22档案管理办法.doc

天津天保电力有限公司档案管理办法第一章 总 则第一条 为了加强天津天保电力有限公司（以下简称公司）档案管理工作，提高档案管理水平，更好地服务于公司生产与经营，根据中华人民共和国档案法、企业档案工作规范、国有企业文件材料归档办法和天津天保控股有限公司档案管理规定等有关档案管理的规定，结合实际情况，特制定本办法。第二条 本办法规定了公司档案管理的职责、管理内容与要求、检查与考核、附则等要求。第三条 本办法适用于公司及所属公司的档案管理工作。第四条 本管理办法所称“档案”是指公司在生产经营管理活动中形成的对企业具有保存价值的文字、图表、声像、电子信息等各种门类和载体形式的历史记录。第二章 档案管理职责第五条 公司办公室负责归口管理公司各类档案。主要职责： (一） 负责档案室具体工作，指导公司各部门档案工作，推动公司档案工作的开展。(二） 负责收集、整理、保管和统计公司形成的各种门类和不同载体的档案。(三） 督促、协助档案形成部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作。(四） 落实公司档案管理相关规定。(五） 参加工程竣工验收、设备开箱验收等会议，并负责协调保证文件材料完整、准确、系统的相关工作。(六） 保守档案秘密，负责档案及档案室的安全管理工作。(七） 对不落实公司档案规律规定的部门提出处理意见。第六条 公司各部门应设置兼职档案管理人员，业务上接受档案室的指导、监督。主要负责：本部门的档案整理立卷工作，按归档时间向档案室移交。第三章 管理内容与要求第一节 管理流程与原则第七条 本办法依据的流程。档案归档管理流程（见附件） 档案查借阅管理流程（见附件2）档案鉴定与销毁管理流程（见附件3）档案室管理流程（见附件4）第八条 档案管理原则(一） 公司档案工作是公司基础工作的组成部分，是维护企业利益和保证合法权益的必要条件，是记录公司历史真实面貌的重要依据;(二） 公司档案是公司的无形资产，应当依法受到保护。公司各部门在工作中形成的具有保存价值并按规定存档。进行归档的全部档案由办公室集中统一管理，以维护档案的齐全完整和开发利用。严禁将应归档的文件存放在部门或个人手中。第二节 档案收集与归档管理第九条 凡是公司在各项工作和活动中形成的、办理完毕具有保存价值的各种载体的文件材料应收集齐全，由各部门进行系统整理立卷后，按归档时间向档案室移交。第十条 各部门兼职档案人员要按照文件材料的自然形成规律实行平时立卷, 保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统，便于保管和利用。第十一条 加强科技档案管理，凡是基建、科技档案立项后，有关部门应把科技档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，工程项目验收后整理归档。第十二条 购进设备仪器开箱验收时，有关部门应会同办公室检查验收有关设备图纸等资料，经清点后移交档案室。第十三条 每年底各部门兼职档案管理人员将工作活动中形成的具有保存价值的文件收集齐全，整理相关归档资料。要求：系统排列，保持文件历史联系，案卷质量符合标准。第十四条 各部门负责人审阅后，兼职档案人员在办公室行政管理员处登记“档案移交（接收）登记簿”（见附件5），办理归档手续。第十五条 办公室行政管理员根据档案要求进行清点审核后填写归档目录台账并对归档资料进行分类整理、将归档信息录入电脑备查。第十六条 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范的要求。第十七条 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。第十八条 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文材料应与其汉语译文一并归档。第十九条 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。第二十条 归档文件材料一般一式一份，重要的且利用频繁的可适当增加份数。第二十一条 公司所有列入归档的档案按照国家档案管理规定时限进行保存。第三节 档案的整理与保管第二十二条 在各项工作活动中形成的全部档案为公司全宗档案，办公室行政管理员负责对全宗档案进行整理工作，对各部门归档的案卷进行分类、整理、编号，按规定编制档案目录及检索工具。第二十三条 会计档案由会计部门整理后直接归档，如需要拆封重整时，办公室行政管理员要会同财务有关人员拆封整理，不能单方面进行。第四节 档案的查借阅第二十四条 凡本公司员工因工作需要借阅档案，应在办公室行政管理员处登记“借阅档案登记簿”（见附件6），办理借阅手续。密级文件或重要档案须经办公室主任、公司领导审批后方可查阅。第二十五条 办公室行政管理员按照借阅需求选取相应的档案登记后将相应的档案交与借阅人，借阅人在“借阅档案登记簿”上确认签字，行政管理员进行借阅登记。第二十六条 借阅人须按时归还档案，还卷时应按原样交回，办公室行政管理员检验后当面办理注销手续。第二十七条 借阅人和行政管理员要严格履行档案借阅登记手续，防止档案丢失。第二十八条 借阅档案人员，对所借档案应负责保密，不得转借他人，不准带出公司外，档案用后要及时归还。第二十九条 借阅人员有责任爱护档案，保持卷内清洁，不准在文件上随意勾抹、描画、涂改、剪裁或拆卷、抽取有关材料。第五节 档案的鉴定与销毁第三十条 公司办公室根据上级有关档案保管期限的规定，结合公司档案保管期限表（是否附后），定期对保管期满的档案进行鉴定，判定档案的存毁。第三十一条 档案的鉴定工作，由公司分管领导、办公室主任、有关部门负责人和行政管理员组成鉴定小组，按规定对档案进行鉴定。第三十二条 档案鉴定后，由行政管理员负责编制销毁档案的详细资料，经公司总经理批准后进行销毁。第三十三条 档案销毁时，由办公室行政管理员和相关部门兼职档案管理人员一同进行监销，监销人在销毁清册上签字，同时注明销毁方法和日期，销毁清册存档。第三十四条 相关部门需要进行档案销毁的，提出档案销毁申请（需要文字申请），由行政管理员根据档案保管期限规定进行审核，经鉴定小组同意后按照档案销毁程序进行销毁。第六节 档案室管理第三十五条 为保护档案的安全，延长档案的寿命，公司档案必须存放在专用库房密集架和档案柜内，案卷的排列，根据公司档案的不同门类、载体、保管期限, 分别上架排列，符合规范化、标准化、科学化的要求，确保档案安全。第三十六条 档案库房必须与办公、阅览分开。库房要做到“七防”、即防火、防盗、防光、防尘、防潮、防虫、防鼠等安全措施。行政管理员应会使用灭火器材，档案室内温湿度按照相应档案管理级别要求保持。第三十七条 行政管理员每年对室藏档案进行一次检查，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补和复制。第三十八条 行政管理员工作变动时，在离岗前要办理交接手续，并交待清楚所保管的档案状况。第七节 归档时间第三十九条 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年三月前归档。第四十条 基建项目等技术档案在竣工验收、项目验收后三个月内整理归档。第四十一条 外购仪器设备在开箱验收后及时登记，安装调试后归档。第四十二条 会计档案立卷后，由计划财务部保存一年后，下年三月份前归档。档案的借阅。第八节 档案的统计与利用第四十三条 行政管理员负责对公司档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，做到数字准确、可靠。第四十四条 行政管理员要全面把握档案库存情况，了解需要，积极主动地采取多种形式及时、准确地提供档案，为公司各项工作服务。第四章 检查与考核第四十五条 本办法由公司办公室负责检查与考核第四十六条 借出档案如有丢失或泄密，借阅人应写出书面报告，报领导审批后，交档案室存档备查，对情节严重者在季度或年度考核中扣减相应分数，并在其薪酬中予以扣减。第五章 附 则第四十七条 本办法由公司办公室负责解释。第四十八条 本办法自发布之日起施行。附件: 1. 档案归档管理流程图2. 档案查借阅管理流程图3. 档案鉴定与销毁管理流程图4. 档案室管理流程图5. 档案移交（接收）登记簿6. 借阅档案登记簿附件一图1档案归档管理流程图附件二图2 档案查借阅管理流程图附件三 图3 档案鉴定与销毁流程图