行政文件管理程序.doc

内部管理程序SEPC/LA/IMP/A002，版次：B第6页/共6页目 录 1. 目的2. 适应范围3. 职责4. 管理程序5. 格式1.目的为加强企业内部管理，提高公司综合管理水平，进一步规范公司行政文件的管理，特制定本程序。2. 适应范围用于公布公司重要方针政策和重大决定,传达上级指示精神,向上级机关请求工作,公司人事任免,职工奖惩。3.职责公司总经理或分管经理负责行政文件的签发；综合办公室负责文件核稿、编号；各职能部室负责行政文件的起草、校对；文件中心负责行政文件的印刷；综合办公室负责行政文件的发放与存档。4.管理程序4.1发文部门起草文件，其中拟稿人及部门主管栏中要注明姓名和日期，并在文头纸相关栏目中注明发文单位。4.2 需要其他部门会签的文稿，由拟稿部门组织会签。4.3 会签完毕的文件交综合办公室秘书核稿。4.4 已核稿的文件，综合办公室秘书报主管领导审阅签发。4.5 综合办公文书对文件进行编号、登记，确定份数，送打字员打印。4.6 打印出文件草样后，打字员通知拟稿人校对。4.7校对无误的文稿交综合办公室，由打字员负责交文件中心印刷、装订。4.8打字员将装订好的文件交综合办文书处，由文书进行下发，并将底稿及一份正式文件存档。5.格式5.1 发文字号5. 1.1 公司发文代字号 “鲁电核深”5.1.2 公司各单位发文代字号 施工经理部： 施 QA部: QA QC部:QC 综合办公室：综、保卫、卫 计 划 部：计 安 全 部：安 培 训 部：培 文 件 中心：文 劳资财务部：劳、人、社保、财 合同管理部：合 供 应 部： 供、机 后 勤 部：总 焊接工程处：焊 维修经理部： 维修5.1.3年号一律用公元纪年全称，括号方括号内。5.1.4序号采用阿拉伯数字，从自然数1开始，不应使用“第”或在自然数前加“0”、“00”等。5.1.5 联合行文原则上只编主办单位发文字号。5.2编号规则公司字号+部门字号+年号+流水号例如:综合办公室98年行政管理10号文鲁电核深综199810号5.3 纸张规格5.3.1 B5纸5.3.2应用软件 在中文版WINDOW95下使用中文WORD7.0软件进行打印排版。5.4 字体和行间距5.4.1 文件使用套红小于22mm12mm的宋体字。5.4.2 大标题用小2号宋体字。5.4.3二级标题用三号黑体。5.4.4正文用3号仿宋体，每页20行，每行24字。5.4.5行间距为1.5倍行距。5.4.6 主题词用3号黑体字。5.4.7 主题词内容用3号仿宋体。5.4.8抄报、抄送用4号仿宋体。5.4.9正式公文中上级批语、按语，用3号楷体字；同级发文导语，用3号仿宋体。 5.5段落 正常段落5.6上行文格式5.6.1上行文标注签发人。 签发人签字在文头之下，红线之上，发文字号的右侧。5.7下行和平行文格式 公司正常用的红头文件，见附件。5.8 行文格式 主送单位写在标题之下,正文之前，顶格加冒号。5.9密级5.9.1 密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。5.9.2 密级标注在公文首页的左上方。5.9.3 密级标注用三号黑体字。5.10 保密时限5.10.1一般分为一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。5.10.2期限不作标注可按二十年认定。5.11 平急5.11.1一般可分为“平件”、“平急”和“特急”。5.11.2平件一般不加标注。5.11.3 平急标注在公文左上首，密级后空一格，前加号。5.12 附件5.12.1 附件在正文之下空一行,按顺序注明附件名称。5.12.2 附件标注应在印鉴之前，正文之后。5.12.3 公文附件与正文具有同等效力。5.12.4“附件”印刷一般用3号黑体字。5.13 落款与鉴印5.13.1 印章加盖在正文右下方、发文时间中间的上方，上沿不压正文，底边在发文时间之下，不落款。5.13.2 几个单位联合行文，主办单位应排列在前，印章与行文中顺序吻合，最后一印章骑盖发文时间。5.14 制发、印发、生效时间5.1