公司印信管理办法.doc

印信管理办法印信管理办法第一条 印信管理责任划定1.1 印信管理实行总经理负责制。总经理是公司印信管理的第一责任人，对印信的使用、管理负全责。主要责任是：1.1.1 审定印信管理办法。1.1.2 审批公司用印事项。1.2 总经理办公室是印信管理部门。办公室主任按照总经理的授权，负责印信管理的日常工作。主要职责：1.2.1 贯彻执行印信管理办法，把好用印关。1.2.2 指导、监督印信管理员做好印信的保管与使用。1.2.3 负责印信的制发、换发、补发、稽查等管理工作。1.3 总经理办公室指定一名员工为公司的印信管理员，并上报总经理，经总经理同意后任用；同时印信管理员签署“印信管理承诺书”（见附件1）， 印信管理员主要职责：1.3.1 妥善保管公司各类印章，不得遗失或损毁，一旦出现问题必须立即向领导报告，如造成不良后果公司将视情况追究其相关责任。1.3.2 严格按照印信管理办法的规定办理用印事项，对不符合用印程序或用印手续不全的坚决不予用印。1.3.3 用印必须在总经理办公室办理，并要亲手盖印，不得交由用印单位自行办理或私自委托他人代办。1.3.4 设立“印信登记表”（见附件2），对所管理的印信进行登记，并装订成册。第二条 印信种类及使用范围：2.1 公司公章。具有法人资格、法律效力，对外以自己独立的名义进行经济活动，并承担法律责任。2.2 领导名章。董事长名章、总经理名章等，具有公章同等的权威、信誉和证明作用，在履行法律程序或工作规程方面使用。2.3 专用印章。如合同专用章、财务专用章、预（决）算专用章等，代表公司对外办理专门性业务工作的印章，只限于履行某项专业性业务工作使用。2.4 部门公章。不具有法人资格，没有法律效力，只适用于公司内部，对外使用无效。第三条 用印程序：3.1 用印单位经办人填写“用印签批单”（见附件3）。3.2 用印部门经理签字。3.3 办公室主任审核。3.4 总经理审批。3.5 印信管理员盖印（如遇有多页的重要文件或合同、协议、承诺、证明等，要加盖骑缝印）。3.6 印信管理员留存用印材料（1、用印签批单；2、总经理签批用印的原件或复印件；3、合同书、协议书等文本原件1份；4、其它需要留存的材料）； 3.7 凡需将印章带离公司者，必须由总经理签批。第四条 凡使用专用印章的，在履行第三条用印程序的同时（办公室主任一项可免审），要有相关部门的经理审核签字，财务专用章要有财务部经理审核；合同专用章和预（决）算专用章要有成本管理部经理审核。第五条 各部门公章均由部门经理亲自保管和使用，不得转借他人使用和保管，否则造成不良后果公司将严厉处分。第六条 总经理直接签发的文件（包括公文、合同、业务报表、奖状、证书等）及签批的用印事项，印信管理员可以直接盖印，但必须留存用印资料原件（或复印件）。第七条 股东签批的用印事项，印信管理员可以直接用印，但必须留存用印资料原件（或复印件）。第八条 总经理因故无法直接签批的紧急用印，印信管理员须通过电话与总经理取得联系并获得口头批准后方可用印；印信管理员须留下用印原件（或复印件），用印单位须在总经理到岗后一个工作日之内补签“用印签批单”。第九条 印信管理员因故不能履行用印管理职责期间，应由代印人(即用印代理人)代为用印，用印时用印代理人必须在“用印签批单”中“承办人”栏处签字。代印人的任用应依第一条中规定指派，职责与印信管理员相同。第十条 印色使用：公司所有印章均以红色印泥或印油用印。第十一条 印信的核定及制发：11.1公章、董事长名章、总经理名章、财务专用章均由董事长核定，总经理办公室统一制发。11.2部门公章、专用印章由总经理核定，总经理办公室统一制发。第十二条 印信申请：12.1 印信制发的申请：因业务工作或组织变更需要申请制发时，由所需部门填具“请（制）发印信申请表”（见附件4）一份送总经理办公室，由总经理办公室依本办法第十一条规定呈请核定后制发。12.2 印信换发的申请：12.2.1 因印信的印文磨损申请换发时，由印信管理员填具“请（换）发印信申请表”（见附件4）一份，于备注栏拓具印模，送总经理办公室，由总经理办公室依本办法第十一条中规定呈请核定后换发，并于三日内到报备机关说明变更事宜；12.2.2 原有废旧印信由印信管理员在收到新换发的印信一周内，依本办法第十三条规定办理。12.3 印信补发的申请：12.3.1 因印信毁损或遗失申请补发时，印信管理员除向该印信登记机构报备并依法公告作废外，应填具“请（补）发印信申请表（见附件4）”一份，于备注栏说明原印信毁损或遗失经过及失职人员的处理情况，送总经理办公室，由总经理办公室依本办法第十一条规定呈请核定后补发；12.3.2 补发印信的字体应有异于原印信，以便区别；12.3.3 毁损的印信由印信管理员在接到新印信当日内，依本办法第十三条规定办理；遗失的印信寻获时，寻获者应即交由印信管理员于二日内依本办法第十三条规定办理。12.4 印信增发的申请：12.4.1 一种印信以制发一枚为原则，但因业务需要或受地区限制需增发时，由所需部门依12.1规定申请；12.4.2 增发的印信由总经理办公室根据实际情况设法加以区别。第十三条 印信的销存：13.1废旧、撤销、毁损或遗失寻获的印信，由印信管理员填具“销存印信申请表”（见附件5）一份，送总经理办公室，由总经理办公室依本办法第十一条规定呈请核定后，印信管理员将印信送缴总经理办公室。13.2 总经理办公室收到缴销的印信，二日内根据实际情况予以封存或截角注销，交档案室保管。13.3 印信不固定换发年限，总经理办公室每年至少应稽查一次。第十四条 因工作变动，印信管理员在交接印信时，应将“印信登记表”列册专项移交，并报送总经理办公室存档备查。第十五条 印信管理员每月月末将本月的“用印签批单”及留存资料（规格A4）进行整理，按日期编排序号，装订成册，妥善保管，不得丢失，每季度送交档案室归档一次。第十六条 财务部门所掌管的财务专用章、董事长名章，要参照本办法，指定印信管理员进行管理与使用。第十七条 凡有关责任人如未按本办法执行时，按以下规定处理：17.1 因违规用印，但未给公司造成经济损失和声誉损失，每出现一次处以200-500元的行政罚款，并取消其印信管理资格，自事发之日起一年内无升迁及奖励资格；17.2 因违规用印，给公司造成经济损失在1万元（含1万元）以内的，公司将追究印信管理员的经济责任，赔偿损失金额的50%，并予以开除；17.3 因违规用印，情况严重或给公司造成经济损失在1万元以上的，公司除追究经济责任外，还有权追究其刑事责任。第十八条 本办法自发布之日起施行。附件1：印信管理承诺书附件2：印信登记表 附件3：用印签批单 附件4：请（制/换/补）发印信申请表附件5：销存印信申请表 附件1：印信管理承诺书因工作需要，我接受公司委派的印信管理工作，并遵循以下承诺：1、严格遵守印信管理办法。2、未经批准，绝不擅自用印，或借他人。3、如未按印信管理办法办法执行时，按以下规定处理：（1） 因违规用印，但未给公司造成经济损失和声誉损失，每出现一次处以200-500元的行政罚款，并取消其印信管理资格，自事发之日起一年内无升迁及奖励资格；（2） 因违规用印，给公司造成经济损失在1万元（含1万元）以内的，公司将追究印信管理员的经济责任，赔偿损失金额的50%，并予以开除；（3） 因违规用印，情况严重或给公司造成经济损失在1万元以上的，公司除追究经济责任外，还有权追究其刑事责任。4、掌印时间： 年 月 日至 年 月 日，期间如因工作变动则截止到交印之日。委托人（盖章）： 年 月 日承诺人/印信管理员（签字）：年 月 日附件2： 印 信 登 记 表 编号：印信名称数量枚印信种类公司章 财务章部门章 名 章专用章 其 他 印模（一）（二）（三）目前状况正常使用 停用废止制成日期年 月 日停用/废止日期年 月 日记事栏交接栏交印人年 月 日接印人年 月 日交印人年 月 日接印人年 月 日交印人年 月 日接印人年 月 日交印人年 月 日接印人年 月 日填表人： 年 月 日 附件3： 用 印 签 批 单 用印日期： 年 月 日 编号： 用印理由： 需要加盖 印章（共 份），请批准。 经办人（签字）： 部门经理意见：月 日办公室主任意见：月 日总经理意见：月 日备注：承办人（签字）：附件4：请（制/换/补）发印信申请表 编号：印信名称数量枚印信种类公司章 财务章部门章 名 章专用章 其 他 申请原因印信字体标宋 仿宋 隶书 楷书 篆书 申请部门部门经理签字年 月 日印信管