合约部档案资料管理办法.doc

合约部档案资料管理办法为规范公司档案资料的管理，增强公司档案资料的实用性和有效性，充分发挥档案资料在企业管理及经营活动的中作用，特制定本制度。一、合约档案员职责1、严格遵守合约资料档案管理工作的各项规章制度。2、执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。3、负责收集、整理本单位工作中形成的合约方面文件资料。4、认真做好合约资料档案的防护工作，确保档案、资料的安全。5、负责合约方面档案资料的使用工作，充分发挥档案资料的作用。二、合约资料档案管理制度1、合约方面的档案资料，由合约管理员在部门档案室集中统一管理，任何部门和个人不得私自保存和任意销毁。2、档案资料保管应采用专用柜架，档案室应清洁通风，防火、防潮等。3、合约档案员要不断检查档案资料，作好相关台帐记录，确保档案资料完整和有效。4、档案资料如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。5、档案室钥匙由专人保管，不得随意借用，非本室人员严禁入内，及时关好档案室门窗。6、档案室资料要分类存放，排列有序，严禁在档案室内存放个人物品或堆放杂物。7、档案资料出入库必须履行规定手续，做到帐实相符。三、合约档案资料收集整理制度1、对公司合约档案资料等必须及时进行收集和整理。2、及时收集档案资料（含电子文档），保持齐全完整，并做到分门别类存放。3、整理档案资料要按照资料形成的自然规律，分类整理和归档。4、归档资料的制作和书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。四、合约档案资料使用管理制度1、电子档资料的管理1.1 合约档案室内各类电子档资料应保证安全、可靠和有效。1.2 合约档案室内各类电子档资料一律不予对外使用，特殊情况须报总经理批准。2、扫描件及复印件资料的管理2.1申请使用部门或个人，在办理证书借用（复制/扫描）申请表（详见附表1）的有关审批手续后，方可进行扫描件或复印件资料的使用。频繁且大批量使用扫描件或复印件资料的部门，可1个季度统一办理一次申请审批手续。2.2 扫描件或复印件资料在使用前，合约管理员必须在复制/扫描件上加盖“监控章”（详见附表2），并按照规定在“监控章”内填上相关内容和有效期限。2.3 凡使用未加盖“监控章”的扫描件或复印件资料，均视为非法使用资料，发生的一切后果由非法使用部门或个人承担，公司还将追究其相关责任。2.4 使用部门或个人在办完相关工作后，须主动将扫描件或复印件资料进行销毁，不得重复使用或另作它用，如继续另作它用，将按2.3条款执行。2.5 使用部门或个人必须严格保守公司机密，不得随意传播和扩散档案资料内容。3、证书（件）借用的管理3.1 申请借用部门或个人，在办理证书借用（复制/扫描）申请表（详见附表1）的有关审批手续后，方可进行证书（件）等原件资料的借用。3.2 凡借用证书（件）等原件资料，除需申请借用部门负责人审核外，还须有关对口部门进行复核，主控部门根据复核意见进行审批，并酌情办理。3.3申请借用部门或个人，须严格按照申请内容使用证书（件）等原件资料，不得擅自用于申请内容以外的其它活动，更不得将证书（件）等原件资料借给他人或单位使用，凡因此发生的一切后果均由申请借用部门或个人承担，公司还将追究其相关责任。3.4申请借用部门或个人，须妥善保管证书（件）等原件资料，不得损坏或丢失，并严格按照申请借用期限，及时将证书（件）等原件资料返还合约档案室。3.5申请借用部门或个人必须严格保守公司机密，不得随意传播和扩散证书（件）等原件资料内容。五、档案资料保密制度1、严格保守公司档案资料机密，维护档案资料秘密的安全。2、合约档案室保管的涉密档案资料，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。3、合约档案室无关人员未经许可不得入内。任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档案资料内容。经批准翻印、复制的保密材料要按规定进行登记。4、档案资料移交、接收和查（借）阅必须办理登记手续，归还时要清点注销。5、需销毁的档案材料，应造具清册，写出销毁报告，经公司审批后，方可进行销毁。平时档案材料的废件及时销毁，不得随意丢弃。六、本办法自2012年3月1日起施行。附件：1证书借用（复制/扫描）申请表DBLQ-HY-2012（ ）申请部门名称审批意见 年 月 日申请部门经办人申请部门负责人申请内容1、事由：2、借用时间： 年 月 日至 年 月 日3、借用 复制 扫描（申请人根据事由在“”内打“”）复核部门意