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雅迪集团信息中心培训文档 word制表和排版目录摘要1第一章 表制作21.12003表格制作21.1.1.表格快捷栏设置21.1.2.Word2003表格计算31.1.3.Word2010表格设置71.2表格设计和布局81.2.1表格“设计”工具栏91.2.2表格“布局”工具栏91.2.3表格计算101.3word中表格的处理101.3.1表格调整及表内数据的处理101.3.2三线表的设置12第二章 排版152.word中正文的输入152.1普通文字152.2上下标及公式的输入152.3特殊符号的输入172.4格式刷的使用182.5页眉和页脚182.6段落192.7文档排版技巧192.7.1.设置首行右缩进202.7.2.设置标题字体、样式（无需生成目录的操作）202.7.3.打印页面设置212.7.4.设置标题（可用来生成目录）212.7.5.图文混排222.8生成目录232.9网页转word242.9.1.网页快速转入word242.9.2.文档内查找替换空行的操作25摘要1第一章 表制作21.12003表格制作21.1.1.表格快捷栏设置21.1.2.Word2003表格计算31.1.3.Word2010表格设置71.2表格设计和布局81.2.1表格“设计”工具栏81.2.2表格“布局”工具栏91.2.3表格计算101.3word中表格的处理101.3.1表格调整及表内数据的处理101.3.2三线表的设置12第二章 排版152.word中正文的输入152.1普通文字152.2上下标及公式的输入152.3特殊符号的输入172.4格式刷的使用182.5页眉和页脚182.6段落192.7文档排版技巧192.7.1.设置首行左缩进202.7.2.设置标题字体、样式（无需生成目录的操作）202.7.3.打印页面设置212.7.4.设置标题（可用来生成目录）212.7.5.图文混排222.8生成目录232.9网页转word252.9.1.网页快速转入word252.9.2.文档内查找替换空行的操作26摘要制表和排版是word的特色功能之一,相关知识主要包括制表（单元格的各种设置和表格数据统计）和排版（插入图片、文本框、艺术字）和设置相应的布局。以word2003/2010为例，简要介绍了文稿录入、排版的技巧，并对某些功能进行了介绍。使用word进行文档编辑是一件十分轻松的事，如果不掌握技巧，就不是那么简单了。采用工作任务与技巧结合的方法，将工作中用到的功能实例、技巧和注意点相结合，提高解决实际问题方法和技能。主要内容，请详见目录及本文件。关键词：word；上标；下标；公式编辑器；排版；表格处理；页面打印设置技巧；文档目录自动生成技巧、页眉页脚、段落。第一章 表制作1.1 2003表格制作1.1.1. 表格快捷栏设置把快捷工具栏放置至word软件左侧。菜单：视图-工具栏-表格和边框。将快捷栏放置至左侧。图1 word2003表格工具栏设置将刚才的快捷栏，增加其他按钮。操作如下：图2 word2003表格工具增删快捷按钮1.1.2. Word2003表格计算注意，表格内的计算，必须是英文状态下的符号为准，如(冒号: 非：)中文不能识别。以下是一个表的示例：表1 表格计算示例指标1-2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月总计2012月初100102104106108110112114116118812092102013月初100102104106108110112114116118120111012102012月中10218810410610811011211411611812012982013月中10310210410610811011211411611812012132012月末9000108104106108110112114116118120101162013月末33349999200150106108110112114116118120112534588合计192041273980267063664866067268469670887203420027635平均3860.82123.17133.67111.6710613年同比增长0.11-0.630.850.44-0.2913年环比增长0.741.48-0.41-0.73一般操作：菜单“表格”-公式。菜单“插入”-公式。图3 表格内插入公式示例手动更新公式值：我们可以按下“Ctrl+F9”打开域特征字符“”，我们先以计算平均值为例，在里面输入=Average(above) 最后按“F9”键刷新即可，即可将第二列的平均值显示在最后一行。常用的函数：平均：Average求和：sum最大最小：max,min用到的坐标：right（右）,left（左）,above（上），（注意空格内不能有空值，如果有空值，则必须用坐标的方法如A2:A11,则完成的公式则是=sum(a2:a11)计算5月份 2013年同比增长方法：按CTRL+F9，在域内输入=(e7-d7)/d7计算5月份 13年环比增长方法：按CTRL+F9，在域内输入=e11-d11显示结果如下图所示：图4 表格内插入域并填写公司然后按F9进行更新域，显示结果如下：图5 更新域计算后结果特殊计算的实现有时要进行抽样调查，需要计算指定单元格的值。单元格的标记方法与Excel中一样，表格第一行从左起，第一至三个单元格分别是A1、A2、A3，第二行三个单元格即是B1、B2、B3，以此类推。我们要想第一行所有三个单元格，第二行第二列的单元格，第三行第三列单元格中的数值之和，只需在存放计算结果的表格里先按“Ctrl+F9”插入域，然后输入*Sum(A1:A3,B2,C3) 然后按F9进行更新域，显示结果。上表中的示例计算公式： =average(b2:b7) 示例：=sum(a2,a7,a9) 对指定的单元格数据进行汇总。!公式不在表格中!公式不在表格中!公式不在表格中!公式不在表格中更新值的二种方法：ALT+A（全选中内容），按F9健。Word2003在打印或者预览时更新域，菜单工具-选项-打印：图6 Word2003打印时更新域设置Word2010在打印或者预览时更新域，菜单文件-选项-显示-打印：图7 Word2010打印时更新域设置1.1.3. Word2010表格设置首先设置快捷按钮，操作如下，把绘制表格的快捷按钮让其显示在快捷栏上。图8 Word2010设置表格快捷按钮Word2010设计表格二种方法l 使用屏幕左上角菜单栏快捷按钮图9 Word2010设置表格快捷按钮后的显示对于复杂的绘制复杂的表格时，建议使用该方法。特点：自由，方便后期整理节约时间。l 使用菜单“插入”-表格特点：制作快速，但需要手动整理最终表格样式。图10 Word2010插入表格示意图1.2 表格设计和布局以下内容，以word2010为例。当光标放置至表格内时，屏幕菜单右侧将出现以表格“设计”和“布局”为主的菜单栏。1.2.1 表格“设计”工具栏图11 Word2010表格设计菜单表格样式选项：标题行、汇总行、第一列、最后一列：如果选中，则表示在“表格样式”功能内显示重点显示所选择内容。表格样式：光标放置在表格内，可以从示例样表中选择一个合适的样表模板。底纹：选中表格框，可以设置表格背景项（颜色和底纹）。边框：设置边框和线条的线型、粗细。线样式：可以设置表格线的粗细（如外粗内细）。绘制表格：相当于绘画笔功能，点击即操作。擦除：相当于橡皮擦功能。1.2.2 表格“布局”工具栏图12 Word2010表格布局菜单表：对表格属性设置。行和列：对表格和和列进行操作（删除、插入、修改）。合并：要在选中或者光标放置在表格行或列的情况下，才能操作。单元格大小：自动调整：可以对跨出面目的表或者分布过大、过小的表进行自动调整。高度宽度：需要在光标放置在表格行或列的情况下，才能操作。平均分布各行列：要选中行或列，才能操作。此功能很实用。对齐方式：文字在表格内显示的位置。文字类一般选择“中部两端对齐”。选择1标题行一般选择“水平居中”。选择2数字类一般选择“中部右对齐”。选择3图13 表格对齐按钮技巧1：表格跨页了，如何显示标题行？选中行，点“表格和工具”-“布局”-“表”“属性”。如下设置：图14 表格设置跨页显示标题行1.2.3 表格计算Word2010表格计算方法同2003一样。有二种方法：一般操作（光标放置在表格内）：菜单“表格工具”-布局-公式。菜单“插入”-公式。其他操作方法类同word2003。1.3 word中表格的处理1.3.1 表格调整及表内数据的处理当你向表格内输入数字、文字时，你只管按要求完成输入即可，不用顾及格式有多难看，规范格式的工作可交给计算机来做，比如表1的内容经过计算机的简单操作即可转为规范的表2格式，转换具体步骤为：将鼠标移至表1上方，表格左上角会出现四个方向箭头的标志，用鼠标左键单击该标志，选定整个表格；然后移动鼠标到“表格自动调整”，选定第一行“根据内容调整表格”或（和）第二行“根据窗口调整表格”，表1马上变为表2的样式。表2 输入后未作调整的表格样式抗拉强度/MPa伸长率/%杯突/mm执行标准生产批号工艺111012520235.06.0GB31989999-1工艺211513021256.07.0GB31989999-2工艺312014023266.08.0GB31989999-3表3 处理后的标准表格样式项目工艺抗拉强度/MPa伸长率/%杯突/mm执行标准生产批号工艺111012520235.06.0GB31989999-1工艺211513021256.07.0GB31989999-2工艺312014023266.08.0GB31989999-3图15 表格自动调整对话框如果某个表格内的文字较多，可通过调整该表格内的文字首行缩进，左、右缩进（见图16），比较快捷的方式是同时按住鼠标左右键，向左或右侧移动缩进位置，这样有微调的效果，并有较为准确的尺寸。正常的缩进调整是粗略的，在表格操作中使用不方便。 图16 表格内文字缩进调整按钮另一种就是采用文字“字符缩放”的方式进行简单调整，如图17所示，这样设置后，字号没有明显变化，而大小却有“胖瘦”之分。在表格内一般经常用到的是90或80，还可以自行定义所需的缩放比例。图17 采用字符缩放方式调整文字显示当然，在表格处理中也会用到“平均分布各行”及“平均分布各列”操作，表内数据“水平居中”、“垂直居中”等操作。1.3.2 三线表的设置科技文献投稿的格式要求，所有表格均要设置成三线表，原始表格为表1、表2样式地表格均需转换为表4的三线表格式。表4 三线表标准样式抗拉强度/MPa伸长率/%杯突/mm工艺111012520235.06.0工艺211513021256.07.0工艺312014023266.08.0完成该三线表的步骤为：选定整个表格，移动鼠标到“表格表格自动套用格式”后单击；选定“古典型1”。Word2010在菜单“表格工具”-“设计”-表格样式，选择“古典型1”。图18 修改标题行后的“古典型1”标准三线表样式按此方法设定的三线表样式在进入编辑状态后一般无需进行任何修改，但如果要添加辅助线，就要用到表格工具中的绘制表格按钮。图19 三线表模板的更改与保存练习作业：请按以下示例，做出表格。表5 作业示例表格传感器卫星光谱范围(um)地面分辨率(m)RVBLandsat-1、20.475-0.575(绿光)800.580-0.680(红光)0.690-0.830(深红到近红外)Landsat-30.505-0.750(全色通道)30MSSLandsat-1to 50.5-0.6(绿光)800.6-0.7(红光)0.7-0.8(深红到近红外)0.8-1.1(近红外)Landsat-310.4-12.6(Failed) Thermal IR240TMLandsat-4、50.45-0.52(蓝光)300.52-0.60(绿光)0.63-0.69(红光)0.76-0.90(近红外短波)1.55-1.75(近红外中波)10.4-12.5(热红外Thermal IR)1202.08-2.35(近红外长波)30ETM+Landsat-7上述TM波段30(热红外为60)0.50-0.90(Panchromatic)15第 15 页 共 29 页第二章 排版2. word中正文的输入2.1 普通文字使用各种输入法正常输入正文，无需对排版等进行设置（要使用两端对齐的基本设置，不然右侧边界的字会出现进进出出、很不齐的现象），打字完成后再进行排版。2.2 上下标及公式的输入快捷方式的调出方法可以通过菜单调出上下标，方法为：在工具栏的任意位置单击鼠标右键弹出菜单后选择最后一行的“自定义”然后在“命令”“格式”选项中找到x2和x2，并用鼠标左键按住拖放到工具栏的任意位置，当出现“I”标志时，松开左键，上下标的快捷方式设置成功。如图20、图21所示。图20 上下标快捷、方式的调出步骤图21 上下标快捷、方式的调出步骤公式编辑器的快捷方式从“插入”选项中调出，也要用鼠标左键拖拉到桌面工具栏的任意位置（如图22所示）。但是如果在安装word时没有安装公式编辑器，就需要在使用这个功能时进行安装，系统会有提示，如果当时已经安装，就可以正常使用了。图22 公式编辑器快捷方式的调出步骤输入方法如a2+b2的输入只需在输入a2+b2后，选中2，然后单击快捷方式X2，即可转为上标，其余雷同。也可以在完成一个下上标的设置后，选中该上标格式，用格式刷刷其它需要设置上标的文字。即：先设置a2为上标，然后选中2，然后双击格式刷，就可以到其它地方刷上标了。如果用到公式录入，就要使用公式编辑器，打开后出现图23的公式界面，单击选择格式，详细的对应关系见图24。这些格式可以组合使用，如输入比较复杂的数学公式就要用到这些组合功能。图23 公式编辑器菜单栏图24 公式编辑器全部输入格式对照图2.3 特殊符号的输入一般根据输入法来确定如何输入特殊符号，如、和外国人名中间的小点等就要在输入法提供的功能中选择输入了。如拼音加加可以直接定义成组符号，紫光拼音可以单独定义符号，微软拼音、智能ABC和五笔字型可以在输入法提供的软件盘中选择特殊符号的输入。只是有些需要转换，而有些则可以直接输入无需进行转换，如拼音加加、紫光、自然码等输入法在输入特殊符号时都不用单独转换，而是有一些特殊的设置，如自然码（可以引入拼音加加使用），以字母O开头，可以输入od：；oz：；ot：；oh：各种希腊字母；oe：各种俄文字母，or：各种日文符号；oi：各种编号，；用户还可以自己定义或增加特殊符号，这样就可以像输入正文文字一样的快速录入，从而提高办公效率。2.4 格式刷的使用格式刷属于常用工具栏的命令，其图标为，可用来简化批量重复操作，如设置标题为黑体，3号字，只要完成了一个标题的设置，就可以在选中该内容之后双击格式刷图标，然后让鼠标“带着”刷子将其他标题刷为相同的格式，作者在使用中经常用格式刷处理标题样式（如字体、字号、行距等）、段落缩进、设置上下标、表格内统一样式等，学会了格式刷，以后就不用逐个设置相同格式的标题、段落的内容了。技巧：点击格式刷一次，只能做一次格式设置。点击格式刷二次，可以做多次格式设置。2.5 页眉和页脚如何设置页眉页脚？“视图”“页眉和页脚”，将会打开页眉页脚编辑工具栏，同时切换到页眉编辑状态，只要在相应的地方输入内容即可。什么是“分节符”，如何设置？“分节符”就是把文档从插入的分节符处分为两节，可以对每节的页面、格式进行单独设置。设置方法：“插入”“分隔符”，选择“分节符类型”里的“下一页”即可在指定位置插入分节符（word2010在菜单“页面布局”-“分隔符”）。技巧：如何设置从某一页开始编页码？首先要做分节处理。其次，在“页眉页脚”设计状态下，选择设置“页码”界面，在此进行设置。图25 页码起始位置设置2.6 段落设置首行空二字，请按Tab健。不要用二个空格符。文字方向，页边距，纸张方向及大小，行间距等等段落格式，请使用菜单“页面布局”进行设置。图26 段落菜单另外，可以把标尺放置在页面上，可以随时看到版面布局。2.7 文档排版技巧由于工作用纸多为A4,正文字体、字号一般使用宋体、小四号，标题可以适当大一些，如三号字或小二号字，一般设置成黑体字。文件内容输入完成后，一般按下面操作进行排版。2.7.1. 设置首行左右缩进首行左右缩进就是第一行开始空两格，设置方法为：选中全部文字，快捷操作方法是ctrl+A，或者在打字区域的左侧，出现如图所示的箭头时，三击鼠标左键。其实，快速选中文字另有几种快捷方式，选中一行：单击鼠标左键；选中一段，快速双击左键；选中全文：快速三击左键；选中文章中的部分内容，鼠标点到开始点，然后移动鼠标到目标位置，暂不点击，先按住shift，再点击鼠标左键，该范围的文字即被选中。这些操作应该比用鼠标从头拉到尾快很多，而且方便操作。然后单击“格式”菜单项的“段落”，设置首行缩进2个字符。这样之后全文即完成了首行缩进。图27 快速选中一行、一段或全文时的鼠标状态2.7.2. 设置标题字体、样式（无需生成目录的操作）先设置文章的大标题字体、字号，它是单独设置的。计算机内安装的字体均可以供选择，字号系统提供了11638点阵的字号，标题一般选择三号或者小二号，以示与正文区别。如打印特大字，会用到人工输入字符点阵的情况，如打印50号、300号字等，可以试试看。文章内部的各级小标题字体、字号设置，可以在设置好一个后，用格式刷进行快捷设置。2.7.3. 打印页面设置 图28图29 页面打印设置2.7.4. 设置标题（可用来生成目录）在编辑讲义、成册的技术或管理文件时，总想快速查找到指定章节，同时还要自动生成目录（序号章节页号），这就用到了“标题”概念，在Word的“格式”工具栏的最左侧，单击样式的下拉箭头，出现标题样式（如图30所示）。 图30 标题下拉菜单 图31 设定标题样式下面简要介绍标题设置方法：鼠标选定需设置的标题行（以设置1级标题为例），单击样式出现图30所示的下拉菜单，鼠标移至标题1，单击鼠标左键，完成第一个标题设置，然后修改标题1的字体、字号、行间距，单击图31中箭头所指位置“标题1+黑体，小四，”，标题设置即告完成，其他同级标题可用格式刷刷一遍，二级及下级标题设置步骤同上，超过三级标题后，需将页面从“页面视图”调为“大纲视图”，然后应用提升标题或降低标题的命令（如图32所示）来设置标题样式。图32 大纲视图页面提升、降低标题操作使用Word2003设置标题的操作与上述步骤有所不同，在选定一个作标题的行后，单击“样式”下拉菜单，单击标题1（仍以设置标题1为例），进入编辑状态后，修改标题1的字体、段落等格式，选中标题行后，光标单击并移到样式下拉菜单的标题1一行，回车或单击确认，在出现的对话框中，选择第一行“更新样式，以反映最近所做修改”，这样对标题1样式的修改及设定就完成了，其余等级的标题操作类推。2.7.5. 图文混排当文本框及图片插入到文档后需要进行图文混排，具体步骤为：选定图片后单击鼠标右键，在弹出的对话框中，选择“设置图片格式”；然后选择高级对话框，此时会出现图33所示的两个高级选项，在图33a中最下方的三个选项都可以选定，在图33b中，一般使用上下型或四周型（偏右侧）的混排样式，以上内容都选定后按“确定”，即可完成图文混排。需要说明的是图33a选项不适用于数码相片、扫描照片等格式，该格式的图片仅使用图33b的设置即可完成混排。这种格式的图片如需进行图文混排，应在执行“分解图片”命令后才能进行，该命令在“绘图”选项中，如图33c所示，可以通过自定义将快捷方式拉到桌面上。 a.图片位置高级选项 b.文字环绕高级选项c.分解图片选项图33 设置图片格式对话框2.8 生成目录标题设置完成后，执行插入“引用索引和目录”命令（Office2003可直接插入索引和目录），光标移至目录选项（如图34所示），将格式调整为作者希望的格式后，单击确定，完成目录插入。Word2003操作方法：图34 word2003设置生成目录对话框Word2010操作方法：引用-目录-自动目录图35 word2010设置生成目录对话框有时插入目录后，还需对文件内容（如正文、标题等）进行修改，这就会使部分章节的名称、页号发生变化，这样目录就需要进行更新，否则修改过的内容就无法正确显示。更新目录时，只需在文件内容修改后，在目录区域单击鼠标右键，在出现快捷菜单中选择并单击“更新域”，在弹出的对话框中，“选择更新整个目录”（如图36所示），目录立即被更新。图36 更新目录操作2.9 网页转word网页内容下载到计算机或粘贴到word后，在编辑时经常发现文章中有多行空白区域，逐行人工删除，需要删除的太多了，累一点不说，显得操作者太没有水平，本人最近发现了一种快捷方式，短时间内就可以把这些空行清除，而且毫不费力，也无需记住太多的命令。下面对网页内容向word复制、粘贴、查找、替换等进行技巧介绍。2.9.1. 网页快速转入wordWord2003以后的版本提供的智能剪贴板功能，如图16所示，单击该命令即可调出“剪贴板”对话框，Word2003可以一次智能粘贴12次，word2002（XP）、2003可以连续粘贴24次，即连续复制，一次性粘贴。具体操作方法为：第 27 页 共 29 页图37 office剪贴板命令先打开word，调出剪贴板（可以在word中