据中，对出差申请单修改重新选择航班预订信息。 23、怎么样修改银行账号和开户行信息？ 答：员工报销自己的员工费用时，付款的银行账号取自MDM主数据管理平台中维护的个人供应商主数据（:7777/HaierMDM）。 如果员工的银行账号、开户行等信息错误，可以联系费用预算经理在MDM主数据管理平台中修改。更新流程如下：1.填写个人供应商主数据修改申请表；2.将填写完毕的个人供应商主数据修改申请表打印，经申请人本人和部门负责人签字确认后，发送个人供应商主数据修改申请表电子版和扫描版至费用预算经理；3、费用预算经理在MDM主数据管理平台中更新维护；4、MDM主数据管理平台工程师审核。24、我EVS系统中的手机号码、办公邮箱不正确，要怎样修改？ 答：员工可登陆人力资源信息网（）-左侧导航栏-员工自助-修改我的资料-编辑个人信息，进行个人手机号码的更新，需上传证明材料的请按要求上传。因涉及HR系统管理员后台的逐条审核和各系统间数据传输的限制，您提交的数据可在一周内审核完毕并更新到位。修改后的信息经提交审核后将被记录于海尔正式官方记录（人力SAP系统），并被应用于集团相关管理系统，所以请您准确提交且勿重复提交，以免延误数据的生效周期。 25、预算已编制完成并生效，为何在系统中申请未办酒店宴请业务系统仍提示无可用预算？答：费用申请时预算体选择错误或不选择会出现预算校验不到的情况，所以在费用申请时先要确定所选择的预算体是否正确，才能进行下一步操作。26、在商旅系统中提报的出差总结报账单据在EVS系统中为何查找不到？答：商旅系统总结完成的出差申请传入EVS系统后保存在“我的草稿”中，员工可在草稿中进行确认及修改，实际出差费用确认无误后提交至业务审批状态。27、差旅申请时因按折扣价格机票占用预算，审批完成后票价提高一折，怎么办？答：折扣机票价格时间受审批及出票时效等因素影响，为确保订票成功请在交通费中预算充足，其他费用也请一并预算充足，以免超标影响报销。同时我们也要提高审批及出票效率。28、出差申请都需申请预算哪些费用？预算单程还是往返答：交通费：包含出差旅程中所有乘坐交通工具费用，如飞机、火车、汽车、轮船等住宿费：出差旅程中发生的住宿费用差旅补贴：当次出差期间需预算的差旅补贴其他费用：出差旅程中