2018档案管理制度.doc

2018档案管理制度第一章 总则第一条 为进一步规范公司人员档案管理，归集留存员工的各项资料，遵循“一人一档”原则，保证档案的完整性和连续性，特制定2018招聘管理制度（以下简称“本制度”）。第二条 本制度适用于集团总部及下属各公司。第三条 人力资源部和综合部为人员档案管理的主管部门。第二章 员工档案管理部门第四条 人力资源部负责建立、审核、整理集团各部员工档案，综合部负责建立、审核、整理各公司员工档案。第五条 综合部须将公司主管级（含）以上管理人员、财务人员、后备主管的档案原件报送至人力资源部，人力资源部对其存档；综合部留存复印件及员工登记表更新原件、劳动合同原件。第三章 员工档案内容第六条 员工档案按招聘入职、异动、离职、补充资料等类别进行分类装订存档。其中必存项为必备资料，不能缺少；异动类型包含员工入职后的转正、平级调动、职位升降、借调等。具体详见下表备注项。序号类别内容原件/复印件是否必存备注1招聘入职个人简历原件复印件网络下载或应聘人自带2录用申请表原件复印件必存项3应聘申请表+面试评定表原件复印件必存项正反面，附一寸彩色照片4员工登记表原件必存项正反面，附一寸彩色照片，最新更新；管理人员一式两份，分公司、集团各留存一份；基础岗位一份，分公司留存。5身份证复印件必存项请注意是否过有效期6驾驶证复印件司机必存7毕业证、学位证复印件必存项8劳动合同原件必存项管理人员一式三份，本人、分公司、集团各留存一份；基础岗位一式两份，本人、分公司各留存一份。9原单位离职证明原件10相关岗位资质证书复印件财务、人力行政人员11异动转正申请表原件复印件必存项12转正考核套表原件复印件必存项仅适用于管理人员13调动审批表原件复印件必存项14调动交接表原件复印件必存项15升/降任命打印必存项16借调协议原件复印件必存项17劳动合同变更协议原件必存项管理人员一式三份，本人、分公司、集团各留存一份；基础岗位一式两份，本人、分公司各留存一份。18离职离职申请表原件复印件必存项19离职面谈表原件复印件必存项20离职交接表原件复印件必存项21解除劳动合同协议原件必存项管理人员一式三份，本人、分公司、集团各留存一份；基础岗位一式两份，本人、分公司各留存一份。22补充资料培训协议原件复印件23五险一金申请表原件复印件24购车补助申请表原件复印件25制度学习确认书原件管理人员一式三份，本人、分公司、集团各留存一份；基础岗位一式两份，本人、分公司各留存一份。第四章 员工档案规范要求第七条 基本要求。（一） 归档时间。归档工作应于招聘、入职、转正、调动、离职等时间节点后的7日内完成。（二）归档内容。依照本制度第六条整理员工的相关资料，并核验是否填写、签批完整。除此之外，还需要附员工档案目录（见附件）于档案封面或首页。（三）保管。1.人力资源部和综合部应设立专门的档案柜，用标准档案袋存放员工资料并保证一人一档，按编有序保管。在职员工与离职员工档案区分存放，离职员工的档案在离职2年后方可销毁。2.保管期间须对员工个人信息进行保密，不得随意泄露。凡因公需提阅个人档案，须在档案保管人处填写人员档案提阅登记表，由档案保管人提取交付和及时回收。（四）报送。各公司综合部应将主管级（含）以上管理人员、财务人员的档案原件在员工就职相应岗位的7日内提交至人力资源部，由人力资源部对其进行保管。（五）更新。为保证员工档案的准确性和时效性，须及时更新档案。1.员工登记表。每年5月全体员工须依照员工登记表电子版模板进行个人信息更新及延续补充。人力资源部/综合部负责发送电子版表格模板，并告知员工回发时间。逾期未更新者，档案主管部门可予以通报处理。之前的旧表格仍留存于档案内。2.身份证复印件。每年5月须对身份证复印件的有效性进行审核。如发现证件过期，须进行更新。3.制度学习确认书。每年5月前须组织员工做最新制度学习，并签订制度学习确认书。（六）电子建档1.新入职人员需手工填写纸质员工登记表，并填充电子版信息。2.在职员工每年5月仅更新电子版员工登记表。更新后的电子版由主管部门收集、审核并保存，确认信息无误后打印，本人签字并将纸质表格归入档案。各公司主管级（含）以上管理人员、财务人员签字需一式两份，一份归入分公司档案袋，一份提交至人力资源部归档。3.电子档案遵循“一人一档，电纸同步”原则，应聘登记表、身份证、毕业证/学位证、异动手续扫描件须同员工登记表电子版一同归档电子文件夹。（七）移交原则上基础员工在集团所属范围内实行单人单档，由分公司保管；管理人员及后备人员在集团所属范围内实行单人双档，由分公司和集团各保管一份。当员工出现跨公司调动时，电子版与纸质档案随人员调动移交至新就职公司。交接双方须填写人员档案交接清单并留存备查。（八）审计。人力资源部对综合部的档案管理工作负有指导、监督、审计的职责，会不定期检查综合部对员工档案的管理情况，组织进行一年一度审计。如发现综合部保留的员工档案不完整或不规范，须及时完善。审计发现的问题将根据实际情况对责任人予以追责，分公司总经理负有管理连带责任。第八条 注意事项。（一）人员档案更新信息与每月人事月报档案表信息须保持一致。（二）员工如在更新电子版信息表时有疑问，主管部门须沟通协调处理。（三）员工档案属于保密信息，提阅、更新、移交等须经主管部门负责人登记及核验。档案