集团档案管理办法.doc

集团档案管理办法（草案）文/常超第一章 总则第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为集团经营服务，依据有关规定，制订本办法。 第二条 本办法所称的档案，是指过去和现在的集团各级组织及个人从事行政、人力资源、财务、运营、技术等活动直接形成的对集团有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 档案工作是指对历史材料的收集、整理、归档、保存等一系列相互关联、衔接有序的活动。第四条 集团各级组织和个人都有保护档案的义务，严格执行集团有关规定。第五条 集团各级组织负责人应当加强对档案工作的领导，重视档案工作的建设。第六条 档案工作实行统一领导、分级管理原则，维护档案完整与安全，便于集团各级组织的利用。第二章 档案机构及其职责第七条 集团总裁办公室是集团档案工作的主管组织，对集团档案及档案工作统筹管理，指导和监督集团公司其他职能部门和集团企业的档案工作。集团企业总经理办公室主管本企业的档案工作，并对本企业其他部门的档案工作实行监督和指导。第八条 集团各级组织应指定专（兼）职档案管理人员，负责本组织的档案管理工作。第九条 档案管理人员负责所在组织的档案收集、整理、归档、保管工作，并按要求向集团总裁办公室移交永久档案。第三章 归档范围第十条 集团公司、集团企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的材料应列入归档范围。主要包括但不限于各类文件；经营、管理、技术信息：（一）公文（二）事务文书规划、计划、方案；规章制度、程序规范、技术方法；工作总结；大事记；发言稿；函件；（三）经济文书合同；协议；委托书；标书；（四）经营信息会计凭证；财务资料；资产资料；审计材料；统计表单；运营情报；（五）管理信息劳动人事资料；薪酬福利资料；教育培训资料；文化活动资料；管理资料；服务及质量记录；（六）技术信息工程资料；设备资料；维修资料。第十一条 归档材料包括但不限于纸质、数码存储、照片、实物载体形式。第四章 归档分类 第十二条 档案分类一般依据职能组织、归档范围、业务项目等因素按“组织”、“一类”、“二类”等分类。即先以组织区分后，依归档范围区分大类，再依类别区分小类。 第十三条 档案分类应切合实用，因分类不够应用时，可在二类后增设第三类；如案卷不多，可仅使用一类。 第十四条 依据国家关于企业档案管理分类方法及实际情况，集团主要分为行政、人力资源、财务、运营、技术等五个一级类目、三十个二级类目。 第五章 保存期限 第十五条 各类档案的保存期限根据其重要性、秘密等级综合确定，其中除国家或集团有关政策规定外的，依本办法确定。一般分为永久保存（简写“永”）、长期保存（十年以上，简写“长”）、短期保存（五年以上，简写“短”）、一般保存（两年以上）。 （一）永久保存档案 公司章程；股东名册、组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录；财务报表；政府核准文件；不动产所有权及其他债权凭证；工程设计图；大事记；其他核定须永久保存的材料。 （二）长期保存档案 预决算书；会计凭证；规划书、年度计划及业务计划书（包括方案）；服务及质量记录；其他核定须长期保存的材料。 （三）短期保存档案 管理政策；劳动人事资料；薪酬福利资料、教育培训资料；他核定须短期保存的材料。 （四）一般保存档案 一般结案文书；一般统计表单；文化活动资料；设备手册（依使用期限）；维修记录；无长期保存必要的材料。 第六章 档案的收集 第十六条 各级组织可依据归档分类及本组织的业务项目提前编制案卷类目（立卷），以便档案收集。 第十七条 对处理完毕或收到（批存）的材料，应及时存入预立案卷，或相应材料的文件夹（盒）内；对于未处理完毕的技术类资料并存专项案卷。第十八条 收集的材料应当齐全、有效（如审批手续）。第十九条 档案收集（含接收）必须是原版、原件或副本；特殊情况下，可接收复印件（须说明原件存放处，或加注发文单位印章），复印件内容应当与原件无异。第二十条 凡原件不利于长久保存的（如材料为铅笔、圆珠笔、复写纸、热感纸等），应当影印副本。第二十一条 各类材料一般归档一式一份，利用频繁或重要材料应增加归档份数。第七章 档案的整理第二十二条 档案整理即立卷，包括分类、组卷（归卷）、排列、编号、装订和编目。（一）分类归档材料按归档范围及归档分类进行分类整理；材料如有破损、皱褶、不齐等情形，应先修整。（二）归卷归档材料按卷、件、页，逐一归卷，以确保归档材料种数、份数，以及每份材料页数齐全完整，符合规律、规范。一般每份文件为一件；正文与附件为一件；文件正本与批件为一件；来文与批文为一件；原件与复印件为一件；发件与转发件为一件；表格、单据为一件；本、册为一件。不同年度材料一般不得组合归卷。跨年度的请示与批复，放在批文年度；没有批文的放在请示年度归卷；跨年度的规划放在第一年度归卷；跨年度的总结放在最后一年归卷；跨年度的会议或事件放在开始年度归卷。同一类的材料，一并归卷；工程或项目材料按阶段归卷；秘密材料、期限材料按性质归卷，不可交叉归卷。文字材料与图样材料应分别归卷；声像材料与其文字材料一并归卷；文件材料数量少的可并卷；密不可分的依序排列归卷，文字材料在前，图样在后；以图样材料为主的（如财务分析），文字材料在后。案卷厚度一般不超过5cm。归卷时，可依案卷厚度一盒一卷，或一盒多卷及分卷。（三）排列归档材料应依归档分类，查明该案卷所属类别及卷次、目次顺序排列。如归属前案卷的，应查实前案卷档案号，同号列编。公文案卷按其文号排列，如文号重复（含虚位重复）或空缺的，按实际归档案卷排列；同类材料，按编制时间顺序排列；其他材料按归档时间、处理完毕时间或重要程度排列。（四）编号归档材料按照排列顺序进行编号，复印件为同一编号。每件案卷档案号均用蓝色数字编码标识。 档案号的表达方式为：A1A2-B1B2C1C2-D1D2E1E2-年号,其中A1A2为组织代码，B1B2为一类号，C1C2为二类号，D1D2为卷次号，E1E2为目次号。 卷次号，一般为归档组织在该年度归档的档案夹（盒）的流水顺序号。目次号，一般为档案盒内案卷顺序号。卷次号、目次号以十进制阿拉伯数字标识，其数位以卷次、案卷量酌情决定；年号以阿拉伯数字完整标识。类别号、档案号一经确定，不得随意修改，确有必要，应组织权限修订。（五）装订归档材料按编号顺序进行装订，列装档案盒（柜）。文件案卷必须装订；会计凭证、统计表单等采用线绳三孔左侧装订、图纸采用线绳订册。凡装订的案卷，应当标识总页数；不装订的案卷，应当标识总件数。档案盒规格应符合国家标准；案卷的装订应当完整。（六）编目 归档材料装订后，应当编制案卷封面、案卷类目和备考表，并分别张贴档案盒正面、脊位、内侧。案卷封面，应包括立卷单位；案卷名称、类别；保存期限、密级；案卷起止时间、建立时间；件数、页数；案卷目录（文件标题、序号、文件编号、档案号、发文单位）。案卷名称应简明扼要，各级分类名称应当统一，具体参照归档分类。案卷目录中的标题应与文件标题一致，不得随意改动或缩减。编制案卷目录应注意案卷号、文件编号、档案号的区别。 案卷类目，应包括档案盒号、类别号、组织标识、立卷年号、案卷题名（案卷名称）、保存期限、归档年份、起止卷号。 备考表，应包括立卷人、审查人、立卷时间、本卷备注等内容。其中本卷状况应编制文件缺损、修缮、移交、销毁等情况。 第八章 档案的归档第二十三条 立卷单位应在规定时间内将属于秘密级以上的档案向集团档案管理部门移交。原则上，本组织留存其他组织生成的，不再移交。第二十四条 归档时间：（一）文件类、管理信息类档案，于第二年第二季度前归档；（二）经营信息类、技术信息类档案，于第二年年底前归档；（三）国家、集团对于特定档案归档时间有明确规定的，从其规定；（四）对于绝密材料、重要的外来材料，应及时归档。第二十五条 档案的归档不同于材料的存档。第二十六条 档案的移交：（一）在归档时限内，集团各级组织负责人应督促本组织将相应档案及时归档。（二）档案管理人员发生变化的，应及时办理档案移交。（三）组织变化的，上级组织应在调整之日起一周内向相关组织办理档案移交。（四）档案移交时，应编制档案移交表，明确责任。档案移交清单，应包括移交单位；接收单位；案卷类目；档案号；移交人、接收人、监交人；移交日期；档案状况（完整性）。档案移交清单，一式三份，由移交人、接收人、监交人签字确认后保存；监交人一般为移交单位负责人。档案移交时，接收人应严格对移交案卷进行复核，并对不符合规则的，督促移交人整理。第二十七条 集团档案管理组织，应于每年第二季度第一周将档案统计表报上级组织。档案统计表，应包括机密级及以上的档案明细。第九章 档案的保管第二十八条 参照本办法归档分类、编号有关规定，保存档案。第二十九条 依据案卷目录、案卷类目，编制档案总目录，建立电子检索表。第三十条 接收档案时，必须认真验收；如有遗失，由档案管理人员负责。第三十一条 档案的移交、利用、变更（含案卷内容）均应做好记录。第三十二条 做好档案保密及安全工作。（一）注意防盗、防火；防潮、防湿；防虫、防鼠；（二）声像档案注意防磁、防高温；（三）电子档案注意备份。第十章 档案的借阅与销毁第三十三条 因工作需要，由借阅人填制档案借阅申请表，经权限批准借阅。（一）秘密级以上档案限于查阅，由集团总裁批准；（二）秘密级档案查阅，由集团总裁办公室负责人，或企业负责人批准；借阅的，由集团总裁批准；（三）普通档案查阅，由立卷单位负责人批准；借阅的，由集团档案管理部门批准；（四）档案查阅，应在档案管理人员的监督下查阅；（五）档案借阅期限，原则上不超过一周；（六）不得涂改、损坏；自行复制；私自转借；遗失借阅档案。第三十四条 档案归还，档案管理人员应认真核对，确认注销；逾期不还的，应予以催还。第三十五条 档案保存期限届满，或不具备保存价值的档案，由档案管理人员编制档案销毁清单，依查阅权限批准销毁。（一）秘密级以上档案销毁，由集团总裁办公室负责人监督；（二）秘密级档案销毁，由立卷部门负责人监督；（三）档案销毁清单永久保存。第三十六条 集团各级组织、个人，非经权限批准，不得擅自清理、销毁集团档案。第十一章 纪律与监督第三十七条 档案不符合规定，经检查发现的，对档案管理人员、立卷单位负责人分别处以五十元处罚。第三十八条 档案逾期不进行归档的，对档案管理人员、立卷单位负责人分别处以十元/日处罚。第三十九条 档案逾期归还的，对借阅人处以十元/日处罚。第四十条 擅自复制、转借秘密级及以上档案的，属于严重违反规章制度行为；擅自复制、转借普通档案，处以五十元处罚。第四十一条 擅自借阅秘密级及以上档案的，属于严重违反规章制度行为。第四十二条 秘密级及以上